醫(yī)療保障檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

張曉晨

（鄆城縣醫(yī)療保障局，菏澤 274000）

醫(yī)療保險(xiǎn)是影響民生的核心事業(yè)。隨著保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的增加，保險(xiǎn)品種增多，工作越來(lái)越煩瑣，需要報(bào)銷的人員數(shù)目也迅速增加，這需要他們創(chuàng)新工作模式。當(dāng)前，醫(yī)療保障檔案機(jī)制已經(jīng)初步形成并逐步摒棄了舊有的管理方式，采用了一些現(xiàn)代化的管理方法和措施。然而，由于缺乏健全的體系，仍然存在一些不足和缺陷，在實(shí)踐中，要繼續(xù)健全模式并優(yōu)化模式，發(fā)揮出醫(yī)療保障檔案原本的價(jià)值。

一、醫(yī)療保障檔案管理工作的重要性

醫(yī)療保障檔案要想實(shí)現(xiàn)有效、科學(xué)的管理，在某種程度上要依靠醫(yī)院的發(fā)展規(guī)模和內(nèi)部管理質(zhì)量。醫(yī)院在發(fā)展自身業(yè)務(wù)的過(guò)程中，必然會(huì)有許多成就，這些成就在檔案中都會(huì)有所體現(xiàn)，要更好地理解和了解醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程，檔案是最直觀的參考依據(jù)。所以，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作也要同步發(fā)展。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展持續(xù)向好，我們一定要盡早改變醫(yī)療檔案管理觀念，建立起新時(shí)代的檔案管理理念，努力改進(jìn)檔案管理工作的模式，使檔案數(shù)據(jù)能夠更準(zhǔn)確地記錄和顯示單位發(fā)展歷程，切實(shí)有機(jī)整合檔案管理與單位的內(nèi)部管理活動(dòng)，保證相關(guān)工作順暢進(jìn)行。檔案材料是在各種主營(yíng)業(yè)務(wù)及醫(yī)院全面發(fā)展進(jìn)程的基礎(chǔ)上發(fā)展起來(lái)的，它們準(zhǔn)確記載了各種過(guò)去發(fā)生的事件，對(duì)單位負(fù)責(zé)人的決策有非常重要的意義。單位的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)管理層可以分析檔案，總結(jié)前期積累的經(jīng)驗(yàn)并融合醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，建立起與之相適應(yīng)的發(fā)展模式，讓管理更加高效和合理。目前，保險(xiǎn)種類越來(lái)越多，需要報(bào)銷的人員數(shù)目也日漸增多，將信息上傳到社會(huì)保障檔案的工作任務(wù)量也在持續(xù)上漲。顯然，在醫(yī)保方面，合理的制度和規(guī)定要借助于質(zhì)量?jī)?yōu)良、信息準(zhǔn)確的基礎(chǔ)資料的支撐，這樣才能制定出合理、規(guī)范的管理辦法，也有利于決策。假如支撐材料準(zhǔn)確、合理，決策者就能拓展他們的眼界和思維，持續(xù)精進(jìn)決策，在短時(shí)間內(nèi)做出科學(xué)、合理的決策，同時(shí)保證可行性。所以，一定要保證醫(yī)療保障檔案的規(guī)范化發(fā)展，為決策層提供的資料越是全面充足，參考意義也就越大，這一點(diǎn)很重要。

二、醫(yī)療保障檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)薄弱，管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)有待加強(qiáng)

醫(yī)療保障檔案不同于實(shí)際的臨床工作，無(wú)法立即顯示出其經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。所以，管理者、職能機(jī)構(gòu)和臨床部門(mén)都普遍不能正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，顯示出重視臨床經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)管理、忽視檔案管理的特點(diǎn)，無(wú)法看到檔案管理工作對(duì)醫(yī)院文化的有利價(jià)值、檔案在醫(yī)院發(fā)展進(jìn)程中產(chǎn)生的貢獻(xiàn)性，以及其對(duì)管理工作的價(jià)值。有些檔案管理人員在理解上存在偏差，會(huì)認(rèn)為這項(xiàng)工作屬于常規(guī)保管性事物，并不需要投入太多精力，只要保證資料不丟失、不泄露就可以，進(jìn)而將該項(xiàng)工作目標(biāo)局限于應(yīng)付查檔等。隨著醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療保障檔案也出現(xiàn)了一系列變化，無(wú)論是內(nèi)在表現(xiàn)還是外在表現(xiàn)，加之當(dāng)前缺乏規(guī)范的管理制度和考核評(píng)價(jià)體系，許多醫(yī)院都是孤立摸索，借助于經(jīng)驗(yàn)和實(shí)踐自己研究。此外，由于醫(yī)院的配置模式不一樣，就公立醫(yī)院來(lái)說(shuō)，有些直接歸衛(wèi)生廳管理，有些歸醫(yī)科大學(xué)管理，行政系統(tǒng)和業(yè)務(wù)不盡相同，檔案管理的形式和要求也不一致，使得醫(yī)療保障檔案管理淡漠化、邊緣化，更不用說(shuō)科學(xué)規(guī)范的管理了。

（二）檔案管理制度不健全，管理方法落后

國(guó)家在醫(yī)療方面一直在進(jìn)行改革，但是醫(yī)療保障檔案卻缺乏更新和改進(jìn)。大部分醫(yī)院沒(méi)有對(duì)檔案管理開(kāi)展考核和評(píng)估，缺乏同醫(yī)院發(fā)展相適應(yīng)的檔案管理辦法和合理的考核模式，醫(yī)保檔案還沒(méi)有形成健全的管理體系和統(tǒng)一規(guī)范的管理辦法。醫(yī)療的迅猛發(fā)展，讓臨床上開(kāi)始更加廣泛地出現(xiàn)各種高新技術(shù)，但與之矛盾的是，醫(yī)療保障檔案仍處于手動(dòng)記錄的發(fā)展階段，沒(méi)有現(xiàn)代化技術(shù)的痕跡，不夠統(tǒng)一和科學(xué)，記錄不全的情況經(jīng)常出現(xiàn)。一些醫(yī)院為了減少資金成本投入，不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理方面獲得的資金明顯不夠充分，檔案管理觀念落后，缺乏快捷的信息查詢數(shù)據(jù)庫(kù)，也就無(wú)從談起資源的高效和合理利用。

（三）醫(yī)療保障檔案管理機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步健全

一般來(lái)說(shuō)，許多醫(yī)院都是由綜合檔案機(jī)構(gòu)管理一般性文件、科技檔案、基礎(chǔ)設(shè)施和基建檔案、會(huì)計(jì)檔案及影像檔案等，并負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的整理和查閱，至于科研方面和教學(xué)方面的檔案則是由具體的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，病歷檔案由病例研究機(jī)構(gòu)管理，人事檔案由人事部負(fù)責(zé)，在單位內(nèi)部建立起許多部門(mén)共同管理檔案的管理體系，工作呈現(xiàn)分散發(fā)展的特點(diǎn)，沒(méi)有建立起一個(gè)規(guī)范性的組織模式。加之傳統(tǒng)理念的制約，導(dǎo)致檔案管理者一般將文件按照日常性的檔案展開(kāi)管理，對(duì)醫(yī)生及科研機(jī)構(gòu)在學(xué)術(shù)方面創(chuàng)作的理論研究、撰寫(xiě)的手稿重視程度不夠，對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況、保存情況沒(méi)有加以一定的重視，大型儀器和設(shè)施在資料管理方面不夠完善，通常忽視了對(duì)它們的管理，導(dǎo)致在科研方面、基建方面和設(shè)備管理方面的檔案比較缺乏，這也是當(dāng)前醫(yī)療保障檔案方面的管理薄弱點(diǎn)。

（四）缺乏專業(yè)的管理人員及健全的檔案管理體系

醫(yī)療保障檔案的管理是一項(xiàng)高度職能化、政治化和行政化的工作，需要經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)豐富和協(xié)調(diào)能力強(qiáng)的專業(yè)檔案員，以及具有較強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和文件組織能力的兼職檔案員。大多數(shù)記錄是由兼職人員根據(jù)其部門(mén)任務(wù)，相應(yīng)地展開(kāi)材料收集和分類工作，然后整理成檔案。兼職人員負(fù)責(zé)醫(yī)療保障檔案管理中最基本和最關(guān)鍵的工作，這對(duì)管理的質(zhì)量和水平有關(guān)鍵性的影響。但當(dāng)前，除了少數(shù)專業(yè)文秘人員外，參與醫(yī)療保障檔案管理的大部分工作人員都是兼職員工，他們的日常工作強(qiáng)度大，處理文件的精力有限，很難及時(shí)、完整地處理文件。此外，一些管理者對(duì)綜合管理機(jī)構(gòu)隨意安排剩余勞動(dòng)力，負(fù)責(zé)檔案工作的人員流動(dòng)性較大。檔案管理工作者的技能水平、文化層次和年齡各不相同，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶I(yè)培訓(xùn)和使用科學(xué)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的經(jīng)歷，導(dǎo)致檔案管理工作難以取得有效進(jìn)步。所以，如果不能建立起一支素質(zhì)能力過(guò)硬的檔案員隊(duì)伍，很難在醫(yī)療保障檔案管理方面取得突破性進(jìn)展。

（五）檔案管理設(shè)施整理不全，需要進(jìn)一步提升現(xiàn)代化管理水平

隨著醫(yī)院的迅猛發(fā)展和擴(kuò)張，醫(yī)療保障檔案領(lǐng)域的種類及數(shù)量都相應(yīng)地增加了，這在某種程度上增加了檔案管理工作者的工作強(qiáng)度。然而，當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院在檔案管理方面缺乏標(biāo)準(zhǔn)化記錄，檔案管理設(shè)備不足，而且已有的設(shè)備也都比較落后，管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)落后，這些都限制了醫(yī)保工作的開(kāi)展?？梢钥吹剑?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在持續(xù)發(fā)展壯大，普及程度已經(jīng)十分廣泛，然而整體上利用這些技術(shù)開(kāi)展檔案管理的醫(yī)院數(shù)量還很少，這就導(dǎo)致醫(yī)療方面的檔案管理規(guī)模還沒(méi)有相應(yīng)提高。

三、改進(jìn)醫(yī)療保障檔案管理工作的思考

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)

要從源頭上提高醫(yī)療保障檔案管理的質(zhì)量和效率，就必須更加重視醫(yī)療保障檔案工作，工作者一定要正確認(rèn)識(shí)到管理醫(yī)療保障檔案的價(jià)值和意義，立足醫(yī)?，F(xiàn)狀，強(qiáng)化管理，助推醫(yī)療保障檔案管理工作的開(kāi)展；注重對(duì)工作人員的培訓(xùn)，讓管理者的整體素質(zhì)有所提升，加強(qiáng)專業(yè)技能，立足于宣傳和教育，讓人們能夠正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)療保障檔案管理工作的價(jià)值，為檔案管理的整體推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)此重視才能確保檔案管理工作順利進(jìn)行，也是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)條件和前提。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理納入醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中，與醫(yī)院業(yè)務(wù)保持一致的規(guī)劃和發(fā)展，積極宣揚(yáng)醫(yī)療保障檔案管理工作的重要價(jià)值，強(qiáng)化醫(yī)療保障檔案管理工作的專業(yè)性學(xué)習(xí)，讓全體員工正確了解檔案管理工作的意義和價(jià)值，把檔案管理工作與醫(yī)院的常規(guī)工作緊密相連，積極推進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

規(guī)范的管理辦法能夠促進(jìn)各種工作扎實(shí)開(kāi)展?？偟膩?lái)說(shuō)，實(shí)際的衛(wèi)生工作中沒(méi)有建立起統(tǒng)一的管理體系，也就不能展示出檔案管理的作用和價(jià)值。檔案管理是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，程序緊密。統(tǒng)一的管理辦法能夠避免檔案管理工作雜亂無(wú)章，確保檔案管理工作能夠獲得長(zhǎng)期的可持續(xù)發(fā)展。為了全面落實(shí)檔案管理工作，應(yīng)該對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行科學(xué)設(shè)置，并配備優(yōu)秀的工作人員，從根本上保證執(zhí)行效果。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》等一系列政策和管理辦法，同時(shí)考慮到本院檔案管理工作的現(xiàn)狀，逐漸完善檔案管理工作，確保檔案在管理、歸檔和借閱、傳遞方面都能嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亻_(kāi)展和運(yùn)作，同時(shí)做好檔案的保密、銷毀、留存等工作，使檔案工作的相關(guān)流程都有規(guī)章制度作為保障，管理清晰、辦法明確。還需要統(tǒng)一管理和評(píng)估所有類型的檔案、不同的記錄媒介，使檔案管理與醫(yī)療活動(dòng)同步進(jìn)行評(píng)估和發(fā)展。在實(shí)際工作中，要建立完善的管理制度，根據(jù)實(shí)際工作需要，明確崗位職責(zé)，避免權(quán)責(zé)交叉不一致，要確保權(quán)責(zé)清晰，建立規(guī)范的體系和制度，落實(shí)責(zé)任到人，才能從根本上提高檔案管理工作的質(zhì)效。

（三）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

由于醫(yī)療保障檔案管理在醫(yī)療保險(xiǎn)組織中是很重要的常規(guī)事務(wù)，所以要十分注重對(duì)檔案管理工作者的培訓(xùn)。通過(guò)“走出去”的方式，向檔案工作開(kāi)展得比較好的單位取經(jīng)，主要是在檔案管理方面學(xué)習(xí)好的規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)及實(shí)際工作中的具體業(yè)務(wù)，規(guī)范醫(yī)療保險(xiǎn)領(lǐng)域的工作流程，強(qiáng)化專職和兼職檔案管理者的技能水平，在科學(xué)知識(shí)領(lǐng)域和檔案管理專業(yè)方面壯大專業(yè)團(tuán)隊(duì)力量，對(duì)當(dāng)前檔案團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)或聘請(qǐng)專家來(lái)醫(yī)院授課，或派工作人員參加課程學(xué)習(xí)，持續(xù)強(qiáng)化檔案管理者的能力水平。倡導(dǎo)員工自主學(xué)習(xí)，并將學(xué)習(xí)情況同升職和崗位競(jìng)聘相關(guān)聯(lián)，更新思維，使他們能夠不斷地學(xué)習(xí)新技能、新方法，豐富自身的管理知識(shí)，尤其要積極學(xué)習(xí)云計(jì)算技術(shù)、統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)等，這樣可以靈活運(yùn)用各種硬件和軟件，讓檔案管理工作更高效。檔案管理不應(yīng)局限在收集、整理、保存信息層面，而是應(yīng)充分利用當(dāng)下資源做好產(chǎn)業(yè)服務(wù)，研究怎樣利用檔案支撐醫(yī)院發(fā)展，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，變被動(dòng)為主動(dòng)，開(kāi)發(fā)檔案信息價(jià)值并積極拓展檔案管理的新手段，可以統(tǒng)計(jì)、剖析檔案信息并進(jìn)行總結(jié)，為醫(yī)院管理層和相關(guān)部門(mén)、工作人員提供參考資料，以供大家借鑒。

（四）適當(dāng)投入，強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，配齊計(jì)算機(jī)、攝像機(jī)等儀器，并引進(jìn)打印機(jī)、掃描儀等儀器，使用檔案管理系統(tǒng)來(lái)完成檔案的建立、編目工作，并能完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和借閱查詢，以解決手動(dòng)操作下信息無(wú)法大規(guī)模儲(chǔ)存、查詢慢等問(wèn)題，提升工作質(zhì)效。符合條件的醫(yī)院，可以把檔案方面的目錄和信息接入醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)強(qiáng)化科室之間的交流，確保各種資源高效流轉(zhuǎn)和共用，適應(yīng)醫(yī)療、教學(xué)和科研內(nèi)容的要求，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療行業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。同時(shí)，還要重點(diǎn)注意以下內(nèi)容。第一，建立一個(gè)專門(mén)的檔案室。根據(jù)規(guī)定，專門(mén)的檔案室要具備防潮、防光、防火功能，具有防高溫、防盜和防蟲(chóng)的相關(guān)設(shè)備，保證庫(kù)房的濕度和溫度符合標(biāo)準(zhǔn)，使檔案能夠被妥善保管。第二，采用密集型貨架。根據(jù)檔案的范圍、保留期，以及每個(gè)科室涵蓋的業(yè)務(wù)文件和電子資料、圖表信息等分類保管，放置在貨架上，從而保存歷史文件并確保檔案的連續(xù)性。第三，強(qiáng)化文件和檔案的歸納整理。遵守年份-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)原則，收集相關(guān)信息，并準(zhǔn)確分類、整理和歸納，再考慮到保管時(shí)間的長(zhǎng)短來(lái)完成組卷工作，編制頁(yè)碼和檔案目錄。

（五）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

計(jì)算機(jī)是當(dāng)前的管理手段中最核心的工具。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理時(shí)，計(jì)算機(jī)在收集、傳輸、開(kāi)發(fā)和使用方面，功能強(qiáng)大，精準(zhǔn)快速。雖然歸檔過(guò)程與紙質(zhì)檔案的歸檔過(guò)程在表現(xiàn)形式和方法上都不一樣，在屬性和來(lái)源的性質(zhì)上二者也完全不同，然而在檔案管理領(lǐng)域，大規(guī)模使用信息技術(shù)是很有必要的。在實(shí)踐中，要加強(qiáng)信息化建設(shè)，合理運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，深化醫(yī)療保險(xiǎn)管理的功能和效果，拓寬管理寬度。在實(shí)踐中，要在現(xiàn)有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上升級(jí)醫(yī)保管理的內(nèi)容，持續(xù)更新各種數(shù)據(jù)信息，確保醫(yī)療保障檔案、管理手段能夠整體得到發(fā)展。通過(guò)引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和創(chuàng)新管理方式，輸入個(gè)人信息就能及時(shí)查詢醫(yī)保方面的資料，所以在實(shí)踐中要注重各種檔案信息的輸入和校核工作，同時(shí)要保證信息安全，避免檔案外泄，也要對(duì)一些檔案進(jìn)行備份，提供適當(dāng)?shù)墓蚕頇?quán)限，這樣才能確保檔案資料準(zhǔn)確和有效，并有利于檔案的交互，以保證信息的效率和作用，為醫(yī)療保障檔案的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

結(jié) 語(yǔ)

檔案管理能夠保存好各種前期資料，也可以給醫(yī)保制度提供重要的參考依據(jù)。所以，要合理判斷我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，通過(guò)合理的舉措擴(kuò)大醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的規(guī)模，統(tǒng)籌管理好城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險(xiǎn)體系，在資金撥付方面強(qiáng)化資金的投入，持續(xù)改進(jìn)當(dāng)前的醫(yī)療保障制度，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)技能，建立起完整的檔案管理體系，健全各種工作規(guī)程，確保檔案管理工作可以合理發(fā)展，這樣有利于促進(jìn)醫(yī)保行業(yè)的發(fā)展，也能從本質(zhì)上改正醫(yī)保工作存在的缺點(diǎn)，有利于日后的檔案管理工作。