文件規(guī)范化形成中的檔案要素前置研究

徐林娟/杭州遠大檔案技術有限公司

梁紹紅 劉文萍/中共浙江省委辦公廳

1 研究目的與意義

檔案是信息資源的重要組成部分。提供高效優(yōu)質的信息服務，便于社會各方面對文件與檔案的利用，滿足人們對文件與檔案信息的需要，是文件與檔案工作的根本目的。文件規(guī)范化形成中檔案要素前置的研究，正是針對這一根本目的而進行的創(chuàng)新實踐。它專門研究如何將檔案要素前置到文件管理的源頭，在文件形成之前，來實現文件“檔案化”，以便于日后文件和檔案的有效利用和檔案文件具有證據價值；整合文件管理和檔案管理的流程和環(huán)節(jié)，減少重復環(huán)節(jié)，避免或降低中間環(huán)節(jié)中人力消耗和人為錯誤率，促使文件與檔案的無縫銜接；提升文件和檔案形成流程的科學性，提高文檔管理的效率和質量。本研究提出和展示了從文件形成源頭進行控制從而實現文件規(guī)范形成的新方法，是檔案學理論的新實踐。

2 檔案要素前置的必要性

網絡環(huán)境下，文件產生的環(huán)境和記錄方式發(fā)生了根本變化，文檔一體化管理可以通達文件形成的源頭，通過檔案要素前置，使文件能按照預先設想形成并運轉。因此，檔案要素前置不僅是必要的，也是可行的。

2.1 節(jié)能提效的有效途徑

在檔案歸檔整理活動中，檔案工作者的第一個環(huán)節(jié)通常是對文件進行鑒定、審核，鑒定文件的價值，審核文件材料的完整程度、可靠程度，檢查其是否缺章少頁，附件是否齊全等。進入整理流程后，還會做大量規(guī)范化的處理工作。常見的問題有文件標題不規(guī)范、出現標題不完整、主題內容揭示不準確；文號缺失，甚至多文一號；沒有落款、沒有形成者、沒有形成時間、沒有必要的圖章等。此時，檔案人員就需要花大力氣去彌補文件形成的先天不足，對不揭示內容的文件題名進行補充題名或自擬題名，達到能唯一準確地揭示文件內容的目的，以提高查檔的準確性和效率；時間不清，背景信息不清，則考證補充（實際上有些也無法考證）。對這些不符合檔案歸檔條件的，只能通過人工標引、著錄等手段來“加工”，對其進行補救性處理。所以按照傳統(tǒng)文檔管理模式是無法真正實現文件規(guī)范形成、提高效率和節(jié)約資源的。

法國著名檔案學者C·諾加雷在20世紀80年代基于文件生命周期理論提出“前端控制”思想，指出檔案工作者應加強對文件形成過程的管理。當前，雖然檔案部門也在努力對文件的規(guī)范形成進行“前端控制”，如科技檔案的管理措施中提出“三納入”“四同步”，加強對相關文件管理制度的制定，加強業(yè)務部門文件管理的檢查和糾錯整改，加強對業(yè)務部門各負責人和兼職檔案員的宣貫和指導，以此來降低重復勞動，但這些措施并沒有從根本上解決文件本身的規(guī)范問題。檔案要素前置的文件規(guī)范形成，是文件與檔案管理節(jié)能提效的有效措施。只有將檔案要素前置，才能使從源頭開始的“前端控制”成為可能，才能克服上述文件形成過程產生的先天不足，使文件真正做到一步到位規(guī)范形成，才能使檔案工作由被動變?yōu)橹鲃樱嵘?、?jié)約資源、減少重復勞動、改善工作效果，才能利用信息系統(tǒng)改人為控制為系統(tǒng)控制，從根本上提高文件規(guī)范形成、文檔管理的效率和質量。

2.2 無縫銜接的“文檔一體化”系統(tǒng)創(chuàng)建的必要組成

隨著國家信息化的整體推進，信息技術已在各行各業(yè)得到普遍應用，文件工作環(huán)境正由紙張環(huán)境向電子環(huán)境遷移，許多領域正逐步實現業(yè)務活動電子化、無紙化。當下已有相當數量的“文檔一體化”管理軟件，并且也出現了以電子文件為管理核心的檔案管理軟件。分析現在的文檔一體化信息系統(tǒng)，主要存在三種現象：一是與單位的OA或其他業(yè)務系統(tǒng)脫節(jié)，各自運行，業(yè)務系統(tǒng)的文件制作沒有考慮檔案構成要素的要求。二是文件信息管理系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)脫節(jié)，沒有在模塊上進行無縫銜接設計。大量情況是檔案管理信息系統(tǒng)中有文件預整理模塊，這個模塊主要是存放歸檔前從各部門移交的文件，流程模式沿用了實體文件整理和歸檔的線性模式。三是不能涵蓋一個單位的所有文件。如OA系統(tǒng)著重開發(fā)公文的流轉審批，不重視公文歸檔、整理。即使有系統(tǒng)開發(fā)了歸檔子系統(tǒng)也是附加的，也是單一的文書類。所以文檔一體化信息系統(tǒng)研究至今雖已有幾十年，但是實踐成功率并不高。

文件規(guī)范化形成中檔案要素前置，是無縫銜接的“文檔一體化”信息系統(tǒng)創(chuàng)建的必要組成和實現途徑。檔案要素前置的文檔一體化信息系統(tǒng)對以往的文檔一體化信息系統(tǒng)可以進行根本性的改善，正如國家檔案局第13號令《機關檔案管理規(guī)定》第六十二條指出，“機關辦公自動化系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)應當嵌入電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表和整理要求，在電子文件形成時自動或半自動開展鑒定、整理工作，實施預歸檔”。將檔案管理的鑒定環(huán)節(jié)、分類編號環(huán)節(jié)、監(jiān)督跟蹤環(huán)節(jié)等提前到文件管理階段，將文件標準模板、歸檔范圍、保管期限、分類方案、編號規(guī)則、元數據規(guī)則等檔案要素都前置嵌入文檔一體化信息系統(tǒng)的源頭中，實現單位內部文件和檔案一體化管理。

2.3 文件“檔案化”的必要步驟

關于文件“檔案化”的詮釋，國內有代表性的就是何嘉蓀的研究。他認為，檔案化就是“確保并且能夠證明文件的真實性、完整性、可靠性和長期有效（可讀性、可理解性等），使文件有可能用作證據、作為檔案保存”[1]。何嘉蓀的觀點主要來自法國著名哲學家雅克·德里達，他在《檔案狂?。焊ヂ逡恋掠∠蟆芬粫刑岬搅恕皺n案化”（archivization），并將其意譯成“檔案化就是對人類活動的記錄”，認為“record”作為動詞所表達的是對人類活動（或事件）信息的記錄，也就是今天我們檔案學者所說的“現行文件的制作形成”。同時作為名詞，它完全是檔案化的成果，是所有的在人體之外有形載體上得到記錄的信息或人類記憶。何嘉蓀進一步指出：檔案化亦絕非單純的“文件制作”，其中包含著豐富的技術因素，也就是德里達所說的“技術結構”。檔案化行為當然就不僅僅是“對事件的記錄”，更應該包括對“事件”發(fā)生過程及背景的關注、記錄和闡釋[2]。從遠古迄今，從結繩記事、刻契記事到紙張的應用，到近代的照片、錄音錄像再到今天的電子文件，檔案形態(tài)的變化都離不開檔案及其載體制作技術的進步。筆者由此來理解“檔案化”，通俗地理解就是“在文件形成過程中使文件具有檔案資格的過程”，這個過程的成果是產生檔案文件，在這樣的前提下，檔案文件不再是歸檔的文件，而是具備檔案資格的文件。檔案化的過程貫穿在文件產生之前、之初直到文件歸檔的整個文件形成過程。

文件規(guī)范形成中的檔案要素前置，是文件獲得檔案資格的必要步驟。傅榮?？隙藱n案化管理的需要，他指出：在電子文件管理過程中，不但文件與檔案的界限不再明確，而且文件的整個運動過程也無法辨認明顯的階段?；诖?，只有對電子文件從源頭上就進行“檔案化管理”，并將這種管理模式貫穿于整個運動過程中，才能確保文件的真實性[3]。如果文件本身形成不規(guī)范、要素不全，沒能完整地反映活動原貌，無法從文件中識別文件所反映的主客體或文件之間的相互聯系，那它就先天不足，不具備檔案資格。即使后天彌補，進行了大量的追溯返工編制活動，此時形成的已經不是原始文件，不是在社會活動中自然而然形成的規(guī)范文件，而是檔案工作人員或其他人員補編形成的，它的真實性、可靠性都會打折，從而失去或降低檔案價值，同樣也不再具備檔案資格。產生這種情況的根本原因是沒有對文件本身的內在成因進行控制，缺乏文件“檔案化”的思維和行為。

3 檔案要素前置的依據

3.1 法規(guī)依據

《中華人民共和國檔案法》第三十七條指明“電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”?！稒n案法》這一規(guī)定，不但為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐，而且對文件從源頭規(guī)范提出了要求，揭示了從源頭介入、規(guī)范形成的必要性。接著2022年發(fā)布的《電子檔案單套管理一般要求》更加確切地對整體系統(tǒng)原則、來源可靠原則、程序規(guī)范原則、要素合規(guī)原則、前置性條件等作了闡述。2020年7月，國家檔案局辦公室下發(fā)《中央企業(yè)建設項目檔案監(jiān)督指導工作指南（征求意見稿）》，也明確要求“樹立從項目源頭介入和全程動態(tài)跟蹤的理念，將檔案監(jiān)督指導工作融入項目建設管理全過程，規(guī)范建設項目各階段檔案的監(jiān)督指導方式和內容”。這些法律法規(guī)和標準規(guī)范都為我們如何對文件進行前端控制指明方向，揭示了文件的源頭控制是檔案全過程管理的必要環(huán)節(jié)，為檔案要素前置的文件規(guī)范形成提供了依據，為前端控制、前置要素、能更好地通盤規(guī)劃整個信息系統(tǒng)的需求設計提供了依據。

3.2 理論依據

中國人民大學教授劉越男指出，“前端控制”并不是全新的管理思想，而是幾十年管理理論與實踐的總結與提煉?！扒岸丝刂啤辈⒉皇请娮游募r代的全新思維，其萌芽產生于電子文件出現以前?！拔募B續(xù)體和文件生命周期理論都需要改造，因為兩者都有一些缺陷……我們應保持‘前端控制’思想內核不變，結合兩者之間的長處，在此基礎上尋求檔案學理論與實踐的新突破”[4]。此外，劉越男教授還對“前端控制”進行了解釋，“所謂‘前端控制’，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設計階段）就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督”[5]。

中國人民大學馮惠玲教授、劉越男教授認為超前控制是“以電子文件管理系統(tǒng)設計為開端，追蹤電子文件從孕育、生成到存在的過程。對電子文件的管理實行‘超前控制’”[6]。還指出“文件連續(xù)體理論認為，文件管理是往復運動從生成到處置的連續(xù)體的一個過程，提示文件檔案工作者以整體的、聯系的觀念管理電子文件，提倡檔案工作者早期參與電子文件管理，要求電子文件管理工作在文件生成的同時或之前就開始”[7]。上述專家、學者的研究成果直接啟示了我們檔案要素前置的思想，指引我們通過檔案要素前置電子文件構成要素之中，把干預的時間點確定在文件生成和管理初期階段，以檔案管理的要求和手段向前延伸至文件管理之中。這一思想將“控制”定位在“前端”，在“源頭”，將檔案要素前置到文件構成要素中，即從電子文件的“孕育”到生成就植入檔案管理要素，實現文件的“前端控制”，而后在全程管理中繼續(xù)被監(jiān)管，保障文件從源頭形成的真實性、完整性、可靠性，具備檔案資格，發(fā)揮檔案的憑證作用。

4 檔案要素前置的概念

何謂要素？要素就是“構成事物的必要因素”[8]。因此文件要素就是構成文件的必要因素，包括內容、背景信息、結構，同樣檔案要素就是構成檔案的必要因素，也包括內容、背景信息、結構。檔案要素前置就是利用一定的技術和方法將檔案要素從源頭嵌入文檔一體化系統(tǒng)，將檔案要素前置于文件要素之中，使文件檔案化，使文件內容、背景信息、結構要素變成檔案要素，具備轉化為檔案的條件，從而實現對文件的“源頭控制”，規(guī)范形成文件，確保文件具有檔案資格。

檔案要素前置的本質是一個文件檔案化的過程，是文檔“前端控制”的關鍵和核心。

5 檔案要素前置的原則

首先要遵循文件形成規(guī)律，才能做到不影響業(yè)務系統(tǒng)運行規(guī)律，才不會影響“文件”階段的使用。其次，檔案要素前置要能實現文件的“檔案化”。將檔案管理規(guī)則、要求，提前設計前置到文件構成要素之中，使文件形成的現狀在滿足業(yè)務活動需要的同時與檔案管理的要求相一致，從而使文件在信息系統(tǒng)的形成過程中就先天具有檔案資格，具備直接轉化檔案的條件。最后，在“文檔一體化”信息系統(tǒng)中要具有文件直接轉化歸檔的能力。這就需要對“前端控制”進行通盤規(guī)劃，將檔案要素前置于文件形成的源頭，前置于無縫銜接的“文檔一體化”信息系統(tǒng)中，將業(yè)務環(huán)節(jié)提前部署，在對文件生命周期的全過程通盤規(guī)劃的基礎上，保障文件從“孕育”、到產生、到流轉、到歸檔，一直在系統(tǒng)監(jiān)控下進行，并且保存電子文件關鍵節(jié)點的修改痕跡和管理過程元數據，形成和流轉過程中自動采集電子文件元數據，并形成規(guī)范的結構化數據。

6 檔案要素前置的內容

檔案要素前置過程中究竟需要前置哪些檔案要素呢？概括地來說，主要包括四個方面內容。

6.1 文件格式要素

文件格式要素是有關文件架構及其各組成部分的規(guī)定。不管是文件工作領域還是檔案工作領域，現行的很多標準規(guī)范對文件形成和檔案管理均有指導和參考作用，這些標準規(guī)范從紙張大小、字體大小、顏色、字跡、格式等做了規(guī)定。據此設置科學完整的包含文件格式各要素的標準文檔模板或構架規(guī)則并將其預先嵌入系統(tǒng)，從而實現在線啟用標準文檔模板或結構進行文件起草。比如一般公文按照《黨政機關公文格式》（GB/T 9704—2012）版頭、主體、版記方面要素嵌入；一些專業(yè)性極強的規(guī)范表單，如水利、房屋、公路、鐵路等工程建設項目文件則按照行業(yè)規(guī)定對不同階段需要形成的文件進行標準模板規(guī)范，并把規(guī)范的標準模板嵌入信息系統(tǒng)中，保障文件在先天孕育階段就規(guī)范、完整，提高文件質量，降低因人工隨意性導致的出錯率等。

6.2 文件流程要素

文件流程要素是有關文件在流轉過程中各種角色和手續(xù)的規(guī)定。在既定的業(yè)務活動中，設置必要的相關管理制度和規(guī)則，并預先嵌入系統(tǒng)，可以確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范、形成的文件手續(xù)完備。如文件初審人、終審人、簽發(fā)人、蓋章等要素置于系統(tǒng)中，使文件在起草之后的整個流轉形成中，該形成的記錄都有記錄。這可以保障文件形成階段手續(xù)完備、內容真實、過程被監(jiān)管；可以保障文件來源可靠、程序規(guī)范；可以保證文件的原始性、合法性，使其具有憑證效力。

6.3 檔案管理要素

檔案管理要素主要包括檔案管理各環(huán)節(jié)的管理標準和規(guī)范，包括文檔分類整理標準和規(guī)范、文檔鑒定標準和規(guī)范、歸檔移交標準和規(guī)范等。文檔分類整理標準和規(guī)范包括文件分類整理中所需要的分類方案，歸檔范圍表、檔號編制規(guī)則、著錄規(guī)則等，將其嵌入系統(tǒng)，可以使文件在形成過程中就被自動識別歸類、序列、編目和編號。文檔鑒定標準和規(guī)范是指向系統(tǒng)提供的文檔鑒定規(guī)則，主要是歸檔文件保管期限表，將其嵌入系統(tǒng)，可以使系統(tǒng)在文件形成過程中確定文件的保管期限。歸檔移交標準和規(guī)范是指向系統(tǒng)提供文件歸檔移交條件、時間節(jié)點等的規(guī)定，以便系統(tǒng)在文件規(guī)范形成后自動或半自動進行歸檔移交，提升歸檔的齊全、完整率。所以文件本身具有“檔案構成要素”將為文檔一體化系統(tǒng)的智能自動整理打下基礎，大大減輕檔案整理的強度，保證了檔案整理質量與效率。

6.4 元數據要素

元數據是描述電子文件的內容、結構、背景信息及其整個管理過程的數據。為了確保文件形成原始真實和符合檔案管理的要求，前置檔案要素的通盤考慮中還需包括文檔元數據要素，即元數據實施方案。對元數據的類型、實體對象和描述方法進行規(guī)定，對元數據元素及獲取要求、存儲格式等進行預先確定。系統(tǒng)中元數據主要包括基本內容信息、流程信息、歸檔交接信息、電子文件信息、檔案業(yè)務信息等，如文件題名、責任者、形成日期、附件、頁數、版本、文件類型、檔號、保管期限、分類代號、案卷號、起始時間、結束時間、歸檔時間、審核人等等。通過前置元數據要素，系統(tǒng)中每一份文件的產生、流轉、修改直到歸檔利用等痕跡都會被記錄、捕捉、分類和存儲，形成全面、完整的元數據記錄，以佐證電子文件的真實性和原始性，保證電子文件的基本信息可還原、工作業(yè)務可還原。

7 檔案要素前置的方法

首先，要做好“頂層設計”，就檔案要素前置在文檔一體化系統(tǒng)中的位置、前置的原則、前置的內容等進行科學設計和確定。檔案要素前置會涉及業(yè)務系統(tǒng)文件標準，所以要掌握業(yè)務部門中文件的形成規(guī)律、文件標準，保證設計的前置檔案要素標準不脫離實際，不一廂情愿，不影響文件在業(yè)務活動中的正常運行；同時要根據業(yè)務活動的專業(yè)特點，分析、總結、歸納出文件間的有機關聯性，從而選擇相應的著錄規(guī)則與有機關聯原則，使檔案要素能方便、順利地融入文件形成中，如確定參見號的設置規(guī)則。其次，根據頂層設計進行文本制作，形成科學、完整、成套的檔案要素前置方面的標準規(guī)范文件和說明性文件，以便開展無縫銜接的“文檔一體化”系統(tǒng)的研發(fā)。最后，指導和檢查相關人員按照預定目的和設計在系統(tǒng)中落實檔案要素前置事項，簡化和優(yōu)化工作程序，打破文件管理和檔案管理的壁壘，提升文件檔案的標準化水平，使文檔管理變?yōu)橐粋€連貫統(tǒng)一的過程。