黎冬梅
(海南省發(fā)展控股有限公司,海南 海口 570100)
內(nèi)部控制對(duì)于當(dāng)前國(guó)有企業(yè)提升管理質(zhì)量和效率發(fā)揮著重要的作用,但在實(shí)施內(nèi)部控制體系建設(shè)與逐步完善的過程中,由于內(nèi)部控制環(huán)境不夠完善、風(fēng)險(xiǎn)管理體系不夠完善、缺乏有效的交流與溝通以及內(nèi)部控制監(jiān)督控制不足的問題,不僅給企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)效益以及內(nèi)部管理造成負(fù)面影響,也容易導(dǎo)致國(guó)有資產(chǎn)流失。為了進(jìn)一步完善國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制體系,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì),國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)基于自身發(fā)展目標(biāo)以及實(shí)際規(guī)模,從各個(gè)方面促進(jìn)內(nèi)部控制體系完善。
內(nèi)部控制并不是單一的管理工具,而且從多個(gè)方面根據(jù)企業(yè)發(fā)展需求以及業(yè)務(wù)要求推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的體系,在企業(yè)中主要起到監(jiān)督、控制以及規(guī)范行為等作用。具體來說,內(nèi)部控制借助平衡機(jī)制以及崗位權(quán)責(zé)分離制度等工具,在保障企業(yè)規(guī)范運(yùn)行的同時(shí)確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)不同階段的目標(biāo)。
國(guó)有企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過程中,由于各種不確定因素往往會(huì)面對(duì)不同類型的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。不健全、不完善的內(nèi)部控制管理體系可能會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)內(nèi)部的人力、物力和財(cái)力等資源綜合使用達(dá)不到規(guī)范作用,造成各種不良經(jīng)營(yíng)結(jié)果,比如在采購(gòu)環(huán)節(jié),出現(xiàn)供應(yīng)商與采購(gòu)商的合謀現(xiàn)象,給國(guó)有企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)帶來較大隱患,影響國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。
相反,建立一套完善的內(nèi)部控制管理體系根據(jù)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)和具體的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)流程,借助科學(xué)的分析工具,準(zhǔn)確分析經(jīng)營(yíng)過程中的內(nèi)外部風(fēng)險(xiǎn)來源,從而針對(duì)性地采取各種措施有效控制與降低風(fēng)險(xiǎn),最大限度地降低國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。
由于國(guó)有企業(yè)目標(biāo)與經(jīng)理人目標(biāo)可能存在短期不一致的情況,個(gè)別項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為了完成既定經(jīng)營(yíng)目標(biāo),獲取私有利益,有些人員在具體流程操作上沒有按照規(guī)定的具體流程推動(dòng)項(xiàng)目,而是采取一些違規(guī)手段,雖然完成了相應(yīng)的業(yè)務(wù)目標(biāo),但是一定程度上損害了國(guó)有企業(yè)內(nèi)部資產(chǎn)安全性與完整性,給企業(yè)形象帶來負(fù)面影響,間接造成隱性成本增加。因此,國(guó)有企業(yè)需要優(yōu)化內(nèi)部控制體系,以標(biāo)準(zhǔn)化的流程管理,約束內(nèi)部人員的行為,減少由于人為因素造成的經(jīng)濟(jì)損失,推動(dòng)日常財(cái)務(wù)管理工作的合規(guī)性,承擔(dān)國(guó)有企業(yè)的社會(huì)責(zé)任。
國(guó)有企業(yè)在開展財(cái)務(wù)活動(dòng)時(shí),一旦出現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息失真現(xiàn)象,不僅會(huì)造成企業(yè)管理人員的決策失誤,還會(huì)帶來稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)信息是由各個(gè)部門提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息以及會(huì)計(jì)信息構(gòu)成,借助內(nèi)部控制體系確保企業(yè)一手信息準(zhǔn)確。使用規(guī)范的方法對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行歸集處理,提高企業(yè)會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,進(jìn)一步避免管理人員由于錯(cuò)誤的財(cái)務(wù)信息造成決策失誤給企業(yè)帶來?yè)p失。
首先,國(guó)有企業(yè)的層級(jí)部門較多,各部門對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)不統(tǒng)一,有些部門的人員對(duì)于財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的理解不到位,業(yè)務(wù)流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),使得會(huì)計(jì)信息不標(biāo)準(zhǔn)需要人員二次整理,財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確性難以保障。其次,國(guó)有企業(yè)將內(nèi)部控制工作交由財(cái)務(wù)部門完成,其他部門人員思想上還沒有意識(shí)到內(nèi)部控制在自身工作中的重要性,企業(yè)員工的內(nèi)部控制意識(shí)亟待提升[1]。最后,國(guó)有企業(yè)缺乏行之有效的內(nèi)部控制實(shí)施制度。大部分國(guó)有企業(yè)的崗位職責(zé)制度并沒有嚴(yán)格執(zhí)行,在實(shí)際中并沒有嚴(yán)格按照崗位職責(zé)分離的原則分配工作。企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常存在職責(zé)不清,人員之間互由于不明確的分工機(jī)制,互相推諉造成工作效率低下的情況,極大地影響了各個(gè)崗位發(fā)揮職能和獨(dú)立管理的作用。
國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制體系中監(jiān)督檢查和風(fēng)險(xiǎn)管理都是不可缺少的,借助完善的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)管理發(fā)揮對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)的監(jiān)督控制,同時(shí)借助風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,提前風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別制定應(yīng)對(duì)措施。但是當(dāng)前內(nèi)部控制體系中,國(guó)有企業(yè)目前尚未形成完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制,在面對(duì)不確定環(huán)境下的各類風(fēng)險(xiǎn)無法提前預(yù)測(cè),在穿行測(cè)試中缺乏全面性[2]。主要表現(xiàn)為風(fēng)險(xiǎn)管理與企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)執(zhí)行相脫離,風(fēng)險(xiǎn)管理缺乏全面參與性,只是由企業(yè)中高層管理執(zhí)行企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)管理工作,業(yè)務(wù)一線人員參與度不足,內(nèi)部人員的風(fēng)險(xiǎn)管理仍然處于較為被動(dòng)的局面,無法在損失發(fā)生前提前采取規(guī)避措施,企業(yè)在風(fēng)險(xiǎn)管理的處理能力仍處于事后處理,企業(yè)面臨較大的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
根據(jù)經(jīng)濟(jì)學(xué)相關(guān)理論,當(dāng)前一個(gè)企業(yè)之內(nèi)缺乏有效的交流與溝通則會(huì)導(dǎo)致信息不對(duì)稱,進(jìn)一步產(chǎn)生各種風(fēng)險(xiǎn)。
一方面,受傳統(tǒng)企業(yè)管理模式影響,各個(gè)部門之間從自己的角度出發(fā),部門內(nèi)部之間合作順暢,一旦需要跨部門完成則就會(huì)導(dǎo)致橫向溝通不流暢產(chǎn)生較大的時(shí)間成本,從而使得工作效率降低[3]。此外,國(guó)有企業(yè)內(nèi)部層級(jí)較多,若缺乏有效的溝通機(jī)制,則很容易出現(xiàn)管理部門的指令不能有效傳輸?shù)揭痪€部門,基礎(chǔ)崗位工作人員的具體情況管理人員不能準(zhǔn)確掌握,最終導(dǎo)致基礎(chǔ)信息不足,無法針對(duì)具體崗位實(shí)施有效監(jiān)督與評(píng)價(jià)。
另一方面,部分國(guó)有企業(yè)雖然已經(jīng)建立了有效的信息傳遞機(jī)制,但是由于信息接收方不能正確理解信息輸出方的專業(yè)知識(shí),從而導(dǎo)致信息溝通不通暢。例如在采購(gòu)環(huán)節(jié),專業(yè)度較高的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搭建,IT部門向采購(gòu)部門提供了一系列的需求以及技術(shù)參數(shù),雖然財(cái)務(wù)部門覺得預(yù)算偏高,但是由于缺乏專業(yè)知識(shí)不能提出相應(yīng)意見,最終只能按照人員要求采購(gòu),可能存在浪費(fèi)現(xiàn)象。
國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制與監(jiān)督能夠有效避免企業(yè)資金流失。一般情況下,國(guó)有企業(yè)的監(jiān)督控制由內(nèi)部監(jiān)察部門實(shí)施,但是部分國(guó)有企業(yè)的內(nèi)部控制部門容易受到上級(jí)部門干涉,獨(dú)立性缺失。比如審計(jì)部門隸屬于財(cái)務(wù)部門,導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)報(bào)告參考性不足,企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的問題難以發(fā)現(xiàn),給企業(yè)造成非必要損失。個(gè)別企業(yè)的財(cái)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督人員在具體執(zhí)行中沒有從公司的實(shí)際情況出發(fā),檢查工作流于表面,不僅沒有為企業(yè)發(fā)展帶來積極效應(yīng),反而成為增加相關(guān)人員負(fù)擔(dān)的無效工作。此外,由于我國(guó)資本市場(chǎng)發(fā)展較晚,信息不對(duì)稱一直是企業(yè)面臨的重要問題,容易導(dǎo)致內(nèi)部控制質(zhì)量下降,而外部監(jiān)督的介入能夠有效減少由于信息不對(duì)稱帶來的道德風(fēng)險(xiǎn),提高信息獲取質(zhì)量,降低信息成本,但是我國(guó)國(guó)有企業(yè)缺乏必要的外部監(jiān)督措施,使得內(nèi)部監(jiān)督控制不足,給企業(yè)發(fā)展帶來了負(fù)面影響。
國(guó)有企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)開展必須合法合規(guī),因此需要企業(yè)在基本的工作匯報(bào)中加入財(cái)務(wù)內(nèi)部控制內(nèi)容,定期對(duì)內(nèi)部控制實(shí)施評(píng)估,由二級(jí)部門向上層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)具體項(xiàng)目的財(cái)務(wù)狀況,認(rèn)真分析財(cái)務(wù)內(nèi)部控制工作中的不足,增強(qiáng)中間各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)控意識(shí),確保內(nèi)部控制目標(biāo)達(dá)到企業(yè)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)。此外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)企業(yè)記錄進(jìn)行復(fù)核,建立一套有效的報(bào)表控制機(jī)制,以確保報(bào)表的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí),企業(yè)應(yīng)該建立良好的管理制度,培養(yǎng)出職能差異化、責(zé)任意識(shí)和價(jià)值觀,以提升企業(yè)管理效率,努力營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,為內(nèi)部控制執(zhí)行奠定良好的基礎(chǔ)[4]。
以H國(guó)有企業(yè)為例,該公司通過展開《年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制》專題培訓(xùn)活動(dòng),在培訓(xùn)中邀請(qǐng)了專業(yè)人員為公司人員系統(tǒng)教授了如何制定經(jīng)營(yíng)計(jì)劃以及加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的措施,包括制定流程、工具以及模型應(yīng)用等等,并且在培訓(xùn)完成后以分組練習(xí)的方式促使人員進(jìn)行實(shí)操演練,并在后續(xù)對(duì)每個(gè)小組的成果進(jìn)行點(diǎn)評(píng),讓大家對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制帶來的效益有了清晰的理解與認(rèn)識(shí),并初步掌握了實(shí)施內(nèi)部控制的流程與方法。通過此次培訓(xùn)讓公司的管理團(tuán)隊(duì)對(duì)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃編制與財(cái)務(wù)內(nèi)部控制有了系統(tǒng)的理解與認(rèn)識(shí),并初步掌握了落地實(shí)施的工具與方法,對(duì)提高公司管理團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃以及規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)有很大幫助,對(duì)公司后續(xù)管理工作起到了極大的幫助和促進(jìn)作用。
隨著我國(guó)邁向國(guó)際化,國(guó)有企業(yè)所面臨的環(huán)境不確定性增加,企業(yè)不僅需要拓展自身業(yè)務(wù)方向還需要與國(guó)際相接軌,這些都要求國(guó)有企業(yè)不斷優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)管理體系應(yīng)對(duì)未知風(fēng)險(xiǎn)。
首先,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)內(nèi)部的管控體系全面檢查,針對(duì)薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行改善。同時(shí)增強(qiáng)工作人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),發(fā)揮企業(yè)員工的主觀能動(dòng)性鍛煉相關(guān)人員的敏感度,在遇到風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能夠提前識(shí)別并積極采取措施。
其次,建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制。借助大數(shù)據(jù)以及信息系統(tǒng),對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行可行性分析,建立可以量化的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo),設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警數(shù)值警報(bào)系統(tǒng),在采購(gòu)環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)等重點(diǎn)環(huán)節(jié)實(shí)時(shí)重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)管理。通過各種風(fēng)險(xiǎn)平臺(tái)對(duì)企業(yè)各類業(yè)務(wù)實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)控,提高業(yè)務(wù)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)管理能力。
最后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的風(fēng)險(xiǎn)類別實(shí)施不同的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。對(duì)于提前識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn),積極采取規(guī)避措施,轉(zhuǎn)變投資方向或者優(yōu)化項(xiàng)目流程。對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn),根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分,及時(shí)采取措施降低風(fēng)險(xiǎn)損失。將風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì),風(fēng)險(xiǎn)處理策略等納入企業(yè)業(yè)務(wù)流程,借助流程化操作使人員自發(fā)地避免違規(guī)操作,降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。
國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)以目標(biāo)為導(dǎo)向,完善企業(yè)信息溝通機(jī)制,提高信息溝通質(zhì)量。企業(yè)內(nèi)部存在著海量的數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)信息不僅來源于企業(yè)內(nèi)部,還來源于企業(yè)所面臨的市場(chǎng)環(huán)境,這些數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部不斷循環(huán),在信息溝通機(jī)制不完善的情況下容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的差異,導(dǎo)致不同部門對(duì)同一數(shù)據(jù)獲取的統(tǒng)一性難以保證,給企業(yè)管理造成困難。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行一體化的平臺(tái)建設(shè),打破原有的信息孤島,將所有數(shù)據(jù)信息放置在統(tǒng)一的平臺(tái)之上,通過數(shù)據(jù)統(tǒng)一,實(shí)現(xiàn)信息在各部門以及各層級(jí)之間高效運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)隨時(shí)可視化,使企業(yè)數(shù)據(jù)成為能夠支持經(jīng)營(yíng)決策和風(fēng)險(xiǎn)管控的有效信息。
具體來說,借助信息化平臺(tái)將生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等系統(tǒng)相互連接,能夠及時(shí)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)管理部門,使得財(cái)務(wù)部門由原有的事后分析轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑耙约笆轮蟹治?,降低業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。以H企業(yè)為例,為了提升內(nèi)部控制水平,推動(dòng)內(nèi)部控制體系持續(xù)優(yōu)化,該企業(yè)在信息化平臺(tái)為使用者提供了各種職能分類的查詢功能,企業(yè)員工可以通過自身職能需要,在自身權(quán)限范圍內(nèi)查詢到自己所需要的相關(guān)信息,全方位滿足工作需要,降低時(shí)間成本。特別是企業(yè)各部門的檢索關(guān)聯(lián)提示功能很大程度上增強(qiáng)了企業(yè)信息傳遞的準(zhǔn)確性。
此外,對(duì)于由于信息過于專業(yè)而產(chǎn)生的溝通壁壘,企業(yè)應(yīng)當(dāng)在完善內(nèi)部組織構(gòu)架的基礎(chǔ)上,調(diào)整企業(yè)內(nèi)部專業(yè)人員配備,通過內(nèi)部培訓(xùn),減少信息供需雙方的專業(yè)差距。對(duì)于非財(cái)務(wù)部門的人員培訓(xùn)相應(yīng)的財(cái)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí),不僅可以培養(yǎng)相關(guān)人員的財(cái)務(wù)思維,而且還可以提高查預(yù)算表單的準(zhǔn)確度。此外,引入第三方機(jī)構(gòu),幫助企業(yè)完成專業(yè)信息解讀。
首先,完善國(guó)企內(nèi)部監(jiān)督體系,明確了權(quán)責(zé)管理體系是必要前提,針對(duì)每個(gè)部門每個(gè)崗位的權(quán)利和責(zé)任作出清晰鑒定做到各領(lǐng)導(dǎo)人員各司其職杜絕權(quán)力濫用的問題。其次,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部審計(jì)機(jī)制,增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性。由企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)人統(tǒng)一制定審計(jì)計(jì)劃,調(diào)配審計(jì)資源,增強(qiáng)審計(jì)部門的權(quán)威性,避免審計(jì)工作流于形式。在內(nèi)部審計(jì)中以經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向,要關(guān)注企業(yè)業(yè)務(wù)中哪些業(yè)務(wù)邏輯相對(duì)較復(fù)雜、相對(duì)具有較高的風(fēng)險(xiǎn)屬性、具有較高戰(zhàn)略重要性地位的業(yè)務(wù)活動(dòng),如對(duì)于采購(gòu)、工程活動(dòng)業(yè)務(wù)等容易發(fā)生舞弊行為的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)審計(jì)。同時(shí),加強(qiáng)外部監(jiān)督,引入外部審計(jì)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)審計(jì)報(bào)告的可信度。最后,若某一個(gè)管理人員在某個(gè)崗位任職時(shí)間較長(zhǎng),容易形成利益團(tuán)體,人員之間相互維護(hù),即使出現(xiàn)問題也很難進(jìn)行追責(zé)。因此,國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)重點(diǎn)崗位實(shí)施輪崗制度,在發(fā)掘員工潛能的同時(shí)避免個(gè)別人員為了個(gè)人利益而對(duì)企業(yè)整體利益造成損失。
此外,企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)內(nèi)部控制建立一套具有針對(duì)性的約束與激勵(lì)措施。讓內(nèi)部控制和人員激勵(lì)緊密結(jié)合在一起,可以為企業(yè)帶來持久的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)于積極推進(jìn)內(nèi)控體系的員工正面激勵(lì),比如通過獎(jiǎng)金和行政升職等方式來鼓勵(lì)員工繼續(xù)遵守內(nèi)部控制機(jī)制。對(duì)于高層管理人員實(shí)施股權(quán)激勵(lì)政策,盡量保持經(jīng)理人與企業(yè)所有人的目標(biāo)一致性,確保企業(yè)整體利益最大化。
綜上所述,市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,國(guó)有企業(yè)需要從內(nèi)部管理著手實(shí)施全面改革。內(nèi)部控制的有效實(shí)施需要企業(yè)專業(yè)的管理方法和管理人才等多維度配套支持,以優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境,促進(jìn)內(nèi)控文化建設(shè)為基礎(chǔ)完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系,建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制幫助企業(yè)提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn);利用信息化手段,完善信息溝通機(jī)制;以促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)為核心,健全內(nèi)部監(jiān)督體系,完善業(yè)務(wù)控制職能,盡快實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合道路;不斷刺激管理機(jī)制健全并完善內(nèi)控系統(tǒng),進(jìn)而提升企業(yè)管理水平。