電算化對會計電子檔案管理的影響及對策

王敏

［摘 要］電算化是將計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用到業(yè)務(wù)處理中的簡稱。會計電算化不僅是使用電子計算機(jī)代替原本人工的部分工作，還是將原本以會計工作人員為核心的會計工作轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訒嬈脚_為基礎(chǔ)的會計管理模式。電算化對會計工作產(chǎn)生了重要影響，同樣在會計電子檔案管理方面也有極大影響?；诖?，文章分析電算化對會計電子檔案管理的影響，并提出電算化環(huán)境下會計電子檔案管理的對策，以維護(hù)會計檔案的安全。

［關(guān)鍵詞］電算化；會計電子檔案；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.14.019

［中圖分類號］F232；G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）14-0058-03

0? ? ?引 言

新時期，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展與完善，電算化平臺為會計電子檔案管理提供了新契機(jī)，會計檔案管理的電算化也成為會計領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢。在這一形勢下，無論是企業(yè)還是行政單位、事業(yè)組織機(jī)構(gòu)等，又或者是會計從業(yè)人員，均須根據(jù)行業(yè)的發(fā)展變化需求進(jìn)行必要的調(diào)整。但縱觀國內(nèi)各社會經(jīng)濟(jì)組織的會計檔案管理狀況，會計檔案管理仍然以傳統(tǒng)方式為主。相對而言，在會計檔案管理中，電算化平臺的運(yùn)用程度有限，甚至許多工作人員沒有掌握電算化平臺的運(yùn)用技巧，這就導(dǎo)致會計電子檔案管理效果不理想?；诖耍疚闹饕獜碾娝慊暯浅霭l(fā)，分析其對會計電子檔案管理的影響，提出會計電子檔案管理的路徑，希望能提供一些新的參考。

1? ? ?電算化對會計電子檔案管理的影響

1.1? ?對會計人員工作的影響

對于會計崗位工作人員而言，崗位的基本工作內(nèi)容是會計相關(guān)內(nèi)容，會計檔案管理同樣屬于會計崗位的基本工作之一。電算化未普及之前，會計相關(guān)的檔案大都以實體的形式保存。這個階段，會計工作人員進(jìn)行檔案管理的重點包括如下幾個方面：保證本企業(yè)或者本單位的會計檔案完整，并且所有收錄的會計檔案均符合會計檔案管理的基本標(biāo)準(zhǔn)；建立檔案的保存及管理體系，所有處于保存時間內(nèi)的檔案均能夠被快速查詢，并且能夠在更長時間內(nèi)保持完整。而檔案實現(xiàn)電子化后，檔案管理工作將出現(xiàn)巨大的變化。首先，在電子檔案要求較為明確的情況下，會計工作人員無須對收錄的檔案進(jìn)行檢查，一般情況下，通過平臺審核的所有檔案均屬于符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案。另外，與傳統(tǒng)的實體類型檔案相比，會計電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)更長時間、更為完整的保存，實體檔案在長期保存過程中可能出現(xiàn)損壞等情況，但在信息存儲設(shè)備并未受到損壞，或信息存在備份的情況下，電子檔案的安全性能夠得到更充分的保證［1］。因此，會計人員無須定期到檔案室查看，減少了工作量。

1.2? ?對會計數(shù)據(jù)安全的影響

傳統(tǒng)以實體為主的會計檔案在保存過程中不易出現(xiàn)安全風(fēng)險，即使出現(xiàn)，安全風(fēng)險能夠形成的影響相對較小，主要原因在于傳統(tǒng)的實體檔案查詢相對較為困難，即便存在刻意盜竊會計檔案的行為，盜竊行為本身不僅需要耗費較長的時間，行為發(fā)生過程中被發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險相對較高。同時，由于紙質(zhì)會計檔案本身的實體性特征，其被大量盜竊的風(fēng)險相對較低。而會計電子檔案則不同，電子檔案占據(jù)的空間相對較小，一旦發(fā)生信息泄露，則可能導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)及信息流出。會計電子檔案的安全風(fēng)險在日常工作中主要體現(xiàn)在如下幾個方面：①用于存儲信息的設(shè)備存在相對較高的損壞風(fēng)險，一旦設(shè)備損壞，則可能導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)信息消失，甚至?xí)蛟O(shè)備損壞，檔案信息無法完全復(fù)原，可以說，依托設(shè)備進(jìn)行存儲的會計檔案信息發(fā)生不可逆遺失的風(fēng)險相對較高，且影響更大［2］。②電子檔案的安全需要以信息及時及完整備份為基礎(chǔ)，每日產(chǎn)生的全新電子檔案在企業(yè)或單位規(guī)范備份的情況下，安全性能夠得到較為充分的保證，但從實際工作情況來看，大部分財務(wù)管理人員并未對會計檔案的備份情況進(jìn)行每日及時檢查，而檔案錄入相關(guān)人員同樣經(jīng)常出現(xiàn)信息錄入、備份不及時的情況，大大增加了信息安全隱患。③部分企業(yè)或單位進(jìn)行會計檔案備份時，采用的備份方式是完全手動備份，這種手動備份的方式可能導(dǎo)致備份數(shù)據(jù)并不準(zhǔn)確，不準(zhǔn)確的信息保存效果無法得到

保證［3］。

1.3? ?對電子檔案信息遷移的影響

電算化對會計電子檔案的信息遷移有顯著影響。電子檔案的信息遷移是指電子檔案信息由指定平臺或系統(tǒng)向其他應(yīng)用系統(tǒng)導(dǎo)入，目的是實現(xiàn)電子檔案信息的更好保存和利用。當(dāng)前，很多電子信息平臺已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)平臺中所有數(shù)據(jù)的完整導(dǎo)出，因此在信息導(dǎo)出階段完整性方面問題相對較少。而信息遷移的主要問題出現(xiàn)在信息導(dǎo)入新平臺階段。信息導(dǎo)入時選擇標(biāo)簽錯誤及存儲位置錯誤等情況，均可能使原本數(shù)據(jù)在新平臺當(dāng)中無法正常使用。平臺調(diào)整產(chǎn)生的信息轉(zhuǎn)換及使用問題需要由更為有效的監(jiān)督及管理手段予以避免，因此，在信息平臺調(diào)整或者大量信息整體整理時，應(yīng)當(dāng)由具有專業(yè)能力的管理人員進(jìn)行整體性把控。但是，很多企業(yè)及組織的財務(wù)管理工作人員在信息管理方面的專業(yè)能力較為欠缺，管理人員本身專業(yè)能力不足，加之管理標(biāo)準(zhǔn)及制度的欠缺，使得信息進(jìn)行大幅度遷移時可能出現(xiàn)信息完整性受損的

問題［4］。

2? ? ?電算化環(huán)境下會計電子檔案管理的對策

2.1? ?培養(yǎng)復(fù)合型人才

隨著科技的進(jìn)步，會計電子檔案管理成為大勢所趨，這要求會計檔案管理人員既熟悉檔案管理的專業(yè)知識，又掌握一定的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、法律等相關(guān)知識，還要具備一定的文字綜合能力、口頭表達(dá)能力及問題分析能力［5］。然而，許多單位財務(wù)部門人才隊伍結(jié)構(gòu)單一，缺乏復(fù)合型財務(wù)會計人才，尤其缺少計算機(jī)管理、檔案專業(yè)等方面的高級人才，現(xiàn)有的員工隊伍存在知識面窄的問題，無法滿足電算化時代會計檔案管理的電子化需求。另外，會計電算化時代，會計工作人員不僅需要掌握會計專業(yè)能力，還需要掌握該崗位其他必備的知識和技能，包括管理學(xué)、檔案學(xué)以及電子信息相關(guān)專業(yè)知識技能［6］?；诖耍髽I(yè)或其他單位就需要加強(qiáng)復(fù)合型會計人才培養(yǎng)，在人才培養(yǎng)方面應(yīng)堅持內(nèi)部培訓(xùn)、外部合作教育相結(jié)合的原則。其中，在內(nèi)部培訓(xùn)方面，單位需要面向會計檔案管理人員開展計算機(jī)技術(shù)、電子信息技術(shù)、信息系統(tǒng)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，還可以聘請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜疫M(jìn)單位給檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，面對面?zhèn)魇跁嫏n案管理技能、檔案知識、計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用技能等，為其提供學(xué)習(xí)資料，鼓勵其自學(xué)，提升其專業(yè)能力。在外部合作培養(yǎng)方面，單位可以與高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等建立起合作關(guān)系，組織會計檔案管理人員前往高校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)、檔案信息化管理技能等［7］。此外，在開展好崗位培訓(xùn)基礎(chǔ)上進(jìn)行培訓(xùn)效果評價，評估出優(yōu)秀的會計檔案管理者，組建起全新的會計電子檔案管理隊伍，實行專崗專責(zé)，確保會計檔案管理質(zhì)量，更好地順應(yīng)會計電算化趨勢。

2.2? ?增強(qiáng)會計電子檔案存儲設(shè)備的安全性和安全防范意識

首先，用于會計電子檔案存儲的設(shè)備必須具有較強(qiáng)的安全性，能夠在長期使用過程中保持設(shè)備本身的穩(wěn)定性，并且即便設(shè)備出現(xiàn)使用方面的問題，設(shè)備內(nèi)部的信息安全應(yīng)當(dāng)依然能夠得到保證，能夠在符合規(guī)范的基礎(chǔ)上較為完整地導(dǎo)出［8］。會計電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合如下3項基本要求。①會計電子檔案存儲設(shè)備的主要使用特征在于設(shè)備使用的頻率較低，一般需要進(jìn)行長期存儲，并且大量存儲會計電子檔案的設(shè)備需要在同一空間中存放，因此，根據(jù)上述使用特點，用于存儲會計電子檔案的設(shè)備需要具有耐腐蝕、耐磨損、防潮防火以及防蟲等功能，即在長期存儲的情況下，設(shè)備依然能夠維持較強(qiáng)的穩(wěn)定性，同時在環(huán)境變化的情況下，設(shè)備的物理屬性同樣能夠保持基本的穩(wěn)定。②會計電子檔案同樣屬于會計檔案，即屬于企業(yè)機(jī)密類型的檔案，因此在檔案保存過程中必須保證電子檔案的安全性，考慮到該種要求，一般情況下應(yīng)當(dāng)避免使用泄漏風(fēng)險更高的電子平臺存儲會計檔案，而應(yīng)當(dāng)使用專門的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，同時用于存放存儲設(shè)備的空間需要提高安保等級，保證空間24 h均處于全面監(jiān)控當(dāng)中，從而避免出現(xiàn)信息泄露等問題。③即便是質(zhì)量較好、穩(wěn)定性較高的存儲設(shè)備，在長期使用后，介質(zhì)的存儲效果同樣會有一定程度的降低，部分存儲設(shè)備外觀雖然并未發(fā)生較大改變，但內(nèi)部結(jié)構(gòu)已經(jīng)發(fā)生較大的變化，甚至在外觀正常的情況下，內(nèi)部的部分信息已經(jīng)出現(xiàn)部分遺失的現(xiàn)象，因此長期保存的設(shè)備必須定期更換，所有設(shè)備均應(yīng)當(dāng)明確使用時間及使用周期，并根據(jù)使用周期定期更換［9］。

對于使用次數(shù)相對較少的會計檔案，一般主要通過實體的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，但依然會有大量使用頻率較高的檔案需要通過電子平臺進(jìn)行存儲。與并不對外開放的存儲設(shè)備相比，電子平臺存儲面臨的安全問題更為突出［10］?？紤]到電子平臺存儲信息時存在的安全風(fēng)險，企業(yè)或其他單位在電子平臺使用過程中必須符合如下基本要求。①不斷提高電子平臺的操作要求，如登錄平臺、使用平臺以及修改信息均需要提供相應(yīng)的密碼。較為先進(jìn)的平臺不僅需要使用者提供密碼，還需要使用者在使用過程中提供生物密碼，未經(jīng)企業(yè)或者單位授權(quán)的人員嚴(yán)禁登錄會計相關(guān)平臺，且任何群體一旦未經(jīng)授權(quán)登錄會計平臺，平臺不僅應(yīng)當(dāng)直接阻止未經(jīng)授權(quán)的操作，同時應(yīng)當(dāng)向管理中心提供相應(yīng)的警報，促使管理人員進(jìn)一步提高操作的安全性。②電子平臺存在一定的被外來入侵的風(fēng)險，因此對電子平臺而言，需要定期自檢，避免出現(xiàn)被植入外來指令等情況，與一般功能的電子平臺相比，用于會計電子檔案管理的電子平臺必須提高自檢的頻率，并且系統(tǒng)的自檢相對一般系統(tǒng)需要更加深入，且平臺本身對終端操作應(yīng)當(dāng)能夠進(jìn)行一定程度的自我管理，平臺的監(jiān)控模塊能夠?qū)K端的操作情況進(jìn)行主動的檢測與記錄。

2.3? ?建立起精細(xì)化的會計電子檔案管理制度

現(xiàn)實情況表明，隨著計算機(jī)在會計檔案管理中不斷發(fā)揮作用，會計檔案管理機(jī)制正朝著精細(xì)化方向發(fā)展。目前，我國許多企事業(yè)單位及行政單位已經(jīng)開始開展會計檔案管理制度革新工作，引入精細(xì)化的會計檔案管理理念，避免出現(xiàn)各類會計檔案管理風(fēng)險，確保會計電子檔案管理朝著穩(wěn)定目標(biāo)前進(jìn)［11］?；诖?，我國一些企業(yè)、行政事業(yè)單位等應(yīng)大力引進(jìn)精細(xì)化管理理念，率先開展會計電子檔案精細(xì)化管理工作，形成新的檔案管理制度。其主要可遵循四步走戰(zhàn)略，具體如下：一是引進(jìn)“6S”管理理念，注重整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全等六要素。二是重點加強(qiáng)會計電子檔案安全保障，因為會計檔案記錄著單位的重要信息，必須將檔案安全工作作為重中之重。比如，做好硬件設(shè)備安全保障，引入先進(jìn)的高端服務(wù)器、數(shù)據(jù)交換機(jī)、路由器、光纖設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備、計算機(jī)設(shè)備等。三是注重軟件設(shè)備安全建設(shè)，構(gòu)建起基于檔案信息安全保護(hù)的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)網(wǎng)、信息安全監(jiān)控系統(tǒng)等，從而確保數(shù)字檔案館檔案信息的安全性。四是推動會計電子檔案管理工作的考核，健全考核指標(biāo)體系，實現(xiàn)工作過程考核與結(jié)果考核相關(guān)聯(lián)。五是注重會計檔案的交接管理，確保檔案移交流程精細(xì)化、規(guī)范化，同時建立起可追溯機(jī)制。例如，移交會計檔案的單位應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年份、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容，移交時做好工作責(zé)任人簽名，方便責(zé)任

追溯［12］。

3? ? ?結(jié)束語

會計信息是保證單位財務(wù)管理有效開展的重要基礎(chǔ)，而為了保證單位會計信息真實、準(zhǔn)確，就要切實加強(qiáng)對會計檔案管理工作的重視。使用電算化平臺實現(xiàn)會計檔案管理信息化、數(shù)字化、電子化，不僅需要前臺的跟進(jìn)和努力，更加需要后臺的優(yōu)化及提升。單位在制定會計工作人員崗位要求及崗位規(guī)則時，需要根據(jù)當(dāng)前電算化平臺以及系統(tǒng)發(fā)展的基本情況對會計崗位工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，并建立新的規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。同時，盡快建立起復(fù)合型會計檔案管理團(tuán)隊，增強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備的安全性和管理人員安全防范意識，建立起精細(xì)化的會計檔案管理制度，更好地推動會計電子檔案管理工作高質(zhì)量開展。

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［收稿日期］2023-01-08