基于SPD醫(yī)用耗材精細(xì)化管理

沈御珊 林吉躍 姚衛(wèi)武 陳曉娜 胡鴻婕

汕頭市中心醫(yī)院 廣東汕頭 515031

隨著近年來國家醫(yī)療領(lǐng)域改革政策的不斷深入推進(jìn),耗材零加成、DRGs/DIP醫(yī)保政策以及醫(yī)用耗材集采工作的落實(shí)及普及,使得三級綜合醫(yī)院成本管理面臨巨大挑戰(zhàn)[1]。醫(yī)用耗材已經(jīng)成為醫(yī)院一項(xiàng)比較重要的成本支出,如何實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材精細(xì)化管理,降低醫(yī)用耗材的支出,成為很多醫(yī)院的重要議題。2019年,國家衛(wèi)生健康委發(fā)布《醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)用耗材管理辦法》,明確要求對醫(yī)用耗材的遴選、采購、驗(yàn)收、存儲、發(fā)放、臨床使用、監(jiān)測、評價等工作進(jìn)行全流程管理。醫(yī)用耗材精細(xì)化管理已經(jīng)成為耗材管控、安全使用的重要手段。

2020年,我院引入了醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)(SPD)對現(xiàn)有傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材供應(yīng)管理運(yùn)作模式進(jìn)行整合改造,探索了一個可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)療耗材的高效質(zhì)量安全管控、供應(yīng)能力保障管理和節(jié)約成本,從而實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療耗材費(fèi)用精細(xì)化控制的新管理模式。

1 原醫(yī)用耗材管理模式存在的問題

1.1 準(zhǔn)入管理不規(guī)范,資質(zhì)審查缺乏規(guī)范性

傳統(tǒng)管理模式下,醫(yī)用耗材資質(zhì)管理是人工審核、紙質(zhì)歸檔的粗放管理模式,工作效率低,而且無法及時發(fā)現(xiàn)資質(zhì)過期的醫(yī)用耗材,存在安全隱患[2]。粗放式的資質(zhì)管理容易導(dǎo)致耗材準(zhǔn)入把控不嚴(yán)格,尤其部分危重手術(shù)患者術(shù)中臨時使用的耗材,臨床科室通常直接跟供應(yīng)商聯(lián)系送貨,患者使用后再補(bǔ)交相關(guān)證照資料。醫(yī)用耗材管理部門對于這部分耗材資質(zhì)的審核、耗材議價、耗材的評估常常處于被動的地位,容易出現(xiàn)醫(yī)用耗材證照收集不齊全、價格虛高、醫(yī)用耗材濫用的現(xiàn)象,加大患者的負(fù)擔(dān),不利于醫(yī)院成本的管控。

1.2 基于個人經(jīng)驗(yàn)制作采購計(jì)劃[3]

我院原來的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)無法實(shí)時監(jiān)管到臨床二級庫,采購員每月根據(jù)臨床二級庫提交的耗材申請表進(jìn)行匯總,電話聯(lián)系供應(yīng)商送貨。這種訂貨模式不管是耗材申請的數(shù)量還是送貨的頻次,都存在個人主觀性,容易出現(xiàn)急需物資無法及時供應(yīng),或者耗材供大于求,造成醫(yī)用耗材過期浪費(fèi)、加醫(yī)院的流通成本,也存在很大的安全隱患,容易造成醫(yī)療糾紛。

1.3 采用入庫結(jié)算方式

醫(yī)用耗材傳統(tǒng)管理模式下,采用入庫即付款的結(jié)算模式,供應(yīng)商所配送耗材一般在只需倉庫驗(yàn)收檢查合格或入庫確認(rèn)之后即被自動地進(jìn)入到了采購付款程序,無法實(shí)時準(zhǔn)確追蹤監(jiān)測到各個耗材的庫存情況、庫存余額變化等情況,耗材中心倉庫和其他各科室的二級耗材庫之間龐大的醫(yī)院耗材庫存資金也是占用了整個醫(yī)院大部分運(yùn)營成本,嚴(yán)重影響醫(yī)院可用運(yùn)營資金的額度。另外,入庫即結(jié)算的模式容易造成每月成本有較大或較小的波動,每月成本和業(yè)務(wù)收入無法同步核算,造成績效分配中成本管控的考核難度增加[4]。

1.4 醫(yī)用耗材流通過程存在管理斷層,無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的全流程追蹤

醫(yī)療器械不同于普通商品,對其安全性有更高的要求。醫(yī)用耗材安全性的監(jiān)管應(yīng)覆蓋生產(chǎn)、流通、使用、監(jiān)管各環(huán)節(jié)。醫(yī)院原有的耗材管理系統(tǒng)的醫(yī)用耗材的編碼僅覆蓋院內(nèi)的耗材管理環(huán)節(jié),未與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、醫(yī)院的收費(fèi)HIS系統(tǒng)進(jìn)行端口對接,造成管理斷層[5],向上無法追蹤到產(chǎn)品的來源信息,向下延伸到患者也存在難度,無法形成一個閉環(huán)管理,無法進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,無法實(shí)時對流通使用環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管、評估。

原來的耗材管理模式不僅需要占用大量的人力成本,且存在信息化程度低、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、質(zhì)量管控?zé)o閉環(huán)等問題[6]。為了解決原來管理模型下存在的問題,我院引入醫(yī)用耗材供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)(SPD)。

2 醫(yī)用耗材SPD管理模式的運(yùn)用

2.1 SPD管理模式的內(nèi)涵

醫(yī)用耗材SPD管理模式通過與醫(yī)院HIS收費(fèi)體系、院外各企業(yè)的ERP系統(tǒng)等進(jìn)行互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)交換。利用多種信息化技術(shù)手段,使醫(yī)用耗材在供應(yīng)商、醫(yī)療器械總倉、科室之間實(shí)現(xiàn)全方位一體化、精細(xì)化協(xié)同管理,達(dá)成全程質(zhì)量監(jiān)管、可追溯、高效合規(guī)運(yùn)營的院內(nèi)外供應(yīng)鏈智慧管理模式[7](見圖1)。

圖1 院內(nèi)外供應(yīng)鏈智慧管理模式

2.2 智能化資質(zhì)管理

在SPD管理模式下,系統(tǒng)增加了醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)及其有效期管理的模塊。醫(yī)用耗材進(jìn)入醫(yī)院使用之前,供應(yīng)商需上傳醫(yī)用耗材的生產(chǎn)商資質(zhì)、供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)以及授權(quán)證明等證明材料至SPD的證照管理系統(tǒng),并將各種證件的有效日期以及授權(quán)的日期錄入系統(tǒng)中,供應(yīng)商資質(zhì)資料主動上傳,無紙化管理。相關(guān)的資質(zhì)信息覆蓋了醫(yī)用耗材申請、采購、驗(yàn)收、使用、術(shù)后追蹤各個環(huán)節(jié),隨時可查詢、打印[8]。系統(tǒng)會實(shí)時進(jìn)行智能監(jiān)測,如果資質(zhì)信息即將過期,系統(tǒng)會提前一個月及時提醒供應(yīng)商和采購人員進(jìn)行資質(zhì)更新,如果過期資質(zhì)沒有及時進(jìn)行更新,系統(tǒng)將關(guān)閉這個產(chǎn)品準(zhǔn)入、流通、使用權(quán)限,禁止該產(chǎn)品進(jìn)入臨床使用,直至完成資質(zhì)更新,從采購源頭上保證了醫(yī)用耗材的合法性、安全性。采購人員無需再花大量的時間和精力在審核、保管醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案上,真正實(shí)現(xiàn)了耗材資質(zhì)證照管理的自動化、信息化管理,提高了資質(zhì)檔案管理的效率。

2.3 基于消耗的補(bǔ)貨模式

醫(yī)用耗材SPD管理模式的核心是由消耗觸發(fā)補(bǔ)貨的模式(見圖2) 。通過大數(shù)據(jù)的分析研究及定數(shù)化管理,根據(jù)不同科室醫(yī)用耗材的日常使用情況,將各種常用耗材進(jìn)行“定數(shù)化系數(shù)”打包,貼上條形碼標(biāo)簽[9]。從原來按箱申領(lǐng)模式,改變?yōu)榘炊〝?shù)包主動及時配送模式,降低了二級庫的物資積壓。同時,各消耗點(diǎn)可獨(dú)立設(shè)置每一種醫(yī)用耗材的庫存上下限和定數(shù)包系數(shù)。中心庫將對各臨床科室的庫存數(shù)量、使用消耗情況進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控,當(dāng)某醫(yī)用耗材在二級庫庫存降至補(bǔ)貨點(diǎn)時自動生成請領(lǐng)計(jì)劃,SPD中心庫的工作人員會主動將該醫(yī)用耗材及時送到該科室,科室的護(hù)理人員只需掃碼當(dāng)場進(jìn)行驗(yàn)收即可?；谙牡难a(bǔ)貨模式改變了以前由護(hù)理人員分別到庫房申領(lǐng)物資的模式,簡化了申請、領(lǐng)用、驗(yàn)收的流程,大幅縮減了護(hù)士人員的非醫(yī)療工作內(nèi)容,大大提高耗材管理的工作效率,使其能夠更多更好地提供臨床護(hù)理工作[10]。當(dāng)中心庫庫存降至補(bǔ)貨點(diǎn)時觸發(fā)醫(yī)用耗材庫存上下限預(yù)警系統(tǒng),系統(tǒng)自動發(fā)送補(bǔ)貨命令,生成采購計(jì)劃,供應(yīng)商接收到補(bǔ)貨信息后,按照要求送貨至中心庫,通過醫(yī)用物資供應(yīng)集中化管理和院內(nèi)預(yù)警式主動配送的方法,保障護(hù)理單元不斷貨,同時可以減少醫(yī)用耗材庫存積壓,加快資金流通。

圖2 耗材系統(tǒng)自動補(bǔ)貨示意圖

2.4 用后結(jié)算與日清月結(jié)

SPD模式管理下,日清月結(jié)的管理流程見圖3:系統(tǒng)會每日定時自動根據(jù)科室日常的使用消耗的狀況來進(jìn)行分析總結(jié),相關(guān)的科室護(hù)士長可以根據(jù)科室日常的耗材領(lǐng)用情況和具體使用情況來做出消耗確認(rèn)。月結(jié)時,由護(hù)士長負(fù)責(zé)對每月的醫(yī)用耗材消耗的狀況定期進(jìn)行復(fù)核。只有通過護(hù)士長審核確定消耗的醫(yī)用耗材,方可正常進(jìn)入財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)的結(jié)算和支付。同時,醫(yī)用耗材以臨床最終使用后的信息為結(jié)算信息,醫(yī)用耗材未進(jìn)行掃描消耗操作前,貨物仍屬于對應(yīng)的供應(yīng)商,不會成為臨床科室的庫存成本。醫(yī)用耗材用后結(jié)算,物權(quán)轉(zhuǎn)移后移,醫(yī)護(hù)人員無須承擔(dān)庫存管理責(zé)任(包括庫存缺貨、近效期、滯銷等庫存管理),減少了醫(yī)院醫(yī)用耗材方面的資金占用,同時大幅減少了護(hù)理單元醫(yī)護(hù)人員耗材庫存等管理的工作量[11]。

圖3 日清月結(jié)流程

2.5 醫(yī)用耗材全流程可追蹤

在SPD管理模式下,所有的醫(yī)用耗材的都有唯一的物資編碼,這個編碼覆蓋了醫(yī)用耗材的整個流通環(huán)節(jié),與供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)的產(chǎn)品編號、HIS系統(tǒng)的物資收費(fèi)碼一一對應(yīng),打通了院內(nèi)院外的信息連接,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的全流程管理[12](見圖4)。

圖4 醫(yī)用耗材全流程管理

2.5.1 低值耗材定數(shù)包管理

低值醫(yī)用耗材的臨床使用量大,種類多,綜合成本以及實(shí)際需要要求我院使用定數(shù)包的管理模式,每個科室根據(jù)科室的消費(fèi)習(xí)慣以及消費(fèi)數(shù)量,進(jìn)行醫(yī)用耗材定數(shù)化分包,中心庫將原來的大包裝拆成小包裝,在每個包裝上賦碼,貼標(biāo)簽[13]。標(biāo)簽頁上都附有耗材產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、定數(shù)和包裝系數(shù)、批號、產(chǎn)品有效期、生產(chǎn)經(jīng)銷企業(yè)電話等詳細(xì)信息,臨床耗材二級庫系統(tǒng)通過自動掃描條形碼可實(shí)現(xiàn)各類耗材批量的入庫、出庫、收費(fèi)。

2.5.2 高值耗材智能柜管理

高值單獨(dú)計(jì)費(fèi)醫(yī)用耗材實(shí)行一物一碼溯源管理,手術(shù)科室(手術(shù)室、DSA介入室等)配備高值耗材智能間或智能柜等智能設(shè)備,高值耗材柜的醫(yī)用耗材全流程閉環(huán)管理見圖5。供應(yīng)商直接將貨物送至SPD中心庫進(jìn)行賦碼,每一件高值耗材進(jìn)入臨床使用前都粘貼一個唯一且有效的身份識別碼—— RFID 碼,通過唯一的標(biāo)識碼將患者相關(guān)信息與高值耗材的產(chǎn)品信息、生產(chǎn)商信息及供貨商信息關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)自動核對醫(yī)用耗材的資質(zhì)后,將醫(yī)用耗材送至科室放入智能柜,消耗點(diǎn)在無人值守下自動化管理,自動完成收貨,自動識別和記錄取用人的身份和所取耗材信息,并且監(jiān)控庫存;醫(yī)用耗材消耗后,護(hù)士在HIS系統(tǒng)上掃描條碼計(jì)費(fèi),高值耗材智能間或智能柜接收到HIS收費(fèi)系統(tǒng)的收費(fèi)信息后進(jìn)自動扣減庫存,SPD系統(tǒng)通過對接醫(yī)院 HIS系統(tǒng)讀取患者相關(guān)信息[14]。

圖5 高值醫(yī)用耗材的管理

SPD管理模式實(shí)現(xiàn)入庫前資質(zhì)審核、入柜、取用、歸還、盤點(diǎn)全周期的實(shí)時記錄查詢與流程管控、術(shù)后患者信息追蹤,達(dá)到高值醫(yī)用耗材補(bǔ)貨、領(lǐng)用、消耗等全程追溯的目的,最終可實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材信息資源的雙向可追溯及閉環(huán)管理。

3 SPD模式下醫(yī)用耗材管理的成效

3.1 提高了資質(zhì)證件的合法性與有效性以及工作效率

通過表1對實(shí)施SPD管理模式前后每天處理的工作量、每項(xiàng)耗材資質(zhì)審核的時間、每項(xiàng)耗材資質(zhì)查詢時間以及資質(zhì)證件時效合格率(隨機(jī)抽查100份耗材證件,時效合格率=證件合格的醫(yī)用耗材數(shù)量/100)進(jìn)行對比分析,可以發(fā)現(xiàn)基于SPD管理模式下資質(zhì)自動化管理方式的工作效率更高,每天處理的工作量由原來的4件上升到12件,SPD管模式實(shí)施前每項(xiàng)醫(yī)用耗材的資質(zhì)需供應(yīng)商送到采購中心,由采購中心人員人工審核,中間還經(jīng)常出現(xiàn)證件不齊全,需多次溝通、送達(dá),一般周期要2～4 d。由于證件繁多,證件的查詢經(jīng)常要多人輔助查詢,一般都要1～2 h,耗費(fèi)大量的人力和時間。SPD管理模式下,系統(tǒng)可以實(shí)時審核、查詢相關(guān)醫(yī)用耗材資質(zhì)。同時,由于SPD系統(tǒng)的資質(zhì)管理模塊有效期預(yù)警功能,資質(zhì)的時效合格率也有原來的82.5%上升到100.0%。通過對資質(zhì)準(zhǔn)入的監(jiān)管把控,從源頭上確保醫(yī)用耗材的安全性。

表1 實(shí)施SPD管理模式前后資質(zhì)管理數(shù)據(jù)的對比

表2 SPD管理模式實(shí)施前后護(hù)理人員每周消耗時間比較

表3 SPD管理模式實(shí)施前后每月庫存金額盤點(diǎn) (萬元,

3.2 減少了醫(yī)護(hù)人員耗材管理的工作量,降低醫(yī)院在醫(yī)用耗材方面的資金占用

在申領(lǐng)耗材的規(guī)格數(shù)量、配送路徑一致的情況下,對實(shí)施SPD管理模式前后臨床護(hù)理人員每周申請、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、收費(fèi)的用時以及每月庫存金額進(jìn)行對比分析,研究結(jié)果表明實(shí)施SPD管理模式后,每周醫(yī)用耗材的申請消耗時間從(45.18±10.60)min縮短至(6.96±1.36)min、領(lǐng)用消耗時間從(55.90±12.76)min縮短至(13.59±2.11)min、盤點(diǎn)消耗時間從(30.09±6.93)min縮短至(7.5±0.98)min、計(jì)費(fèi)消耗時間從(153.27±38.96)min縮短至(39.77±9.68)min,可收費(fèi)耗材庫每月存金額由原來的(82.66±13.40)萬元降到(6.58±2.047)萬元,不可收費(fèi)耗材每月庫存金額由原來的(6.08±1.133)萬元降到(1.35±0.27)萬元,SPD實(shí)施后臨床護(hù)理人員每周申請、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、收費(fèi)的用時以及每月庫存金額具有顯著性差異(P<0.001)。基于消耗的補(bǔ)貨方式和用后結(jié)算、日清月結(jié)的結(jié)算方式,減少了科室人員的醫(yī)院日常經(jīng)營和管理的成本支出和醫(yī)院在采購醫(yī)用耗材方面的實(shí)際資金占用,降低了醫(yī)護(hù)人員耗材管理的工作量。

3.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材全程閉環(huán)信息化管理,為醫(yī)用耗材監(jiān)控、預(yù)警、點(diǎn)評提供數(shù)據(jù)支持

SPD 管理模式下,實(shí)現(xiàn)了科室計(jì)劃自動采集、采購、驗(yàn)收、入庫、儲存、養(yǎng)護(hù)、盤點(diǎn)、賦碼、申領(lǐng)、分揀出庫、臨床使用、計(jì)費(fèi)及溯源記錄等全程閉環(huán)信息化管理,實(shí)現(xiàn)與HIS等醫(yī)院系統(tǒng)間互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享。通過對醫(yī)用耗材流通情況、患者的使用情況、收費(fèi)等信息的收集,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材應(yīng)用全流程管理;并可以在通過科室耗材成本數(shù)據(jù)、品種消耗分析、單病種分析、醫(yī)生使用習(xí)慣等維度對醫(yī)用耗材的流轉(zhuǎn)和使用情況進(jìn)行分析,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材使用情況監(jiān)測、相關(guān)性分析、差異性分析和使用偏好分析等,為重點(diǎn)耗材監(jiān)控、耗材成本管控、不良反應(yīng)監(jiān)控、建立超常預(yù)警機(jī)制以及耗材使用合理性評估提供數(shù)據(jù)支持[15]。

4 討論

本文通過SPD管理模式實(shí)施前后各項(xiàng)指標(biāo)的比較,發(fā)現(xiàn)實(shí)施SPD管理模式后,供應(yīng)商資質(zhì)的合格率也有原來的82.5%上升到100.0%。每周醫(yī)用耗材的申請消耗時間從(45.18±10.60)min縮短至(6.96±1.36)min、領(lǐng)用消耗時間從(55.90±12.76)min縮短至(13.59±2.11)min、盤點(diǎn)消耗時間從(30.09±6.93)min縮短至(7.5±0.98)min、計(jì)費(fèi)消耗時間從(153.27±38.96)min縮短至(39.77±9.68)min,可收費(fèi)耗材每月庫存金額由原來的(82.66±13.40)萬元降到(6.58±2.047)萬元,不可收費(fèi)耗材每月庫存金額由原來的(6.08±1.133)萬元降到(1.35±0.27)萬元,臨床護(hù)理人員每周申請、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、收費(fèi)的用時以及每月庫存金額具有顯著性差異(P<0.001),說明SPD管理模式能夠加強(qiáng)醫(yī)用耗材的規(guī)范管理,降低成本,提高工作效率。SPD模式下的醫(yī)用耗材管理,將醫(yī)用耗材的管理從被動的供應(yīng)保障轉(zhuǎn)型為以臨床需求為中心的主動推送、保障供給。在實(shí)施SPD醫(yī)用耗材管理的過程中,要注重智能化管理和數(shù)據(jù)的深度挖掘,充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢,利用信息技術(shù)打通供應(yīng)商ERP系統(tǒng)、醫(yī)用耗材SPD系統(tǒng)、院內(nèi)HIS系統(tǒng),通過數(shù)據(jù)的共享與交互,實(shí)現(xiàn)從科室申領(lǐng)、審核、采購、配送、入庫、出庫到消耗的完整供應(yīng)鏈管理。SPD系統(tǒng)需要與包括HIS在內(nèi)的多個醫(yī)院內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行對接,多平臺之間大量的數(shù)據(jù)傳輸交互存在一定的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險。醫(yī)院需要重視信息安全隱患,嚴(yán)格控制與SPD系統(tǒng)接口的信息字段,對數(shù)據(jù)進(jìn)行脫敏處理,保障涉及醫(yī)生、患者等敏感信息的安全,并設(shè)定訪問權(quán)限,避免數(shù)據(jù)信息泄露。各級庫房的最佳庫存量的確定也是關(guān)鍵的控制要點(diǎn)。由于耗材的品規(guī)繁多復(fù)雜,以及消耗波動起伏,既要滿足臨床使用需求,又要降低庫存成本。各級庫房的最佳庫存量確定也是一個難點(diǎn)。在設(shè)置庫存上下限時既要結(jié)合臨床科室近年的耗材消耗情況,又要考慮以后各科室的業(yè)務(wù)增長情況,制定合理的庫存量,并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整。隨著SPD管理系統(tǒng)的功能的逐步完善、拓展,可以進(jìn)一步開展對耗材的管控、合理性的評估研究,提高醫(yī)用耗材的智能化管理水平,促進(jìn)醫(yī)用耗材的精細(xì)化管理,實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材管理效益最大化。