數(shù)字時代公立醫(yī)院大事記編制實踐創(chuàng)新

盛梅/浙江省立同德醫(yī)院

1 引言

醫(yī)院大事記真實地記載了一個醫(yī)院每個年度各個方面的重大活動和重要事項，所有年度的大事記匯編起來更是醫(yī)院各個歷史時期發(fā)展演變的備忘錄。醫(yī)院大事記不僅是一種重要的檔案參考資料，為編史、修志提供可靠的信息來源，使編研工作達到事半功倍的效率，更能為領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院建設(shè)發(fā)展和各項工作提供準確、有價值的信息來源。醫(yī)院大事記編制實踐如何創(chuàng)新以適應(yīng)數(shù)字時代發(fā)展要求成為新議題。

2 研究回顧

目前關(guān)于醫(yī)院大事記編制工作的文章并不多，且內(nèi)容多集中在大事記編寫中存在問題、編寫方法及體會上，較具代表性的主要有：沈小萍針對醫(yī)院工作的特點分析了醫(yī)院大事記編寫過程中存在的重行政輕業(yè)務(wù)、缺乏延續(xù)性和完整性、報喜不報憂、內(nèi)容與其他編研材料不符等四個方面的問題，并提出了正確編寫醫(yī)院大事記應(yīng)擴大信息來源、做好及時記錄，擬定范圍、大事突出、要事不漏，客觀記錄、不加評述，有詳有略、文字簡練的四點體會[1]。王雅梅在界定大事記概念的同時，進一步指明了編寫大事記的重要意義，分析了原有大事記檔案管理狀態(tài)存在的問題，進一步提出了新型大事記管理方法，但實施中發(fā)現(xiàn)新管理方法仍存在“個別科室重視不夠，存在資料上報不及時”“上報內(nèi)容不夠準確，有些科室上報的內(nèi)容過于瑣碎”等問題，進而針對問題又提出“爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持”“把科室開展的大事記納入績效考核指標”等對策[2]。王瑋就大事記的作用、體例、結(jié)構(gòu)、編寫、收集方法等進行了探討，還進一步用編寫實例分享了大事記編寫的一些有益經(jīng)驗[3]。

由此可見，近年針對醫(yī)院大事記編研的研究并不多，且介紹的收集方式和編寫方法大多是傳統(tǒng)方法的運用，已跟不上數(shù)字時代發(fā)展的需要?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級。為此，本文將結(jié)合筆者工作實際，在大事記編制上充分利用數(shù)字時代新的技術(shù)和平臺，在豐富和創(chuàng)新大事記收集途徑的同時，進一步提出了創(chuàng)新醫(yī)院大事記編制的方法。

3 大事記收錄范圍的界定

在編制公立醫(yī)院大事記中，要從醫(yī)院的實際出發(fā)選擇和確定大事。大事記的編制是檔案信息深加工，改變檔案被動服務(wù)為主動服務(wù)的工作。判定一個事件是否是大事，主要看該事件是否對醫(yī)院的現(xiàn)狀和未來發(fā)展產(chǎn)生較大影響，該事件是否具有劃時代的意義，該事件是否具備承前啟后的作用，劃定醫(yī)院大事記范圍的總原則就是要有科學(xué)性，做到大事突出、要事不漏、小事省略?；诖?，總的來說公立醫(yī)院大事記的收錄范圍無外乎以下內(nèi)容：（1）上級及本院的重大的方針、政策、制度在本院貫徹的步驟、措施及重要的經(jīng)驗；（2）本院中層以上干部等的調(diào)動、任免、獎懲等決定；（3）上級領(lǐng)導(dǎo)來院指導(dǎo)工作；（4）本院主要領(lǐng)導(dǎo)人參加重大活動（包括外事活動和出訪等）；（5）本院機構(gòu)的建立、合并、撤銷、名稱更改、體制變化等；（6）院級以上的重大會議（包括學(xué)術(shù)會議）和重要活動（包括與外單位簽訂重要協(xié)議、合同或技術(shù)合作）；（7）本院醫(yī)療、科研等主營工作中取得的重大成就和重大科研成果，臨床科室在工作實踐中采用的各種新技術(shù)、實施的新項目等；（8）涉及職工切身利益的薪酬改革、醫(yī)療制度改革、人事改革等決定、決議；（9）本院發(fā)生的重大事件（既包括關(guān)于本院榮譽的大事，又包括本院管理及業(yè)務(wù)工作中發(fā)生的重大事故或嚴重差錯），以及對本院發(fā)展產(chǎn)生重要影響的大事；（10）本院發(fā)生的重大輿情、媒體關(guān)注的重大突發(fā)應(yīng)急衛(wèi)生事件及其回應(yīng)；（11）本院的重大基礎(chǔ)建設(shè)項目；（12）本院大型醫(yī)療設(shè)備、重要物資的采購及招標。

4 大事記收集途徑的拓展

4.1 即時記錄、隨手記錄

由于時間跨度小、收集和編寫及時，即時記錄可更進一步確保所記述內(nèi)容的真實性、準確性。數(shù)字時代的到來，智能手機已成為工作中不可或缺的工具之一，可謂人人有手機甚至一人不止一部，醫(yī)院行政或檔案人員、科室大事記記錄員等便可利用最便捷的手機，根據(jù)既定的大事記范圍，凡遇到屬于該范圍的大事時，既要隨時記錄、隨手記錄，更可利用手機等智能化設(shè)備豐富記錄收集的方式，如隨時拍照、錄音、錄像等，也防止了事件過后因無人即時記錄，待集中編制大事記時遺忘大事記編制的關(guān)鍵要素，而且沒有即時拍照，也造成事后根本無法彌補的遺憾。如“上級領(lǐng)導(dǎo)來院指導(dǎo)工作”“本院主要領(lǐng)導(dǎo)人參加重大活動（包括外事活動和出訪等）”等的記錄，都比較適于即時隨手拍照、錄音、錄像等這種數(shù)字時代所帶來的便利方式。

4.2 從上級來文、本院發(fā)文中捕獲大事、要事

上級來文和本院發(fā)文中必定涉及有上級及本院重大方針、政策、制度的制定及本院的具體落實措施等，涉及本院領(lǐng)導(dǎo)、中層干部的人事任免、考核、獎懲等決定，涉及職工切身利益的薪酬改革、醫(yī)療制度改革、人事改革等決定，涉及本院機構(gòu)的建立、合并、撤銷、名稱更改、體制變化等內(nèi)容，且明文規(guī)定也較為正式和可追溯，格式、體式比較規(guī)范，大事記編制時，引用正式發(fā)文明顯更具權(quán)威性和說服力，歷久也有據(jù)可查。所以上級來文、本院發(fā)文等正式文件也是獲取醫(yī)院大事記的一個重要途徑。

4.3 本院院級以上會議記錄

院級以上會議（如黨委會、院長辦公會、院周會、各類專題會議等）討論的都是醫(yī)院的重要事項，當(dāng)然也必定是大事記的收集途徑之一，院級以上會議必然涉及對醫(yī)院大事討論的最終決定、結(jié)果和具體實施舉措，所以收集醫(yī)院大事記，院級以上會議記錄更是不可或缺的途徑。

4.4 本院官網(wǎng)、官微

數(shù)字時代，公立醫(yī)院大都注意官方發(fā)布渠道的權(quán)威性和通暢性，本院的許多大事件也都會通過自身的官網(wǎng)、官微等進行報道宣傳，本院官網(wǎng)、官微等也是對未能即時記錄的大事進行補救收集和記錄的一種不錯的選擇途徑，而且官網(wǎng)、官微等發(fā)布的事件大都也是“圖文并茂”，這同時也為大事記的編寫提供了更多形式的素材。因此，現(xiàn)如今收集大事記時，要充分利用數(shù)字時代帶來的便利，也務(wù)必注意本院官網(wǎng)、官微發(fā)布信息的搜集和篩選。

4.5 外界媒體、報刊等媒介相關(guān)報道

外界媒介既是本院官網(wǎng)、官微等的另一種補充收集途徑，也是對本院發(fā)生的事件是否是大事的一種社會性認定，一般被外界媒介報道的本院事件必然也是本院要收錄的重要范圍之一。所以，在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)達的數(shù)字時代，信息傳播之快，收集之便利，也進一步拓寬了大事記收集的渠道和途徑，數(shù)字時代此收集途徑更是不容忽視，同時也是大事記收集的捷徑。另外，重大的輿情、媒體關(guān)注的重大突發(fā)應(yīng)急衛(wèi)生事件等很多時候也都需要靠此途徑進行發(fā)掘和收集。

4.6 各科室定期報送

科室是醫(yī)院的主要組成和基本單元，也是醫(yī)院工作的執(zhí)行層，科室管理是醫(yī)院管理的具化、縮影，也是大事記的重要來源?？剖沂欠駞⑴c大事記的記錄直接影響著醫(yī)院大事記的完整性，科室大事記編寫水平的高低，也一定程度上決定著醫(yī)院大事記編制的質(zhì)量。大事記的編制人員一般是醫(yī)院的行政或檔案人員，大多對醫(yī)療業(yè)務(wù)等不夠熟悉，所以針對“本院醫(yī)療、科研等主營工作中取得的重大成就和重大科研成果，臨床科室在工作實踐中采用的各種新技術(shù)、實施的新項目等”收集范圍，則需要各科室配合，才能更好更快更準地做好收集工作。

5 大事記編制方法創(chuàng)新

5.1 建立大事記制度

編制醫(yī)院大事記前，首先要征得領(lǐng)導(dǎo)同意和認可，愿意為大事記的編寫投入人力、物力和財力，而建立大事記制度，就是領(lǐng)導(dǎo)工作支持的第一步。筆者所在醫(yī)院就建立有專門的大事記制度，獨立于檔案管理制度，且在醫(yī)院的匯編制度中被編制到“黨政管理制度”中，在黨委領(lǐng)導(dǎo)下的院長負責(zé)制，這是對大事記編制工作重視的最具體形式。當(dāng)然，制度雖建立起來，大到大事記收集的范圍和途徑，小到大事記的具體編制要素，都要嚴格按照既定制度執(zhí)行，避免遺漏大事、收錄小事、殘缺要素，或使大事記成為“流水賬”，無法為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策等提供精準、有效的參考，才是建立大事記制度的真正意義。因為如果不按制度執(zhí)行，制度就成了一紙空文，大事記也終將淪為一堆廢紙。

5.2 要素齊全，有據(jù)可查

對從正式文件中獲取的大事的記錄，必須按照文件時間或文中有明確界定的時間進行“時間要素”的記錄，“文件字號”（如有）、“題名”等也必須原封不動一并“摘錄”，這既可使事件記載更具權(quán)威性和確定性，同時又避免以后在大事記利用時事件不知所起，無法追溯“虛實”。尤其是在建立院史館、編撰組織沿革等成果時，大事記的作用尤其突出，但如大事記記載要素不全或不夠詳實、具體，不夠方便追溯到檔案原件，大事記利用價值的發(fā)揮將被大打折扣。

如本單位因出生醫(yī)學(xué)證明檔案進館需要編制醫(yī)院組織沿革（概況），因前期沒有進行相關(guān)記載，只能新編，面對海量的室藏檔案，一時無法下手，好在本單位每年都有編制大事記，跟著大事記的記載梳理，組織沿革很快就被立體呈現(xiàn)了出來。其中對于婦產(chǎn)科的設(shè)立，雖有記載，但信息來源不夠明確，如原記載“2001年10月22日，我院開設(shè)婦產(chǎn)科病房（八病區(qū)），主要收治婦科病人，產(chǎn)科待驗收后開放”。雖有明確的時間，大事記各關(guān)鍵要素也清晰，但如何證明時間、事件的準確、真實？后經(jīng)進一步查找檔案資料發(fā)現(xiàn)，關(guān)于婦產(chǎn)科病房的開設(shè)醫(yī)院有專門發(fā)文，且是經(jīng)院長辦公會研究決定的，故此大事記如記載成“2001年10月22日，經(jīng)院長辦公會研究決定，我院開設(shè)婦產(chǎn)科病房（八病區(qū)）（浙同德院（行）字〔2001〕90號），主要收治婦科病人，產(chǎn)科待驗收后開放”，則一目了然，無需再大費周章來證實事件真?zhèn)危苯诱{(diào)閱該文號的檔案，便可快速查證此大事記錄的真實性、準確性。

5.3 圖文并茂，生動鮮活

遍歷檢索到的相關(guān)文獻，所有提到的有關(guān)大事記的編寫方法和技巧中，尚未看到有關(guān)此“圖文并茂”方法的使用。也可能文獻研究的時間較為久遠，現(xiàn)近大事記編寫也非熱門話題，研究稀少。但隨著數(shù)字時代的到來，攝影、攝像技術(shù)已經(jīng)很是普及和發(fā)達，僅僅靠傳統(tǒng)的單一文字記錄大事記已不夠形象、生動，方式也稍跟不上時代發(fā)展，所以在文字的大事記編制要素齊全的基礎(chǔ)上，進一步利用數(shù)字時代攝影、攝像等新技術(shù)帶來的便利和優(yōu)勢，實現(xiàn)大事記的“圖文并茂”，也是大事記編制方法和技巧緊隨時代發(fā)展的一種創(chuàng)新。從2010年起，筆者單位每年編制大事記時，就開始注意使用大事記“圖文并茂”的編制方法和技巧。尤其是一些無法用如正式發(fā)文等官方文件輔證的事件，大事記文字記載的同時，附上當(dāng)時事件場景的照片，事件也立馬形象起來，不證自明。

5.4“廣言納諫”“高調(diào)”宣傳

編制的大事記要廣泛征求意見，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的意見，既要避免“一家之言”，又要防止“束之高閣”。大事記不光是一種檔案編研成果，更是為醫(yī)院發(fā)展提供參考的重要資料，它不是行政或檔案人員一個人或一個科室的事，廣泛征求意見不僅使大事記的記錄更全面、更真實，還能讓領(lǐng)導(dǎo)了解大事記，也是為大事記做宣傳的一個有利時機。另外，編制的大事記不能僅僅到存檔保存即算完結(jié)，而應(yīng)該借助數(shù)字時代各種便利的線上、線下平臺進行廣泛宣傳，如本單位的微信公眾號、內(nèi)網(wǎng)、院報等官方渠道，都是即時展示、宣傳大事記的新舞臺，既體現(xiàn)了編制的意義和價值，也能讓全院職工更多地了解醫(yī)院概況，提升工作自豪感和滿意度。所以，數(shù)字時代創(chuàng)新的大事記編制方法也必定少不了新型的“廣言納諫”和“大肆宣揚”。

數(shù)字時代，公立醫(yī)院大事記的編制方法不單單是獨立的一個個方法的羅列，而是一個連貫的層層遞進的方法鏈，單獨使用其中一個或幾個方法編制的大事記可以說都是不夠完整或者說不夠完美的。綜上所述，認真履行公立醫(yī)院大事記的編寫職責(zé)，堅持收集范圍和途徑的大前提和規(guī)則，同時注重編制方法的靈活運用和實踐創(chuàng)新，是數(shù)字時代檔案編研工作發(fā)展的必然趨勢，也是適應(yīng)公立醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的必然選擇，使檔案管理和編研工作更優(yōu)質(zhì)、高效的同時，也能進一步促進醫(yī)院建設(shè)的全面健康發(fā)展。