行政事業(yè)單位財務管理信息化建設路徑探索

唐穎博

（涿鹿縣社會保險事業(yè)管理中心，河北 張家口 075600）

行政事業(yè)單位肩負著社會管理職能，在此種公益性職能下，需要不斷向社會人民群眾提供更好的公共服務。組織的資金管理是否安全，支出規(guī)劃是否科學、財務管理是否高效等一切財務工作對單位的公共服務形象建設與質(zhì)量都產(chǎn)生著直接影響。因此，在行政事業(yè)單位運營活動中，財務管理的精益求精一直都是重點工作內(nèi)容。近年來，受信息技術迅速發(fā)展影響，財務管理信息化工作理念漸漸被廣泛傳播于行政事業(yè)單位。單位為了抓住新時期下現(xiàn)代化財務工作的改革機遇，積極結合單位具體發(fā)展情況，探尋財務信息化的建設方案，力求用信息化技術為管理決策賦能?；诖耍疚恼聦⒁孕姓聵I(yè)單位財務管理信息化為主體進行研究，在探尋問題的基礎上對財務信息化建設過程中優(yōu)化路徑予以針對性分析，以便為同類型組織面臨相似問題時提供參考。

一、行政事業(yè)單位與財務管理信息化含義簡述

（一）行政事業(yè)單位

行政事業(yè)單位指行政單位和事業(yè)單位的統(tǒng)稱，是中國特有的政治體制運行下的產(chǎn)物。例如常見的房管局、規(guī)劃局等，在部分地區(qū)被稱為行政單位，而在部分地區(qū)也被稱為事業(yè)單位，不少地方政府發(fā)文也以行政事業(yè)單位為統(tǒng)稱。對行政事業(yè)單位的另一種理解是指具有行政管理職能的事業(yè)單位，其工作職責涉及執(zhí)法監(jiān)督及其他社會管理活動，如特定部門所屬的監(jiān)管機構等。行政事業(yè)單位工作人員的工資及運營成本等都是由國家財政部門撥款，通常為財政全額撥款。

（二）財務管理信息化

財務管理信息化是指在信息時代背景下，組織將信息技術引進到管理流程中，與財務管理緊密結合，產(chǎn)生的一種全新管理方式。財務管理信息化能夠幫助組織實現(xiàn)物流、資金流等的高效同步，幫助組織實現(xiàn)彈性管理以及各類資源得到有效配置利用。在組織財務管理的各個環(huán)節(jié)充分利用現(xiàn)代信息技術，建立信息系統(tǒng)，可以使企業(yè)財務信息實現(xiàn)快速流通與科學的分析反饋，從而提高財務管理水平和經(jīng)濟效益。

二、行政事業(yè)單位實施財務管理信息化的意義

（一）簡化財務工作流程，提升行政事業(yè)單位工作效率

在行政事業(yè)單位的財務管理工作中，利用先進的信息技術對財務管理過程中所需要收集整理的信息進行快速獲取，使之被集合成一個相對全面的信息庫。財務管理信息平臺以信息庫為核心，使得各端口都能在此信息庫內(nèi)進行數(shù)據(jù)的檢索與抽取，并于同一平臺進行共享和對接，這就確保了不同部門間信息轉換的便利性，并且最新的財務信息也可實時被補充進信息庫中，為財務管理的過程管控提供了有力幫助，使得操作更加便捷，簡化了財務工作流程，提升行政事業(yè)單位工作效率。

（二）促進財務信息共享，有利于貫徹廉政建設

行政事業(yè)單位的員工工資來源于財政撥款，體現(xiàn)出數(shù)額上的限制性與流程上的高度規(guī)范性等特征。當資金儲備受限，而員工個人執(zhí)業(yè)素養(yǎng)不高時，則會產(chǎn)生價值觀矛盾。錯誤的價值觀導致員工通過各種相對隱蔽的方式違規(guī)違紀，這就折損了行政事業(yè)單位良好的社會服務形象。但是當行政事業(yè)單位實現(xiàn)了財務信息化的應用后，財務信息得以共享披露，不同部門在運營各環(huán)節(jié)對資金的支出都被實時監(jiān)控，一旦存在資金流向的異常情況時，財務信息系統(tǒng)會即刻發(fā)出警報，方便管理者精準定位問題人員或問題部門，違規(guī)違紀行為被有效規(guī)避，因此全面促進財務信息共享，有利于貫徹廉政建設。

（三）增強財務內(nèi)控實力，推動實施全面預算管理

行政事業(yè)單位財務內(nèi)控工作需要信息化工具提供技術支持，組織內(nèi)部的控制系統(tǒng)并不能完全深入詳細的經(jīng)營信息和財務信息流動，財務部門沒有對各環(huán)節(jié)的資金收支情況做到全盤了解，不能充分推進和實現(xiàn)財務內(nèi)控。財務內(nèi)控的實施得不到保障，使得事業(yè)單位整體的管理體系形同虛設。但利用先進的信息化技術將能夠有效提高行政事業(yè)單位的執(zhí)行力，將組織的財務內(nèi)控體系與業(yè)務過程的流通渠道集成到信息體系中，預算管理人員可根據(jù)單位的歷史收支情況、各類資源使用情況進行下一期的預算資金部署工作，進一步使組織財務內(nèi)控的規(guī)范性與強制性得到加強，推動實施全面預算管理[1]。

三、目前行政事業(yè)單位財務管理信息化存在的問題

（一）對財務信息化的重視程度不高

一套適合特定行政事業(yè)單位的財務信息化系統(tǒng)并非短時間內(nèi)可以搭建完工，從技術水平角度來看，這是一個涉及眾多功能模塊與繁雜會計信息的龐大系統(tǒng)，包含如財務數(shù)據(jù)、會計計算的公式及方法等，同時還需要在融合各類業(yè)務板塊后進行精簡細化，從制度體系建設角度來看，財務信息化系統(tǒng)需要依照國家的相關法律法規(guī)為設計基礎，遵循單位內(nèi)部的管理制度等。實際上完整的信息系統(tǒng)構架不僅限于財務內(nèi)容的信息化，而且可以將更高維度的管理模式、理念設計、資金運行與業(yè)務流程等各方面事務整合于一個統(tǒng)一管理平臺。但是部分行政事業(yè)單位對財務信息化建設并未給予足夠重視、認知層次較淺，致使投入信息化建設的資金和技術力量不足，單位缺乏動力與創(chuàng)新意識，難以有效促進財務信息化水平的進步。

（二）財務信息化的管理制度體系有待完善

財務信息化這一概念與實際應用較早出現(xiàn)于企業(yè)經(jīng)營中，在行政事業(yè)單位中起步相對較晚，因此制度建設無法做到相應完善。因缺乏規(guī)范的系統(tǒng)指導與規(guī)劃，對當下的許多行政事業(yè)單位來講，財務信息化的戰(zhàn)略發(fā)展方向與可行性措施并不清晰。現(xiàn)實中，各區(qū)劃的行政事業(yè)單位職能分工不同，因此實際的財務工作內(nèi)容也有所區(qū)別，這就為管理制度的規(guī)范造成了難度。當單位忽略信息化作用時，認為過去的人工流程也能完成工作，信息化是不必要的多余舉動，則更加拖緩了制度建設的進程，進而影響后期執(zhí)行與計劃目標存在較大偏差[2]。與此同時，財務信息化的制度建設并不具備可行性較高的參考案例，許多行政事業(yè)單位目前尚在摸索階段，這就會導致其走彎路，不斷地增加試錯成本，有時某些行政事業(yè)單位會對部分制度內(nèi)容照搬照抄，但沒有考慮到自身運營實際情況，所實行的制度與自身管理要求并不適配，因此財務管理信息化的制度體系建設還有許多的現(xiàn)實問題需要克服。

（三）財務信息化的執(zhí)行過程缺乏有效監(jiān)督

近些年來，財務信息化管理軟件被各類型企業(yè)與單位廣泛接納，其中部分單位雖然能做到積極引進，但到了實際應用卻顯得后勁不足。大多數(shù)情況下工作人員主要利用電腦錄入并處理基礎財務信息或財務報表等，此種程度多屬于日常的常規(guī)工作范疇，通常不需要設置專門的監(jiān)督人員去耗費大量精力進行過程監(jiān)管，對軟件功能的使用并不深入。除此之外，現(xiàn)今許多單位習慣于遵循相對老舊的財務執(zhí)行流程，檢查工作的完成情況偏向形式主義，并未對實施過程進行嚴格控制與監(jiān)督，導致財務信息化使用效果不理想，財務管理與綜合管理水平得不到有效提高。與此同時，財務信息化的主要執(zhí)行者與監(jiān)督人員并不完全獨立，財務人員負責信息化管理工作，而通常缺乏第三方視角對財務人員在信息化管理執(zhí)行過程中的違規(guī)操作進行及時的監(jiān)督與警示，行政事業(yè)單位的審計監(jiān)督人員監(jiān)控重點通常在于財務報表數(shù)據(jù)核對方面，對信息化管理的關注也就相對較少，無法捕捉到信息化執(zhí)行中發(fā)生的問題難點，更不可能提出針對性的整改建議，因此財務人員很大程度依賴于自我監(jiān)督，這就使得整個財務信息化執(zhí)行過程缺乏有效監(jiān)督。

（四）財務信息化職工素養(yǎng)與技術水平不足

財務信息化的應用基于現(xiàn)代科技發(fā)展水平與技術手段，行政事業(yè)單位職工必須具備相應的系統(tǒng)操作能力。然而在單位的真實管理過程中，財會人員對信息系統(tǒng)的使用存在不熟悉與不深入的現(xiàn)象。此類現(xiàn)象主要有兩方面原因，具體分析如下：其一，職工本身的能力素養(yǎng)有待提升。當財務工作者的知識積累有所欠缺、崗位經(jīng)驗不足、從業(yè)年限較短、對單位整體的業(yè)務活動不了解，或是對財務信息化管理方式不認可等諸多原因，都將導致人力工作無法配合財務管理信息化的組織戰(zhàn)略規(guī)劃。其二，信息技術水平不足以支撐新型的財務管理構想。與上述有所區(qū)別的是，當行政事業(yè)單位的管理層及職工隊伍都對財務管理信息化給予了足夠重視，并且人員素質(zhì)基本符合預想的信息化操作要求，但單位內(nèi)的信息技術水平落后，并不能滿足財務管理對數(shù)據(jù)的匯總收集、解析共享，以及后期最重要的分析共享的技術支持，智能化、數(shù)據(jù)化實力弱，則無法體現(xiàn)出財務信息化的根本訴求，大量工作依舊需要人工完成，使得工作效率并未得到顯著提高。

四、行政事業(yè)單位推進財務管理信息化建設路徑探索

（一）強化全員的財務管理信息化意識

思想決定行動。對于行政事業(yè)單位而言，其內(nèi)部存在著比較穩(wěn)定的權力制約體系，而在信息系統(tǒng)中，部分管理者權限被分散拆解后有系統(tǒng)來承擔，避免由人的主觀意識操控導致偏差，而職工們對這種管理工具的認可度與適應性日益增強。為此，必須打開行政事業(yè)單位對財務信息化的認識，為建立具體的財務信息化流程規(guī)范打下穩(wěn)固的思想基礎。就行政事業(yè)單位而言，領導權力在其中占很大比重，體現(xiàn)出年齡結構較大、在過去的財務管理工作中累積了大量經(jīng)驗，鑒于此，當領導層被工作習慣所限，領導階層對較為新穎的信息系統(tǒng)接受度就較低[3]。在這樣的背景下，更需要盡快強化全員的財務管理信息化意識，緊隨現(xiàn)代化管理潮流。

（二）建立健全財務信息化管理制度

行政事業(yè)單位財務信息化建設與制度體系的規(guī)范程度相互不配套是發(fā)展過程中存在的主要負面因素。事業(yè)單位應跟隨財務工作的信息化建設進程而彌補和修正制度體系的不足。例如，某單位負責社保工作，而社保局的財務信息化建設需求，就應要求在制度體系搭建環(huán)節(jié)充分考慮社保工作的獨特性，從技術引進方面，運營流程的模塊設計以及對管理人才的培養(yǎng)等，詳盡細致地進行規(guī)劃安排[4]。避免財務管理信息系統(tǒng)已經(jīng)投入到實際使用過程中，而制度內(nèi)容尚未更新，仍保留著過去相對老舊的章程規(guī)則問題。與此同時，要承認財務管理信息化在行政事業(yè)單位內(nèi)起步較晚的真實現(xiàn)狀，組織在信息化建設方面可參考的歷史經(jīng)驗不足，但并不影響外部信息化建設已達到高水平發(fā)展階段，因此，當單位引進財務管理信息系統(tǒng)時，就應加強引進過程中對引進流程的制度詳解，避免經(jīng)驗不足造成的引進風險，應在流程控制、合同簽訂、維護更新等各環(huán)節(jié)為其提供制度保障，結合參考國家法律法規(guī)，保證財務資金安全，資源合理配置，促進制度體系的完善。

（三）加強財務管理信息化執(zhí)行監(jiān)管力度

為使財務信息化與行政事業(yè)單位的運營實踐相結合，就要利用嚴謹科學的執(zhí)行監(jiān)管手段來保證實施，在此過程中，首先，應著重考慮審計監(jiān)督在此環(huán)節(jié)的作用。行政事業(yè)單位的財務信息化系統(tǒng)是需要與各部門緊密聯(lián)系的。在遵循單位內(nèi)部規(guī)范條例的基礎上，配合完善的財務信息系統(tǒng)以輔助，各部門負責人應立足于業(yè)務開展實際情況，修正并完善績效評價指標，調(diào)整執(zhí)行流程細則等，在后續(xù)的信息系統(tǒng)更新維護過程中，及時準確地將各類新措施、新指標傳輸進系統(tǒng)，在一定程度上可以幫助審計監(jiān)督人員對業(yè)務與財務活動的動態(tài)變化做到實時跟蹤與監(jiān)控。其次，根據(jù)行政事業(yè)單位性質(zhì)、資金運營特點與項目特點等預先規(guī)劃好財務風險防控方案，通過信息數(shù)據(jù)的智能分析與財會人員的專業(yè)判斷，對流程中的關鍵節(jié)點與重點環(huán)節(jié)強化關注與把控，增強對數(shù)據(jù)和重要信息的篩選檢索能力，為審計監(jiān)督人員的監(jiān)管工作提供真實可靠的數(shù)據(jù)保障。最后，對財務信息化管理的監(jiān)督還要特別注意執(zhí)行過程中的風險管理，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，有海量的數(shù)據(jù)信息會模糊行政事業(yè)單位的管理視線，單位要想從中提取出安全可靠的信息數(shù)據(jù)就變得難上加難，因此行政事業(yè)單位的監(jiān)管力量必須時刻加強對財務數(shù)據(jù)的安全性保護與監(jiān)督，例如做好信息系統(tǒng)的密鑰管理、登入權限管理，對違規(guī)操作的人員及時追責問責，加大監(jiān)督環(huán)節(jié)工作力度。

（四）注重職工素養(yǎng)與信息技術水平提升

行政事業(yè)單位需要財務人員具備較高水平的綜合素養(yǎng)，只有這樣才能保證落實財務管理信息化，單位需要踐行因材施教的培訓理念，對不同程度人員施以不同培訓方案的信息素養(yǎng)培訓，提升人員信息化能力，在此基礎上組建一個優(yōu)質(zhì)的財務管理信息化團隊。對職工的培訓內(nèi)容要包括財會專業(yè)知識，還要涉及財會軟件應用知識，確保財務人員熟練應用信息化軟件。另外，財務人員還應吃透財務管理相關規(guī)章制度；此外，加強考核，提升財會人員考核結果與薪酬體系和崗位晉升等的相關性，誘發(fā)其強大的主觀能動性與內(nèi)驅力，增強工作效率。

行政事業(yè)單位還需要信息系統(tǒng)的強大技術保障。網(wǎng)絡安全是不容忽視的一個重要思考維度，為確保財務信息不受外部攻擊，規(guī)避信息遺漏或被竊取的風險，就應注意系統(tǒng)設施的檢修維護、操作軟件的更新設置、功能模塊與現(xiàn)實業(yè)務的融合度[5]，加強財務工作者的核查管理工作能力，為其提供強大的技術保障，確保財務信息在得到有效保護的基礎上，得到科學的智能化分析與數(shù)據(jù)化集成，提高財務管理的整體質(zhì)量，確保財務信息平臺安全可靠，財務管理信息化建設穩(wěn)中有序地推進。此外，信息系統(tǒng)要注意部門間的功能銜接建設，部分行政事業(yè)單位在過去時應用的管理系統(tǒng)比較獨立，但在升級后的管理系統(tǒng)中，單位要以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)信息的共享為目標，將不同部門間的系統(tǒng)功能進行聯(lián)合，方便財務數(shù)據(jù)在一個具備共享性的平臺實現(xiàn)互傳互通，形成一個龐大的財務數(shù)據(jù)信息庫，促進財務管理工作無縫銜接，方便各部門隨時在該財務數(shù)據(jù)信息庫中調(diào)用所需信息，大大降低線下的人工報送所消耗的時間成本與人力成本[6]。

五、結束語

綜上所述，綜合管理的主要內(nèi)容就包括財務管理，在現(xiàn)代市場經(jīng)濟的激烈角逐中，各屬性組織都面臨著管理工具的更新與管理體系的改革。對行政事業(yè)單位而言，加快財務管理信息化已經(jīng)成為一種緊迫趨勢。行政事業(yè)單位本身除項目工作外，還承擔著社會管理職能，這就不可避免地加重了單位在管理工作中的壓力，為了推進行政事業(yè)單位綜合管理能力的進一步提高，就應對財務管理信息化充分重視，從管理模式的調(diào)整，制度保障，信息系統(tǒng)維護與更新等各個流程環(huán)節(jié)有序查漏補缺。為加快行政事業(yè)單位財務管理信息化的建設進程。就要在增強組織對財務信息化建設的重視基礎上完善財務信息化建設制度內(nèi)容，做好實施流程的監(jiān)管，提升財務信息在平臺上的共享性與安全性，并做好行政事業(yè)單位內(nèi)部的人才保障工作，實現(xiàn)人力資源管理，培養(yǎng)良好的現(xiàn)代化信息化管理氛圍，創(chuàng)造出有利于行政事業(yè)單位財務信息化建設的優(yōu)質(zhì)內(nèi)部條件。