行政單位內部控制存在的常見問題及對策

張瑞霞

（張家口市生態(tài)環(huán)境局涿鹿縣分局，河北 張家口 075600）

行政單位是我國社會體系的重要組成，主要負責國家的文化建設、組織經濟建設以及行政管理的公共服務單位，在維護社會公共秩序、促進國家發(fā)展中扮演著重要的角色[1]。自改革開放后，我國加大了對行政單位的扶持力度，各地區(qū)的社會經濟與城市建設腳步在不斷加快，各級行政單位得到更多發(fā)展空間，取得比較理想的建設成果，但隨之而來的，是一系列的發(fā)展難題。對于行政單位來說，想要促進行政單位的穩(wěn)定發(fā)展，實現(xiàn)自身的穩(wěn)定長遠發(fā)展，就必須要全面加強內部控制管理，逐步營造良好的內部環(huán)境氛圍，杜絕不良行為的出現(xiàn)。

一、行政單位實施內部控制的必要性

（一）是防治違規(guī)違紀的關鍵手段

相比于社會企業(yè)組織，行政單位無論是在社會性質，還是經營方向都大不相同，因此做好內控管理具有重要的現(xiàn)實意義。眾所周知，行政單位的財政資金多數來自國家的財政資金扶持，屬于國家資產，對于管理工作具有超高要求，需要通過內部控制，對每項工作流程，尤其在財政資金使用方面加強管理，可以保證財政資金的優(yōu)化配置，避免不良行為的出現(xiàn)，造成巨大的國家財產損失。并且，內部控制的有效實施，可以在“決策、執(zhí)行、監(jiān)督”三個環(huán)節(jié)的管控下，在每個環(huán)節(jié)甚至源頭處規(guī)避違規(guī)問題，促進行政單位“廉潔文化”建設，進而營造出一個“風清氣正”的環(huán)境氛圍。

（二）是提高管理效益的基礎保障

行政單位屬于公共性社會組織，其存在的根本意義，就是維護人民群眾的合法權益，為其提供優(yōu)質的公共服務，因此行政單位的日常工作被公認為整個社會活動正常運轉的重要環(huán)節(jié)[2]。以內部控制為導向的管理工作，可以使行政單位的辦理流程得到規(guī)范與簡化，以部門需求為基礎，實現(xiàn)內部資源合理調配，最大限度實現(xiàn)資源節(jié)約，杜絕資源浪費，有助于行政單位管理效率的提升。事實上，內部控制已經成為我國行政單位必不可少的管理舉措，在制度體系、管理舉措的協(xié)調配合下，可以使單位內部控制流程變得更加嚴謹規(guī)范，在提高管理效益的同時，樹立良好的社會形象，進而不斷擴大行政單位的社會影響力。

（三）是保證會計信息質量的首要選擇

會計信息中記錄著行政單位每項活動的全部信息，與單位整體發(fā)展有著密切的關聯(lián)。通過內部控制的準確落地，對各部門的工作行為加以管控，使財會部門的工作流程得到有效規(guī)范，對財會人員的個人行為進行約束，以此更好開展系統(tǒng)性的會計數據信息搜集、分析、加工、匯總與處理，在保證會計信息質量的前提下，為單位領導干部提供更準確的數據參考，提高會計信息的參考價值，用數據來說話，實現(xiàn)國家資產的合理調配與使用，將社會效益發(fā)揮至最大化。

二、現(xiàn)階段行政單位內部控制面臨的問題

（一）缺乏良好的內控執(zhí)行環(huán)境

環(huán)境是開展工作的重要場所，也是影響工作效果的主要因素之一?，F(xiàn)階段，許多行政單位缺乏良好的內控執(zhí)行環(huán)境，無法為內部控制提供良好的環(huán)境保障。而產生這些問題的根本原因，多數來自領導干部的不關注、不重視，對于內部控制的積極作用認識并不到位，管理重心更加傾向于事業(yè)發(fā)展與自身政績方面。個別領導認為，行政單位不同于營利性機構，對于內部控制的需求量并不高，即便已經著重開展內部控制，但更多關注在預算控制管理與政府采購流程管理方面，這使得內部控制的貫徹落實受到嚴重阻礙，無法充分發(fā)揮其根本價值，將會對行政單位的整體發(fā)展帶來不利影響。

（二）制度體系不夠健全

制度是治理之基，是工作的保障，完善的制度體系能夠起到良好的規(guī)范與引導作用，嚴格規(guī)范工作流程，約束部門人員的工作行為。無論對任何工作來說，都需要通過制度來提供保障，如果行政單位不能切合實際，落實相應的制度體系，在制度缺位、不完善的情況下，將會失去應有的嚴謹性與約束性，不能對各項工作流程做出明確規(guī)定，執(zhí)行追蹤管控更是難上加難，不利于預期目標的順利實現(xiàn)。在崗位職責落實方面，如果缺乏完善的管理機制，將會出現(xiàn)崗位職責不清晰的現(xiàn)象，在面對突發(fā)情況時，各部門之間相互推諉、推卸責任，整體工作變得更加混亂、無序[3]。

此外，財務控制屬于行政單位內部控制的核心內容，內部流動資金多數來自財政撥款，如果內部控制不能準確落實到位，在制度體系缺位的情況下，不能對各部門職責進行清晰劃分，將會嚴重影響財政資金的高效利用，降低財務管理水平，還會使內部控制流于表面，無法實現(xiàn)深入滲透。

（三）內控管理與會計管控之間不夠協(xié)調

行政單位是國家各項行政事務進行組織、管理、監(jiān)督和指揮的國家機關。相比于其他社會組織，行政單位的涉及行業(yè)與領域比較廣泛，加之自身行業(yè)的特殊性，難免會產生大量的數據信息，需要通過會計部門進行系統(tǒng)化的分析與處理工作，而會計部門同樣也是內控管理中的重要組成。對于行政單位的內部控制來說，會計控制屬于本身工作的核心內容，兩者之間有著密切的關聯(lián)，起到“相互牽制、相輔相成”的作用，如果單位人員不能正確認識到二者的關系，借助會計管控助力內部控制，充分發(fā)揮協(xié)同效應，將會使內部控制執(zhí)行受到一定阻礙，極易出現(xiàn)不同程度的管理問題，很難順利達到全面控制的目的。

（四）內部控制缺乏規(guī)范化

就目前來看，雖然大部分的行政單位已經著手開展了內部控制，完成了前期與具體安排，但依然存在一些不規(guī)范的弊端問題，無法實現(xiàn)科學合理的內控管理工作，實際執(zhí)行效果并不理想。例如：行政單位更多關注社會職能履行，對于內部控制的法規(guī)政策了解并不深入，現(xiàn)有的制度體系存在一定局限性，不能與行政單位實際情況保持高度配合，并且在會計內控制度不完善、缺位的情況下，許多工作需要進行更深度的強化與改進。此外，人員是工作的參與者、執(zhí)行者，他們的專業(yè)水平將直接影響工作效率，但往往許多行政單位的人員教育培訓并不及時，無法保證內部控制的合理性，規(guī)范化建設更是難上加難。

三、優(yōu)化行政事業(yè)單位財務內控制度對策與建議

（一）注重行政單位內控環(huán)境的改善

作為單位的第一領導人、第一責任人，領導干部需要具備良好的內部控制意識，給予該項工作高度重視，以身作則，充分發(fā)揮自身表率作用，全力加大內部控制的宣傳力度，在單位內部樹立正確的內部控制思想，進而形成一股良好的內控管理風氣[4]。在此基礎上，行政單位需要適時開展培訓與交流工作，在條件允許的情況下，邀請專業(yè)人士進入單位內部進行實地培訓，面向全體職工講解內部控制的專業(yè)知識與優(yōu)秀案例，加大內部控制重要性的宣傳與普及力度，進而加深基層職工對內部控制的認識與理解程度，杜絕認知空白現(xiàn)象，深刻意識到該項工作在單位整體發(fā)展中起到的積極作用，在潛移默化中增強自身思想意識，逐步營造良好的環(huán)境氛圍，為內部控制的順利實行打好扎實的人員與環(huán)境基礎。

（二）構建完善內控管理體系

第一，梳理業(yè)務流程，促進內部控制制度建立。建立全員參與機制，要求各部門給予內部控制高度配合，認真梳理各業(yè)務流出，分析并確定風險點，對各項業(yè)務活動中可能存在的風險隱患、突發(fā)事件做出超前預判，根據其基本性質建立相對應的制衡體系，逐步建立符合自身發(fā)展需要的內部控制管理制度，并結合內外部環(huán)境，及時補充并調整制度內容，確保切合實際。當需要委托中介機構進行制度編制時，應要求其進入單位蹲點，在確認對單位內部的部門設置、職責劃分、業(yè)務特點充分掌握后，編制出一套具有科學性、操作性、合理性的內部控制制度。

第二，以業(yè)務活動為基礎，健全項目審核控制機制。充分考慮到行政單位的機構設置、相關活動、社會職責等諸多管理要素，由此進行相關活動崗位的合理設置，保證各個崗位之間保持緊密連接、權限相互牽制，打造“各司其職，相互監(jiān)督”的美好局面。在此基礎上，嚴格遵循“三權分立”基本原則，建立項目審核與審批制度，針對重大業(yè)務事項，要求單位領導全員參與集體決策，按規(guī)定權限與程序審批一般業(yè)務。

第三，明確執(zhí)行目標，合理劃分職責。明確內部控制執(zhí)行目標，以內控目標為導向開展工作，明確劃分內部控制的工作職責，將內控責任準確精細化到各個部門，準確落實到每個崗位和每個員工中，同時需要構建嚴格的崗位責任制度，使企業(yè)全體人員都能清晰認識自己應該做些什么，不應該發(fā)生哪些行為，以便后期績效考核管理工作的順利進行[5]。

第四，完善財務制度，做好預算管控。行政單位要意識到財務制度在內部控制中的核心位置，以提高管理水平、增強風險防范能力為目標，對現(xiàn)有的財務管理制度進行補充、完善，重點強化財政資金、固定資產管理，明確設定財政經費申請、使用以及審批程序，保證做到在制度體系與法律規(guī)章的規(guī)定范圍內合法、合理執(zhí)行。此外，行政單位應適當引入全面預算管理，結合自身發(fā)展戰(zhàn)略，靈活選用“固定預算、彈性預算、增量預算、零基預算”等多種成熟的預算編制方法，提前預測未來一段時間內財務活動中的收支情況，加大預算編制與執(zhí)行管控力度，落實配套的預算審批機制，對各項財政資金實施有效管控，嚴厲杜絕“徇私舞弊、違規(guī)操作”等不良行為的出現(xiàn)。

（三）健全內部會計管控制度

為推動內部控制的準確落實，行政單位應從大局觀角度出發(fā)，認真梳理內部控制、會計控制之間的關系，正確認識到二者的協(xié)同作用，在此基礎上健全內部會計控制機制，最大限度保證二者的協(xié)調性，促進共同發(fā)展。

首先，內控管理機構的設立與健全。以單位發(fā)展戰(zhàn)略為基礎，充分考慮各部門業(yè)務情況、內控管理需求，設立獨立的內部控制組織機構，賦予該部門足夠的獨立自主權，免受其他部門或人員的干擾影響。堅持“因事設崗、以崗定人”的基本原則，將不同業(yè)務活動合理分配到實際崗位中，并以此為基礎，在所分類的工位上安排具體的會計控制人員。

其次，落實職務分離機制。為避免出現(xiàn)徇私舞弊、濫用職權等不良情況，行政單位應嚴格落實“不相容職務崗位分離”制，保證會計工作分工到位，針對重要崗位，應至少配備兩名或兩名的人員，共同進行會計賬目的整理、清算與核對工作，要求雙方相互監(jiān)督和合作，嚴厲杜絕“一人多崗”，盡可能保證“賬實相符”。

最后，提高會計信息質量。會計信息作為會計工作的開展前提，需要行政單位給予高度重視，重點加強對會計賬簿的監(jiān)督管理，在啟用賬簿時需填寫相關的內容，經核實確認沒有差錯情況后，進行賬目登記和編號，保證會計信息的準確性、真實性，以便更好為行政單位內部控制提供數據參考，取得更理想的工作成果。

（四）開展規(guī)范化的內部控制

規(guī)范是行業(yè)發(fā)展的生命線，行政單位要加強規(guī)范化建設，使內部控制工作的整體質量得到保障。在此期間，應全面彰顯制度體系的根本性作用，根據各崗位需求，落實配套的管理機制，在法律法規(guī)的正確帶領下，對內部控制的工作流程作出明確規(guī)范。針對工作執(zhí)行力管控，需要在做好人員意識建設的基礎上，使其正確認識到自身崗位的重要性、社會價值，以此擺脫傳統(tǒng)模式下的束縛與局限，對各部門的職責權限作出明確規(guī)定，開展內外部監(jiān)督管理，推動內部控制得以穩(wěn)定運轉，進一步提升工作的有效性[6]。

以監(jiān)督角度入手，對行政單位的財務活動、業(yè)務活動等重要項目進行監(jiān)督管控，充分發(fā)揮審計部門的監(jiān)管作用，對各項業(yè)務活動開展系統(tǒng)性的指導、監(jiān)督、服務、檢查、決策輔助等，要求財務部等相關部門參與到其中，及時告知部門實際情況。建立內控管理委員會，在各部門的全力配合下，做好內部控制工作問題的快速發(fā)展、妥善處理。注重內部控制、廉政建設二者的有機結合，以此為基礎搭建“廉政風險點”的監(jiān)測機制，重點加強領導人員的工作檢查與指導，最大限度避免“廉政風險”的出現(xiàn)，進而促進行政單位的良性發(fā)展。

四、結束語

綜上所述，在社會經濟快速發(fā)展的今天，行政單位應切實做好內部管理，將其作為首要任務來抓，將其深刻貫穿在單位內部，在制度體系等多重保障手段下，實現(xiàn)內部控制的準確落實，不斷提高內控管理水平，更好為社會大眾提供優(yōu)質的公共服務。