海爾集團財務(wù)共享優(yōu)化思考

□文/ 林 睿 李 曉 杜 旭

（哈爾濱師范大學(xué)經(jīng)濟與管理學(xué)院 黑龍江·哈爾濱）

［提要］ 隨著全球化進程的加快，各個行業(yè)都在經(jīng)歷數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程。海爾集團根據(jù)自身實際情況建立財務(wù)共享體系，但仍存在共享財務(wù)信息交互不暢通、財務(wù)人員隊伍建設(shè)不完善、會計信息安全性存在風(fēng)險、業(yè)務(wù)流程有待優(yōu)化等問題，為此應(yīng)加強和完善信息系統(tǒng)建設(shè)、加強人才建設(shè)、防范安全性風(fēng)險、科學(xué)規(guī)劃業(yè)務(wù)流程，保證財務(wù)共享服務(wù)的順利實施。

隨著我國經(jīng)濟的高速發(fā)展，一些大公司的財務(wù)管理水平越來越高，傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式已經(jīng)無法滿足這種需求，因此財務(wù)模式的優(yōu)化和變革成為必然。企業(yè)財務(wù)共享是一個旨在提高財務(wù)組織效率，降低管理成本和降低人力成本的平臺。推行“財務(wù)共享”服務(wù)能夠有效地促進企業(yè)的經(jīng)營管理，加強企業(yè)的內(nèi)部控制，實現(xiàn)企業(yè)的精細化管理，這一新的經(jīng)營管理模式在國內(nèi)已得到了越來越多的認同。

一、海爾集團構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)的可行性及必要性分析

（一）海爾集團概況。海爾集團是全球第四大白色家用電器生產(chǎn)商，在中國排名前100 的電子和信息公司中排名第一。目前，公司已有240 余家法人單位，全球員工總數(shù)超過五萬人，并在30 多個國家設(shè)立了專業(yè)的設(shè)計中心、生產(chǎn)基地和貿(mào)易公司。2021 年全球營業(yè)額3，327 億元，同比增長10%。

（二）構(gòu)建海爾集團財務(wù)共享服務(wù)的可行性分析。從集團內(nèi)部來看，不難發(fā)現(xiàn)，雄厚資金的支持、成熟的技術(shù)以及高端技術(shù)人才是構(gòu)建財務(wù)共享中心最首要的條件，而海爾集團目前擁有先進的研發(fā)設(shè)計能力，全球頂尖的制造能力，全球規(guī)模的營銷服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。因此，海爾集團構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)具備了較強的實力基礎(chǔ)。

從外部環(huán)境來看，網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)的發(fā)展以及國家政策的扶持為企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享奠定了基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)、云計算和“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)的出現(xiàn)，優(yōu)化了企業(yè)財務(wù)工作的效率，為海爾集團建立財務(wù)共享服務(wù)提供了技術(shù)保障；海爾集團財務(wù)信息系統(tǒng)平臺構(gòu)成是以ERP 系統(tǒng)GVS 為基礎(chǔ)，在信息技術(shù)的支持下實現(xiàn)多系統(tǒng)聯(lián)合，把財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)活動相關(guān)聯(lián)。

（三）構(gòu)建海爾集團財務(wù)共享服務(wù)的必要性分析

1、降低營運成本。海爾集團的財務(wù)機構(gòu)分布比較分散，分布于全國各地，這就造成了企業(yè)的財務(wù)信息比較分散，管理效率下降，管理費用上升，而財務(wù)共享中心則以減少經(jīng)營成本、提高經(jīng)營效益為目的，為企業(yè)提供包括基礎(chǔ)設(shè)施、人員、流程、軟件和其他資源，使得企業(yè)可以迅速、有效地對客戶的需要做出反應(yīng)，并提供相應(yīng)的價值。將各地的業(yè)務(wù)和活動與信息平臺聯(lián)系起來，在強化經(jīng)營管理與監(jiān)控的同時，降低各地財政人員的工作所產(chǎn)生的費用。

2、提高工作效率。人員技能不一、所處地域不均、團隊氛圍差異、工作模式不同、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不一等因素均會影響集團化財務(wù)管控效率。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會對財務(wù)共享服務(wù)（SFA）的需求日益增加，而SFA 的主要任務(wù)是處理大量的重復(fù)工作、建立一個高度集成且安全可靠的系統(tǒng)平臺。因此，企業(yè)需要通過共享服務(wù)模式將大量分散的、低效率的工作整合起來，從而提高其運作效率和整體生產(chǎn)力水平。在這個過程中，企業(yè)可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理自動化、信息網(wǎng)絡(luò)化以及對業(yè)務(wù)進行數(shù)字化處理，并可以使流程更加透明，從而提高業(yè)務(wù)決策過程。

3、為擴大規(guī)模奠定基礎(chǔ)。通過對集團企業(yè)進行集中、規(guī)?；呢攧?wù)管理，建立一個財務(wù)共享服務(wù)中心，可以使集團企業(yè)快速建立新的業(yè)務(wù)，而無需再為新企業(yè)設(shè)立財務(wù)部門，只需將新公司接入集團企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心，就可以完成對新公司的財務(wù)功能支持。而企業(yè)在擴大規(guī)模中，可能會存在并購等過程，建立財務(wù)共享服務(wù)中心可以方便并購，在并購時，只要將其核心業(yè)務(wù)進行整合就可以了，而不需要對后臺的財務(wù)等進行重新整合。

二、海爾集團財務(wù)共享存在的問題

（一）共享財務(wù)信息交互不暢通。構(gòu)建財務(wù)共享業(yè)務(wù)，既是技術(shù)創(chuàng)新，也是管理創(chuàng)新。當(dāng)前大部分企業(yè)在實施財務(wù)共享服務(wù)時，往往把原來的財務(wù)系統(tǒng)和ERP 系統(tǒng)合并成一個統(tǒng)一的核算中心，但由于缺乏對業(yè)務(wù)過程的梳理，無法及時、準(zhǔn)確地向企業(yè)提供財務(wù)信息。由于財務(wù)數(shù)據(jù)是通過共享的服務(wù)平臺來生成和傳輸?shù)模虼怂臏?zhǔn)確性和及時性主要依賴于企業(yè)的業(yè)務(wù)過程。海爾集團在建立共享服務(wù)平臺過程中，由于缺乏對傳統(tǒng)金融系統(tǒng)的理解，常常會出現(xiàn)信息不對稱、集團總部和分子公司不熟悉下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)流程等問題。這就導(dǎo)致共享服務(wù)系統(tǒng)無法進行信息的整合與交流，從而導(dǎo)致各單位之間的財務(wù)信息交流不暢。

（二）財務(wù)人員隊伍建設(shè)不完善。海爾集團構(gòu)建了一個統(tǒng)一的財務(wù)信息系統(tǒng)，它包含了會計、管理等兩大功能。會計信息共享中心是實現(xiàn)企業(yè)信息化的重要手段。海爾集團目前雖已進行了財務(wù)組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和重組，但其管理理念、管理方法等與傳統(tǒng)的經(jīng)營方式相比，仍然存在較大的差距。首先，從個人的角度來看，財務(wù)共享運營團隊成員必須要有一定的學(xué)習(xí)和專業(yè)知識，更要有大局觀，而不是單純的為了經(jīng)營而經(jīng)營，而是要從共享的角度來考慮，真正的經(jīng)營理念，就是要讓企業(yè)的利益最大化。其次，人力資源部對共享中心員工的工作功能認識不夠全面，在接受財務(wù)部門增設(shè)共享財務(wù)人才時，并沒有對公司實施財務(wù)共享的背景和目的進行仔細的分析，只提供了以降低人力成本為出發(fā)點的決策建議，并沒有從專業(yè)角度給出科學(xué)的觀點。最后，財務(wù)共享是一種新的業(yè)務(wù)，需要不斷地摸索和積累，項目團隊的大部分精力都放在了流程的改造和研發(fā)上，而忽視了財務(wù)共享的運營管理、人才發(fā)展規(guī)劃，這也是最終造成財務(wù)人員隊伍不完善的原因。

（三）會計信息安全性存在風(fēng)險。海爾集團的財務(wù)共享業(yè)務(wù)曾采用了多種會計核算體系，其中包括SAP、JDE、用友三大會計體系。這就意味著，大量的財務(wù)信息來自不同的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的外部接口非常多，不僅會影響到系統(tǒng)的集成，還會給以后的運營帶來很多的麻煩，比如系統(tǒng)的維護和資金的消耗。

海爾集團在青島設(shè)立了一個財務(wù)共享服務(wù)中心，將國內(nèi)乃至世界各地的金融機構(gòu)的財務(wù)信息和數(shù)據(jù)通過電子影像系統(tǒng)傳送到后臺。若信息系統(tǒng)出現(xiàn)任何的問題，都會對信息造成直接損失，以及在傳輸?shù)倪^程中存在時間上的偏差，也會造成很大的影響。所以，保證信息系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定運作是非常必要的。造成系統(tǒng)不穩(wěn)定的因素有很多，比如電子影像系統(tǒng)的不完備將會影響到信息的安全性，從而增加了風(fēng)險。共享中心每月的工作量很大，需要上傳照片和合同的文件也有數(shù)千份。由于存儲量太大，往往會遇到系統(tǒng)內(nèi)存不夠的問題，導(dǎo)致圖像掃描失敗的幾率大大增加，系統(tǒng)的載入速度和穩(wěn)定性都會受到影響，甚至?xí)霈F(xiàn)故障，這就會對用戶的財務(wù)安全造成很大的威脅。

（四）業(yè)務(wù)流程有待優(yōu)化。在當(dāng)今信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，企業(yè)的信息化和傳統(tǒng)的工作方式正在逐步脫離。目前，隨著企業(yè)之間的競爭、技術(shù)創(chuàng)新、資金的不斷增加，企業(yè)越來越重視信息化和業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。海爾集團雖然制定了比較完整的程序規(guī)范和規(guī)章制度，但是在實際操作中卻沒有得到很好的執(zhí)行，導(dǎo)致執(zhí)行的結(jié)果與期望有很大的差距。現(xiàn)行的金融過程不能很好地解決有關(guān)問題，并且在出現(xiàn)問題時不能及時、順暢地進行反饋，從而錯失了最好的解決時間。如果不能及時地改進和優(yōu)化這一非核心環(huán)節(jié)，那么在現(xiàn)實的財務(wù)共享服務(wù)中就會出現(xiàn)問題，比如出現(xiàn)某些重復(fù)率依然很高的業(yè)務(wù)流程。以報銷為例，一方面要網(wǎng)上提交文件；另一方面還要打印網(wǎng)上的報銷單，然后再從線下進行。雖然比起以前，已經(jīng)不需要花太多的時間來處理文件了，但因為現(xiàn)實和網(wǎng)絡(luò)之間的審批，并不能保證所有的流程都同時來進行，一旦出了差錯，就會影響到后續(xù)的工作，從而降低工作的效率，增加不必要的人力和時間。

三、海爾集團財務(wù)共享優(yōu)化措施

（一）加強和完善信息系統(tǒng)建設(shè)。海爾集團的信息系統(tǒng)能力很強，在降低財務(wù)共享的工作量上發(fā)揮了很大的作用，但對于海量的數(shù)據(jù)，如何將有用的信息進行分類和分析，并將其作為績效管理的基礎(chǔ)，這是一件非常困難的事情。目前，智能技術(shù)已廣泛應(yīng)用于信息系統(tǒng)，如財務(wù)機器人正式上崗，一臺財務(wù)機器人負責(zé)幾個人的工作，效率更快，正確率更高。區(qū)塊鏈在交易過程中通過機器人自動記錄交易信用記錄，完全不需要人力資源，這些先進技術(shù)使得數(shù)據(jù)的采集和加工更加方便，有助于企業(yè)進行更快捷的財務(wù)分析，從而有助于企業(yè)做出正確的決策。財務(wù)部門要善于運用智能化技術(shù)，要強化信息化技術(shù)，打破商業(yè)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)的隔閡，讓兩者之間的數(shù)據(jù)更好地結(jié)合，如今這種大環(huán)境下，合理運用智能化技術(shù)有助于企業(yè)提高決策科學(xué)性，幫助企業(yè)順應(yīng)時代改變，符合經(jīng)濟發(fā)展的要求。

（二）加強人才建設(shè)。人才的培養(yǎng)應(yīng)作為最優(yōu)先事項。海爾集團的人才管理，首先提供相關(guān)工作人員對財務(wù)共享服務(wù)平臺的運用指導(dǎo)；其次改善業(yè)績評價系統(tǒng)，形成數(shù)字化績效管理，面向全體員工及時對工作結(jié)果進行反饋，在確保公平公正的前提下，公司才能穩(wěn)步發(fā)展；最后培養(yǎng)管理人員的溝通能力，在與同事的溝通過程中，互相交換意見有助于拓寬思維，對工作的順利進行做出貢獻。在與他人交流的過程中，通過知識共享豐富自己。經(jīng)過有效的溝通，我們可以消除障礙，促進企業(yè)的發(fā)展。會計人員必須具備多種專業(yè)知識，才能推動公司的健康發(fā)展。一些企業(yè)在發(fā)展中存在著涉外業(yè)務(wù)，會計人員既要掌握這些知識，又要懂得各國的政治、文化和法律，才能促進公司的健康發(fā)展。會計人員因其工作具有一定的特殊性，其工作涉及到企業(yè)的機密，同時在財務(wù)共享下，會計人員要熟練運用電腦技術(shù)，并在工作中保持保密意識，并不斷增強責(zé)任感。在財務(wù)共享的前提下，會計人員既要具備會計的技能，又要有一定的非財務(wù)知識水平。不僅要完成績效評價、成本管理和信息分析，還要逐步實現(xiàn)財務(wù)整合的目標(biāo)，并對其進行跟蹤和調(diào)整，從而促進公司的健康發(fā)展。

（三）防范安全性風(fēng)險。財務(wù)共享服務(wù)需要建立一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在這個標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，盡量實現(xiàn)多個系統(tǒng)的融合，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的優(yōu)化和數(shù)據(jù)的集成，同時也有利于企業(yè)的運營和評價的規(guī)范化。先進科學(xué)技術(shù)的出現(xiàn)本質(zhì)上是為了帶來更好的服務(wù)，對于海爾集團而言，財務(wù)共享系統(tǒng)的穩(wěn)定性直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展，穩(wěn)定性如何提高、兼容性如何最大化以及保證財務(wù)信息內(nèi)部外部的安全，是目前最需要解決的問題。從企業(yè)發(fā)展的前提出發(fā)，充分考慮用戶的感覺，在進行優(yōu)化時，充分參考用戶的意見和建議。最后，海爾集團要對日常工作中遇到的常見信息系統(tǒng)問題進行細致的跟蹤與維護，及時更新和維護系統(tǒng)，做好軟件、硬件的物理隔離和病毒控制，保證數(shù)據(jù)的安全，充分利用數(shù)據(jù)的最大價值。同時，公司要建立和完善風(fēng)險控制和運作機制，進行風(fēng)險評估、識別、預(yù)警和應(yīng)對。采用生物身份認證和電子密碼技術(shù)，對數(shù)據(jù)信息進行安全防護。

（四）科學(xué)規(guī)劃業(yè)務(wù)流程。首先，海爾集團企業(yè)的經(jīng)營過程要在現(xiàn)有的流程基礎(chǔ)上，通過信息化手段對企業(yè)的職能和職責(zé)進行再分配，達到更高的效率，從而達到企業(yè)的目的。在實施最優(yōu)方案時，應(yīng)充分考慮到參與方的具體情況，并對其具體實施步驟進行綜合、協(xié)調(diào)。根據(jù)海爾集團目前的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合其信息化平臺建設(shè)水平，對各個業(yè)務(wù)模塊進行了全面的梳理，并對這些問題進行了深入的剖析和歸納，提出了相應(yīng)的改進對策。其次，財務(wù)流程的優(yōu)化必須與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，不僅要考慮海爾集團金融業(yè)務(wù)的需要，還要考慮到其他公司的需要。因為某些部門的工作過程變化，會對他們的工作方式和內(nèi)容產(chǎn)生很大的影響，所以在做出最優(yōu)方案之前，就必須考慮到可能出現(xiàn)的異議，盡量降低阻力，將最好的方案付諸實施。如果是在網(wǎng)上等候批準(zhǔn)，那么他們的報銷范圍就會更大，可以打破地域的限制。審批主管可以集中辦理各種報銷事項，提高辦事效率，同時也加強了報銷程序的規(guī)范化。付款方式可以有多種，除了銀行和企業(yè)之間的直接聯(lián)系之外，還可以通過第三方支付平臺進行支付。通過這種方式，可以減少成本報銷過程中人員的時間和效率。

綜上所述，企業(yè)如今的競爭已經(jīng)不局限于比拼利潤、人才了，新興技術(shù)對企業(yè)發(fā)展也產(chǎn)生著積極影響。目前，隨著宏觀政策的支持和數(shù)字化技術(shù)的不斷升級，企業(yè)的財務(wù)共享建設(shè)正在如火如荼地進行著。隨著時代的發(fā)展，海爾集團成立了一個財務(wù)共享服務(wù)中心，以降低成本，提高工作效率，為擴大規(guī)模打下了堅實的基礎(chǔ)，但仍有一些問題有待解決。財務(wù)共享由零開始，由簡單變得復(fù)雜，相信其價值也會日益增加，因此企業(yè)應(yīng)從發(fā)展的角度，審視目前在建立財務(wù)共享服務(wù)中心過程中遇到的一些問題，并加以改進。