人力資源管理中人事檔案信息的應(yīng)用

李海嬰 中海石油（中國）有限公司曹妃甸作業(yè)公司

通俗所說的人事檔案信息的管理，主要是將個人檔案的收集、整理、存儲、評估和統(tǒng)計有效地結(jié)合起來的活動。在新的市場發(fā)展背景下，企業(yè)管理內(nèi)容和要求發(fā)生了明顯變化，導(dǎo)致人事檔案信息在功能應(yīng)用上發(fā)生了變化。為了更好地發(fā)揮人事檔案信息在人力資源決策中的重要參考作用，本文闡述了人力資源管理中，人事檔案信息的應(yīng)用，內(nèi)容如下。

一、研究背景分析

人事檔案信息作為人力資源管理的基礎(chǔ)，指員工個人在學(xué)習(xí)和工作中形成的個人信息資料，能夠更全面地反映個人的經(jīng)歷、實(shí)際工作能力和績效?，F(xiàn)階段，我國大部分企業(yè)在人事檔案管理方面還存在法律法規(guī)水平低、技術(shù)資源相對落后等諸多問題。這些問題的存在，在一定程度上影響了人事檔案信息在人力資源管理決策中的使用。因此，做好人事檔案信息管理工作就顯得尤為重要。

二、人事檔案信息的重要作用

（一）為人才招聘提供良好參考

結(jié)合人事檔案信息的實(shí)際利用情況可以看出，人事檔案可以有效跟蹤錄入候選人信息，在企業(yè)的人力資源招聘工作中起到了重要的參考作用。對于公司內(nèi)部相關(guān)員工，科學(xué)地整理、統(tǒng)計和分析人事檔案信息，可以快速更新招聘標(biāo)準(zhǔn)和崗位角色，不斷提高人才招聘的規(guī)范性和可靠性，充分提高現(xiàn)有人才資源配置上的合理性。

（二）提高人力資源配置的合理性

一般來說，人事檔案的內(nèi)容包含員工的學(xué)歷、過往工作經(jīng)歷、專業(yè)能力與素質(zhì)測評、工作績效、政治面貌等一系列內(nèi)容，能夠有效反映員工的實(shí)際情況。在人才招聘過程中，人力資源從業(yè)人員可以根據(jù)人事檔案中的信息結(jié)合員工以往的工作情況和員工的綜合素質(zhì)，科學(xué)分配和分工，充分發(fā)揮人事信息檔案在人才配置中的重要職能作用。對于剛進(jìn)入公司的新員工，人力資源從業(yè)人員要結(jié)合人事檔案的信息內(nèi)容，制訂新員工可接受的培訓(xùn)計劃，更好地提升員工的實(shí)際工作能力，保證人才在公司的有序運(yùn)用，真正提高人才的素質(zhì)。

（三）為企業(yè)決策提供重要參考

人事檔案信息詳細(xì)記錄了公司員工的既往工作經(jīng)歷和業(yè)績表現(xiàn)等一系列信息，是評價和比較不同員工工作績效的主要依據(jù)，與公司薪酬內(nèi)容密切相關(guān)。人事檔案信息可以為崗位調(diào)整和員工薪酬調(diào)整提供決策依據(jù)，包括福利、獎勵和懲罰。對于一個公司的人力資源部門來說，要充分認(rèn)識做好人事檔案信息整理、統(tǒng)計工作，確保信息更加準(zhǔn)確、可信，以此為崗位配置和員工薪酬激勵提供公平依據(jù)，從而不斷提高公司員工的凝聚力。

三、人事檔案信息與大數(shù)據(jù)結(jié)合的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)對人事檔案信息的影響

人事檔案信息記錄了員工的個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐活動，對人才選拔具有重要參考價值。同時，人事檔案中的信息一定程度能夠反映員工的思想品德、業(yè)務(wù)能力和個人績效。人事檔案信息化管理旨在充分發(fā)揮員工檔案的作用，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理系統(tǒng)的發(fā)展。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，各種信息處理技術(shù)和手段，大大擴(kuò)展了人事信息檔案服務(wù)的范疇，各種便捷的信息處理軟件，實(shí)現(xiàn)了自動化的信息處理過程，具有這類功能的應(yīng)用軟件，如：星空軟件、智德軟件、Yidu Documentation等。這些軟件中可以內(nèi)置企業(yè)特定人才的需求，通過可搜索功能準(zhǔn)確定位所需求的人才和相關(guān)信息。另外，在信息化建設(shè)的發(fā)展中，辦公OA系統(tǒng)日趨完善，大大減少了傳統(tǒng)人事檔案管理獲取信息煩瑣，難以集成化的弊端。人事檔案信息大數(shù)據(jù)化可高效處理各類人事檔案中的信息和資料，經(jīng)專業(yè)檔案管理人員審核后把檔案資料轉(zhuǎn)換為電子文檔和信息，極大地提升了管理效率。

（二）強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”管理理念，多渠道全面采集個人檔案數(shù)據(jù)

個人檔案信息可以全面記錄員工的基本信息、工作情況、社會經(jīng)歷等，是單位人力資源管理中最基礎(chǔ)的部分。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人力資源管理者必須認(rèn)識到人事檔案信息管理的重要性正在日益提高，強(qiáng)化“大數(shù)據(jù)”和“云計算”的管理理念，運(yùn)用現(xiàn)代科技手段，多渠道收集個人信息，全面歸檔數(shù)據(jù)。此外，企業(yè)要建立高度的檔案管理意識，在實(shí)現(xiàn)資源合理配置的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息合理分類歸檔，將人事信息大數(shù)據(jù)與人力資源管理有機(jī)結(jié)合，提高工作效率。一方面，企業(yè)可以通過人事信息檔案管理系統(tǒng)、利用采集終端等數(shù)據(jù)接口自動獲取員工工資、考核、工作經(jīng)歷等方面的信息。在過去的人事檔案管理過程中，人事信息管理還以紙質(zhì)檔案為主，信息收集、整理和統(tǒng)計難度大，耗時長，勞動密集性高。企業(yè)借助人事信息檔案管理系統(tǒng)、采集終端、數(shù)據(jù)接口等手段，可以將所有人事檔案信息統(tǒng)一采集，匯總整理、科學(xué)統(tǒng)計。另一方面，對于外部數(shù)據(jù)環(huán)境，企業(yè)通過個人檔案信息管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)接口，可以收集員工的其他信息，如社會關(guān)系、愛好、社交等，作為正式檔案信息的補(bǔ)充，還原人才的真實(shí)狀態(tài)。這些數(shù)據(jù)可以匯總統(tǒng)稱為“人才大數(shù)據(jù)”，其能夠全面、立體地反映員工能力和綜合素質(zhì)，為人力資源決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，推動人力資源管理更加量化、科學(xué)化。此外，人事檔案管理系統(tǒng)通過與人事信息管理系統(tǒng)無縫集成，可以實(shí)現(xiàn)個人信息查詢，人事報表打印、人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)接收等功能的應(yīng)用，同時提供接收、借閱檔案等管理服務(wù)。并且企業(yè)可以通過兩個系統(tǒng)的整合，使檔案材料和個人信息系統(tǒng)的內(nèi)容保持一致，可以提高人力資源管理人員的數(shù)據(jù)化水平和工作效率。

四、人事檔案信息的具體應(yīng)用

（一）重視人事信息檔案制度建設(shè)

眾所周知，管理制度是各項(xiàng)管理工作順利開展的重要基礎(chǔ)，如果管理制度存在缺陷，將影響各類管理工作的正常有序地開展。企業(yè)人力資源從業(yè)人員還必須切實(shí)完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度，只有合法合規(guī)且清晰的管理制度，才能保證組織內(nèi)部的人事檔案信息成為資源被有效利用。在個人檔案信息管理中，企業(yè)應(yīng)要求相關(guān)人力資源從業(yè)人員切實(shí)遵守現(xiàn)有管理機(jī)制，依法依規(guī)科學(xué)管理，杜絕弄虛作假、違法違規(guī)等問題。

公司員工的個人發(fā)展對公司的整體發(fā)展有著很大的影響。在開展相關(guān)檔案信息管理工作的過程中，相關(guān)人員可以從制度層面入手，加大完善力度，使信息檔案的作用在組織管理中落到實(shí)處。在人事檔案信息的制度建設(shè)方面，員工可進(jìn)一步闡述對人力資源管理的真實(shí)要求，并通過改革現(xiàn)有的管理制度，進(jìn)一步完善人事檔案采集、查詢和錄入的模式。例如，在使用注冊系統(tǒng)和傳輸系統(tǒng)查詢個人檔案的過程中，企業(yè)應(yīng)允許員工動態(tài)更新個人檔案中的信息，提交專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行審核。在人事檔案信息的日常管理工作中，企業(yè)可以通過不斷提高檔案信息的個人透明度來提高人力資源管理的效率和質(zhì)量。

（二）提高人事檔案的完整性和真實(shí)性

人事檔案信息是員工個人經(jīng)歷和工作業(yè)績的直觀反映，具有很強(qiáng)的權(quán)威性，因此持續(xù)提高個人檔案的可靠性、真實(shí)性和完整性顯得尤為重要。例如，在人才招聘方面，企業(yè)可以通過有效提高人事檔案信息的真實(shí)性來取得更好的效果。如果應(yīng)聘者偽造證件或編造工作經(jīng)歷來欺騙公司，將會影響公司的整體人才素質(zhì)。為提高人才招聘的效率和規(guī)范性，人力資源管理者必須嚴(yán)格核實(shí)人事檔案信息的真實(shí)性。

此外，人事檔案的完整性主要體現(xiàn)在是否能夠完整記錄員工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和勝任能力上。企業(yè)人力資源管理者科學(xué)地審閱和管理各種檔案信息，能夠更加合理配置企業(yè)資源，可以更好發(fā)揮人力資源的決策效能。完整完善的人事檔案信息，可以真實(shí)有效記錄企業(yè)員工的具體工資、崗位變動等情況，從另一個側(cè)面反映企業(yè)人才利用的情況和業(yè)務(wù)發(fā)展的軌跡。

（三）打造先進(jìn)的人事檔案信息管理模式

企業(yè)可以通過構(gòu)建穩(wěn)定的電子信息服務(wù)平臺，確保人事檔案信息更加安全且用得其所。近年來，由于我國市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。在現(xiàn)代科技的強(qiáng)大支持下，人事檔案的管理難度不斷降低?，F(xiàn)有的人事檔案信息管理逐漸向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，這對企業(yè)人力資源管理者提出了新的要求。除此之外，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全面支持下，原本封閉的人事檔案信息管理模式可以與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有效結(jié)合，構(gòu)建滿足企業(yè)特定發(fā)展需求的動態(tài)人力資源管理系統(tǒng)。在企業(yè)內(nèi)部招聘過程中，電子信息服務(wù)平臺可有效提前審閱應(yīng)聘人員的學(xué)歷、職業(yè)資格證書等材料，實(shí)行電子測評信息系統(tǒng)，確保效率，人力資源管理的質(zhì)量倍增。同時，還可以有效整合企業(yè)內(nèi)部的人力資源，為企業(yè)合理配置內(nèi)部人才資源打下良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。正確使用人事檔案中的信息，可以幫助公司人力資源從業(yè)人員在最短的時間內(nèi)篩選出到符合公司崗位需要的專業(yè)人才，也可以更好地了解公司現(xiàn)有員工的能力素質(zhì)變化，實(shí)現(xiàn)人才的高效流動。

（四）提高人事檔案信息傳遞效率

公司內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識加強(qiáng)人事檔案信息管理的重要性，合理分配資源，為檔案信息的傳遞打通渠道，從而確保人事信息檔案工作各有序開展，切實(shí)發(fā)揮人事檔案信息在人才應(yīng)用和決策中的重要參考作用。

人才招聘是企業(yè)人力資源管理的順利開展的前端，人事檔案可以為這項(xiàng)工作提供良好的信息基礎(chǔ)。在人才招聘過程中，企業(yè)需要提前獲取應(yīng)聘人員的檔案信息，對檔案材料和內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核和有效的分析，以確保檔案材料的真實(shí)性，保證聘用人員的綜合素質(zhì)能夠滿足崗位需求。在人才配置過程中，企業(yè)人力資源部門可將人事檔案信息統(tǒng)計分析的結(jié)果傳遞給規(guī)劃部門，結(jié)合檔案信息的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)公司可制定更為合理的人力資源規(guī)劃并對人才需求進(jìn)行有效預(yù)測。

為有效提高檔案信息管理效率，企業(yè)需要加強(qiáng)各部門人員之間加強(qiáng)溝通，迅速發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的問題，并采取有效的控制對策，確保檔案信息真實(shí)性和時效性。例如，如果用人部門發(fā)現(xiàn)員工的職位信息與檔案填寫的信息不符，應(yīng)及時反饋給人力資源部門，人力資源管理部門需要迅速介入，核實(shí)情況，及時核準(zhǔn)檔案信息，提高信息的準(zhǔn)確性。

結(jié)合企業(yè)人才管理的發(fā)展要求，我們可以看到，通過對現(xiàn)有人事檔案信息管理模式的整合，可以顯著減少人力資源的浪費(fèi)，為企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

（五）注意事項(xiàng)

1.人事檔案信息的電子化和數(shù)據(jù)化

在計算機(jī)技術(shù)的全面支持下，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的快速記錄和存儲，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。在人力資源管理中，相關(guān)人員可以通過電子信息技術(shù)的使用，實(shí)現(xiàn)對各種信息的快速檢索，例如在查閱人事檔案的過程中，管理人員可以更直接地了解人員的相關(guān)信息，不斷提高管理水平。

同時，積極應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)可以使人事檔案信息更加詳盡、全面地記錄員工的工作歷程。在日常管理中，從業(yè)人員在確保檔案信息的完整性的基礎(chǔ)上，通過計算機(jī)系統(tǒng)對人事檔案信息進(jìn)行有效的匯總和分析，形成人力資源“大數(shù)據(jù)”，進(jìn)一步提高人事檔案信息的實(shí)用性。結(jié)合企業(yè)管理實(shí)際，針對人事信息檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，積極運(yùn)用現(xiàn)代人事檔案管理手段，才能確保人力資源管理的數(shù)字化水平更上一層樓。

2.積極創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案作為人才信息資源的主要載體之一，致力于為社會組織提供服務(wù)，不斷提升其價值。在人事檔案中，大部分信息和資料多由個人填寫和簽名，這些信息是公開的信息來源，需要向公眾索取和使用。但是，為了進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案信息的保密性，現(xiàn)行的人事檔案管理法規(guī)明確規(guī)定，嚴(yán)禁任意人員隨意查閱與人事檔案有關(guān)的個人信息，因此，人事檔案長期以來一直比較神秘。雖然每個人都可以參與個人人事檔案的創(chuàng)建，但是大多數(shù)人對人事檔案的價值還沒有足夠的認(rèn)識。

3.人事檔案信息的實(shí)際運(yùn)用意義

人力資源管理的正常發(fā)展首要任務(wù)是在提高員工綜合素質(zhì)水平。人事檔案信息是公司內(nèi)部組織中人力資源管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，能夠?yàn)楣救肆Y源管理工作的順利開展提供重要支持和參考。企業(yè)在員工任期內(nèi)，可以通過人事檔案信息進(jìn)行記錄和跟蹤，既可全面考察員工的實(shí)際業(yè)務(wù)能力，又能夠合理規(guī)劃企業(yè)的人才發(fā)展路徑。通過人事檔案信息一系列的有效利用，企業(yè)可以進(jìn)一步挖掘員工的個體優(yōu)勢，確保組織內(nèi)部資源的利用的合理性得到顯著提高，減少資源浪費(fèi)的發(fā)生。同時，企業(yè)在開展內(nèi)部組織工作時，需要調(diào)整現(xiàn)有的人才結(jié)構(gòu)時，要將現(xiàn)有的人事檔案信息作為重要依據(jù)，充分了解員工的工作經(jīng)驗(yàn)和崗位技能，確保人力資源基礎(chǔ)信息得到充分利用。

由于社會的全面發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)代社會對人事檔案信息的應(yīng)用需求也逐漸增加。企業(yè)人力資源管理者要樹立真正的服務(wù)意識，建立有效的管控制度，把握對人事檔案適度開放的規(guī)模和依法依規(guī)的保密性，確保人事檔案信息流通得到適當(dāng)改善，充分發(fā)揮人事檔案的重要價值。

4.提高人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理專業(yè)性強(qiáng)，對管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求高。企業(yè)必須建設(shè)一支高素質(zhì)的人力資源管理隊(duì)伍，加大思想修養(yǎng)力度，提高從業(yè)人員信息檔案管理技能水平。近年來，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普遍發(fā)展和普及，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，人事信息檔案管理模式也越來越先進(jìn)，良好的計算機(jī)技能是檔案從業(yè)人員的必備素質(zhì)。此外，人事信息檔案從業(yè)人員要不斷強(qiáng)化服務(wù)意識，充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，進(jìn)而確保人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用得到有效發(fā)揮。對于大公司來說，有必要對檔案員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高從業(yè)人員的法律法規(guī)知識水平和業(yè)務(wù)技能等綜合素質(zhì)。企業(yè)應(yīng)招聘懂?dāng)?shù)據(jù)，能夠進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計的人才，促進(jìn)檔案管理人員的數(shù)據(jù)化水平的不斷提高。同時，企業(yè)應(yīng)對現(xiàn)有人事檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能，從而顯著提高其業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而加快人事信息檔案工作的專業(yè)化和現(xiàn)代化進(jìn)程。

結(jié)語

綜上所述，本文圍繞人事檔案信息在人力資源管理中的作用，提出個人檔案信息的具體應(yīng)用方法，如何構(gòu)建個人檔案管理的高層模型，加強(qiáng)個人檔案信息的完整性、真實(shí)性及實(shí)用性。

在信息傳輸效率等方面，本文提出了積極應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)、大力創(chuàng)新個人檔案管理理念、提高個人檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等專項(xiàng)防范措施，希望可以為相關(guān)人員提供參考。