新冠疫情防控下高校企業(yè)微信辦公的實踐研究

賈茜 唐君慧

摘? 要：新冠疫情給高校日常管理帶來了巨大沖擊，在新時代對信息化管理有著迫切需求的情景下，企業(yè)微信應運而生。山西大同大學云岡學學院以學生為出發(fā)點，分析了高校企業(yè)微信的基礎功能和辦公優(yōu)勢，并借助企業(yè)微信載體開展了全院學生基礎信息統(tǒng)計與教師防疫材料搜集、疫情防控期間學生外出請銷假、疫情防控健康天天報及線上查寢等應用實踐，提高了學院日常管理效率，推動了信息化辦校進程。

關鍵詞：企業(yè)微信；疫情防控；信息化管理

中圖分類號：TP39；G647? 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-4706（2023）15-0102-04

Research on the Practice of Enterprise WeChat Office in Colleges under the COVID-19 Epidemic Prevention and Control

JIA Xi， TANG Junhui

（Shanxi Datong University， Datong? 037009， China）

Abstract： The COVID-19 epidemic has brought great impact to the daily management of colleges. In the context of the urgent demand for informatization management in the new era， enterprise WeChat has emerged. Taking students as the starting point， Yungang College of Shanxi Datong University analyzes the basic functions and office advantages of enterprise WeChat in colleges， and carries out application practices such as statistics of basic information of students in the college and collection of epidemic prevention materials of teachers， students asking for leave during epidemic prevention and control， daily report of epidemic prevention and control health and online sleep check with the help of enterprise WeChat carrier， which improves the daily management efficiency of the college and promotes the process of informatization in running schools.

Keywords： enterprise WeChat; epidemic prevention and control; informatization management

0? 引? 言

新冠疫情防控下，作為高校管理工作的重要組成部分，高校行政管理能否及時、便捷、高效地完成管理工作，是高校信息化管理工作有效與否的檢驗。隨著信息化的快速發(fā)展，移動智能終端已逐步融入高校師生的日常生活，成為其必不可少的一部分[1]。企業(yè)微信和微信一樣具有使用便捷、用戶體驗佳等特點，基于企業(yè)微信開發(fā)信息化工作，將企業(yè)微信與高校信息化深度融合，打造一個以企業(yè)微信為載體，適應不同院校實際需求的一站式服務平臺，有助于讓高校管理信息化的及時性和便捷性落到實處，從而實現(xiàn)高校信息化水平的提高[2]。因此，企業(yè)微信辦公越來越受到高校的青睞。

山西大同大學云岡學學院以學生為出發(fā)點，利用企業(yè)微信載體，開展了學生開學返校及在校期間的應用實踐研究，包括疫情防控期間學生外出請銷假、全院學生基礎信息統(tǒng)計與教師防疫材料搜集、疫情防控健康天天報及線上查寢等，旨在提升服務學生質量和管理學生效率，為其他高校企業(yè)化辦公提供參考借鑒。

1? 高校企業(yè)微信的基礎功能

1.1? 通訊錄

學校網絡運營中心在企業(yè)微信統(tǒng)一錄入名單，分黨政管理機構、群團組織、教學業(yè)務機構、教學輔助機構、重點科研機構、附屬機構、離退休人員和員工服務等，并根據(jù)人員名單分部門、院系標識，各枝各系清楚明白，方便查找，并且能夠詳細查看個人基本信息，滿足工作需要，解決了以往通訊難度大、人員復雜等問題。此外，企業(yè)微信與微信通訊錄連接，內部成員可以通過企業(yè)微信添加外部聯(lián)系人。

1.2? 企業(yè)微信文檔

企業(yè)微信直接從本地導入文件，將騰訊文檔的功能融合進來，保留原有格式，創(chuàng)建者可以對文檔操作權限進行管理，如設置收集表為內部文檔，操作痕跡可以查看，支持多人同時編輯，多人共享等，一方面能夠更好地保護個人隱私，防止信息泄露；另一方面文檔對于同一單元格操作自行修正，信息統(tǒng)計更加準確。文件填寫完成后上傳至微盤，長久保存，方便備份。

1.3? 工作臺

工作臺集常用軟件、效率工具、學校管理、新生專欄、微信小程序等功能為一體，學校根據(jù)需求自行添加功能，方便辦公。常用軟件包括校園新聞、學生課表、微盤、請銷假審批、公事審批、公告、銀校通和成績查詢等。效率工具包括會議、上課直播、校園卡、信息變更申請、校園網網絡故障保修單等。學校管理包括匯報、日程、復學碼、機構及人員信息變更申請等。新生專欄包括健康天天報、校園瀏覽全景等。

1.4? 企業(yè)微信消息

企業(yè)微信消息可查看閱讀人數(shù)，及時掌握閱讀量，得知對方是否已讀，便于發(fā)布者知道接收者是否已經及時查看消息，減輕了因消息未讀造成的不利影響，提高了信息傳導的效率。同時企業(yè)微信消息可設置休息時間，用戶根據(jù)自己實際情況進行安排，既不會因為消息影響個人的正常生活，又不會錯過重要消息，無須開啟免打擾模式。

1.5? 企業(yè)微信其他功能

企業(yè)微信設置通勤功能，用戶通過填寫“家”與“學?！毙畔ⅲx擇個人的通勤方式及提醒時間，自動每日提醒用戶最佳上班路線、實時公交與天氣信息，將導航軟件的功能融入進來。并且企業(yè)微信設有專屬圖書館，百萬好書免費暢讀，用戶可以隨時閱讀書刊，提供有聲讀物，豐富個人業(yè)余時間。此外，企業(yè)微信自動為每位用戶生成專屬郵箱，專屬域名的企業(yè)郵箱，實收收取及查詢郵件，優(yōu)化了與師生、行政部門間的文件往來。

2? 高校融入企業(yè)微信的辦公優(yōu)勢

高校信息化平臺為師生提供了必不可缺的信息服務，在教學科研、管理服務等方面應用逐漸普及。企業(yè)微信整合資源、管理、服務三大要素，滿足用戶差異化、即時性和協(xié)同化的需求，且用戶僅限于單位內部人員使用，綜合處理各項業(yè)務以及內部溝通聯(lián)系[3]，同時企業(yè)微信突破了時空限制，具有和微信一致的溝通體驗[4]，適合于高校各類場景[5]?；诖?，部分高校陸續(xù)利用企業(yè)微信信息化辦公的特點，快速搭建了校園移動基礎平臺，個性化定制信息服務應用。高校融入企業(yè)微信的辦公優(yōu)勢集中體現(xiàn)在以下三個方面：一是簡單易學，操作便捷；二是資源共享，通過篩選和分類整合校內紛雜信息產生的數(shù)據(jù)，進行精準處理和推送；三是不受時間地點和環(huán)境的約束，實現(xiàn)辦公無縫化對接；四是關聯(lián)相關公眾號，有效地實現(xiàn)線上和線下深度融合、同步使用，形成老師與老師、老師與學生、學生與學生間的微信生態(tài)圈[6]。研究指出，高校融入企業(yè)微信辦公提升了師生使用體驗，促進了信息服務協(xié)同化，推動了高校信息化建設創(chuàng)新發(fā)展[7]。如：夏曉晨整合了迎新服務系統(tǒng)、學工管理系統(tǒng)、教務管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、自助報賬系統(tǒng)、校園一卡通等系統(tǒng)，滿足學校師生校內工作、生活需求[1]。王琢等人以企業(yè)微信為載體，搭建學院組織架構，運行后提升了學院教學辦公和管理的信息化水平[8]。張靜怡開發(fā)設計了學生在寢與否報備表單，借助企業(yè)微信查詢未歸學生并及時上報寢室長，提升了高校安全管理效率[9]。可見，企業(yè)微信滿足高校辦公的需求，方便師生使用各類校園微應用，更好地落實高校信息公開制度，并進一步提高學校的信息化服務質量。

3? 疫情下企業(yè)微信的辦公實踐研究

山西大同大學自2022年校內現(xiàn)已搭建并成功啟用企業(yè)微信平臺，截至2022年5月，平臺在線師生認證率達到100%，應用數(shù)量多達30個。新冠疫情防控下學生返校前和返校后長期的在校靜態(tài)管理是所有高校都要面對的挑戰(zhàn)。以云岡學學院為例，基于企業(yè)微信學校信息公開平臺應用功能，及時掌握并分析學院在校及未返校學生的動態(tài)數(shù)據(jù)，以學生需求為主，匯聚各類信息服務并加大整合力度，在學生返校及開學在校期間工作方面積累了一些實踐經驗。主要有如下幾項關鍵運用。

3.1? 材料搜集

企業(yè)微信收集表功能在學院學生日常管理與師生防疫信息搜集的運用包括返校學生信息統(tǒng)計、未返校學生信息統(tǒng)計、寒假期間去向、開學前近14天健康碼及行程碼，易校園近14天內健康打卡截圖、所在居住地風險等級、核酸檢測陰性證明、接種新冠疫苗劑數(shù)、核酸檢測情況摸排、家庭其他成員健康狀況等。收集教職工防疫信息，是為了確保流動進出校，線下授課的安全性，為學生的安全保駕護航，如圖1所示。

實現(xiàn)高效收集信息、妥善保護個人隱私且規(guī)范數(shù)據(jù)填寫格式。首先，收集表的發(fā)放目標設置為某年級某專業(yè)某班，將收集表精準投放于目標人員。其次，靈活修改導出的表單，自定義表單收取時間段，如再次更新數(shù)據(jù)時，設置里選擇可多次修改，修改結束后，打開關閉填寫選項。此外，設置添加圖片、文件，即在搜集信息的同時搜集憑證，填寫結果隨時導出Excel工作表。最后，收集表“統(tǒng)計”功能的填寫人數(shù)、填寫人員、未填寫人數(shù)、未填寫人員，均可精準獲悉，從而精準督促未填寫人員及時填寫。同時，“統(tǒng)計”功能對每一問題的填寫情況做出數(shù)量統(tǒng)計、比例統(tǒng)計，可實時查看，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)搜集的同時做出初步分析，信息可視化界面如圖2和圖3所示。云岡學學院學生日常信息搜集的多次實踐中，收集表功能配合負責人督促，上千份調查表可實現(xiàn)1～2小時內搜集完畢，時效性、準確性表現(xiàn)優(yōu)異。

3.2? 學生外出請銷假

疫情常態(tài)化管控期間，學院采取三級審批方式，另設置了線下責任人和審批人制度，給請銷假上“雙保險”。外出請假流程審批中，學生一經發(fā)起，班主任到院黨委副書記，再到院黨委書記層層審批，若離校需報備學校學工部，其中班主任為第一責任人，對學生所述情況的真實性負責。學生發(fā)起企業(yè)微信請銷假申請，其中需要填寫的申請內容可設置為個人信息、請假原因、前往地點、緊急聯(lián)系人等信息，并上傳相關證明作為佐證，便于學院掌握和留存學生請假離校的具體原因和行程。審批流程逐級遞進，每一層級審批人可直接審核申請材料。審批人通過“工作臺—審批—我審批的”請銷假審批后臺，調出審批記錄，查看待處理、已處理的請銷假申請，實現(xiàn)對請假學生底數(shù)清、情況明，如圖4所示。

校園靜默管理期間，確需請假外出就醫(yī)的同學，由校醫(yī)院值班員出具診斷證明、簽字并蓋章，學生履行三級審批請假手續(xù)后，由校醫(yī)院派專車運至醫(yī)院，實行點對點出校返校。

從便捷性和安全性考慮，線上審批模式較線下紙質假條的簽核效率顯著提高，能及時應對非正常在崗時間的學生突發(fā)情況，無論是否處于工作時間，經電話聯(lián)系各級審批負責人說明情況后，學生從發(fā)起請假審批最快可實時通過。同時，線上審批能夠實現(xiàn)減少疫情期間人員接觸的防疫要求。

3.3? 健康天天報及線上查寢

企業(yè)微信“健康天天報”功能，設置每日匯報方式，并根據(jù)學校整體匯報時間設置學院匯報截止時間。疫情防控日報采用分層級數(shù)據(jù)處理模式，師生雙軌制上報。利用“工作臺—健康天天報—健康上報”功能，具體是學生完成數(shù)據(jù)填報，班主任查看未填報人員信息，“未上報提醒”功能實現(xiàn)一鍵提醒，及時督促相關人員完成數(shù)據(jù)上報后將總體數(shù)據(jù)上報院學生管理負責人；教職工完成健康信息填報后，由院黨政辦主任負責上報學院總體數(shù)據(jù)。院學生管理負責人和黨政辦主任第一時間將匯總數(shù)據(jù)報給院疫情防控聯(lián)絡員，最后校疫情防控辦收集、匯總統(tǒng)計并上報校領導知會，如圖5所示，同時視疫情反復狀況的統(tǒng)計需求對每日上報信息進行更新，及時監(jiān)測師生每日健康狀態(tài)，持續(xù)跟蹤健康狀態(tài)，做好防疫隔離工作。

此外，靈活運用“健康天天報”的上報時間和簽到定位功能，實現(xiàn)學院線上學生查寢。由學院負責人設置固定健康上報打卡時段，向目標學生發(fā)送健康上報提醒，回傳的簽到定位信息使班主任、學院準確掌握學生實時所處位置，既實現(xiàn)準確獲得學生歸寢情況，又避免疫情期間實地查寢造成的人員頻繁流動和接觸。

4? 結? 論

企業(yè)微信轉變了傳統(tǒng)的工作思路和方式方法，方便高校師生日常辦公與生活。實踐研究表明，山西大同大學云岡學學院在新冠疫情防控背景下借助企業(yè)微信完成學生管理工作成效顯著。從全院學生基礎信息統(tǒng)計與教師防疫材料搜集、疫情防控期間學生外出請銷假、疫情防控健康天天報及線上查寢，師生體驗到信息化辦公帶來的便利，對推動信息化辦校進程、常態(tài)化疫情防控下學生管理工作具有重要作用。

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