人事檔案的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理分析

孔潔霞 廣東省黃村體育訓(xùn)練中心

為提高單位人事檔案管理的效率，優(yōu)化管理體系，逐漸更新原有的工作模式，在當(dāng)前單位檔案管理工作中要采取多樣化的方式，將信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化思路融合到檔案管理的不同環(huán)節(jié)，使檔案管理能夠煥然一新。要適應(yīng)單位對人事資料的各項(xiàng)需求，提高人事檔案在單位中的地位。

一、單位人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理要求

（一）信息化管理要求

信息化已經(jīng)成為現(xiàn)代社會不可或缺的一部分，對于單位人事檔案的管理也越來越重視信息化的應(yīng)用。人事檔案管理是單位管理中的一項(xiàng)重要工作，涉及單位中所有工作人員的基本信息和工作記錄，直接關(guān)系到工作人員的職業(yè)生涯以及單位的發(fā)展。因此，人事檔案信息化管理的要求，成了單位管理中的重要管理內(nèi)容[1]。

首先，信息化管理要求安全性。人事檔案是一項(xiàng)重要的機(jī)密，涉及個(gè)人隱私和單位機(jī)密，其安全性是單位信息化管理的首要任務(wù)。在人事檔案管理中應(yīng)采用安全可靠的數(shù)據(jù)庫和加密技術(shù)，保障信息不被非法竊取和篡改，并且要有完善的備份和恢復(fù)機(jī)制，以應(yīng)對意外情況的發(fā)生。只有確保了人事檔案的安全性，才能為工作人員提供一個(gè)安心的工作環(huán)境，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。

其次，信息化管理要具有高效性。信息化管理能夠提高人事檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。通過信息化管理，可以快速瀏覽工作人員的基本信息和工作記錄，提高人事管理的決策效率。同時(shí)，信息化管理還能夠自動(dòng)化完成一些煩瑣的人事管理工作，節(jié)省人力和時(shí)間成本。高效的信息化管理，能夠幫助單位更好地利用人力資源，提高效益和效率，創(chuàng)造更大的社會價(jià)值。

再次，信息化管理還需要具備靈活性。隨著實(shí)踐的深入，人事檔案管理涉及的內(nèi)容越來越多，管理需求也越來越多樣化，因此需要一個(gè)靈活的信息化管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)需求調(diào)整人事檔案的管理內(nèi)容和方式，實(shí)現(xiàn)信息化管理的個(gè)性化、差異化和靈活性。

最后，信息化管理還要具備可持續(xù)性。信息化管理不是一次性的過程，而是一個(gè)長期不斷持續(xù)的過程。信息化管理要求系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，不僅需要基礎(chǔ)設(shè)施的合理規(guī)劃和更新，更需要不斷提高信息科技的應(yīng)用水平和管理水平。只有不斷提高信息化管理的可持續(xù)性，才能更好地發(fā)揮信息化管理的效益和價(jià)值。

（二）規(guī)范化管理要求

規(guī)范化管理是現(xiàn)代管理理念的一種體現(xiàn)，它在各領(lǐng)域中都得到了廣泛的應(yīng)用。在單位人事檔案管理領(lǐng)域中，也需要遵循規(guī)范化管理的要求。

首先，規(guī)范化管理要求單位對工作人員的個(gè)人信息進(jìn)行嚴(yán)格、完整的記錄。在整理工作人員檔案時(shí)，要考慮到工作人員的基本信息、戶籍信息、學(xué)歷信息、工作經(jīng)歷等多方面的內(nèi)容，并以書面形式進(jìn)行記錄[2]。這樣可以方便單位對工作人員的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，同時(shí)也能為工作人員的職業(yè)發(fā)展提供必要的參考依據(jù)。

其次，規(guī)范化管理要求單位的檔案管理人員對檔案材料進(jìn)行細(xì)致的歸檔和分類，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于人事檔案中的各類資料，應(yīng)當(dāng)按照不同的類型、時(shí)間、性質(zhì)等因素進(jìn)行分類，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確無誤。同時(shí)，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)注意保密，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)定，保證工作人員的個(gè)人信息不被外泄。

再次，規(guī)范化管理要求單位嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，確保檔案管理的安全性和可靠性。在檔案管理中，應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案保管制度，確保檔案的安全性和可靠性。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)定期對檔案進(jìn)行清理和鑒定，及時(shí)做出調(diào)整和修改，保證檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

最后，規(guī)范化管理要求單位在檔案管理過程中注重檔案利用，提高檔案利用效益。在檔案管理中，除了要注意歸檔和保管，還要注重利用檔案，為單位的決策、管理和業(yè)務(wù)提供支持和參考。只有將檔案管理與實(shí)際業(yè)務(wù)相結(jié)合，才能發(fā)揮檔案的最大效益，為單位的發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化管理要求

在現(xiàn)代社會中，人事檔案的管理顯得尤為重要。而對于單位而言，必須對檔案采取標(biāo)準(zhǔn)化管理。標(biāo)準(zhǔn)化管理作為管理方式的一種，旨在通過制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范性文件和程序，對管理活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

首先，單位要明確自身的檔案管理目標(biāo)和任務(wù)。人事檔案管理是單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分。因此，單位應(yīng)該在人事檔案管理中確立標(biāo)準(zhǔn)化管理的目標(biāo)和任務(wù)，全面深入地開展人事檔案管理的各項(xiàng)工作。同時(shí)，單位還應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案的管理優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。

其次，單位應(yīng)區(qū)分人事檔案的重要性。人事檔案是一個(gè)單位在人力資源管理中的基礎(chǔ)，具有極高的價(jià)值。應(yīng)根據(jù)人事檔案的不同重要性和用途區(qū)分不同的管理要求，使得人事檔案可以更加精準(zhǔn)地被管理和利用。

再次，單位的人事檔案管理要遵循一定的原則。在管理人事檔案的過程中，要堅(jiān)持科學(xué)、規(guī)范和公正的原則。例如，要注重?cái)?shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，確保人事檔案的真實(shí)性和可信度。同時(shí)，要注重規(guī)范化的操作流程和操作規(guī)范，確保人事檔案可以被正確存儲和備份。

最后，單位要不斷完善人事檔案管理的措施和手段。隨著時(shí)代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，人事檔案管理方式也進(jìn)行了升級，例如通過數(shù)字化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理等等。在完善上述措施和手段的同時(shí)，要不斷地總結(jié)和分析工作經(jīng)驗(yàn)，為人事檔案的管理提供更好的支持。

二、單位人事檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理策略

（一）選擇先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

1.大數(shù)據(jù)庫技術(shù)

作為信息時(shí)代的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)庫技術(shù)在人事檔案管理中的重要性日益凸顯。單位作為公共機(jī)構(gòu)，其人事檔案管理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性、安全性要求極高，而大數(shù)據(jù)技術(shù)正是能夠幫助解決這些問題的有效工具。大數(shù)據(jù)庫技術(shù)指的是能夠處理大規(guī)模數(shù)據(jù)的技術(shù)和工具，數(shù)據(jù)量通常在數(shù)TB 或PB 以上。相對于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，大數(shù)據(jù)庫技術(shù)更注重?cái)?shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)處理，能夠?yàn)閱挝惶峁└珳?zhǔn)、更有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析結(jié)果[3]。在人事檔案管理中，大數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以為單位提供更加完善的數(shù)據(jù)管理方案。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對海量的人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的存儲和管理，避免了傳統(tǒng)管理方式耗費(fèi)人力成本和效率低下的問題。另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，為人事部門提供更準(zhǔn)確的人力資源管理決策和分析結(jié)果。此外，大數(shù)據(jù)庫技術(shù)還可以為單位提供更可靠、更安全的數(shù)據(jù)存儲和管理方案。采用分布式存儲、備份、容災(zāi)等技術(shù)，可以大大提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，避免數(shù)據(jù)丟失和泄露等不良后果。然而，大數(shù)據(jù)庫技術(shù)的引入也帶來了新的挑戰(zhàn)和問題。例如，對于人事檔案的數(shù)據(jù)隱私和安全問題，大數(shù)據(jù)技術(shù)需要更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)加密和權(quán)限控制機(jī)制。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入還需要更多的IT技術(shù)專家和專業(yè)知識，增加了單位的人力成本和技術(shù)投入。

2.云空間儲存技術(shù)

云空間儲存技術(shù)，顧名思義，是指將數(shù)據(jù)儲存于互聯(lián)網(wǎng)上的一種技術(shù)。相比于傳統(tǒng)的本地儲存方式，云空間儲存具有數(shù)據(jù)備份、可訪問性、靈活性等優(yōu)勢。在單位人事檔案管理方面，云空間儲存技術(shù)的應(yīng)用，能夠提高數(shù)據(jù)儲存的安全性、可靠性和穩(wěn)定性，為人事檔案管理的工作提供了強(qiáng)有力的支持[4]。首先，云空間儲存技術(shù)的應(yīng)用，能夠極大地提高人事檔案數(shù)據(jù)的安全性。傳統(tǒng)的本地儲存方式容易受到自然災(zāi)害、電腦病毒、硬件故障等因素的影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損毀或丟失。而云空間儲存則通過分布式儲存方式，將數(shù)據(jù)備份在多個(gè)地方，一旦某個(gè)地方數(shù)據(jù)受到損壞，也可以在其他地方恢復(fù)數(shù)據(jù)，從而確保了數(shù)據(jù)的安全性。

其次，云空間儲存技術(shù)的應(yīng)用，還能夠提高人事檔案數(shù)據(jù)的可訪問性。以前，人事檔案需要在本地存儲，只有在存儲位置才能進(jìn)行管理，對于需要頻繁更換工作地點(diǎn)的單位而言，管理起來非常不方便。而云空間儲存則可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的在線儲存和訪問，只需要連接網(wǎng)絡(luò)，就可以隨時(shí)隨地訪問數(shù)據(jù)，管理起來更加便捷。另外，云空間儲存技術(shù)的靈活性也為人事檔案管理帶來了新的解決方案。傳統(tǒng)的本地儲存方式會受到硬件容量的限制，一旦數(shù)據(jù)超出硬件的承載范圍，就需要進(jìn)行擴(kuò)容或磁盤升級等操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而云空間儲存則可以根據(jù)需要隨時(shí)進(jìn)行擴(kuò)容，保證數(shù)據(jù)的無限制儲存。

（二）健全人事檔案規(guī)范化管理制度

人事檔案是單位中非常重要的管理文件，記錄著工作人員的各種人事信息，如聘用合同、考核評價(jià)、晉升任用、獎(jiǎng)勵(lì)懲處等，對于單位的管理和發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，健全規(guī)范化管理制度，不僅可以規(guī)范管理，提高工作效率，還可以更好地保護(hù)檔案的安全，維護(hù)工作人員合法權(quán)益。為了健全人事檔案規(guī)范化管理制度，首先需要建立完善的檔案管理制度，從文件編制、存儲、調(diào)閱、使用等方面進(jìn)行規(guī)范[5]。同時(shí)，也需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理專業(yè)能力，確保其熟悉、掌握相關(guān)政策、法規(guī)和操作規(guī)程。

其次，要建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，建立信息化檔案管理平臺。通過這個(gè)平臺，可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的全生命周期管理，包含檔案的申請、審核、編制、存儲、查閱和報(bào)表統(tǒng)計(jì)等功能，大大提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。此外，還需要落實(shí)檔案管理的責(zé)任制和監(jiān)督制度，制定對檔案管理人員的管理和考核辦法，建立檔案管理的考核體系，明確工作目標(biāo)和責(zé)任。只有這樣，才能形成有效的管理機(jī)制，確保檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化和高效化。通過建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，組織能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化，提升管理效率和準(zhǔn)確性，保障檔案信息的安全和隱私。這不僅有助于提升工作效率，還為組織提供了決策支持和戰(zhàn)略規(guī)劃的重要依據(jù)，提升了組織的競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。建議各組織積極推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，使其成為信息化管理的重要工具，為組織的發(fā)展和成長提供有力的支撐。

（三）不定期檢查人事檔案管理的概況

在單位的人事檔案管理中，不定期的檢查被認(rèn)為是一項(xiàng)非常重要的工作。這項(xiàng)工作可以有效地幫助管理人員發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并及時(shí)采取措施進(jìn)行糾正，以確保檔案的安全性和完整性，進(jìn)一步提升管理工作的效率與水平。不定期檢查是指在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，不定期對單位的人事檔案進(jìn)行檢查。這種檢查方式通常不容易被預(yù)知，以保證其有效性和客觀性。通過不定期檢查，可以深入了解檔案管理工作的實(shí)際情況，以及各部門執(zhí)行檔案管理制度的具體情況。此外，不定期檢查還可以檢測管理工作中可能出現(xiàn)的各種問題，如檔案的缺失、損毀、遺失以及虛假記錄等等。這些問題一旦被順利發(fā)現(xiàn)，就可以及時(shí)采取措施，防止問題進(jìn)一步擴(kuò)大。對于單位的人事檔案管理人員而言，不定期檢查還可以促進(jìn)自身的專業(yè)水平和技能的提高。通過不定期檢查，他們可以不斷了解到其他部門及行業(yè)相關(guān)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和工作技巧，以及其他單位的管理工作經(jīng)驗(yàn)。這些可以成為其自身工作的寶貴經(jīng)驗(yàn)，使其自身的職業(yè)規(guī)劃和發(fā)展更加明確和順利。值得注意的是，不定期檢查需要進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，保證其客觀性和準(zhǔn)確性。在進(jìn)行檢查前，需要確定檢查的目標(biāo)、范圍、時(shí)間和方法，并選擇專業(yè)人員對檔案進(jìn)行抽查、復(fù)核和核對等操作。檢查過程中還要保持秩序、規(guī)范。對于查出的問題和缺陷，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行詳細(xì)的分析和記錄，并及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。

（四）搭建高素質(zhì)人事檔案管理團(tuán)隊(duì)

在單位的人事檔案管理中，搭建高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)是至關(guān)重要的。由于人事檔案管理涉及大量的敏感信息，需要高度的保密性和規(guī)范性，因此需要一支具有專業(yè)素養(yǎng)和高效能力的管理團(tuán)隊(duì)。如何搭建這樣一支團(tuán)隊(duì)，成了當(dāng)前人事檔案管理的主要挑戰(zhàn)之一。

首先，要搭建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，必須注重招聘和選拔。這需要單位在招聘人員時(shí)，要注重對應(yīng)聘者的專業(yè)素質(zhì)和工作經(jīng)驗(yàn)的考查，并且還要注重對應(yīng)聘者的綜合素質(zhì)、職業(yè)道德，以及個(gè)人的認(rèn)知能力和創(chuàng)新意識等方面進(jìn)行綜合評估，這樣才能夠得到最優(yōu)秀、符合團(tuán)隊(duì)要求的管理人員。要加強(qiáng)工作人員對檔案安全的教育和培訓(xùn)，提高他們的安全意識和保密意識，確保他們正確使用系統(tǒng)和處理檔案信息。還要定期進(jìn)行安全知識培訓(xùn)和測試，提高員工對安全風(fēng)險(xiǎn)的識別和應(yīng)對能力。

其次，要搭建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，還需要注重團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)和發(fā)展。通過不斷提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能，讓工作人員具有更優(yōu)秀的管理水平和解決問題的能力。同時(shí)，還要鼓勵(lì)工作人員提高創(chuàng)新能力和發(fā)揚(yáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，讓工作人員能夠在工作中積極地探索和實(shí)踐，擁有更豐富的經(jīng)驗(yàn)和思維方式。

再次，要搭建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，需要注重團(tuán)隊(duì)文化的建設(shè)。在這個(gè)過程中，單位需要強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通和合作，并且還要注重團(tuán)隊(duì)各個(gè)成員的角色分工和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)的明確，這樣才能夠讓管理團(tuán)隊(duì)具有更高的凝聚力和執(zhí)行力。

最后，為了確保高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)能夠持續(xù)地發(fā)展和進(jìn)步，還需要注重對團(tuán)隊(duì)成員的激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)。要通過合理的激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，讓管理團(tuán)隊(duì)在工作中充滿動(dòng)力和活力，這樣才能夠保證團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性和成果的持續(xù)增長。

三、結(jié)語

隨著社會的進(jìn)步，信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化已經(jīng)成為新時(shí)代下單位人事檔案管理工作的奮斗目標(biāo)，也是人事檔案管理的核心思路。因此，管理人員需要明確自身的工作職責(zé)，明確單位檔案管理里的標(biāo)準(zhǔn)，廣泛地實(shí)施信息化、標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，更好地適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的最新變化，為單位各項(xiàng)活動(dòng)實(shí)施提供重要的信息基礎(chǔ)。