醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的作用及價值

□ 河北唐山 王 蕾

檔案管理工作是醫(yī)院管理的核心組成部分，不僅關(guān)乎醫(yī)院數(shù)據(jù)處理能力，更關(guān)乎病患處置效果及醫(yī)院營運水平。伴隨時間的推移，公眾對身體健康的需求日漸高漲，國民看病逐年遞增，檔案數(shù)量逐漸保障，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求。由于檔案總量劇增，增加了資料整理及查閱的難度，無法發(fā)揮檔案原本的價值，同時也為相關(guān)工作帶來難題。為了解決醫(yī)院檔案管理工作與時代需求不匹配的問題，需實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展，提升檔案管理工作效率，為檔案查閱及調(diào)用提供保障?；诰W(wǎng)絡(luò)共享的特點，實現(xiàn)對檔案的一鍵查閱與調(diào)用，提升醫(yī)院綜合實力，推動醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。

一、醫(yī)院檔案管理發(fā)展趨勢

醫(yī)院檔案管理是對檔案信息的收集、整理、翻閱及利用，信息技術(shù)檔案管理可利用信息技術(shù)對檔案信息資源進行統(tǒng)整排列，結(jié)合智能算法按照類型、時間等進行區(qū)分。醫(yī)院檔案內(nèi)容具有繁雜且大量的特點，隨著患者人數(shù)的增加，醫(yī)院檔案管理面臨巨大難題。伴隨計算機技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理面向多元化及智能化發(fā)展，在信息技術(shù)的幫助下可有效提升檔案處理效率及調(diào)用速率，更加凸顯了檔案的服務(wù)效能，同時也讓檔案信息的價值得以有效發(fā)揮，解決了傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式效率低且錯誤率高的問題。傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對紙質(zhì)檔案的收集與整理，但在信息技術(shù)的輔助下，出現(xiàn)了圖片、視頻、音頻等數(shù)字類檔案。若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)檔案管理模式，既影響檔案管理效率，還會限制醫(yī)院的數(shù)字化發(fā)展。利用信息技術(shù)后，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，解決了檔案類型單一且翻閱效率低的問題。總體而言，信息技術(shù)的出現(xiàn)改變了醫(yī)院檔案管理模式，推動了醫(yī)院檔案管理智能化高效化發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的作用及價值

1.實現(xiàn)醫(yī)院資源的合理調(diào)配。醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展可提升資源調(diào)配效率，可提升醫(yī)院歸檔及資料整理工作效率，有助于提升醫(yī)院資源利用效率。將信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中可解決醫(yī)院工作人員不足的問題，有助于及時解決醫(yī)療服務(wù)問題，同時確保醫(yī)生可及時獲得患者醫(yī)療檔案信息，對患者進行及時救治，讓檔案管理工作者可依照醫(yī)生醫(yī)療結(jié)果開展資料歸檔工作，持續(xù)提升檔案管理效率，提升醫(yī)院醫(yī)療水平。醫(yī)院通過對信息技術(shù)的合理運用，可讓醫(yī)生及時查找患者病歷信息，并將各項數(shù)據(jù)錄入到信息系統(tǒng)中，有助于不同部門共用檔案信息，在第一時間獲得患者就診信息。依托信息技術(shù)，可對病歷信息進行及時歸檔，顯著提升檔案資料利用效率，讓其更好地服務(wù)于患者。醫(yī)院內(nèi)部各部門通過信息技術(shù)可進行資料共享與數(shù)據(jù)互聯(lián)，讓患者避免 重復(fù)性掛號，可讓患者在第一時間下就診。在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可解決重復(fù)建檔、重復(fù)化驗等問題，把握患者就診的黃金時期。同時，借助信息技術(shù)可讓所有科室按照標(biāo)準(zhǔn)化及流程化辦事，讓醫(yī)院所有醫(yī)療資源可得到有效調(diào)配，讓我國醫(yī)療事業(yè)良性發(fā)展。

2.有助推動醫(yī)院檔案管理模式的現(xiàn)代化發(fā)展。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的持續(xù)發(fā)展下，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們?nèi)粘Ｉ畹姆椒矫婷?。信息技術(shù)在檔案管理工作的應(yīng)用是技術(shù)革新與科技發(fā)展的必然選擇。利用信息技術(shù)，可顯著提升檔案管理質(zhì)量，讓醫(yī)院發(fā)展與社會現(xiàn)代化進程相匹配。傳統(tǒng)檔案管理大多采用紙質(zhì)檔案的形式，紙質(zhì)檔案資料整理效率較低，同時很容易受到火災(zāi)、水、蟲害等因素影響，導(dǎo)致檔案完整度不足，既影響檔案資料的利用，同時也不利于資料的共用與存儲。檔案信息化轉(zhuǎn)型后，可利用計算機技術(shù)對資料進行一鍵調(diào)用，不僅提升了檔案資料整理工作效率，同時也提升檔案調(diào)用效率，減輕了人工統(tǒng)計整理工作效率低且負荷大的問題。與此同時，借助信息技術(shù)，可讓所有科室通過共享網(wǎng)站查找檔案信息，通過信息系統(tǒng)為不同部門、不同級別工作賦予權(quán)限，可省去檔案調(diào)取審批的流程，提升了工作效率。醫(yī)院工作人員可通過醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)隨時查找檔案信息，無需在檔案室尋找患者病歷檔案，讓患者就診更為便捷，推動了醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院運營過程中主要面對的是患者，患者是醫(yī)院的主要服務(wù)對象。因此，讓患者看病感到便捷是醫(yī)院提升辦院水平的重要指標(biāo)。傳統(tǒng)就醫(yī)模式中，患者需要在地方排隊才能獲得一次看病機會，促使患者看病成本較高，不僅就診體驗差。同時，也降低了醫(yī)生接待患者的效率。將信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中后，可通過信息系統(tǒng)為患者分配對應(yīng)的科室，實現(xiàn)了醫(yī)院資源的充分利用。目前，大部分醫(yī)院基本實現(xiàn)了線上掛號，讓患者看病更為便捷及輕松。為了進一步提升患者看病效率，提升醫(yī)院服務(wù)水平，需借助信息技術(shù)，對醫(yī)院檔案進行合理分類及整理，把各類科室檔案信息整合到醫(yī)院公共信息平臺中，實現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療水平的進一步提升。與此同時，在對不同檔案進行整理時，利用信息技術(shù)可解決不同地區(qū)檔案信息處理差異性的問題，借助標(biāo)準(zhǔn)化制度，讓醫(yī)院檔案在信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)中科學(xué)互通，可以最大限度保證患者就醫(yī)效率，提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量。

4.為醫(yī)院決策提供參考。醫(yī)院檔案管理工作主要根據(jù)科室需求對患者檔案信息進行分類及存儲，利用信息技術(shù)后可為信息歸檔提供便利。隨著信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案信息化成為醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的必然方向。在時間的推移下，檔案資料持續(xù)累計，讓資料處理難度持續(xù)加大，傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足當(dāng)前工作需求，因此為了提升檔案資料利用效率，應(yīng)發(fā)揮檔案資料的價值，推進醫(yī)院檔案管理工作的信息化發(fā)展。借助信息技術(shù)，醫(yī)院可將檔案資料統(tǒng)一到一個平臺中，在醫(yī)院開會期間可對所需資料進行一鍵調(diào)用，例如在疑難雜癥治療中，紙質(zhì)檔案在分發(fā)及閱讀中不夠便捷，利用信息技術(shù)可將患者病癥及檔案信息呈報在會議屏幕上，有助于商討患者疾病治療手法。此外，借助信息化檔案資料，決策者可隨時了解醫(yī)院醫(yī)療水平及發(fā)展?fàn)顟B(tài)，同時評估醫(yī)院營運狀態(tài)，對醫(yī)院未來發(fā)展提供科學(xué)的規(guī)劃，可隨時查找檔案信息，為醫(yī)院決策及制定戰(zhàn)略規(guī)劃提供依據(jù)。檔案管理信息化可最大限度發(fā)揮檔案工作的價值，為醫(yī)院穩(wěn)定運營及持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，提升醫(yī)院發(fā)展水平。除此之外，檔案信息化對醫(yī)院檔案管理工作及醫(yī)院營運具有明顯的促進作用。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.醫(yī)院檔案管理制度有待完善。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中檔案管理制度是評價檔案管理信息化建設(shè)程度的重要指標(biāo)，所以在醫(yī)院檔案管理過程中既要具備細化的管理流程，同時也需具備精細化的管理標(biāo)準(zhǔn)。目前，部分醫(yī)院在檔案管理信息化建設(shè)中側(cè)重于信息技術(shù)的應(yīng)用，僅將檔案管理工作從線下模式轉(zhuǎn)化為線上模式，并未對此建立線上特有的檔案管理章程，促使線下檔案管理制度與線上管理制度不匹配，不適用于現(xiàn)代化檔案管理工作，極易出現(xiàn)工作不規(guī)范的問題。

2.部門協(xié)同性不足。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的目的是提升檔案管理效率及質(zhì)量，但部分醫(yī)院在檔案信息化管理中沿用了傳統(tǒng)的管理體系，其弊病主要體現(xiàn)在審批流程與部門溝通方式上。利用信息系統(tǒng)后，本應(yīng)可提升審批速度，但由于不同部門之間的協(xié)同性不足，導(dǎo)致審批流程依舊冗雜。與此同時，在信息逐級呈報中，雖然不同部門之間在傳遞信息過程中需經(jīng)過系統(tǒng)多重驗證，但系統(tǒng)讓部門職責(zé)融為一團，導(dǎo)致不同部門的責(zé)權(quán)混淆，一旦信息呈報出現(xiàn)問題將出現(xiàn)職責(zé)歸屬難的問題，從而削弱了信息技術(shù)的真正價值。

3.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)缺乏長效考量。醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理乃至醫(yī)院管理的數(shù)字化、集成化發(fā)展，但是部分醫(yī)院在利用信息技術(shù)時僅將其作為一時之便，未注重技術(shù)的長效化應(yīng)用。例如，檔案信息化管理有兩大優(yōu)勢，一是改變檔案管理模式，提升資源配置效率；二是發(fā)揮監(jiān)管功能，讓所有信息的調(diào)取均有章可循。目前，部分醫(yī)院僅認識到前者的重要性，未有效利用檔案信息化管理的監(jiān)管功能，未設(shè)立獎懲制度，導(dǎo)致檔案信息化管理實效性不足。

4.人才專業(yè)化水平有待提升。在信息技術(shù)的高速發(fā)展下，醫(yī)院檔案管理基本實現(xiàn)了檔案信息化轉(zhuǎn)型，但部分檔案管理工作者自身信息技術(shù)素養(yǎng)不足，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化建設(shè)舉步維艱。在醫(yī)院檔案管理工作中，管理人員的工作水平?jīng)Q定著檔案信息化推進程度，如果管理者不具備對應(yīng)的信息素養(yǎng)及熟練運用信息技術(shù)的能力，將無法保證檔案管理信息化的有序開展。與此同時，醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展中，忽視了人員信息化管理能力的提升，未及時地進行技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致部分管理者僅能在實際工作中慢慢摸索，從而導(dǎo)致檔案信息化管理實效性不足。

5.醫(yī)院檔案管理智能化水平不足。目前，大部分醫(yī)院均利用信息技術(shù)對檔案管理模式進行改革，但檔案管理信息化系統(tǒng)的智能化水平有待提升。在智能化系統(tǒng)開發(fā)能力不足的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案存在暴露風(fēng)險。相對醫(yī)院檔案信息而言，是患者絕對私密的信息，一旦泄露將對患者生活帶來巨大影響。對此，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中需認識到智能系統(tǒng)與技術(shù)應(yīng)用的重要性。

四、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.健全規(guī)章制度，落實責(zé)任制度。為了推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)，需加強制度建設(shè)，為檔案信息化提供約束及指導(dǎo)。其一，制定廉政檔案管理制度，將移交、核查、查閱、銷毀、歸檔等工作作為檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，并定期核查工作狀況，對存在問題進行會議分析，加強研判工作力度，為檔案信息化管理提供保障。其二，建立檔案層級管理機制，解決同級管理難度大的問題。通過建立責(zé)權(quán)制度，并出臺與醫(yī)院運營匹配的責(zé)任體系，讓檔案管理人員認真履職。相對數(shù)據(jù)填報人員，需確保數(shù)據(jù)的真實性及有效性，保證檔案信息的完整性及準(zhǔn)確性，對數(shù)據(jù)資料負責(zé)，對病人負責(zé)。其三，建立檔案管理追究責(zé)任制度，當(dāng)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題的事件后，需追責(zé)到個人，讓所有人員都認識到檔案管理工作的重要性。在檔案管理出現(xiàn)紕漏后，根據(jù)信息情節(jié)輕重，對不按照規(guī)章辦事的人員予以嚴(yán)懲，主要方式為通報批評或紀(jì)律處分。其四，加強醫(yī)院信息制度建設(shè)，通過搭建信息化平臺，將傳統(tǒng)檔案管理事務(wù)藤架到信息系統(tǒng)中，并對紙質(zhì)檔案進行存儲，確保紙質(zhì)根檔案的完整性。針對電子檔案，需進行三級備份，即除了可查閱的檔案外，還需對檔案進行兩次備份，分別存儲在不同主機內(nèi)，避免檔案遺失。

2.統(tǒng)籌管理，實現(xiàn)部門聯(lián)動。針對醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中各部門相互獨立的問題，需讓各部門認識到“利益共同體”的內(nèi)涵，全面梳理行業(yè)流程及環(huán)節(jié)，秉持查缺補漏的理念簡化事務(wù)處理流程。與此同時，制度制定時應(yīng)深思熟慮，吸納各部門的意見，同時考慮各部門行使權(quán)力中是否存在交叉的問題，如果存在事務(wù)交叉需按照事項與部門間的關(guān)聯(lián)度劃分最終責(zé)任人，解決事務(wù)處理中流程冗雜的問題。當(dāng)聯(lián)合第三方機構(gòu)指定內(nèi)控制度時，需考慮制度與法律文化的合規(guī)性及時效性，與監(jiān)管部門溝通，及時剔除陳舊條例，確保內(nèi)部控制合規(guī)合法。針對審核管理機制，需建設(shè)制度審核流程，確定制度審核的責(zé)任部門，明確相關(guān)職責(zé)范疇與工作要求，行內(nèi)規(guī)章制度在正式發(fā)文公布前，均需通過合規(guī)性、有效性審查，保障醫(yī)院制度的規(guī)范性和指導(dǎo)性?？傮w而言，檔案管理信息化建設(shè)中需實現(xiàn)各部門的聯(lián)動，同時發(fā)揮制度的約束效力，不可脫離醫(yī)院營運的現(xiàn)實需求，通過優(yōu)化制度體系，實現(xiàn)部門間協(xié)調(diào)運作，保障醫(yī)院穩(wěn)定運營。

3.落實管理辦法，建構(gòu)長效運營機制。為發(fā)揮醫(yī)院檔案信息化的作用，醫(yī)院應(yīng)制定科學(xué)的檔案管理監(jiān)督方案，落實監(jiān)督管理細則，確保各項制度可順利推進，保證檔案信息化管理工作中存在的問題可在第一時間被發(fā)現(xiàn)。醫(yī)院檔案管理者需有效監(jiān)督管理，保證檔案信息的真實性及有效性，讓其可為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的順利開展提供保證。醫(yī)院借助互聯(lián)網(wǎng)記載檔案歸檔信息，采用定期抽查與不定期抽查的方式監(jiān)督檔案管理工作效果，在第一時間發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或檔案工作開展不良的問題。此外，在上述問責(zé)制度的基礎(chǔ)上，制定獎勵制度，讓工作者在受約束的同時，也可通過認真履職獲得相應(yīng)回報，提升人員工作積極性。通過監(jiān)督與獎勵，建構(gòu)醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展長效機制，將檔案管理信息化理念貫穿到檔案工作全流程中。

4.提升醫(yī)院檔案管理人員綜合能力。醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展中需配備定量的信息技術(shù)管理人員，為實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理機制的常態(tài)化運行，需建立一支綜合能力及素養(yǎng)滿足檔案管理需求的專業(yè)人才隊伍。檔案管理工作需持續(xù)提升人員綜合素養(yǎng)，適應(yīng)信息技術(shù)的快速發(fā)展。其一，醫(yī)院檔案管理中需注重引入新鮮血液，為醫(yī)院檔案管理引進新的技術(shù)人才，可與高校進行合作，與高校學(xué)生簽訂就業(yè)協(xié)議后拓寬人才來源，為培養(yǎng)專項人才提供保障。其二，需設(shè)立常態(tài)化信息化檔案管理部門，注重原職工能力的提升，定期開展培訓(xùn)，引導(dǎo)及鼓勵員工學(xué)習(xí)與信息技術(shù)相關(guān)的檔案管理技術(shù)，持續(xù)提升自身業(yè)務(wù)水平，尤其注重維修及設(shè)備檢查方面能力的提升。最后，推行信息化檔案管理人才引進常態(tài)化機制，對專項人才提供扶持資金，調(diào)動人才學(xué)習(xí)及提升積極性，持續(xù)為醫(yī)院檔案管理注入新生力量。

5.建立信息化檔案系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理具有量大、復(fù)雜且價值高的特點，所以必須注重檔案管理。信息化背景下，紙質(zhì)檔案逐漸被數(shù)字檔案取代，醫(yī)院需順應(yīng)時代發(fā)展，實現(xiàn)檔案類型的轉(zhuǎn)化。對此，醫(yī)院需建立專門的檔案管理系統(tǒng)，并配備專有數(shù)據(jù)庫，提升檔案管理效率及檔案調(diào)用速度。首先，基于大數(shù)據(jù)技術(shù)引入并收集檔案信息，將其匯總在數(shù)據(jù)庫中，加強檔案管理及存儲管理。其次，在實踐中持續(xù)探索數(shù)據(jù)庫優(yōu)化方案，注重數(shù)字化管理系統(tǒng)的改良及升級，持續(xù)創(chuàng)新數(shù)據(jù)調(diào)用算法，同時也需加強系統(tǒng)安全性，對維護系統(tǒng)、安全保護系統(tǒng)及管理系統(tǒng)進行分類，讓系統(tǒng)按照不同標(biāo)準(zhǔn)發(fā)揮最大作用。

五、結(jié)束語

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是確保我國醫(yī)院工作順利開展的基礎(chǔ)。醫(yī)院需認識到檔案管理信息化的價值，采用互聯(lián)網(wǎng)思維實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型，制定科學(xué)可行的檔案管理制度，讓檔案信息化管理工作可有效落實到基層工作中，提升我國醫(yī)院檔案管理工作的效率及效果，為我國醫(yī)療事業(yè)良性發(fā)展提供保障。