關(guān)于財務(wù)信息化建設(shè)的探討

劉茹

（中國青旅集團有限公司，北京 100000）

通過信息技術(shù)應(yīng)用能夠大幅提高企業(yè)的管理水平，形成企業(yè)核心競爭力。當(dāng)前，企業(yè)要高度重視財務(wù)信息化建設(shè)要求，通過財務(wù)信息化體系的塑造等手段，有力提高企業(yè)財務(wù)管理水平，并將財務(wù)信息系統(tǒng)和企業(yè)各環(huán)節(jié)實現(xiàn)有機整合，建立一體化的管理方案，打破信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

一、財務(wù)信息化建設(shè)的瓶頸

第一，數(shù)據(jù)風(fēng)險較高。在財務(wù)信息化模式下，企業(yè)各項工作都由信息系統(tǒng)開展管理，財務(wù)信息集成于信息系統(tǒng)，存在一定的風(fēng)險。信息系統(tǒng)在使用中可能會存在遭受黑客攻擊、病毒攻擊等一系列問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重影響企業(yè)正常的財務(wù)管理工作，給企業(yè)帶來極高的信息風(fēng)險。

第二，業(yè)務(wù)流程不完善。在財務(wù)信息化的模式下，業(yè)務(wù)流程主要包括授權(quán)審批流程、預(yù)算流程等，重要的業(yè)務(wù)流程對財務(wù)信息化實施是否成功起著至關(guān)重要影響。但是部分企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不完善，授權(quán)審批機制不夠嚴(yán)謹(jǐn)，全面預(yù)算管理也不能對企業(yè)各項資金支出進行嚴(yán)格控制，導(dǎo)致企業(yè)的管理效果大打折扣。

第三，未建立高效的財務(wù)核算系統(tǒng)。通過建立高效、統(tǒng)一的財務(wù)管理平臺，會有效促進財務(wù)會計向管理會計的轉(zhuǎn)型，但是很多企業(yè)還未建立統(tǒng)一的財務(wù)核算信息系統(tǒng)，大量財務(wù)基礎(chǔ)工作仍分散處理，財務(wù)工作效率低下，風(fēng)險較高。

第四，財務(wù)共享中心建設(shè)滯后。財務(wù)共享中心作為當(dāng)前企業(yè)財務(wù)管理工作中最為重要的管理模式之一，財務(wù)共享中心管理是企業(yè)提高對各分支機構(gòu)管控效率的重要方式。很多企業(yè)還未使用財務(wù)共享中心的管理思路，大量數(shù)據(jù)還要由分支機構(gòu)進行層層處理，不利于對分支機構(gòu)的監(jiān)管。

第五，財務(wù)人員未實現(xiàn)轉(zhuǎn)型。在財務(wù)信息化的時代下，對財務(wù)人員提出了更高的要求，財務(wù)人員要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，并提高自身職業(yè)勝任能力。但是很多企業(yè)的人員不了解核算會計等方面的知識，尤其是年齡偏大的人員在工作中無法適應(yīng)信息化的要求，容易被時代淘汰。

二、財務(wù)信息化建設(shè)的建議

（一）重視數(shù)據(jù)風(fēng)險

首先，重視數(shù)據(jù)備份。在財務(wù)信息化模式下企業(yè)各項信息都要得到嚴(yán)格備份，若備份不完善很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被黑客攻擊等一系列問題產(chǎn)生，嚴(yán)重影響企業(yè)的信息安全。企業(yè)要及時對財務(wù)信息進行備份，對重要的數(shù)據(jù)還要采用雙備份機制，確保數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠第一時間恢復(fù)[1]。其次，建立完善的登錄日志。為了對財務(wù)人員的工作進行嚴(yán)格追蹤和檢查，企業(yè)要建立登錄日志的方式對各項工作進行監(jiān)控，讓人員所有工作記錄都能夠得到有效管理。最后，建立完善的防火墻系統(tǒng)。企業(yè)要健全防火墻，對企業(yè)的信息安全進行管理，并定期更新防火墻，同時企業(yè)要重視對病毒的查殺，避免企業(yè)計算機中毒的問題。

（二）優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化授權(quán)審批流程。為避免企業(yè)在管理過程中產(chǎn)生風(fēng)險，企業(yè)要健全科學(xué)授權(quán)審批流程。通過授權(quán)審批流程確保企業(yè)的所有操作和經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項都得到相應(yīng)的授權(quán)審批才能開展。在財務(wù)信息系統(tǒng)中，企業(yè)要明確不同人員的系統(tǒng)操作權(quán)限、數(shù)據(jù)查詢權(quán)限，讓人員在自身權(quán)限內(nèi)工作[2]。同時，企業(yè)要建立嚴(yán)格的授權(quán)審批機制。企業(yè)通過信息化管理等手段，能夠?qū)Ω鳝h(huán)節(jié)工作的授權(quán)審批要求進行控制。例如在開展預(yù)算業(yè)務(wù)事項中，各項資金支出的申請要由信息系統(tǒng)進行分析，在預(yù)算范圍內(nèi)的資金申請才能夠進一步流轉(zhuǎn)至審批人員，借助這一方式有效防范資金超支的風(fēng)險。

第二，完善預(yù)算管理流程。預(yù)算管理作為企業(yè)財務(wù)管理工作中最為重要的流程之一，通過使用預(yù)算管理機制，有助于讓企業(yè)工作流程趨于規(guī)范化、科學(xué)化，有效解決傳統(tǒng)預(yù)算工作中所存在的問題。

首先，合理開展預(yù)算編制。在信息化的模式下，預(yù)算管理方案能夠通過線上進行，預(yù)算管理和傳統(tǒng)預(yù)算管理方式有較大差異，主要體現(xiàn)在預(yù)算涵蓋的內(nèi)容更加細(xì)致，所包含的要素更加廣泛。企業(yè)的預(yù)算期間不僅包括年度，還包括季度、月度；預(yù)算的主體不僅包括各部門，還能夠細(xì)化到具體的員工。在信息化的條件下，財務(wù)部門在信息系統(tǒng)中定義預(yù)算表格、預(yù)算組織等方面的信息。各部門在編制預(yù)算時，能夠通過信息技術(shù)查詢預(yù)算編制所需要的各類數(shù)據(jù)，并通過信息化的方式讓預(yù)算管理范圍更加廣泛、更加精細(xì)化。信息化下預(yù)算編制完成之后，可以通過信息系統(tǒng)將對預(yù)算提交審批，大幅提高預(yù)算審批的效率。

其次，優(yōu)化預(yù)算執(zhí)行控制。在信息化的模式下，預(yù)算執(zhí)行中支出申請人能夠通過信息查詢預(yù)算數(shù)據(jù)，之后與信息系統(tǒng)對比是否在預(yù)算范圍內(nèi)，確實無問題則提交至審批人員進行審批。在人員審批時，審批人員能夠通過信息系統(tǒng)查詢預(yù)算的相關(guān)情況，分析人員能力。同時在預(yù)算執(zhí)行的過程中，要通過信息系統(tǒng)定期對預(yù)算進度進行分析，并判斷預(yù)算中是否存在差異。

最后，優(yōu)化預(yù)算考評。在信息化下的預(yù)算考評，要建立動態(tài)的考評機制，通過預(yù)算分析發(fā)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)的變化情況。在開展預(yù)算考評之后，通過設(shè)置相應(yīng)的激勵機制有助于形成對員工的有效激勵。

（三）應(yīng)用財務(wù)信息系統(tǒng)

NC Cloud系統(tǒng)是一項專業(yè)化的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，通信信息技術(shù)將不同領(lǐng)域的信息進行全面管理，完成財務(wù)管理、客戶關(guān)系管理等各方面工作，提高企業(yè)的財務(wù)管理水平，推動企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。NC Cloud系統(tǒng)的作用在于能夠自動處理大量的數(shù)據(jù)，有效避免了人為操作帶來的問題，并提供更加準(zhǔn)確的財務(wù)信息，幫助企業(yè)的決策者第一時間掌握企業(yè)的工作狀態(tài)。具體而言，在財務(wù)信息化的模式下，應(yīng)用NC Cloud系統(tǒng)要加強以下方面工作建設(shè)。

第一，明確NC Cloud系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。應(yīng)用NC Cloud系統(tǒng)的目標(biāo)一是以財務(wù)信息化建設(shè)為手段，構(gòu)建集中、統(tǒng)一的財務(wù)管理體系平臺，規(guī)范和統(tǒng)一財務(wù)管理流程，以促進財務(wù)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，為經(jīng)營管理提供有效的決策支撐。二是建立統(tǒng)一的財務(wù)管理平臺，通過統(tǒng)一的會計核算體系與標(biāo)準(zhǔn)（科目體系、核算口徑、報表模板），加強會計核算基礎(chǔ)，統(tǒng)一核算流程，強化內(nèi)部管理的職能，便于公司進一步的數(shù)據(jù)挖掘和財務(wù)分析。三是實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的異地同庫，達(dá)到真正意義上的數(shù)據(jù)共享，便于采集合并報表和內(nèi)部管理報告數(shù)據(jù)，提高公司財務(wù)管理效率和水平。

第二，統(tǒng)一會計核算體系與標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)要重視應(yīng)用科學(xué)、先進的財務(wù)信息管理系統(tǒng)，如NC Cloud系統(tǒng)，解決了集團不同分支機構(gòu)之間財務(wù)軟件雜亂無章的問題。通過建立統(tǒng)一的財務(wù)管理平臺及統(tǒng)一的會計核算體系，規(guī)范會計科目，統(tǒng)一核算流程，促進財務(wù)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，以此為經(jīng)營管理提供更有效的決策支持。

第三，借助NC Cloud系統(tǒng)構(gòu)建規(guī)范的財務(wù)流程。在NC Cloud系統(tǒng)應(yīng)用的模式下，一是要建立不相容崗位分離原則，讓財務(wù)記賬、復(fù)核等環(huán)節(jié)做到崗位分離，落實財務(wù)管理相關(guān)規(guī)定，有效規(guī)避財務(wù)內(nèi)控風(fēng)險的發(fā)生；二是優(yōu)化月末結(jié)賬流程，由原來各企業(yè)自由結(jié)賬轉(zhuǎn)變?yōu)榧瘓F統(tǒng)一月結(jié)，杜絕下屬企業(yè)隨意月結(jié)、反月結(jié)處理的發(fā)生，規(guī)范財務(wù)管理流程，夯實集團管控要求；三是集團使用一套賬，提高了集團多賬套之間的對賬工作效率，大大縮短了月末結(jié)賬周期，使財務(wù)工作效率和質(zhì)量大幅提升。

第四，借助NC Cloud系統(tǒng)提高工作效率。通過NC Cloud系統(tǒng)，有助于提高企業(yè)財務(wù)管理效率。一是財務(wù)系統(tǒng)及會計科目統(tǒng)一，通過管理報表的個性化定制，解決財務(wù)數(shù)據(jù)“多重上報、多重統(tǒng)計”的現(xiàn)狀，從而提高財務(wù)工作效率；二是與通過不同分支機構(gòu)的財務(wù)系統(tǒng)高效對接，為財務(wù)工作的開展奠定基礎(chǔ)。

第五，健全集團管理機制，為“強總部”管理創(chuàng)造有效條件。借助NC Cloud系統(tǒng)能夠為財務(wù)共享中心建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。一是財務(wù)信息“集中管理、實時監(jiān)控”，總部可實時透視下屬企業(yè)經(jīng)營狀況和財務(wù)信息，監(jiān)控下屬企業(yè)重大和異常財務(wù)事項，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的異地同庫，實現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)共享。二是促使財務(wù)系統(tǒng)更新和統(tǒng)一，推進財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)，為公司戰(zhàn)略實施提供高效、專業(yè)服務(wù)。

（四）應(yīng)用財務(wù)共享中心

1．具體實施方案

第一，明確建設(shè)目標(biāo)。實施財務(wù)共享中心的目標(biāo)是在規(guī)范財務(wù)核算、賬務(wù)處理和財務(wù)管理的基礎(chǔ)上，進一步加強財務(wù)管理工作的專業(yè)屬性，提升財務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量，夯實財務(wù)支持、服務(wù)、管理和監(jiān)督基礎(chǔ)，為公司管理層提供決策支持。

第二，明確實施內(nèi)容。企業(yè)原有的信息系統(tǒng)包括眾多管理模塊，如智能財務(wù)、資金管理、管理會計等模塊。企業(yè)要根據(jù)先易后難、分步實施的原則，初步確定總賬、固定資產(chǎn)、企業(yè)報表、合并報表等模塊實施，之后根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展情況及實際工作需要，在一期系統(tǒng)建設(shè)穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，相關(guān)業(yè)務(wù)模塊在二期系統(tǒng)上線時一并考慮增加。

2．健全信息化平臺

在財務(wù)共享中心下，能夠?qū)⒓瘓F各分支機構(gòu)大量的工作進行集中處理，通過信息技術(shù)的使用實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，具體而言在財務(wù)共享中心的模式下要重視以下財務(wù)信息建設(shè)。

第一，建立科學(xué)的財務(wù)核算系統(tǒng)。首先，企業(yè)在構(gòu)建財務(wù)共享中心之前，財務(wù)軟件雜亂無章，不利于總部對下屬企業(yè)的財務(wù)監(jiān)控，會使總部的管理效率大打折扣。其次，財務(wù)軟件不統(tǒng)一，很大程度上影響了財務(wù)日?；A(chǔ)工作效率。財務(wù)日常性事務(wù)工作繁多，財務(wù)系統(tǒng)軟件版本的滯后和多樣性，造成下屬企業(yè)信息系統(tǒng)無法與集團總部系統(tǒng)對接，財務(wù)數(shù)據(jù)“多重上報、多重統(tǒng)計”的現(xiàn)狀嚴(yán)重影響了工作效率。最后，存在會計科目設(shè)置不統(tǒng)一問題，財務(wù)數(shù)據(jù)口徑一致性受到影響。因為集團總部及下屬企業(yè)業(yè)務(wù)不同，財務(wù)軟件科目設(shè)置也不統(tǒng)一，財務(wù)數(shù)據(jù)口徑的一致性受到影響，進而降低了數(shù)據(jù)統(tǒng)計的效率，企業(yè)要借助財務(wù)共享中心，讓財務(wù)數(shù)據(jù)得到規(guī)范化管理。

第二，影像管理系統(tǒng)。在財務(wù)共享中心的模式下，要處理的票據(jù)量較高。財務(wù)共享中心要對各類票據(jù)進行管理，如果采用郵寄的方式可能導(dǎo)致信息處理不具有時效性，且票據(jù)可能存在丟失的問題。通過建立影像處理系統(tǒng)，能夠降低票據(jù)傳遞的頻率。分支機構(gòu)的財務(wù)人員通過影像系統(tǒng)將票據(jù)掃描到影像系統(tǒng)中上傳至財務(wù)共享中心，提高管理效率。

第三，線上報銷系統(tǒng)。財務(wù)共享中心要處理大量的報銷事項，通過建立網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)的方式能夠解決傳統(tǒng)模式下報銷效率低下的問題。在建立線上報銷系統(tǒng)之后，員工能夠登錄系統(tǒng)提出相關(guān)報銷申請，解決傳統(tǒng)模式中報銷存在的問題并降低風(fēng)險，提高管理效率。

第四，銀企直聯(lián)系統(tǒng)。在建立財務(wù)共享中心之后，要重視對工作流程的管理。銀企直聯(lián)系統(tǒng)能夠有效提高企業(yè)的支付效率，并及時獲取資金的相關(guān)信息，降低管理中所存在的風(fēng)險。

3．業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

在財務(wù)共享中心建設(shè)中，要將重復(fù)度高、工作量大的工作業(yè)務(wù)事項納入共享中心處理，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程再造。通過財務(wù)共享中心模式，能夠大幅改善各項財務(wù)工作流程。

第一，應(yīng)付賬款流程再造。在財務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款流程中，采購部門根據(jù)物料需求計劃發(fā)出訂單，訂單到達(dá)企業(yè)之后在ERP系統(tǒng)確認(rèn)收貨，財務(wù)部將單據(jù)和ERP系統(tǒng)的信息核對之后通過影像掃描系統(tǒng)將單據(jù)上傳至財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心人員確認(rèn)無誤之后，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)付款。

第二，應(yīng)收賬款流程再造。在應(yīng)收賬款流程中，企業(yè)財務(wù)人員對訂單信息與合同信息進行核對，確認(rèn)之后向客戶開具發(fā)票，并將客戶信息、合同信息等相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)中上傳至財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心收到信息后對相關(guān)信息進行核對，核對無誤的生成應(yīng)收賬款憑證，當(dāng)客戶回款后財務(wù)共享中心完成記賬憑證處理。

第三，費用流程再造。在財務(wù)共享中心模式下，員工通過信息系統(tǒng)詳細(xì)填列報銷的信息，并在線提交報銷申請。員工在申請報銷時，登錄系統(tǒng)之后能夠自動生成員工姓名、所在部門、報銷額度等相關(guān)信息，之后員工將相關(guān)信息提交至員工上級領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后提交至財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心收到申請之后，由分支機構(gòu)采購員將報銷單據(jù)掃描至財務(wù)共享中心，財務(wù)共享中心確認(rèn)無誤后報銷款項，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)支付給員工。

（五）財務(wù)人員轉(zhuǎn)型

首先，提高人際溝通能力。在財務(wù)信息化的模式下，建立了財務(wù)共享中心等一系列系統(tǒng)，財務(wù)人員不僅要能夠管理好日常的各項數(shù)據(jù)，還要形成良好的人際溝通能力，能夠主動與其他部門人員進行溝通。通過溝通和協(xié)調(diào)的方式，有助于彌補自身工作的缺點與不足，不斷完善自我[3]。其次，重視培訓(xùn)。財務(wù)人員要積極利用業(yè)余時間開展專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)的方式努力提高自身職業(yè)素養(yǎng)，形成職業(yè)技能，掌握最新的工作方法以及技術(shù)，通過了解最新的知識，確保人員能夠適應(yīng)時代發(fā)展步伐。

三、結(jié)束語

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在當(dāng)前越來越多企業(yè)借助財務(wù)信息化提高企業(yè)財務(wù)管理水平。財務(wù)信息化在企業(yè)的應(yīng)用，不僅要重視線上數(shù)據(jù)的風(fēng)險，還要進一步優(yōu)化管理流程，并通過科學(xué)、高效的NC Cloud系統(tǒng)，以及財務(wù)共享中心的應(yīng)用，確保財務(wù)信息化體系發(fā)揮應(yīng)用的價值。同時財務(wù)信息化的建設(shè)是一項與時俱進的工作，企業(yè)在未來發(fā)展中要進一步結(jié)合財務(wù)信息化的要求建立健全管理流程，確保財務(wù)信息化為企業(yè)提供有效支持。