蘇 劍 李 琦
(沈陽大學(xué)商學(xué)院,沈陽 110041)
機(jī)關(guān)事務(wù)管理局項(xiàng)目(以下簡稱“項(xiàng)目”)是有始有終的一種一次性活動(dòng),從概念到完成所經(jīng)歷的一系列階段就構(gòu)成了項(xiàng)目的生命周期,其各個(gè)階段的表現(xiàn)特點(diǎn)不同但是有著緊密的邏輯關(guān)系。每個(gè)項(xiàng)目的規(guī)模雖然各不相同,但不管其規(guī)模大小或復(fù)雜性如何,一般分為啟動(dòng)階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段和結(jié)束階段。基于各個(gè)階段工作內(nèi)容有所不同,內(nèi)部審計(jì)工作也同樣有不同的工作要點(diǎn)。
機(jī)關(guān)事務(wù)管理局相關(guān)人員根據(jù)本局的戰(zhàn)略部署、科研要求和資源條件確定項(xiàng)目總體需求,進(jìn)行以預(yù)測(cè)為前提的可行性研究,從技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的雙重視角審視項(xiàng)目的主要問題,預(yù)測(cè)項(xiàng)目投產(chǎn)后的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,并在確定的范圍內(nèi)選擇方案論證,使項(xiàng)目達(dá)到預(yù)定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,在確定可行性的基礎(chǔ)上提出明確的項(xiàng)目目標(biāo)。為使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在開展項(xiàng)目活動(dòng)時(shí)充分利用資源,機(jī)關(guān)事務(wù)管理局應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)授予項(xiàng)目負(fù)責(zé)人相關(guān)權(quán)利。具體包括以下內(nèi)容。
1.項(xiàng)目立項(xiàng)
機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門應(yīng)確定項(xiàng)目的需求,并對(duì)所申請(qǐng)項(xiàng)目進(jìn)行專家評(píng)審與政府決策相結(jié)合的項(xiàng)目審批。項(xiàng)目批準(zhǔn)后,項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)當(dāng)在計(jì)劃下達(dá)后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)與科技管理部門簽訂項(xiàng)目任務(wù)書,明確項(xiàng)目的研究目標(biāo)、進(jìn)度、項(xiàng)目成果及后續(xù)執(zhí)行情況。需要注意的是,其任務(wù)書中標(biāo)明的研究對(duì)象和技術(shù)指標(biāo)必須與所申請(qǐng)的內(nèi)容一致,不可偏差。
2.確定項(xiàng)目利益相關(guān)者
項(xiàng)目利益相關(guān)者是指參與項(xiàng)目工作的個(gè)人和組織,或其利益將因項(xiàng)目的實(shí)施和成功而直接或間接受到正面或負(fù)面影響的個(gè)人和組織。一旦確定所有的利益相關(guān)者,就可以開始對(duì)他們進(jìn)行排序,以其對(duì)項(xiàng)目的重要程度為標(biāo)準(zhǔn),明確他們對(duì)項(xiàng)目的影響大小來識(shí)別主要利益相關(guān)者,全面了解他們對(duì)項(xiàng)目的參與和展望,以最大限度滿足其需求達(dá)到預(yù)期,才能確保項(xiàng)目實(shí)施的成功。
進(jìn)入規(guī)劃階段,項(xiàng)目實(shí)施方應(yīng)根據(jù)之前啟動(dòng)階段的可行性研究和項(xiàng)目方案,充分考慮項(xiàng)目的性質(zhì)、背景、研究方向,進(jìn)而明確項(xiàng)目的研究范圍,優(yōu)化項(xiàng)目的研究目標(biāo),并挖掘支持項(xiàng)目的技術(shù)手段。在研究過程中還需要開展監(jiān)測(cè)和管理活動(dòng),具體來說包括以下內(nèi)容。
1.制訂項(xiàng)目計(jì)劃書
項(xiàng)目計(jì)劃書是關(guān)于如何計(jì)劃、實(shí)施、監(jiān)控和結(jié)束項(xiàng)目的主要信息來源。計(jì)劃書中要?jiǎng)澐置鞔_的項(xiàng)目工作范圍,進(jìn)一步完善項(xiàng)目目標(biāo)和可交付結(jié)果,可采用網(wǎng)絡(luò)圖法科學(xué)分解項(xiàng)目所涉及的全部工作,將項(xiàng)目研究過程中的研究活動(dòng)順序進(jìn)行排列,并科學(xué)預(yù)算研究活動(dòng)總共消耗的時(shí)間,將所要使用的資源整理出清單,并根據(jù)已有資源材料制訂項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。結(jié)合項(xiàng)目總體目標(biāo)和進(jìn)度計(jì)劃來編制項(xiàng)目的子計(jì)劃,并進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼砭C合和協(xié)調(diào)。根據(jù)研究活動(dòng)的工作內(nèi)容和所需技能進(jìn)行分配,規(guī)劃項(xiàng)目組的人員數(shù)量。
2.設(shè)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)
作為確認(rèn)和描述項(xiàng)目的特定活動(dòng),項(xiàng)目活動(dòng)把項(xiàng)目的組成要素進(jìn)行細(xì)化分解,以便項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)更加理解項(xiàng)目,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人更容易管理項(xiàng)目。創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)是設(shè)計(jì)項(xiàng)目活動(dòng)最為有效的方法,在充分考慮項(xiàng)目需要和可能性的基礎(chǔ)上,把項(xiàng)目分解為多個(gè)可控制的基本活動(dòng),通過控制管理各個(gè)基本活動(dòng),從而達(dá)到控制管理整個(gè)項(xiàng)目的目的。
3.項(xiàng)目估算和預(yù)算
在項(xiàng)目研究過程中,需要估算開展各種項(xiàng)目活動(dòng)所需的材料、人員、設(shè)備和物資的類型與數(shù)量,然后根據(jù)估算結(jié)果估算完成各項(xiàng)活動(dòng)所需的工作時(shí)間。還需要估算完成所有項(xiàng)目活動(dòng)所需的資金金額,然后匯總所有單項(xiàng)活動(dòng)的估算成本,遵循一定的原則制定項(xiàng)目預(yù)算,使其切實(shí)可行并富有彈性,并檢查預(yù)算的合理性是否符合基本邏輯,是否符合業(yè)內(nèi)的規(guī)范。此外,應(yīng)該保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目估算預(yù)算,以便在個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)避免超支風(fēng)險(xiǎn)。
4.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
在這一過程中,計(jì)劃和判斷如何實(shí)施項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)是工作重點(diǎn)。充分熟悉項(xiàng)目的性質(zhì),在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生前,運(yùn)用各種方法系統(tǒng)、持續(xù)地關(guān)注項(xiàng)目可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn),弄清楚導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)的潛在因素,全面分析可能影響項(xiàng)目的各種風(fēng)險(xiǎn),探析各種風(fēng)險(xiǎn)之間是否存在某種關(guān)系。制定量化的風(fēng)險(xiǎn)目標(biāo)和應(yīng)對(duì)措施,并對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目可能產(chǎn)生的影響進(jìn)行量化分析,隨時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展和變化,以確定某些風(fēng)險(xiǎn)的消失是否會(huì)帶來新的風(fēng)險(xiǎn)。
執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃并監(jiān)督和控制項(xiàng)目是項(xiàng)目執(zhí)行階段的主要任務(wù)。具體而言,要根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目規(guī)劃的內(nèi)容,篩選項(xiàng)目成員,合理分配資金、工具和采購材料等,并嚴(yán)格按照進(jìn)度計(jì)劃去實(shí)施項(xiàng)目。在確保計(jì)劃有效性和權(quán)威性的基礎(chǔ)上,根據(jù)變更情況合理調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃,最終努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)定目標(biāo)。具體來說,主要包括以下內(nèi)容。
1.管理項(xiàng)目實(shí)施
在此過程中,要按照要求有效實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃確定的工作,為了保證項(xiàng)目研究工作有序展開,應(yīng)謹(jǐn)慎選擇合理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和研究方法,授權(quán)相關(guān)人員開展工作,制定項(xiàng)目實(shí)施規(guī)章制度,打破相關(guān)制約因素,嚴(yán)格控制工程質(zhì)量,最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在實(shí)施過程中,還應(yīng)分析影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素,提前或及時(shí)采取必要措施,實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目的主動(dòng)控制,從而有效控制進(jìn)度。
2.管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)
在這個(gè)過程中,需要把項(xiàng)目研究的需要和本單位的實(shí)際工作結(jié)合利用,協(xié)調(diào)所需的人力資源,并為項(xiàng)目研究建立必要的工作團(tuán)隊(duì)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一經(jīng)成立,應(yīng)必須密切關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員的績效,建立工作反饋機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,如果需要可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾碜兏?,以?yōu)化項(xiàng)目績效。在管理團(tuán)隊(duì)時(shí),要充分關(guān)注團(tuán)隊(duì)建設(shè),提高績效,促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的互動(dòng),加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通,改善團(tuán)隊(duì)氛圍,這也有助于提高項(xiàng)目績效。
3.項(xiàng)目監(jiān)測(cè)
項(xiàng)目監(jiān)測(cè)是為了準(zhǔn)確有效地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理計(jì)劃中確定的績效目標(biāo),主要包括跟蹤、審查和調(diào)整項(xiàng)目進(jìn)度與績效判斷,以及識(shí)別和啟動(dòng)相應(yīng)的計(jì)劃變更。為了達(dá)到這一目的,需要在這一過程中跟蹤、收集并根據(jù)需要發(fā)布項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目交付、項(xiàng)目文件、項(xiàng)目預(yù)算或項(xiàng)目管理計(jì)劃中的績效信息和變更。在整個(gè)項(xiàng)目研究過程中,為確保相應(yīng)措施有效實(shí)行,必須嚴(yán)格執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)計(jì)劃,并實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)項(xiàng)目執(zhí)行的完成度和合同履行的一致性,以便在出現(xiàn)偏差時(shí)立即采取適當(dāng)?shù)淖兏图m正措施。
項(xiàng)目計(jì)入結(jié)束階段就意味著項(xiàng)目的所有過程完成,項(xiàng)目管理過程中的所有活動(dòng)也完成,具體表現(xiàn)為項(xiàng)目目標(biāo)的完成和合同履約責(zé)任的正式終止,主要包括以下工作內(nèi)容。
1.結(jié)束項(xiàng)目并進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收
在這一過程中將完結(jié)該項(xiàng)目管理過程中的所有活動(dòng),項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照規(guī)定時(shí)間向機(jī)關(guān)事務(wù)管理局提出項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng),并提交相關(guān)驗(yàn)收材料,機(jī)關(guān)管理局驗(yàn)收并進(jìn)行項(xiàng)目后評(píng)價(jià)。為了增強(qiáng)項(xiàng)目評(píng)價(jià)效果,驗(yàn)收組織中可以包括相關(guān)管理人員,也可以包括一些項(xiàng)目實(shí)施過程中的監(jiān)管人員。項(xiàng)目驗(yàn)收組有權(quán)要求匯報(bào)人如實(shí)匯報(bào)項(xiàng)目實(shí)施過程中遇到的問題,以便于驗(yàn)收組更加全面地了解項(xiàng)目實(shí)施過程。為避免驗(yàn)收工作流于形式,可以聘請(qǐng)專業(yè)、獨(dú)立的第三方評(píng)審機(jī)構(gòu),杜絕出現(xiàn)“既當(dāng)裁判,又當(dāng)球員”的現(xiàn)象。
2.項(xiàng)目收尾
在這一過程中,應(yīng)告知相關(guān)成員提供項(xiàng)目記錄和存檔清單,將項(xiàng)目各階段的主要資料、文件進(jìn)行檢查并分類,把缺少的文件補(bǔ)充完整,將所有相關(guān)項(xiàng)目文件及主要資料歸檔完結(jié)項(xiàng)目工作??偨Y(jié)項(xiàng)目數(shù)據(jù)資料作為對(duì)新項(xiàng)目進(jìn)行估算的參考依據(jù),將項(xiàng)目研究過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)整理成書面的形式,以便于流傳給其他類似項(xiàng)目組借鑒。
1.審計(jì)立項(xiàng)
重點(diǎn)關(guān)注擬立項(xiàng)的項(xiàng)目是否符合機(jī)關(guān)事務(wù)管理局的戰(zhàn)略發(fā)展,是否符合行業(yè)技術(shù)發(fā)展方向;立項(xiàng)前是否按需要與項(xiàng)目合作方充分溝通,或者經(jīng)過充分的市場(chǎng)調(diào)查,并有相關(guān)的書面記錄;立項(xiàng)前是否與相關(guān)部門充分溝通,并有相關(guān)書面記錄;是否編寫立項(xiàng)報(bào)告,報(bào)告是否經(jīng)過獨(dú)立評(píng)審后報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批;報(bào)告中行性分析、經(jīng)濟(jì)效益分析、風(fēng)險(xiǎn)分析等內(nèi)容是否完備、準(zhǔn)確;是否編制項(xiàng)目計(jì)劃并經(jīng)審批;開發(fā)計(jì)劃是否包括各階段的任務(wù)、人員分工、進(jìn)度等內(nèi)容。
2.可行性研究審計(jì)
可行性研究是項(xiàng)目前期工作的核心內(nèi)容,項(xiàng)目決策者根據(jù)可行性研究的評(píng)價(jià)結(jié)果決定項(xiàng)目是否進(jìn)行建設(shè)與投資。可行性研究審計(jì)可以從以下幾個(gè)方面入手:項(xiàng)目建議書是否真實(shí)、客觀、完整地反映項(xiàng)目內(nèi)容;是否充分調(diào)查擬建項(xiàng)目;經(jīng)濟(jì)上是否可行;資金上是否有保障;相關(guān)專家的意見是否客觀真實(shí);是否進(jìn)行多個(gè)方案的比較和對(duì)比;方案是否能夠滿足需求。
3.審核批準(zhǔn)和授權(quán)
項(xiàng)目獲得批準(zhǔn)以后,內(nèi)審人員應(yīng)在實(shí)施審核前出具正式報(bào)告,并報(bào)機(jī)關(guān)事務(wù)管理局審核、批準(zhǔn)和授權(quán),然后對(duì)簽署合同的真實(shí)性、完整性、合法性和有效性進(jìn)行審核。
1.審核項(xiàng)目計(jì)劃書
根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃投入的人力資源、時(shí)間、配套資金等內(nèi)容,評(píng)估項(xiàng)目的技術(shù)路線和產(chǎn)出是否清晰,能否保證項(xiàng)目的立項(xiàng);相關(guān)方案及相關(guān)費(fèi)用的計(jì)算是否合規(guī)合理;結(jié)果是否符合成本效益原則;是否存在低水平施工或侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn);是否對(duì)項(xiàng)目后續(xù)發(fā)展有合理保障;該項(xiàng)目是否對(duì)機(jī)關(guān)事務(wù)管理部門實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)具有支持意義。
2.審計(jì)承擔(dān)單位的內(nèi)部控制
項(xiàng)目管理流程和制度是否健全;內(nèi)部控制制度是否適當(dāng)有效;評(píng)估項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu)的健全程度,各職能部門和技術(shù)部門的權(quán)責(zé)清晰程度;該流程是否能確保各部門各司其職,有效運(yùn)作,遵守法律和政策,參與項(xiàng)目規(guī)劃、采購、進(jìn)度、質(zhì)量、資金等方面的管理,防止因項(xiàng)目管理不善而造成的風(fēng)險(xiǎn)和舞弊,造成空缺和錯(cuò)位。
3.相關(guān)審計(jì)工作
一是編制初步審計(jì)計(jì)劃,說明審計(jì)目標(biāo)、范圍和具體程序。審計(jì)工作完成后,即為審計(jì)工作的記錄。
二是做好審計(jì)計(jì)劃,包括審計(jì)報(bào)告的提交方式、時(shí)間和對(duì)象等內(nèi)容。
三是發(fā)布審計(jì)公告。審核前,審核員應(yīng)事先確定好審計(jì)時(shí)間及范圍,明確審計(jì)目的,并按規(guī)定告知項(xiàng)目承擔(dān)單位,向其說明需要準(zhǔn)備和配合的相關(guān)事項(xiàng)。
1.審計(jì)經(jīng)費(fèi)
費(fèi)用使用與項(xiàng)目進(jìn)度的匹配;資金預(yù)算調(diào)整審批程序健全;項(xiàng)目資金是否進(jìn)行獨(dú)立編制計(jì)劃、獨(dú)立核算、建立專款專用賬戶;最高限價(jià)的計(jì)算是否合理,是否存在虛假支出、私人金庫等;是否存在截留、挪用資金的行為;各項(xiàng)費(fèi)用支出是否嚴(yán)格按照計(jì)劃和合同支付;申請(qǐng)勞務(wù)費(fèi)和專家咨詢費(fèi)的理由是否充分。還要注意項(xiàng)目配套資金的使用情況,有無補(bǔ)齊配套資金、拆東墻補(bǔ)西墻的情況,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正資金使用中存在的問題,提高資金利用率。
2.審計(jì)進(jìn)度
對(duì)進(jìn)度進(jìn)行跟蹤審核,有利于加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行過程的控制,避免項(xiàng)目延遲交付。根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)書和項(xiàng)目計(jì)劃,內(nèi)審員應(yīng)明確項(xiàng)目的期限和責(zé)任人,對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行日常登記、檢查、通知和評(píng)估,建立和規(guī)范項(xiàng)目進(jìn)度臺(tái)賬,并及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)反饋項(xiàng)目進(jìn)度。
3.其他審計(jì)工作
內(nèi)審員應(yīng)通過實(shí)質(zhì)性測(cè)試、合規(guī)性測(cè)試和詳細(xì)審查,收集充分、可靠、相關(guān)的審計(jì)證據(jù),利用比率分析法和趨勢(shì)分析法等對(duì)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析以發(fā)現(xiàn)異常情況,便于采取更詳細(xì)的審計(jì)程序來審查關(guān)鍵領(lǐng)域。
1.審計(jì)項(xiàng)目驗(yàn)收
項(xiàng)目驗(yàn)收是否按照嚴(yán)格的程序和要求組織,合同履行是否全面、真實(shí),是否存在違約行為,相關(guān)手續(xù)是否齊全,是否按要求進(jìn)行專業(yè)驗(yàn)收。內(nèi)部審計(jì)可以從資金、績效、檔案管理和管理等方面評(píng)估項(xiàng)目驗(yàn)收的有效性。在資金驗(yàn)收方面,內(nèi)審員應(yīng)注意各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行率、大額支出的真實(shí)性和與項(xiàng)目的匹配性;檢查項(xiàng)目剩余資金的處理和使用是否符合規(guī)定。審核項(xiàng)目績效報(bào)告的真實(shí)性,計(jì)算成本效益和投入產(chǎn)出比,分析結(jié)果,檢查是否與預(yù)期目標(biāo)一致,評(píng)估項(xiàng)目的社會(huì)效益及項(xiàng)目取得的直接效益、間接效益。
2.審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束
查閱審核資料,查看是否存在未處理的遺留項(xiàng)目,是否妥善管理了項(xiàng)目產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和資產(chǎn),各類文件目錄清單是否齊全,重點(diǎn)項(xiàng)目的相關(guān)資料是否完整,歸檔是否及時(shí),項(xiàng)目文件質(zhì)量是否合格。
3.其他相關(guān)審計(jì)工作
一是整理審計(jì)檔案及資料。收集內(nèi)部審計(jì)人員的審計(jì)工作底稿及相關(guān)證明材料,并對(duì)其詳細(xì)審核,整理裝訂,報(bào)審計(jì)部門。
二是提交審計(jì)報(bào)告。報(bào)告包括審計(jì)目標(biāo)、審計(jì)范圍、審計(jì)人員執(zhí)行的審計(jì)程序和審計(jì)結(jié)論等,還應(yīng)適當(dāng)表明審計(jì)人員的意見。
三是進(jìn)行跟蹤審核。是否妥善解決審核中發(fā)現(xiàn)的問題,是否將暫時(shí)無法解決的問題報(bào)給主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四是審計(jì)評(píng)價(jià)。包括審計(jì)人員的自我評(píng)價(jià)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目評(píng)價(jià)和審計(jì)部門負(fù)責(zé)人的總結(jié)評(píng)價(jià)。完成所有審計(jì)項(xiàng)目后,審計(jì)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)告知相關(guān)人員提供書面總結(jié)和評(píng)估,并根據(jù)所審的實(shí)際情況簽署相關(guān)意見和建議。
項(xiàng)目按照生命周期理論可以劃分為啟動(dòng)階段、規(guī)劃階段、執(zhí)行階段、結(jié)束階段,準(zhǔn)確掌握每個(gè)階段的工作內(nèi)容,全過程、全周期考慮項(xiàng)目,對(duì)此開展各個(gè)階段的內(nèi)部審計(jì)工作,明確審計(jì)工作核心要點(diǎn),以進(jìn)一步保障項(xiàng)目質(zhì)量和效益。