藝術(shù)院校特色檔案
——藝術(shù)檔案資源管理工作研究

李朝環(huán)

西安音樂(lè)學(xué)院 黨政辦綜合檔案室

高校檔案資源作為記錄學(xué)校發(fā)展與變革，記載學(xué)校從建立之初到蓬勃發(fā)展過(guò)程中各種教學(xué)、科研以及各類管理活動(dòng)的真實(shí)、原始記錄，不僅是學(xué)校發(fā)展歷史的“見證者”，也是學(xué)校記憶的“書寫者”。與各專業(yè)院校和綜合性大學(xué)相比，藝術(shù)院校作為藝術(shù)教育、藝術(shù)研究以及藝術(shù)培養(yǎng)的大本營(yíng)，除一般的黨群、行政、教學(xué)、科研等文書檔案外，還會(huì)形成獨(dú)具學(xué)校特色的藝術(shù)檔案資源。這些在藝術(shù)教學(xué)、藝術(shù)科學(xué)與研究、藝術(shù)創(chuàng)作以及演出中產(chǎn)生的藝術(shù)作品、影像資料等應(yīng)該作為藝術(shù)院校的特色檔案門類被統(tǒng)一收集和保管[1]，作為學(xué)校記憶的一部分予以保存。高校檔案管理部門作為學(xué)校檔案工作的職能管理部門，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)藝術(shù)檔案的重要價(jià)值，做好學(xué)校藝術(shù)檔案資源的管理和建設(shè)工作，發(fā)揮檔案資政育人的作用，突顯學(xué)校特色辦學(xué)和專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校檔案資源的開發(fā)、利用和編研工作提供依據(jù)和支撐，為藝術(shù)院校培養(yǎng)專業(yè)性人才提供有力保障。

一、藝術(shù)檔案資源的類型及特點(diǎn)

（一）藝術(shù)檔案資源的類型

按照藝術(shù)檔案資源的形成來(lái)源劃分，藝術(shù)院校常見藝術(shù)檔案資源的類型可以分為以下五個(gè)大類：

1.學(xué)校黨群組織、行政機(jī)構(gòu)在日常管理活動(dòng)中形成的藝術(shù)檔案。例如黨委宣傳統(tǒng)戰(zhàn)部、校團(tuán)委、學(xué)生工作部、教務(wù)處、研究生部等職能部門，在組織和開展各類文藝活動(dòng)中產(chǎn)生的活動(dòng)計(jì)劃、活動(dòng)總結(jié)、現(xiàn)場(chǎng)照片、音視頻資料等藝術(shù)檔案。

2.各藝術(shù)類專業(yè)形成的藝術(shù)檔案。例如管弦系、舞蹈學(xué)系、民樂(lè)系、鋼琴系等藝術(shù)專業(yè)在日常教學(xué)、科研、創(chuàng)作、演出、比賽等活動(dòng)中產(chǎn)生的藝術(shù)檔案，包括文件資料、劇目劇本、排演場(chǎng)記、宣傳畫報(bào)、新聞報(bào)道等文字材料；演員的定妝照、舞臺(tái)照、舞美道具和場(chǎng)景設(shè)計(jì)等照片和聲像資料；參賽獲獎(jiǎng)的證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案等[2]。

3.非藝術(shù)類專業(yè)、院系參加藝術(shù)活動(dòng)過(guò)程中形成的藝術(shù)檔案。例如人文學(xué)院參加學(xué)校合唱比賽活動(dòng)形成的曲譜、排練照、舞臺(tái)照、宣傳照等藝術(shù)檔案，音樂(lè)教育學(xué)院師生為戰(zhàn)疫譜寫歌曲過(guò)程中形成的樂(lè)譜、詞稿及修改稿、歌曲成品等藝術(shù)檔案。

4.群眾社團(tuán)活動(dòng)產(chǎn)生的藝術(shù)檔案。例如工會(huì)、學(xué)生會(huì)等團(tuán)體在準(zhǔn)備春節(jié)文藝匯演過(guò)程中創(chuàng)作、排練、演出中形成的藝術(shù)檔案。

5.教師或?qū)W生以個(gè)人名義參加演出、對(duì)外交流或大型比賽中形成的藝術(shù)檔案等。包括原始文稿、譯稿、筆記、日記、樂(lè)譜手稿、畫、畫稿、印章和獎(jiǎng)狀等。

（二）藝術(shù)檔案資源的特點(diǎn)

與黨群、行政類文書檔案不同，藝術(shù)檔案具有形成即時(shí)、記錄手段多樣、項(xiàng)目成套的特點(diǎn)，決定了藝術(shù)檔案收集、保管和利用工作與一般文書檔案相比有一定的特殊性。

1.形成即時(shí)

藝術(shù)檔案的形成具有很強(qiáng)的即時(shí)性，一旦錯(cuò)過(guò)合適的收集時(shí)機(jī)，很難再去回溯進(jìn)行檔案收集的增補(bǔ)工作。普通文書類文件一般“產(chǎn)生即存在”，如果未在文件辦結(jié)后及時(shí)整理歸檔，可以在一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行回溯，從而收集到與文件辦理過(guò)程有關(guān)的全過(guò)程資料，辦理環(huán)節(jié)如果有缺失甚至可以進(jìn)行增補(bǔ)。而藝術(shù)檔案尤其是像即興演出、即興創(chuàng)作等現(xiàn)場(chǎng)藝術(shù)產(chǎn)生的照片、音像視頻等資料，一旦創(chuàng)作完成或活動(dòng)結(jié)束，便沒(méi)有辦法再進(jìn)行回溯或補(bǔ)錄。

2.記錄手段多樣

藝術(shù)檔案的記錄手段具有多樣性，主要以文字、圖片、音視頻材料以及實(shí)物等方式呈現(xiàn)。文字形式，如樂(lè)譜、曲譜、歌詞本、圖譜、效果圖以及音樂(lè)家手稿等；圖片形式，包括演員演出前定妝照、演出過(guò)程中的劇照、舞臺(tái)照以及新聞宣傳圖片等；音視頻形式，多以磁帶、光盤等作為載體進(jìn)行存儲(chǔ)，如藝術(shù)院校學(xué)生畢業(yè)音樂(lè)會(huì)、中期匯報(bào)演出、外出展演或比賽視頻、名師大家講座錄音錄像等材料以及學(xué)校師生創(chuàng)作的不同主題的MV、動(dòng)畫等短視頻、歌曲等；實(shí)物類型，包括在各種藝術(shù)比賽、邀請(qǐng)賽中獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、牌匾等，以及在藝術(shù)創(chuàng)作中形成的藝術(shù)作品，如繪畫、雕塑、篆刻、設(shè)計(jì)等實(shí)物。

3.項(xiàng)目成套

與科研檔案相似，藝術(shù)檔案同樣具有成套性。藝術(shù)檔案記錄著每一次比賽、演出、創(chuàng)作、交流從開始到結(jié)束的全過(guò)程，每一項(xiàng)的過(guò)程材料都構(gòu)成了一個(gè)完整的整體，為了保證藝術(shù)檔案內(nèi)部各要素的有機(jī)聯(lián)系，在藝術(shù)檔案的收集、整理過(guò)程中，必須遵循藝術(shù)檔案的成套性特征。

二、藝術(shù)檔案資源管理工作存在的問(wèn)題

（一）藝術(shù)檔案工作制度不健全

為更好地做好學(xué)校檔案管理工作，規(guī)范檔案收集、整理流程，各藝術(shù)類院校都結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制定了本校的檔案管理辦法、立卷歸檔辦法、歸檔范圍和保管期限表等制度辦法，對(duì)于學(xué)校黨群、行政、科研、教學(xué)類等文書檔案的收集、管理和利用有了較為明確的規(guī)定，但各個(gè)學(xué)校關(guān)于藝術(shù)檔案從收集、整理、保管到利用等各環(huán)節(jié)尚未建立起專門的制度和辦法，對(duì)于藝術(shù)檔案的收集和查閱利用流程也沒(méi)有一個(gè)明確的規(guī)定。制度的缺失導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法可依，進(jìn)展緩慢。

（二）檔案管理部門對(duì)藝術(shù)檔案工作重視程度不夠

一方面，很多藝術(shù)院校尚未樹立起建立藝術(shù)檔案專門門類的意識(shí)，仍然將學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)局限于黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、財(cái)會(huì)等《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定的十一個(gè)大門類上，認(rèn)為做好黨群、行政等文書類檔案的收集管理和利用工作，就已經(jīng)完成了檔案管理部門的管理職能，對(duì)于藝術(shù)檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)且缺乏實(shí)踐。另一方面，缺少負(fù)責(zé)藝術(shù)檔案工作的專職檔案員，多數(shù)是兼任其他類型檔案工作、非專職從事藝術(shù)檔案工作的檔案人員，對(duì)于藝術(shù)檔案的了解程度不高。由于藝術(shù)檔案的特殊性，導(dǎo)致對(duì)藝術(shù)檔案收集不全不及時(shí)，比如在收集畢業(yè)生音樂(lè)會(huì)過(guò)程資料時(shí)，缺少音樂(lè)會(huì)節(jié)目單或宣傳頁(yè)；收集外校專家來(lái)校講座資料時(shí)，缺少對(duì)專家的簡(jiǎn)介材料以及音視頻記錄等，從影響藝術(shù)檔案收集的數(shù)量和質(zhì)量。

（三）藝術(shù)檔案資料收集困難

一方面，除了參加學(xué)校舉辦的各項(xiàng)活動(dòng)和演出，藝術(shù)院校師生經(jīng)常受邀外出參加不同地域間、不同學(xué)校甚至是不同國(guó)家間的藝術(shù)交流、演出或比賽，產(chǎn)生的藝術(shù)檔案往往由不同主體共同形成，檔案資源的來(lái)源廣泛、渠道多樣。很多珍貴的藝術(shù)檔案散落在各部門和個(gè)人手中，即使通過(guò)公開征集手段也很難有辦法集中起來(lái)，只有極少部分由學(xué)校檔案管理部門保管。另一方面，學(xué)校師生對(duì)藝術(shù)檔案缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，對(duì)他們?cè)谒囆g(shù)實(shí)踐中形成的藝術(shù)檔案沒(méi)有記錄、留存的習(xí)慣和意識(shí)，導(dǎo)致藝術(shù)檔案大量缺失并且無(wú)法增補(bǔ)。

（四）藝術(shù)檔案保管條件較差

多數(shù)學(xué)校為黨群、行政、教學(xué)等文書類檔案都配備了符合檔案保管要求的密集架、五節(jié)柜等專業(yè)保管設(shè)備，但未配置適合保管藝術(shù)檔案的聲像柜、密閉鐵柜或防磁柜等設(shè)施，許多畢業(yè)音樂(lè)會(huì)光盤沒(méi)有采取任何保護(hù)措施散落在密集架上，部分美術(shù)作品、設(shè)計(jì)圖紙等堆積在檔案庫(kù)房中，造成載體損壞，光盤無(wú)法讀取，紙質(zhì)材料字跡不清或發(fā)生撕毀、霉變、蟲蛀，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的缺失。

三、藝術(shù)檔案資源管理工作的優(yōu)化途徑

檔案管理部門可以通過(guò)制度建設(shè)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)、藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建立以及特色藝術(shù)檔案資源挖掘等多種方式優(yōu)化藝術(shù)檔案的管理和利用，豐富學(xué)校藝術(shù)檔案資源，健全高校檔案資源體系，為高校教學(xué)、科研以及施政決策提供“檔案力量”。

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，完善藝術(shù)檔案管理制度

強(qiáng)有力的組織領(lǐng)導(dǎo)、完備的制度建設(shè)，是高校檔案資源收集、管理工作開展的基礎(chǔ)和有力保障。一方面，應(yīng)把檔案工作納入學(xué)校年度工作要點(diǎn)和學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，并納入崗位責(zé)任制進(jìn)行考核，宏觀保障藝術(shù)檔案各項(xiàng)制度和辦法執(zhí)行有效。另一方面，要建立健全藝術(shù)檔案資源管理制度體系，比照一般文書類檔案，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和專業(yè)特色，制定本校的藝術(shù)檔案管理辦法、藝術(shù)檔案分類實(shí)施方案、藝術(shù)檔案歸檔范圍等制度，明確藝術(shù)檔案資源從收集、整理、利用、開發(fā)到編研的各個(gè)環(huán)節(jié)的要求和具體流程，使藝術(shù)檔案管理工作有法可依、有章可循。

（二）提升專業(yè)能力，打造藝術(shù)檔案專職檔案人員隊(duì)伍

首先，檔案管理部門包括檔案工作者應(yīng)提高藝術(shù)檔案意識(shí)，將學(xué)校藝術(shù)檔案工作放在與黨群、行政類文書檔案工作同等重要的位置，注重藝術(shù)檔案的收集、管理和利用；其次，配備專職的藝術(shù)檔案管理人員。專職的藝術(shù)檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)和藝術(shù)類學(xué)科的交叉背景，不僅熟悉和掌握檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)要了解學(xué)校藝術(shù)類專業(yè)的設(shè)置以及教學(xué)、科研的一般活動(dòng)流程，對(duì)大型演出、大型比賽以及對(duì)外藝術(shù)交流等重大活動(dòng)應(yīng)收集的藝術(shù)檔案的范圍和要求熟練掌握；最后，應(yīng)當(dāng)定期舉辦檔案管理人員培訓(xùn)會(huì)，鼓勵(lì)檔案工作人員參加每年度上級(jí)主管單位舉辦的檔案繼續(xù)教育，提升專兼職檔案員藝術(shù)檔案收集、整理以及立卷歸檔的能力，不斷加強(qiáng)與兄弟院校藝術(shù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)的交流，調(diào)整、創(chuàng)新學(xué)校藝術(shù)檔案管理手段，提升學(xué)校檔案管理水平，打造一支專業(yè)素質(zhì)過(guò)硬，管理思想創(chuàng)新的藝術(shù)檔案專職檔案人員隊(duì)伍。

（三）創(chuàng)新服務(wù)模式，搭建藝術(shù)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)

在互聯(lián)網(wǎng)+下的大背景下，檔案管理部門對(duì)于藝術(shù)檔案的管理絕不再是僅僅局限于實(shí)體檔案的管理，而是要逐漸轉(zhuǎn)變觀念，將藝術(shù)檔案的分類整理和提供利用以數(shù)字化的形態(tài)體現(xiàn)。例如，三十年前的以磁帶為載體的聲像資料現(xiàn)今已缺少常見的讀取手段，需要利用專業(yè)手段修復(fù)并讀取，通過(guò)數(shù)字化技術(shù)手段，將讀取出來(lái)的樂(lè)曲或唱段以數(shù)字化的形態(tài)呈現(xiàn)并保存下來(lái)。大多數(shù)藝術(shù)院校對(duì)于學(xué)生畢業(yè)音樂(lè)會(huì)的影像資料仍以光盤形式保存，不僅需要極為嚴(yán)格的保管條件，而且載體極易損壞，光盤很容易壞道導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法讀取，因此將畢業(yè)音樂(lè)會(huì)光盤數(shù)據(jù)讀取并導(dǎo)出，以電子形式進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，不僅可以保障數(shù)據(jù)安全，還為檔案庫(kù)房節(jié)省了很大空間。在藝術(shù)檔案資源數(shù)字化的基礎(chǔ)上，建立藝術(shù)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，編制索引目錄，面向全校師生提供專題查詢服務(wù)，為學(xué)校的藝術(shù)實(shí)踐教學(xué)和科研提供重要參考和借鑒。

（四）創(chuàng)新收集模式，深度挖掘藝術(shù)檔案資源

一方面，做好“三納入”“四參加”“四同步”工作。與一般文書檔案可以定期歸檔、按期移交不同，藝術(shù)檔案資源的形成具有即時(shí)性，大多數(shù)需要遵循邊形成，邊收集，邊產(chǎn)生，邊歸檔的原則。因此檔案部門要提前介入重大演出、比賽或藝術(shù)活動(dòng)，主動(dòng)收集全過(guò)程材料；另一方面，學(xué)校在舉辦重大藝術(shù)活動(dòng)時(shí)，建議主辦部門及時(shí)與檔案管理部門溝通，提前告知計(jì)劃和活動(dòng)日程，由檔案管理部門安排專人根據(jù)活動(dòng)類型和日程提前制定此次活動(dòng)藝術(shù)檔案的歸檔范圍和歸檔方案，為活動(dòng)的主辦部門及兼職檔案員提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極主動(dòng)提供歸檔服務(wù)。同時(shí)根據(jù)學(xué)校的教學(xué)特色和專業(yè)特色，鑒別、提取、整合極具代表性的藝術(shù)檔案資源，加強(qiáng)檔案開發(fā)，形成專題檔案，如陜北民歌專題檔案、紅色歌曲專題檔案、優(yōu)秀畢業(yè)生音樂(lè)會(huì)專題檔案等，不僅可以為學(xué)校藝術(shù)實(shí)踐教學(xué)提供參考，也有助于檔案管理部門豐富館藏內(nèi)容、改善學(xué)校館藏結(jié)構(gòu)。

（五）做好檔案宣傳，提升師生檔案意識(shí)

與一般文書檔案不同，藝術(shù)檔案的形成主體往往在于學(xué)校師生，因此提升全校師生的檔案意識(shí)顯得尤為重要。檔案管理部門可以以6·9 國(guó)際檔案日為契機(jī)，利用網(wǎng)站或展板進(jìn)行宣傳，通過(guò)舉辦名家講座、專題培訓(xùn)和專題展覽等形式，向全校師生宣傳藝術(shù)檔案所包含的內(nèi)容、作用及價(jià)值。在每年畢業(yè)季舉辦畢業(yè)年級(jí)學(xué)生畢業(yè)音樂(lè)會(huì)展，每年校慶日舉辦校史、教學(xué)名師專題展等，讓廣大師生了解藝術(shù)檔案，關(guān)注藝術(shù)檔案，培養(yǎng)師生在藝術(shù)活動(dòng)中養(yǎng)成隨手記錄、留存資料的習(xí)慣，提升師生檔案意識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

藝術(shù)檔案作為藝術(shù)類院校獨(dú)具特色的檔案門類之一，是學(xué)校寶貴的歷史記憶和檔案資源。與一般的文書檔案不同，藝術(shù)檔案具有形成即時(shí)、記錄手段多樣、項(xiàng)目成套的特征。為了更好地做好藝術(shù)檔案的管理工作，藝術(shù)院校的檔案管理部門必須要完善藝術(shù)檔案管理制度，改變收集和服務(wù)模式，深度挖掘?qū)W校藝術(shù)檔案資源，建立起具有專業(yè)特色的藝術(shù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)揮檔案資源資政育人的作用，讓藝術(shù)檔案為學(xué)校藝術(shù)實(shí)踐教學(xué)和科學(xué)研究工作提供殷實(shí)的參考和依據(jù)，讓檔案資源真正動(dòng)起來(lái)，活起來(lái)。