夯實基礎(chǔ) 突出優(yōu)勢 勇立潮頭
——以“五步精工法”打造檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享高品質(zhì)工程

夏飛佳 聞捷/海寧市檔案館

近年來，海寧市檔案館以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，認(rèn)真貫徹落實習(xí)近平總書記對檔案工作重要指示批示精神，牢牢把握全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享試點契機，精準(zhǔn)對照檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，以資源共享為導(dǎo)向，通過“打正定位樁、建好基礎(chǔ)底、筑牢主架構(gòu)、砌實承重墻、拔高建筑頂”五步精工法，全力推進(jìn)優(yōu)化數(shù)據(jù)梳理、提高數(shù)據(jù)質(zhì)量、嚴(yán)控數(shù)據(jù)安全“三駕馬車齊頭并進(jìn)”，努力鑄就檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作高品質(zhì)典范工程。截至目前，海寧市向省檔案數(shù)據(jù)共享中心平臺共歸集婚姻、土地承包、出生醫(yī)學(xué)證明、照片、錄音錄像等7類檔案，共上傳婚姻檔案32萬件，土地承包檔案59萬件，出生醫(yī)學(xué)證明檔案12萬件，照片檔案4749張，錄音錄像檔案197件，鎮(zhèn)館之寶27件，檔案編研成果73件，民生檔案、聲像檔案、編研成果等檔案類型歸集總量至2023年2月初在全省排名第一。

1 組團隊定方向，打正試點工作“定位樁”

1.1 統(tǒng)一思想認(rèn)識，提高工作站位。在省檔案館提出檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享試點計劃后，海寧市檔案館充分認(rèn)識到數(shù)據(jù)歸集共享既是落實數(shù)字化改革“制度重塑、流程再造”“打破壁壘、一貫到底”“共建共享、服務(wù)民生”要求，實現(xiàn)全省檔案工作一盤棋發(fā)展的需要，也是提升地區(qū)檔案數(shù)字化水平的重要機遇，為此，積極參與省檔案館數(shù)據(jù)資源歸集試點工作，并得到了省檔案館的認(rèn)可。

1.2 堅定必勝決心，形成團隊合力。海寧市檔案館被確定為全省檔案數(shù)據(jù)資源歸集工作試點單位后，在第一時間向市委分管領(lǐng)導(dǎo)作好匯報，并及時得到改革辦、財政局、大數(shù)據(jù)中心等部門的協(xié)助配合。海寧市檔案館內(nèi)部多次召開專題會議，統(tǒng)一思想，明確數(shù)據(jù)歸集工作不是做不做的問題，而是怎么做、做“出彩”的問題。全館上下意見一致，形成了強大的試點合力。

1.3 組建數(shù)改專班，健全體制機制。將試點工作列入《關(guān)于海寧市推進(jìn)檔案工作數(shù)字化改革打造全省先行區(qū)的實施意見》主要任務(wù)清單，形成由館長抓總、分管副館長具體負(fù)責(zé)、信息技術(shù)科具體實施、各科室協(xié)同配合的共享數(shù)據(jù)歸集機制，建立管理利用科提出、信息技術(shù)科與數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門確認(rèn)、分管副館長審核、館長審批同意后由數(shù)據(jù)中心管理員上傳省平臺的數(shù)據(jù)歸集審批流程，確保數(shù)據(jù)歸集工作分工明確、職責(zé)清晰、流程規(guī)范，為數(shù)據(jù)歸集工作的持續(xù)開展奠定組織基礎(chǔ)。

2 梳理目標(biāo)數(shù)據(jù)，建好資源歸集“基礎(chǔ)底”

2.1 注重檔案收集，整合全市資源。前期，海寧市檔案館依托館藏檔案資源管理系統(tǒng)建立民生檔案數(shù)據(jù)中心，對全市涉民單位的各類民生檔案資源開展接收進(jìn)館工作，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)民生資源融合共享。根據(jù)數(shù)據(jù)共享中心檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，全面梳理各類型檔案、對照存在問題、分析解決途徑，做到“能歸盡歸、全量歸集”，梳理出開放檔案、民生檔案、聲像檔案及各類檔案專題數(shù)據(jù)庫，力求做到門類齊全、檔案完整、數(shù)據(jù)規(guī)范，確保歸集檔案的質(zhì)量。

2.2 加強開放審核，拓展歸集門類。學(xué)習(xí)全省開放審核先進(jìn)地區(qū)經(jīng)驗和做法，完善開放審核工作機制，建立健全檔案開放的劃分細(xì)則和審核標(biāo)準(zhǔn)，探索人工+智能的組合應(yīng)用，優(yōu)化工作流程，努力化解人少、量大、審核難的“老大難”問題，扎實高效推進(jìn)開放審核工作。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)資源歸集要求，結(jié)合海寧市檔案館館藏實際，在持續(xù)完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上增加數(shù)據(jù)歸集門類，豐富數(shù)據(jù)歸集資源，全力推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)歸集工作。

2.3 堅持三項原則，優(yōu)化梳理流程。一是高頻利用檔案優(yōu)先原則。為盡量滿足共享利用需求，提升檔案數(shù)據(jù)歸集價值，選擇查詢頻率高、利用價值大、民生需求廣的檔案作為首批歸集檔案，梳理出婚姻、出生醫(yī)學(xué)證明、土地承包等利用率高的民生檔案，以及能體現(xiàn)海寧地方特色、百姓喜聞樂見的照片、錄音錄像檔案；二是規(guī)范整理先易后難原則。為及時開展數(shù)據(jù)歸集工作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享利用，對照目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，分析字段規(guī)范要求，探索數(shù)據(jù)治理方法，系統(tǒng)梳理目錄數(shù)據(jù)庫，優(yōu)先歸集符合標(biāo)準(zhǔn)或批量修改可達(dá)要求的檔案，先易后難分步實施檔案歸集工作；三是系統(tǒng)梳理專人負(fù)責(zé)原則。為順利完成各類檔案歸集，提升檔案數(shù)據(jù)歸集工作效率，依照歸集工作性質(zhì)，壓實具體工作責(zé)任，安排歸集經(jīng)驗豐富、專業(yè)技術(shù)硬、責(zé)任心強的工作人員負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)歸集工作，全力推進(jìn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸集。

3 狠抓數(shù)據(jù)規(guī)范，筑牢歸集質(zhì)量“主架構(gòu)”

3.1 堅持質(zhì)量優(yōu)先，夯實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。海寧市檔案館在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中始終堅持“數(shù)據(jù)質(zhì)量第一”原則，扎實推進(jìn)館藏各類檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，借助系統(tǒng)分類管理資源總庫，建立文書、民生、聲音聲像、實物、照片等各類檔案，其中民生檔案種類達(dá)30余種。

3.2 統(tǒng)一采集標(biāo)準(zhǔn)，突出數(shù)據(jù)規(guī)范。在數(shù)據(jù)歸集共享中依托館藏資源總庫以數(shù)據(jù)質(zhì)量作為首要基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格對照目錄結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)分析規(guī)范性問題。對照共享要求，建立編研成果等專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)共享目錄結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，提升歸集數(shù)據(jù)質(zhì)量。

3.3 創(chuàng)新人機結(jié)合，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量。一是開展系統(tǒng)匹配完善。利用浙江省一體化數(shù)字資源系統(tǒng)（IRS）共享目錄資源，實行數(shù)據(jù)比對碰撞，缺失內(nèi)容批量補充。例如申請IRS平臺中2014年以后出生醫(yī)學(xué)證明批量數(shù)據(jù)對我館館藏出生醫(yī)學(xué)證明目錄中父母身份證號、出生兒性別字段比對補充，完善館藏民生檔案字段內(nèi)容；二是實行人工核對修改。采用人工兜底方式對難以批量完善的檔案開展目錄逐條核對，以對待問題零容忍的態(tài)度開展問題逐個修改。重點對館藏出生醫(yī)學(xué)證明2014年以前IRS平臺無法提供的字段內(nèi)容實行人工逐一補錄，力求做到“內(nèi)容不缺失、質(zhì)量不降低”；三是利用專業(yè)軟件檢測。采用數(shù)字化成果質(zhì)檢軟件對目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫進(jìn)行全量檢測，嚴(yán)格配置軟件各類參數(shù)，包括目錄規(guī)范性、全文可讀性以及關(guān)聯(lián)匹配性，根據(jù)檢測結(jié)果列出各類問題，以問題“清單式”管理、“銷號制”整改方式完善數(shù)據(jù)質(zhì)量，并對身份證號碼實行合規(guī)性驗證，確保真實有效。

4 嚴(yán)控數(shù)據(jù)安全，砌實風(fēng)險防范“承重墻”

4.1 開展安全檢測，嚴(yán)守安全底線。海寧市檔案館在檔案數(shù)據(jù)歸集工作中始終堅持以數(shù)據(jù)安全為底線、共享利用為手段、惠及民生為目的，將數(shù)據(jù)安全管理貫穿于整個檔案歸集工作中，利用專業(yè)防病毒軟件批量檢查目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)歸集期間對歸集電腦實行不定期全盤掃描，確保上傳檔案數(shù)據(jù)安全。

4.2 實施保密檢查，消除安全隱患。堅持以“保密安全就是底線”為原則消除安全隱患，向當(dāng)?shù)乇Ｃ懿块T學(xué)習(xí)取經(jīng)，并在保密技術(shù)利用方面進(jìn)行學(xué)習(xí)交流。利用保密部門涉密檢測工具對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全量檢測，對篩查結(jié)果安排專人進(jìn)行逐一核對，篩查工作形成記錄，堅持以謹(jǐn)慎態(tài)度杜絕上傳涉密信息。

4.3 落實專人歸集，嚴(yán)格審批制度。明確專人負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)上傳工作，壓緊壓實工作責(zé)任，牢牢守住數(shù)據(jù)上傳安全底線，實行數(shù)據(jù)存儲專盤專用，數(shù)據(jù)上傳完畢及時清除，確保信息可溯、資源可靠。以數(shù)據(jù)資源“產(chǎn)生、管理、利用”三個環(huán)節(jié)作為關(guān)鍵點，充分考慮數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門意見，落實數(shù)據(jù)產(chǎn)生部門、檔案館數(shù)據(jù)管理科室與利用科室三者審簽，最終經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可歸集上傳，做到流程規(guī)范、工作有序。

5 強化解題能力，拔高歸集試點“建筑頂”

5.1 加強溝通交流，建立調(diào)處機制。在數(shù)據(jù)歸集工作中堅持溝通協(xié)調(diào)處理問題機制，強化館內(nèi)科室間、館際之間、海寧館與系統(tǒng)技術(shù)員間溝通，通過溝通交流解決各類問題，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)歸集工作。在數(shù)據(jù)歸集前期嚴(yán)格按照規(guī)范要求梳理各類檔案資源，梳理過程中及時與省館溝通，反饋數(shù)據(jù)歸集難點、消除數(shù)據(jù)歸集疑慮，為數(shù)據(jù)歸集做好充分準(zhǔn)備。

5.2 借助技術(shù)支持，強化歸集技能。針對歸集工作數(shù)量大、時間緊，數(shù)據(jù)導(dǎo)出時及時與系統(tǒng)維保人員溝通，解決特定數(shù)據(jù)批量導(dǎo)出、內(nèi)容完善等問題，借助專業(yè)技術(shù)力量實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速歸集。在數(shù)據(jù)歸集過程中及時與平臺技術(shù)員溝通對接，掌握平臺操作技能，提升系統(tǒng)操作熟練度，同時反饋平臺上傳操作問題、提出平臺操作改進(jìn)建議，不斷完善系統(tǒng)平臺功能，提升數(shù)據(jù)歸集效率。

5.3 實行小組會商，閉環(huán)問題管理。成立數(shù)據(jù)資源歸集專項工作小組，制定《海寧市檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享工作實施方案》，在數(shù)據(jù)歸集梳理、導(dǎo)出、上傳過程中對問題實行每周工作會商、每月小組例會工作機制，及時掌握工作進(jìn)度，分析推進(jìn)過程存在困難和問題，研究解決方案和下一步工作重點，統(tǒng)籌推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源歸集。