關(guān)于港口集團公司建設(shè)財務(wù)共享中心的研究

唐怡然

（南京深國際港口發(fā)展有限公司，江蘇 南京 211800）

隨著我國信息技術(shù)水平不斷提升，各行各業(yè)間競爭也愈發(fā)激烈，港口集團公司為適應(yīng)當(dāng)前市場經(jīng)濟形勢，并強化管理質(zhì)量、提升經(jīng)濟效益，需正確認知財務(wù)共享中心建設(shè)的積極作用，創(chuàng)新管理模式，加大信息化建設(shè)力度，為財務(wù)共享中心建設(shè)夯實基礎(chǔ)。

一、港口集團公司建設(shè)財務(wù)共享中心的作用

（一）降低管理成本

財務(wù)共享中心能夠協(xié)助港口集團公司統(tǒng)一財務(wù)核算流程，在信息技術(shù)的支持下，實現(xiàn)部分業(yè)務(wù)的集中核算、集中處理，同時代替人工處理部分標(biāo)準化、流程化工作，緩解員工工作壓力，同時減少財務(wù)崗位，實現(xiàn)公司管理成本有效降低。此外，財務(wù)共享中心能夠強化數(shù)據(jù)透明度，為管理層成本決策提供良好支撐。

（二）優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量

對于港口集團公司而言，財務(wù)共享中心的建設(shè)能夠幫助集團公司更為及時、準確地掌握各分、子公司財務(wù)狀況、運營狀況，強化集團公司掌控能力，實現(xiàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化。財務(wù)共享中心全面推廣后，集團公司能夠?qū)崿F(xiàn)資金統(tǒng)一管理，進一步強化資金利用率，降低資金成本，促進集團公司整體經(jīng)濟效益提升。此外，隨著市場經(jīng)濟形勢不斷變化，集團公司發(fā)展規(guī)模也逐漸擴大，內(nèi)部組織機構(gòu)復(fù)雜程度也逐漸提升，分、子公司數(shù)量不斷增加，使得管理難度也大幅度提升，財務(wù)共享中心的有效實施，能夠有效簡化財務(wù)核算流程，實現(xiàn)集團公司財務(wù)數(shù)據(jù)處理工作時效性充分提升[1]。

（三）強化監(jiān)督作用

傳統(tǒng)運營管理模式下，財務(wù)管理獨立性不足，難以發(fā)揮應(yīng)有職能。財務(wù)共享中心實施后，各項財務(wù)管理工作由集團公司統(tǒng)一管理，財務(wù)管理獨立性大幅提升，財務(wù)管理職能充分發(fā)揮，財務(wù)數(shù)據(jù)真實性、準確性得到有效保障，集團公司對于各分、子公司的考核公正度也實現(xiàn)極大提升。財務(wù)共享中心模式下，各分、子公司核算標(biāo)準有效統(tǒng)一，能夠有效杜絕各自為政現(xiàn)象的存在，進一步強化監(jiān)督管理力度。

二、港口集團公司財務(wù)共享中心建設(shè)難點

（一）信息安全風(fēng)險持續(xù)增加

隨著港口集團公司運營規(guī)模逐漸擴大，業(yè)務(wù)種類逐漸增多，財務(wù)信息數(shù)量也愈發(fā)龐大。倘若在財務(wù)共享中心的頂層設(shè)計環(huán)節(jié)存在問題，將導(dǎo)致財務(wù)信息處理能力大幅度降低，財務(wù)數(shù)據(jù)共享力度也隨之減弱，難以為企業(yè)運營發(fā)展及管理決策提供良好支出。此外，財務(wù)共享中心運作依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)，因此存在較大的安全風(fēng)險，極易面臨信息泄露、黑客攻擊等狀況，影響信息數(shù)據(jù)的安全性。因此，信息安全風(fēng)險持續(xù)增加是港口集團公司財務(wù)共享中心運作面臨的首要問題。近年來，信息技術(shù)不斷發(fā)展，財務(wù)共享中心信息系統(tǒng)也需不斷更新迭代。如果系統(tǒng)更新不及時，或財會人員對于新系統(tǒng)適應(yīng)程度不高，將影響財務(wù)共享中心運作效率，制約集團公司健康發(fā)展[2]。

（二）業(yè)財融合深度不足

大部分集團工作在運營過程中，財務(wù)與業(yè)務(wù)相互獨立，財務(wù)主要負責(zé)管控成本，業(yè)務(wù)則負責(zé)推動業(yè)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)，久而久之將使得集團公司組織協(xié)調(diào)性大幅度降低。盡管財務(wù)共享中心的建設(shè)能夠幫助集團公司實現(xiàn)人工成本大幅度降低，但也面臨較大風(fēng)險，在具體工作開展環(huán)節(jié)，財務(wù)共享人員僅通過系統(tǒng)與各分、子公司進行遠程溝通，因此難以保障數(shù)據(jù)獲取的真實準確。

（三）復(fù)合型財務(wù)人才短缺

現(xiàn)階段港口集團公司員工知識儲備不足，并未根據(jù)市場經(jīng)濟形勢變化實現(xiàn)知識儲備的優(yōu)化更新，導(dǎo)致員工工作能力難以滿足財務(wù)共享中心建設(shè)需求。此外，通過不斷創(chuàng)新財務(wù)共享平臺的形式，不僅會對財務(wù)管理機制產(chǎn)生一定影響，還會使各個分支機構(gòu)人員產(chǎn)生抵觸情緒。員工心理變化，接受變革的態(tài)度及對變革的支持力度等都可能影響共享服務(wù)項目實施的進度及效果。從港口集團子公司管理人員層面進行分析，企業(yè)的核心業(yè)務(wù)上傳到財務(wù)共享服務(wù)中心處理，會導(dǎo)致港口集團子公司管理者的基本權(quán)責(zé)無法發(fā)揮出來[3]。

（四）財務(wù)信息化程度有待提升，財務(wù)共享服務(wù)價值發(fā)揮不充分

集團公司信息系統(tǒng)包含多個環(huán)節(jié)，如采購、倉庫等，系統(tǒng)邏輯復(fù)雜程度較高，且在運營的過程中極易產(chǎn)生風(fēng)險。部分集團公司經(jīng)營規(guī)模龐大，組織架構(gòu)較為復(fù)雜，“機關(guān)作風(fēng)”問題嚴重，財務(wù)共享中心僅能實現(xiàn)信息共享，而無法起到為各分、子公司提供財務(wù)管理服務(wù)的作用。與此同時，集團企業(yè)業(yè)務(wù)復(fù)雜程度較高，且下設(shè)多個分、子公司，在財務(wù)共享服務(wù)中心搭建之初，不僅無法實現(xiàn)經(jīng)營成本降低，反而需占用一定資金成本，影響企業(yè)預(yù)期收益目標(biāo)實現(xiàn)。此種問題產(chǎn)生的根本原因在于部分集團企業(yè)信息化建設(shè)水平相對滯后，現(xiàn)有信息系統(tǒng)難以滿足財務(wù)共享中心搭建需求，因此需投入大量資金引進全新信息管理系統(tǒng)，進而導(dǎo)致建設(shè)成本高昂。

三、港口集團公司財務(wù)共享中心建設(shè)策略

（一）調(diào)整財務(wù)共享中心組織結(jié)構(gòu)，合理規(guī)劃頂層設(shè)計

港口集團公司為實現(xiàn)財務(wù)共享中心價值充分發(fā)揮，首要任務(wù)是實現(xiàn)財務(wù)共享中心組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整。因此，在具體實施環(huán)節(jié)，建議港口集團在規(guī)模較小的情況下，子公司較少并且分布各地的情況下，第一步先行保留各公司財務(wù)部，加快推進業(yè)財系統(tǒng)建設(shè)及業(yè)務(wù)職能的集約化管控。第二步將業(yè)態(tài)一致的子公司財務(wù)部進行整合，保留業(yè)態(tài)獨特子公司財務(wù)部。第三步在第二階段各方面運作成熟后，實施全業(yè)態(tài)財務(wù)共享。在全業(yè)態(tài)財務(wù)共享之下，財務(wù)共享中心可持續(xù)接入更多核算業(yè)務(wù)及財務(wù)領(lǐng)域其他標(biāo)準化、流程化業(yè)務(wù)，實現(xiàn)覆蓋面持續(xù)拓展。在人員配置方面，按照同類業(yè)務(wù)歸并，實現(xiàn)專業(yè)合理分工，對于新納入的核算單位按照標(biāo)準化流程交由各業(yè)務(wù)組進行處理。另外，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作標(biāo)準化，改變傳統(tǒng)財務(wù)管理模式下核算組織機構(gòu)由專人負責(zé)某核算單位全部賬務(wù)的情況。此外，細化人員分工，確保員工工作落實效率，同時減少重復(fù)崗位，降低人力成本。

（二）確定財務(wù)共享中心核心模塊

1．網(wǎng)上報賬平臺

員工登錄該平臺后，按照業(yè)務(wù)類型選擇報賬單據(jù)，根據(jù)要求準確填寫單據(jù)內(nèi)容，上傳附件影像后進行流轉(zhuǎn)審批。初審人員對報賬人條件單據(jù)進行審核，同時報賬人需將原始單據(jù)交給初審人員，初審員進行仔細核驗，確保單據(jù)填制準確度。確認無誤后，審核通過，進入管理層審批流程，管理層審批通過后方可進行報銷。網(wǎng)上報賬平臺的設(shè)置，能夠打破時間、地域限制，提高工作效率[4]。

2．影像處理平臺

由于審批單需在集團公司內(nèi)部及共享中心實施異地在線流轉(zhuǎn)審批，因此需搭建電子影像模塊對其進行存儲與處理，結(jié)合集團公司對附件影像內(nèi)容要求，報賬人在上傳附件影像時需保障其清晰、完整。

3．稅務(wù)管理平臺

在開票環(huán)節(jié)，集團公司業(yè)務(wù)計費系統(tǒng)與財務(wù)共享中心實現(xiàn)連接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)傳輸接口，共享中心對開票結(jié)果進行記錄，實現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)與發(fā)票相關(guān)聯(lián)。在收票管理方面，因集團公司支出內(nèi)容較為龐大，因此需對各類發(fā)票進行仔細查驗，以保障其真實性。實現(xiàn)財務(wù)共享中心與稅務(wù)局數(shù)據(jù)庫相關(guān)聯(lián)，對已上傳的發(fā)票影像進行掃描識別，提取相關(guān)信息后與稅務(wù)局數(shù)據(jù)庫信息進行仔細核對，保障發(fā)票合規(guī)真實。在納稅申報方面，集團公司涉稅種類繁多，稅務(wù)管理人員可根據(jù)報稅要求，在財務(wù)共享平臺中直接提取相關(guān)信息，計算應(yīng)繳稅額，依法納稅。

4．資金結(jié)算平臺

為強化集團公司對于各分、子公司資金管控力度，實現(xiàn)資金集中管理，包含銀行轉(zhuǎn)賬、應(yīng)收票據(jù)等方式的收付款業(yè)務(wù)，均在財務(wù)共享中心中進行統(tǒng)一審批。同時，資金結(jié)算平臺與集團公司資金系統(tǒng)實現(xiàn)有效對接，將審批通過的單據(jù)傳輸至資金系統(tǒng)進行相應(yīng)的收付款處理，在集團公司內(nèi)容實現(xiàn)單據(jù)審核、結(jié)算確認、銀企直連的一體化管理模式。

（三）重構(gòu)財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程

1．財務(wù)核算流程

嚴格遵循集團公司財務(wù)審批制度要求，基于不同業(yè)務(wù)內(nèi)容及金融，設(shè)置不同審批節(jié)點。對于數(shù)目龐大且重點的業(yè)務(wù)，需將審批鏈條延伸至管理層后方可結(jié)算，完成審批后相關(guān)單據(jù)進入財務(wù)共享中心進行處理。在具體實施環(huán)節(jié)，子公司核算流程為子公司員工填報賬單后，掃描附件影像上傳至系統(tǒng)，并提交相關(guān)單據(jù)，將紙質(zhì)附件交由初審人員進行審核；隨后單據(jù)流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門，對業(yè)務(wù)合規(guī)性、附件完整性進行審核，最后節(jié)點即為管理層進行審核。各項單據(jù)經(jīng)子公司各節(jié)點審核通過后，進入財務(wù)共享中心稽核，相關(guān)人員對報賬單填寫規(guī)范性、信息準確性進行審核。涉及資金支付時，稽核通過后由結(jié)算人員確認支付，付款成功后付款信息自動推動至集團公司財務(wù)公司，通過銀行賬戶自動完成支付行為。

2．成本費用報銷

在費用報銷環(huán)節(jié)，報賬人需在申請中準確相關(guān)內(nèi)容，如差旅申請中準確填寫出差事項、事項說明、行程明細等內(nèi)容。申請完成后，報賬人選擇與之相對應(yīng)的報銷單，將相關(guān)附件上傳至影像后，即可提交報賬單。提交后由初審人員對相關(guān)內(nèi)容進行審批，審批通過后交由各級管理層審批，有問題退回進行修改，無誤則由成本會計崗進行稽核，稽核通過后進行資金支付，生成相關(guān)憑證推送至核算系統(tǒng)之中。

3．資金管理流程

集團公司現(xiàn)有資金結(jié)算系統(tǒng)，資金結(jié)算系統(tǒng)介入財務(wù)共享中心，集團公司收到款項時，由結(jié)算人員對銀行賬戶信息進行查詢，生產(chǎn)收款登記并發(fā)布認領(lǐng)信息，分、子公司財務(wù)認領(lǐng)資金收款單據(jù)后，基于業(yè)務(wù)人員所提供的材料對收款單據(jù)相關(guān)信息進行補充，并核銷關(guān)聯(lián)的應(yīng)收款，工作完成后提交至財務(wù)共享中心由會計崗進行稽核，生成相關(guān)憑證并保存。付款業(yè)務(wù)則經(jīng)共享中心稽核后的報賬單進入結(jié)算中心，并傳輸至資金出納、復(fù)核等崗位，辦理結(jié)算及資金復(fù)核業(yè)務(wù)，復(fù)核通過確認無誤后傳遞至集團公司進行付款[5]。

4．資產(chǎn)管理流程

新增資產(chǎn)時，由資產(chǎn)管理部門進行到貨驗收，提交相關(guān)管理層人員進行審批，登記資料卡片，并上傳信息至共享中心，共享中心資產(chǎn)會計崗進行稽核工作，通過后生產(chǎn)資產(chǎn)卡片及會計憑證。資產(chǎn)折舊方面則按照資產(chǎn)折舊率及使用年限，在共享中心中預(yù)設(shè)折舊模式，到期自動進行折舊、攤銷處理。報賬人發(fā)起資產(chǎn)減值報賬單，并填寫相關(guān)信息，同時上傳資產(chǎn)減值審批表，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核。審核通過后進行財務(wù)稽核，稽核通過后生成會計憑證。工作處理完成后將固定資產(chǎn)相關(guān)信息再寫到財務(wù)共享中心。報廢與處置方面，由資產(chǎn)管理人員在線下提交資產(chǎn)報廢或處置申請，將相關(guān)信息進行說明，經(jīng)專業(yè)部門審核鑒定，管理層審批通過后，資產(chǎn)管理人員將其收回。報賬人在財務(wù)共享中心錄入相關(guān)單據(jù)資料，審核通過后相關(guān)固定資產(chǎn)自動減少，形成臺賬。

（四）設(shè)置財務(wù)共享中心服務(wù)崗位

為保障工作落實流程規(guī)范合理，財務(wù)共享中心維持高效穩(wěn)定運轉(zhuǎn)，需基于港口集團公司實際需求，合理設(shè)置財務(wù)共享中心服務(wù)崗位。在實際的人員配置環(huán)節(jié)，可結(jié)合具體分析方法測算崗位數(shù)量。其中，常見的有業(yè)務(wù)分析法、數(shù)據(jù)測算法、對標(biāo)測評法等。例如：業(yè)務(wù)分析法即根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，結(jié)合員工工作經(jīng)驗進行準確評估，從而確定員工配置數(shù)量；數(shù)據(jù)測算法即在明確要求業(yè)務(wù)量及工作時效的前提之下，確認員工配置數(shù)量；對標(biāo)測評法則指集團公司選擇其他示范企業(yè)進行對比，根據(jù)自身實際情況確認人員配置。

四、港口集團公司財務(wù)共享中心建設(shè)和運行保障措施

（一）全面優(yōu)化財務(wù)共享中心信息系統(tǒng)

港口集團公司在搭建財務(wù)共享中心時，應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)自身財務(wù)信息系統(tǒng)優(yōu)化升級。財務(wù)共享中心的實現(xiàn)很大意義上取決于信息是否能集成化，通過集成系統(tǒng)，打通財務(wù)、人事、采購、商務(wù)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。因此，港口集團公司需進一步強化配套信息化建設(shè)，為財務(wù)共享中心建設(shè)提供良好的支撐。

（二）加強培養(yǎng)專業(yè)管理人才

港口集團公司應(yīng)當(dāng)提升復(fù)合型人才儲備力度，為財務(wù)共享中心建設(shè)奠定堅實的人才基礎(chǔ)。在具體實施環(huán)節(jié)，可從以下幾方面入手：首先，建立完善的人才選拔制度，篩選高素質(zhì)、具備良好信息技術(shù)能力的人才，強化員工培訓(xùn)工作有序落實，確保員工能盡快掌握核心技能，投入到工作之中。其次，針對現(xiàn)有員工定期開展教育培訓(xùn)活動，引導(dǎo)員工樹立自主學(xué)習(xí)意識，實現(xiàn)知識儲備優(yōu)化更新，提升員工綜合能力，強化港口集團企業(yè)核心競爭力。最后，集團公司需實現(xiàn)人才激勵機制的完善與優(yōu)化，通過合理的激勵手段，實現(xiàn)員工工作積極性提升，確保財務(wù)共享中心構(gòu)建工作順利開展[6]。

（三）提升財務(wù)信息標(biāo)準化、自動化

為實現(xiàn)財務(wù)共享中心價值的充分發(fā)揮，集團公司還需實現(xiàn)財務(wù)信息標(biāo)準化、自動化程度提升，建立標(biāo)準化管理流程，結(jié)合集團公司實際狀況，實現(xiàn)規(guī)章制度的進一步完善，確保各項工作落實能夠嚴格按照相關(guān)制度執(zhí)行。按照共享標(biāo)準實現(xiàn)各流程統(tǒng)一，規(guī)范核算工作，借助標(biāo)準化流程及完善的管理制度，保障財務(wù)數(shù)據(jù)安全性，更好地為管理層決策提供良好支撐。

五、結(jié)束語

港口集團公司財務(wù)共享中心構(gòu)建，能夠進一步強化集團公司對各分、子公司的管控力度，減少人為因素影響數(shù)據(jù)真實性與準確度，同時實現(xiàn)會計核算統(tǒng)一化、規(guī)范化操作，促進集團公司財務(wù)管理質(zhì)量全面提升。在此過程中，集團公司需實現(xiàn)現(xiàn)有信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化完善，提升員工綜合素質(zhì)，以便更好地適應(yīng)財務(wù)共享中心搭建要求，促進財務(wù)共享中心價值發(fā)揮，助力港口集團公司實現(xiàn)長足發(fā)展。