智慧財務(wù)背景下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)探究

劉娟

（青島陸合環(huán)境科技有限公司，山東 青島 266100）

當(dāng)前，智慧財務(wù)時代到來，人工智能等高新技術(shù)在企業(yè)管理領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，改善了傳統(tǒng)管理方式的弊端，極大地提高了企業(yè)管理水平和管理效率。與此同時，在內(nèi)部控制方面，傳統(tǒng)內(nèi)控體系在智慧財務(wù)沖擊下缺乏適用性，無法為企業(yè)營造穩(wěn)定的內(nèi)部生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)境。因此，在這一背景下，應(yīng)積極建立更為高效的信息化內(nèi)部控制體系，保障企業(yè)資金安全，為企業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

一、智慧財務(wù)背景下的企業(yè)內(nèi)部控制

（一）智慧財務(wù)涵義

智慧財務(wù)是對傳統(tǒng)財務(wù)模式進(jìn)行信息化改造后發(fā)展形成的新一代財務(wù)模式，利用人工智能、大數(shù)據(jù)、云計算等多項(xiàng)技術(shù)，財務(wù)管理系統(tǒng)具備強(qiáng)大的決策運(yùn)算、信息采集處理與人機(jī)交互能力，替代人工完成絕大多數(shù)操作任務(wù)，并具備財務(wù)活動跟蹤監(jiān)控、風(fēng)險識別與智能預(yù)警等多項(xiàng)使用功能。從企業(yè)發(fā)展角度來看，智慧財務(wù)模式的推廣普及，可以突破原有業(yè)財流程與管理手段的局限性，幫助企業(yè)打造一套適應(yīng)全新商業(yè)形勢與復(fù)雜市場環(huán)境的業(yè)財一體化管理模式。

（二）智慧財務(wù)對企業(yè)內(nèi)部控制造成的影響

在智慧財務(wù)背景下，企業(yè)內(nèi)部控制活動發(fā)生了明顯改變，在改善內(nèi)控效果的同時，也隨之面臨全新的挑戰(zhàn)，實(shí)際造成影響主要體現(xiàn)在體系復(fù)雜化、監(jiān)督及時化、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化三方面。

第一，在體系復(fù)雜化方面，依托智慧財務(wù)平臺，有效拓展內(nèi)控體系的有效控制范圍，做到對企業(yè)全部業(yè)財活動的實(shí)時、全面的控制。雖然可以顯著增強(qiáng)內(nèi)控能力，但也會造成內(nèi)控工作量增多、內(nèi)控活動愈發(fā)復(fù)雜的后果，原有內(nèi)控體系缺乏適用性，暴露出組織結(jié)構(gòu)不合理、內(nèi)控理念落后等問題。

第二，在監(jiān)督及時化方面，智慧財務(wù)系統(tǒng)具備較高的自動化與智能化程度，可以替代人工持續(xù)收集海量信息數(shù)據(jù)，根據(jù)數(shù)據(jù)對比處理結(jié)果來判斷所開展各項(xiàng)業(yè)財活動的實(shí)際情況是否偏離預(yù)期。在偏差程度超標(biāo)時向內(nèi)控人員發(fā)送報警信號，及時介入問題，并科學(xué)處理，避免因問題處理不及時而造成更為嚴(yán)重的損失。

第三，在執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化方面，全新內(nèi)控體系將通過計算機(jī)系統(tǒng)來代為執(zhí)行內(nèi)控人員下達(dá)的各項(xiàng)指令，取代傳統(tǒng)的人工管理方式，避免內(nèi)控效果受到人為操作和主觀因素影響。

（三）智慧財務(wù)背景下強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)控能力的必要性

在智慧財務(wù)背景下，對內(nèi)部控制體系的創(chuàng)新優(yōu)化，是滿足風(fēng)險管控需要、推進(jìn)績效管理、順利實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的必然選擇，這也是信息化內(nèi)控體系的優(yōu)勢。

第一，滿足風(fēng)險管控需要，通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，可以幫助內(nèi)控人員全天候監(jiān)督企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中存在的風(fēng)險隱患，智能診斷風(fēng)險類型編制切實(shí)可行的風(fēng)險防控方案，而不會因風(fēng)險發(fā)現(xiàn)不及時、風(fēng)險管控決策錯誤而造成實(shí)質(zhì)性損失。第二，推進(jìn)績效管理，依托智慧財務(wù)模式，構(gòu)建一套全流程的績效管理模式，既可以定期對現(xiàn)有績效體系的健全程度進(jìn)行評價打分，還可以根據(jù)已掌握信息、預(yù)設(shè)規(guī)則來自動開展員工績效考評工作，以此來掃清績效管理模式推廣實(shí)施期間遇到的各項(xiàng)阻力。第三，順利實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)，對信息化內(nèi)控體系的構(gòu)建，可以顯著改善企業(yè)內(nèi)控效果，確保所制定各項(xiàng)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。

二、智慧財務(wù)背景下企業(yè)內(nèi)部控制信息化建設(shè)路徑

（一）改善控制環(huán)境

企業(yè)內(nèi)控環(huán)境由多項(xiàng)要素組成，包括管理理念、組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)責(zé)任分配、治理層參與等，任意方面形成紕漏，都將直接影響到總體內(nèi)控效果。目前來看，部分企業(yè)在推行智慧財務(wù)模式、著手建設(shè)信息化內(nèi)控體系的同時，并未注意到內(nèi)控環(huán)境適應(yīng)性問題，仍舊維持原有內(nèi)控環(huán)境，這無疑會對信息化內(nèi)控體系的建設(shè)、實(shí)施造成阻力。

第一，對于管理理念，企業(yè)需要加大宣傳力度，以內(nèi)部控制信息化涵義、特征、意義作為宣傳內(nèi)容，幫助管理層認(rèn)識到構(gòu)建全新內(nèi)控體系對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展造成的積極影響，轉(zhuǎn)變原有散漫、粗放的管理理念。同時，建立績效考評與激勵機(jī)制，對基層員工的工作表現(xiàn)、內(nèi)控制度執(zhí)行情況進(jìn)行評價打分，對嚴(yán)格遵循內(nèi)控制度要求的員工采取正向激勵措施，對拒不配合內(nèi)控工作開展的員工采取負(fù)向激勵措施，引導(dǎo)全體員工參與到內(nèi)控活動當(dāng)中。

第二，對于組織結(jié)構(gòu)，為滿足內(nèi)控系統(tǒng)乃至智慧財務(wù)平臺的運(yùn)行需要，企業(yè)額外設(shè)立系統(tǒng)維護(hù)崗位，將系統(tǒng)管理權(quán)限交付給維護(hù)人員，禁止把權(quán)限移交給財務(wù)部門負(fù)責(zé)人，避免造成財務(wù)部門權(quán)力過度集中、其他管理崗位形同虛設(shè)的后果。

第三，對于職權(quán)責(zé)任分配，在信息化內(nèi)控體系實(shí)施期間，會明顯改變內(nèi)部控制工作內(nèi)容、內(nèi)控范圍。企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況，重新對內(nèi)控管理團(tuán)隊的崗位工作內(nèi)容、職權(quán)責(zé)任進(jìn)行分配，從根源上解決交叉管理、重復(fù)管理問題。同時，需要在信息化內(nèi)控系統(tǒng)中明確規(guī)定各工作崗位在不同情境下?lián)碛械牟僮鳈?quán)限，如審批權(quán)限，如果在內(nèi)控期間出現(xiàn)錯誤操作行為，則根據(jù)責(zé)任承擔(dān)制度，對違規(guī)操作的人員進(jìn)行追責(zé)懲處。

第四，對于治理層參與，在開展內(nèi)控工作時，既要引導(dǎo)財務(wù)、銷售、市場營銷、研發(fā)等各職能部門負(fù)責(zé)人與基層員工參與內(nèi)控活動，同時，也要引導(dǎo)總經(jīng)理、董事會等企業(yè)治理層參與到活動中。正常情況下，各部門負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)內(nèi)控工作開展、督促所在部門基層員工嚴(yán)格遵循內(nèi)控制度規(guī)定要求，而治理層則負(fù)責(zé)對重要業(yè)務(wù)活動進(jìn)行審批，以及把控內(nèi)控方向、監(jiān)督內(nèi)控工作開展情況[1]。

（二）健全風(fēng)險評估與防范機(jī)制

在風(fēng)險管理方面，原有內(nèi)部控制體系主要存在風(fēng)險評估方式落后、缺乏規(guī)范化風(fēng)險評估程序、信息安全防護(hù)薄弱的問題，導(dǎo)致各類風(fēng)險時間頻頻出現(xiàn)。其中，風(fēng)險評估方式落后。內(nèi)控人員憑借自身主觀因素、所掌握少量信息來識別風(fēng)險隱患，難以發(fā)現(xiàn)全部風(fēng)險，還有可能出現(xiàn)風(fēng)險錯誤診斷情況。缺乏規(guī)范化風(fēng)險評估程序，沒有對風(fēng)險評估周期頻率、流程步驟和具體要求進(jìn)行規(guī)定，而是在內(nèi)控人員發(fā)現(xiàn)異常狀況后，再啟動風(fēng)險評估程序，無法在第一時間發(fā)現(xiàn)風(fēng)險隱患，因風(fēng)險事件出現(xiàn)而造成實(shí)質(zhì)性損失。信息安全防護(hù)薄弱。將風(fēng)險管理目光集中在內(nèi)控制度執(zhí)行、預(yù)算管理、資金管理等方面，而沒有關(guān)注到信息化平臺系統(tǒng)在運(yùn)行期間形成的安全漏洞，企業(yè)機(jī)密數(shù)據(jù)泄密、重要數(shù)據(jù)丟失等安全事件時有發(fā)生[2]。

對此，企業(yè)需要健全風(fēng)險評估與防范機(jī)制，具體采取完善風(fēng)險評估程序、拓展風(fēng)險管理范圍、編制應(yīng)急處置預(yù)案三項(xiàng)措施。

第一，完善風(fēng)險評估程序。建立風(fēng)險評估長效機(jī)制，在內(nèi)控制度中對風(fēng)險評估周期、評估流程、評估內(nèi)容、風(fēng)險判定標(biāo)準(zhǔn)加以明確規(guī)定，搭配采取定性定量評估方法，內(nèi)控人員嚴(yán)格按照制度要求來開展風(fēng)險評估工作。

第二，拓展風(fēng)險管理范圍。將信息安全納入風(fēng)險管理范疇當(dāng)中，定期對信息化內(nèi)控系統(tǒng)的運(yùn)行狀況、信息存儲情況進(jìn)行檢查，并采取系統(tǒng)權(quán)限管理、用戶認(rèn)證、傳輸加密等技術(shù)手段，阻擋外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)控系統(tǒng)發(fā)起的攻擊。

第三，編制應(yīng)急處置預(yù)案。內(nèi)控人員根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，編制面向各類風(fēng)險隱患的應(yīng)急處置預(yù)案，如果在后續(xù)形成風(fēng)險隱患，則立即實(shí)施對應(yīng)的處置預(yù)案，以此來減輕損失。例如，對于內(nèi)控執(zhí)行風(fēng)險，在預(yù)案中搭配采取內(nèi)控計劃可行性論證、內(nèi)控過程跟蹤監(jiān)控、明確內(nèi)控流程等多項(xiàng)防范措施。

（三）再造內(nèi)部控制流程

內(nèi)部控制內(nèi)容由項(xiàng)目立項(xiàng)申請、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算變更調(diào)整、費(fèi)用報銷審批等部分組成，在傳統(tǒng)內(nèi)控體系，主要采取人工操作方式，由內(nèi)控人員線下開展資料收集整理、申請審核批準(zhǔn)等各項(xiàng)工作，并委派專人跟蹤監(jiān)督各項(xiàng)業(yè)財活動的開展過程。在智慧財務(wù)背景下，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，徹底改變了內(nèi)部控制方式，由線上操作方式取代線下人工操作方式，導(dǎo)致原有的內(nèi)部控制流程缺乏適用性。目前，部分企業(yè)并未創(chuàng)新內(nèi)部控制流程，內(nèi)部管理工作操作煩瑣、內(nèi)控周期時間長、占用過多管理資源，信息化內(nèi)控系統(tǒng)功能效用也沒有得到最大程度發(fā)揮。

因此，企業(yè)需要依托智慧財務(wù)模式，重新設(shè)計科學(xué)的內(nèi)部控制流程，明確規(guī)定在線上開展內(nèi)控工作的流程步驟、操作要點(diǎn)及注意事項(xiàng)。例如，在信息錄入環(huán)節(jié)，內(nèi)控人員把采集資料信息以數(shù)據(jù)文件形式上傳到內(nèi)控操作系統(tǒng)，提前輸入信息類別、來源、產(chǎn)生時間等基本信息，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)屬性分析，確定數(shù)據(jù)分類是否正確，篩除重復(fù)、失真的無效數(shù)據(jù)，再把剩余有效數(shù)據(jù)存儲到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中。待數(shù)據(jù)處理完畢后，所在部門負(fù)責(zé)人對處理結(jié)果進(jìn)行人工校核，如果存在問題，則把信息錄入結(jié)果退回修改，確定無誤后再上傳至企業(yè)信息平臺，以此來提高錄入信息準(zhǔn)確率[3]。

（四）建立高效信息溝通渠道

內(nèi)部控制是一項(xiàng)綜合性、全員參與的管理活動，涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個方面。對于中小型企業(yè)，由于職能部門數(shù)量較少、組織結(jié)構(gòu)層級簡單，基層員工可以迅速把工作期間面臨的問題反饋給內(nèi)控人員，確保問題得以迅速解決。而對于大型集團(tuán)企業(yè)，由于部門眾多、管理層級煩瑣，基層員工需要把所提出改進(jìn)意見逐級向上提交，待管理層正視問題、采取改進(jìn)措施后，也需要逐級向下傳達(dá)最新的內(nèi)控指令，有著流程煩瑣、時效性差的局限性，難以在短時間內(nèi)妥善處理問題、顯著改善內(nèi)控效果。

因此，企業(yè)要建立高效的信息溝通渠道。一方面，把各職能部門作為溝通對象，把內(nèi)部控制系統(tǒng)、各職能部門操作系統(tǒng)接入到企業(yè)智慧財務(wù)平臺當(dāng)中，內(nèi)控人員通過智慧財務(wù)平臺來收集各項(xiàng)業(yè)財活動的信息數(shù)據(jù)，實(shí)時掌握活動開展情況，迅速向職能部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)內(nèi)控指令。同時，在內(nèi)控工作開展期間產(chǎn)生爭議、面臨突發(fā)問題時，可以召開線上視頻會議，參會人員共同探討問題原因和制定解決方案。另一方面，將管理層和基層員工作為溝通對象，在信息化管理系統(tǒng)中增設(shè)問題反饋模塊，基層員工在發(fā)現(xiàn)問題隱患后，在系統(tǒng)模塊中提交問題，準(zhǔn)確描述問題發(fā)生情況與事件來龍去脈，由專人實(shí)時接收和處理問題。同時，內(nèi)控人員定期前往各部門，詢問基層員工在內(nèi)控制度執(zhí)行、業(yè)財活動開展期間是否遇到重難點(diǎn)問題，記錄問題、著手處理[4]。

（五）加大內(nèi)部監(jiān)督力度

在智慧財務(wù)背景下，雖然多數(shù)企業(yè)當(dāng)前已建成完善的信息化內(nèi)部控制體系，但配套內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制卻處于缺位狀態(tài)，僅依靠基層員工與部門負(fù)責(zé)人自覺遵守內(nèi)控制度與企業(yè)管理制度，并由少量內(nèi)控人員隨機(jī)抽查各項(xiàng)業(yè)財活動開展情況、內(nèi)控計劃執(zhí)行情況。實(shí)際監(jiān)督效果并不理想，違規(guī)操作、錯誤操作行為時有出現(xiàn)。

因此，為改善內(nèi)部控制執(zhí)行效果，最大程度預(yù)防、減少各類問題出現(xiàn)，企業(yè)需要著手加大內(nèi)部監(jiān)督力度，具體采取內(nèi)部審計、內(nèi)部舉報、跟蹤監(jiān)控三項(xiàng)措施。

第一，內(nèi)部審計。由審計部門定期對內(nèi)部控制效果進(jìn)行審計，在審計結(jié)論中客觀呈現(xiàn)內(nèi)控效果、內(nèi)控工作不足、當(dāng)前存在的問題，再由內(nèi)控人員按照審計報告來采取改進(jìn)措施，追究相關(guān)人員責(zé)任，避免同類問題再次出現(xiàn)。

第二，內(nèi)部舉報。建立完善的舉報機(jī)制，舉報人可以采取公開舉報或是匿名舉報方式，提交相關(guān)材料文件來闡明事情經(jīng)過。如果舉報內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，則對舉報人進(jìn)行獎勵，而在舉報內(nèi)容失真、造成負(fù)面影響時，則對舉報人進(jìn)行追責(zé)懲處。

第三，跟蹤監(jiān)控。依托信息化系統(tǒng)來全過程監(jiān)督各項(xiàng)內(nèi)控工作、業(yè)財活動開展情況。以預(yù)算執(zhí)行控制為例，提前在系統(tǒng)中設(shè)定預(yù)算允許偏差范圍，如果預(yù)算執(zhí)行情況嚴(yán)重偏離預(yù)期目標(biāo)，系統(tǒng)立即把問題反饋給內(nèi)控人員，迅速采取預(yù)算調(diào)整、追加預(yù)算額度等應(yīng)對措施[5]。

（六）培養(yǎng)內(nèi)控人才

隨著信息化內(nèi)部控制體系的推廣實(shí)施，在明顯改善內(nèi)控效果、增強(qiáng)內(nèi)控力度的同時，也對內(nèi)控人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。然而，當(dāng)前部分企業(yè)并未樹立培養(yǎng)復(fù)合型內(nèi)控人才的意識，內(nèi)控人員具備豐富工作經(jīng)驗(yàn)、熟知業(yè)財專業(yè)知識，但卻沒有正確掌握信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)與各類財務(wù)電算化軟件的操作方法，在內(nèi)部控制工作開展期間難免出現(xiàn)錯誤操作問題，如信息錄入不全、財務(wù)記賬錯誤等。因此，企業(yè)需要加大對內(nèi)控人員的培養(yǎng)力度，同步開展理論培訓(xùn)、實(shí)操培訓(xùn)兩項(xiàng)工作。

第一，理論培訓(xùn)。將智慧財務(wù)概念、信息化內(nèi)部控制體系推廣意義、業(yè)財融合知識等作為培訓(xùn)內(nèi)容，幫助內(nèi)控人員認(rèn)識到推行全新內(nèi)部控制體系的意義，夯實(shí)理論知識基礎(chǔ)，扭轉(zhuǎn)固有工作觀念。

第二，實(shí)操培訓(xùn)。引導(dǎo)內(nèi)控人員上手實(shí)際操作信息化內(nèi)部控制系統(tǒng)與配套的財務(wù)電算化軟件，通過積累實(shí)操經(jīng)驗(yàn)來掌握操作要點(diǎn)及注意事項(xiàng)。同時，編制作業(yè)指導(dǎo)書，在指導(dǎo)書上詳細(xì)闡述全新業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)操作方法、典型操作問題與解決方法。

三、結(jié)束語

綜上所述，為順利實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)目標(biāo)，也為智慧財務(wù)模式的實(shí)施營造良好環(huán)境。企業(yè)需要提高對內(nèi)部控制信息化建設(shè)活動的重視程度，注重信息化建設(shè)期間面臨的實(shí)際問題，梳理問題脈絡(luò)，堅持走改善控制環(huán)境、健全風(fēng)險評估與防范機(jī)制、再造內(nèi)部控制流程、建立高效信息溝通渠道、加大內(nèi)部監(jiān)督力度、培養(yǎng)內(nèi)控人才的正確路徑，以此來提高企業(yè)的信息化水平，更好地對財務(wù)資金進(jìn)行優(yōu)化利用，從而實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。