人事檔案管理在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的應(yīng)用研究

韓 磊

一、前言

人事檔案管理和人力資源開發(fā)工作具有十分密切的關(guān)系，需要醫(yī)院在創(chuàng)新發(fā)展中正確認(rèn)識人事檔案管理在人力資源開發(fā)中重要作用，全面提高人事檔案管理工作開展質(zhì)量和效率，不斷優(yōu)化配置人力資源，促進(jìn)醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展。另外，醫(yī)院要將人事檔案和人力資源進(jìn)行有效整合，借助大數(shù)據(jù)、計算機(jī)等先進(jìn)技術(shù)提高各項資源的利用效率，加大人事檔案管理力度，促進(jìn)人力資源開發(fā)，實現(xiàn)穩(wěn)健長久發(fā)展目的。

二、醫(yī)院人力資源開發(fā)中人事檔案管理的應(yīng)用價值

（一）提高人員綜合素養(yǎng)

我國醫(yī)療事業(yè)全面深化改革的落實離不開一支高素質(zhì)、高技能的醫(yī)務(wù)人才隊伍，而人事檔案是醫(yī)院挖掘、培養(yǎng)和選拔專業(yè)優(yōu)秀人才的主要信息資源，為人才的職稱評定提供有力的參考。因此，醫(yī)院能夠借助人事檔案信息資料，全面分析并了解人才結(jié)構(gòu)特征，制定針對性的教育培訓(xùn)方案，創(chuàng)新培訓(xùn)方式方法和內(nèi)容，全面提高醫(yī)務(wù)人員綜合素養(yǎng)和能力。如，醫(yī)院可以定期或者不定期組織專業(yè)知識、技能、職業(yè)道德等多種內(nèi)容的教育培訓(xùn)活動；邀請專家授課、組織專題講座、選擇骨干人員學(xué)習(xí)和進(jìn)修[1]。另外，醫(yī)院可以借助信息技術(shù)創(chuàng)建醫(yī)務(wù)人員交流信息平臺，便于他們?nèi)粘W(xué)習(xí)和工作中互相交流和探討、分享經(jīng)驗，實現(xiàn)共同進(jìn)步和發(fā)展。醫(yī)院可以結(jié)合醫(yī)務(wù)人員的進(jìn)修、培訓(xùn)、繼續(xù)教育和學(xué)習(xí)實際情況，分析醫(yī)院專業(yè)技能的實際需求，儲備更多優(yōu)秀人才。

（二）優(yōu)化人力資源配置

醫(yī)院要結(jié)合人才的實際情況，優(yōu)化合理配置不同類型的人才，保持人才能力和崗位相符合，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，避免出現(xiàn)人力資源配置不合理，人才浪費(fèi)現(xiàn)象，發(fā)揮人才的最大利用價值。醫(yī)院合理應(yīng)用人事檔案，有利于人力資源管理人員全面、準(zhǔn)確了解不同崗位的人才數(shù)量和質(zhì)量，為人事變動、崗位調(diào)整等工作順利開展提供有效參考。新時期，人們更加注重身體健康，對醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量提出更高要求，促進(jìn)醫(yī)院診療任務(wù)不斷增加，病患對醫(yī)院的服務(wù)期望日益增高，從而需要醫(yī)院人力資源結(jié)合不同醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)能力、性格特征、績效考核等，針對性分配合適的任務(wù)，或者將其合理調(diào)整到相適應(yīng)的工作崗位上，全面激發(fā)人員的工作主動性，以便更加合理優(yōu)化配置人力資源，實現(xiàn)所有醫(yī)務(wù)人員的最大價值。

（三）有利于人力資源正確決策

醫(yī)院人事檔案信息資源更加全面、準(zhǔn)確地反映了人員學(xué)歷、專業(yè)能力、職稱等多個方面信息，為人力資源管理者制定相關(guān)決策提供全面、準(zhǔn)確的參考。醫(yī)院規(guī)模隨著社會發(fā)展逐漸擴(kuò)大，拓展業(yè)務(wù)范圍，提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院在市場競爭力方面的提升提供保障。而醫(yī)務(wù)人員需要具有高技術(shù)、高素養(yǎng)、豐富工作經(jīng)驗，保證各項診療和護(hù)理工作質(zhì)量。這些信息能夠從人事檔案中查詢，充分體現(xiàn)出人事檔案管理的重要作用。醫(yī)院管理者詳細(xì)分析人事檔案信息，準(zhǔn)確判斷需要引進(jìn)和培養(yǎng)的人才，并且為人力資源決策提供完整可靠的參考資料。

三、人事檔案管理的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）管理意識薄弱

新時期，社會人力資源開放程度日益提高，人力資源流動越來越頻繁，人事檔案管理突破了終身制，對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理帶來較大沖擊和挑戰(zhàn)。但是，部分醫(yī)院依然存在注重業(yè)務(wù)發(fā)展、忽視人事檔案管理的問題，對該管理工作的重要價值認(rèn)識不全面，缺乏各項資源的支持和保障，造成醫(yī)院人事檔案管理工作難以有效適應(yīng)社會發(fā)展要求[2]。

（二）管理人員綜合能力有待提升

醫(yī)院人事檔案管理工作水平的提升，需要管理人員具有專業(yè)知識背景，熟練掌握專業(yè)技術(shù)。但是，結(jié)合部分醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，普遍由醫(yī)院辦公室和醫(yī)務(wù)科室等相關(guān)人員兼職管理，造成人員綜合能力和專業(yè)素養(yǎng)較低，難以有效提高工作質(zhì)效。

（三）管理模式和方法單一

從檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展和人力資源開發(fā)需求方面進(jìn)行分析，人事檔案管理模式和方法的創(chuàng)新是當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中的重要內(nèi)容，具有緊迫性和必要性。尤其是在信息時代發(fā)展背景下，人事檔案管理信息化是必然趨勢，需要醫(yī)院積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理理念，配置計算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等相關(guān)信息設(shè)備，全面提高檔案管理信息化水平，逐漸實現(xiàn)人事數(shù)字檔案接收、歸檔、儲存、開發(fā)再利用的一體化辦理模式，并且整個過程通過計算機(jī)完成，避免人工操作出現(xiàn)資料缺失等現(xiàn)象。

（四）管理制度不完善

接收檔案是人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)，對檔案信息內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確可用性具有決定性作用。因此，人事檔案管理過程中需要制定科學(xué)完善的管理制度，規(guī)范工作流程，提高各個環(huán)節(jié)中相關(guān)管理工作開展的實效性。結(jié)合相關(guān)調(diào)查信息進(jìn)行分析，醫(yī)院人事紙質(zhì)檔案管理流程相對規(guī)范，但是針對數(shù)字檔案要求和制度不夠完善。如，醫(yī)院管理人員借助掃描儀器將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，存在文件格式不統(tǒng)一的問題，大大增加后續(xù)檔案資源整合利用工作難度。同時，由于現(xiàn)有管理制度長時間未進(jìn)行更新和完善，無法更好地契合人力資源開發(fā)工作需要，降低人事檔案信息資源的利用價值[3]。

四、醫(yī)院人力資源開發(fā)中人事檔案管理的應(yīng)用措施

（一）增強(qiáng)人事檔案管理意識

醫(yī)院檔案工作人員要不斷增強(qiáng)自身的依法合規(guī)管理意識，在日常工作中積極主動學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》等相關(guān)法律法規(guī)，增強(qiáng)全體人員的檔案法制意識，有效約束檔案人員日常行為規(guī)范，自覺按照相關(guān)規(guī)章制度收集、整理歸檔、使用人事檔案資料。另外，醫(yī)院要結(jié)合人力資源開發(fā)現(xiàn)狀，制定相適應(yīng)的人事檔案管理規(guī)章制度，確定材料歸檔范圍、儲存期限等，保證各項工作按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，全面落實醫(yī)院各項規(guī)章制度，實現(xiàn)依法建檔、管檔和治檔的目的。

（二）注重人才隊伍建設(shè)

在選擇人事檔案管理工作人員的過程中，應(yīng)當(dāng)保證其具有高度負(fù)責(zé)的工作態(tài)度以及嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)，從而實現(xiàn)對人事檔案的有效管理，保證人事檔案信息的完整性，可以為人力資源配置工作的高質(zhì)高效開展提供有效的數(shù)據(jù)信息支撐。首先，為促進(jìn)人事檔案管理水平的進(jìn)一步提升，醫(yī)院日常運(yùn)行的過程中，相關(guān)人員還應(yīng)當(dāng)積極就人事檔案管理開展培訓(xùn)工作，使得相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)可以得到進(jìn)一步提升，更加熟練地掌握人事檔案管理技能，全面提升醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理水平。通過開展各種形式的培訓(xùn)和教育活動，提高人事檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和管理能力，使其能夠更好地適應(yīng)新形勢下的工作要求。同時，醫(yī)院加強(qiáng)對人事檔案管理工作的宣傳和普及，讓更多的人了解人事檔案管理的重要性和意義，增強(qiáng)人事檔案管理工作的社會認(rèn)知度和影響力，從而得到醫(yī)院管理者和職工的更多的關(guān)注和重視。以多種措施全面提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率，將其高效應(yīng)用到人資開發(fā)工作中，發(fā)揮各類人才的最大應(yīng)用價值，為醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展提供有力的人才支撐。然后，在人才引進(jìn)工作開展的過程中，醫(yī)院也應(yīng)當(dāng)引進(jìn)專業(yè)水平更高的檔案管理人才，促進(jìn)人事檔案管理工作的專業(yè)化開展。在專業(yè)人事檔案管理人才的加持下，醫(yī)院原有工作人員對該項工作也將有更深刻的認(rèn)識，明確如何實現(xiàn)人事檔案管理工作的高質(zhì)高效開展，并發(fā)揮出其全部價值。除此之外，在開展人事檔案管理工作的過程中，人事部門還應(yīng)當(dāng)積極與醫(yī)院其他部門及時溝通交流，并成為職工以及醫(yī)院服務(wù)的一部分，提升人事檔案管理工作的實效性，確保醫(yī)院人力資源配置工作的實際需求可以得到充分滿足。

其次，建立健全人事檔案管理隊伍的激勵和考核機(jī)制。通過制定科學(xué)合理的激勵和考核制度，激發(fā)人事檔案管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，推動人事檔案管理工作不斷向前發(fā)展。同時，加強(qiáng)對人事檔案管理工作的監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題，確保人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

最后，加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)和管理。通過制定人事檔案管理隊伍建設(shè)規(guī)劃和管理制度，規(guī)范人事檔案管理工作人員的行為和工作流程，提高人事檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化水平。同時，注重人事檔案管理工作人員的職業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)，為人事檔案管理隊伍的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

（三）創(chuàng)新管理模式和方法

第一，創(chuàng)建人事檔案和人力資源一體化管理模式。醫(yī)院人力資源開發(fā)人員將人事檔案管理人員上交的檔案全部上傳到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行存檔，創(chuàng)建符合醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。人力資源管理者在網(wǎng)絡(luò)中能夠?qū)崟r監(jiān)控人事變動情況，減少人事信息處理時間，提高人力資源管理質(zhì)效。另外，人力資源管理人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)，創(chuàng)新升級其內(nèi)部管理模式，提高管理水平，并利用信息化技術(shù)有效管理檔案，發(fā)揮信息技術(shù)的應(yīng)用價值，提高人力資源和檔案管理部門人才隊伍的綜合素養(yǎng)和能力，提高醫(yī)院現(xiàn)代化管理水平。

第二，提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平。實現(xiàn)信息化管理模式，發(fā)揮計算機(jī)安全可靠、方便快捷的應(yīng)用優(yōu)勢，提高檔案借閱和歸還速度。另外，人事檔案管理人員要合理利用影像、條形碼、計算機(jī)和數(shù)碼技術(shù)，降低管理工作難度，優(yōu)化管理工作流程，針對性解決各項問題，獲得理想的工作效果。管理人員整理人事檔案的過程中，更加熟練掌握相關(guān)內(nèi)容，將信息全部錄入到計算機(jī)中，以姓名、專業(yè)、職稱等多個標(biāo)題創(chuàng)建不同檢索方式，設(shè)置醫(yī)院專門的人事檔案信息資源庫，將這些資源進(jìn)行統(tǒng)一管理，形成人才儲備庫，為醫(yī)院后期改革發(fā)展提供人才支撐[4]。醫(yī)院改革發(fā)展中規(guī)模逐漸擴(kuò)大，形成海量人事檔案信息資料，增加人事檔案工作量和工作壓力，造成醫(yī)院以往的工作理念和方式方法難以符合新時期醫(yī)院現(xiàn)代化管理需求。因此，工作人員要積極引進(jìn)先進(jìn)管理理念，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)建人事檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各項信息資料的數(shù)字化處理，促進(jìn)該工作更加高效地開展，發(fā)揮信息資料的最大應(yīng)用價值。該數(shù)據(jù)庫建設(shè)和應(yīng)用過程中主要包括各個崗位工作人員的基礎(chǔ)信息，并且加大醫(yī)院各個科室人員的協(xié)同合作力度，將科室的優(yōu)秀人才培養(yǎng)計劃全面錄入到該數(shù)據(jù)庫內(nèi)，包含人才教育培訓(xùn)計劃、專業(yè)能力和技術(shù)水平、專項課題研究、深造情況等多個方面的信息，為醫(yī)院專業(yè)人才隊伍建設(shè)提供準(zhǔn)確參考。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫能夠有效劃分和優(yōu)化配置人力資源，結(jié)合人才的實際情況，將其安排到適合的崗位，實現(xiàn)人才和崗位的高度匹配，最大限度減少不必要的人力資源浪費(fèi)現(xiàn)象。同時，有利于醫(yī)院結(jié)合數(shù)據(jù)庫各項信息狀況，做好人才儲備工作，避免出現(xiàn)醫(yī)院人才緊缺問題，實現(xiàn)醫(yī)院各個科室和部門人力資源優(yōu)化配置，有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三，做好人力資源分類工作。醫(yī)院人事構(gòu)成上呈現(xiàn)出復(fù)雜性的特點(diǎn)，在醫(yī)院日常經(jīng)營管理和發(fā)展過程中，頻繁出現(xiàn)人員變動、任免等現(xiàn)象，大大增加人事檔案信息工作難度，從而對相關(guān)工作人員提出更高要求。因此，相關(guān)管理人員在實踐工作中，不斷反思和總結(jié)工作經(jīng)驗，分析人力資源開發(fā)和管理工作開展中存在的問題，并且嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，合理開展人事檔案信息的分類工作，能夠有效提高人力資源開發(fā)和管理工作開展質(zhì)效[5]。另外，管理人員要更多重視人事檔案信息資料的深入研究和分析工作，不斷挖掘醫(yī)護(hù)人員的潛在能力，提高他們的工作能力和業(yè)務(wù)水平，最大限度發(fā)揮其在醫(yī)院發(fā)展中的價值，從而獲得更加理想的工作質(zhì)量，提高人力資源管理水平。

第四，相關(guān)管理人員可以結(jié)合人事檔案信息有效開展人力資源開發(fā)和管理工作，確保人才培養(yǎng)達(dá)到預(yù)期的理想效果。醫(yī)院管理人員結(jié)合人力資源開發(fā)狀況和管理需求，制定相適應(yīng)的績效評價體系，借助先進(jìn)信息技術(shù)創(chuàng)建績效評價系統(tǒng)，保證系統(tǒng)符合醫(yī)院要求，如利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)創(chuàng)建醫(yī)院內(nèi)部人才信息錄入數(shù)據(jù)庫。在該過程中采用動態(tài)化方式針對性監(jiān)督管理不同工作人員的實際工作狀況，同時高效開展績效評價工作，并且結(jié)合人事檔案信息數(shù)據(jù)，制定不同員工的薪資標(biāo)準(zhǔn)，提高管理水平。

第五，新時期醫(yī)院發(fā)展規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，逐漸衍生出較多人事檔案資料，為醫(yī)院人事檔案工作大大增加了工作壓力和工作量，并對該工作開展質(zhì)量和效率提出較高要求。以往的醫(yī)院人事檔案工作模式難以滿足新時代醫(yī)院管理的多樣化需求。因此，相關(guān)人員需要合理引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，創(chuàng)建科學(xué)完善的醫(yī)院人事檔案資料數(shù)據(jù)庫，對相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深加工、數(shù)字化處理，全面提高人事檔案管理質(zhì)效，發(fā)揮其在人資開發(fā)中的重要作用。另外，醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫主要包括所有職工的基本信息，并需要相關(guān)科室互相配合，在數(shù)據(jù)庫中全面錄入人才培養(yǎng)計劃，如深造動態(tài)、專業(yè)水平、專題研究等，從而為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持和保障。醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)能夠高效劃分人資，促進(jìn)人才和崗位具有較高的匹配度，防止出現(xiàn)人才浪費(fèi)和人才流失等現(xiàn)象，進(jìn)一步優(yōu)化配置各個科室和部門的人才，促進(jìn)醫(yī)院更加高效、有序地運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）完善管理制度

人力資源管理系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)部管理中具有十分重要的作用。需要創(chuàng)建合理完善的管理系統(tǒng)，制定相對應(yīng)的獎懲機(jī)制，幫助工作人員正確認(rèn)識到人事檔案信息管理的價值和意義，從而在日常工作中嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定進(jìn)行規(guī)范作業(yè)。醫(yī)院創(chuàng)建并落實人事檔案管理系統(tǒng)，保證管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，同時根據(jù)醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，制定相配套的制度。在這個過程中要廣泛聽取所有醫(yī)務(wù)人員的意見和建議，提高職工參與度，創(chuàng)建相適應(yīng)的管理體系，確保信息的安全可靠性和真實完整性。同時，發(fā)揮集體的力量不斷創(chuàng)新和完善，拓展信息采集渠道，促進(jìn)信息更加全面化。

醫(yī)院制定并落實人事檔案信息分析制度，更好培養(yǎng)專業(yè)優(yōu)秀人才，發(fā)揮其在人力資源管理工作中的重要價值，并嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，綜合分析和掌握醫(yī)院現(xiàn)有人事檔案信息，從而保證人事檔案信息分析制度的合理有效性。在該過程中，需要在人資管理工作中積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，結(jié)合實際情況和管理需求，創(chuàng)建針對性的人資管理體系，并且針對醫(yī)院人事檔案信息分析之后，制定相適應(yīng)的人才培養(yǎng)優(yōu)化體系，為醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。

另外，結(jié)合當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作狀況，發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的多種不規(guī)范操作行為，如人事檔案信息資料不全面、格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范、更新補(bǔ)充不及時等現(xiàn)象，造成人事檔案信息數(shù)據(jù)不全面、不準(zhǔn)確，降低該管理工作成效，無法發(fā)揮其在人力資源開發(fā)和管理中的重要作用。甚至出現(xiàn)人事檔案信息失真，造成醫(yī)院制定決策錯誤，對醫(yī)院長久健康發(fā)展帶來負(fù)面影響。因此，醫(yī)院在不斷完善管理制度的過程中，要嚴(yán)格規(guī)范人事檔案工作內(nèi)容，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化章程辦法，保證相關(guān)管理人員在實際工作中定期采集和整理人事檔案信息，保證信息資料填寫精準(zhǔn)性和完整性，并及時發(fā)現(xiàn)資料缺失和遺漏現(xiàn)象，做好相應(yīng)的更新和補(bǔ)充工作。人事檔案管理工作中要確保信息資料填寫內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)，按照相關(guān)規(guī)章制度，結(jié)合統(tǒng)一模板要求，規(guī)范書寫格式等，確保直屬部門領(lǐng)導(dǎo)意見填寫完整，填寫時間正確，全面檢查合格之后加蓋印章。人事檔案管理行為規(guī)范，確保管理人員按照管理規(guī)定開展各項工作，有效避免由于人為因素導(dǎo)致人事檔案信息資料缺失和破損等現(xiàn)象。不斷細(xì)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并且，醫(yī)院檔案部門進(jìn)行定期或者不定期抽檢工作，責(zé)令整改不符合標(biāo)準(zhǔn)和制度要求的人事檔案資料，督促管理人員做好人力資源調(diào)查工作。結(jié)合調(diào)查結(jié)果，補(bǔ)充和完善人事檔案信息，確保人事檔案信息資料的精確性。

五、結(jié)語

醫(yī)院人事檔案數(shù)量增加，管理要求越來越高，對此應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)完善相適應(yīng)的管理制度，加大人才隊伍建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，全面提高人事檔案管理信息化建設(shè)水平，為人事檔案管理工作提供有力的支持和保障，從而有效發(fā)揮其在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的作用，推動醫(yī)院穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展。同時，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立完善的人事檔案信息管理體系，促進(jìn)人力資源管理水平的有效提升，為醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展做好人才儲備的工作。