醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)問題分析與對策
——以蘇北人民醫(yī)院為例

王 前 王璞鈺 吳佳琪 徐 捷

1 蘇北人民醫(yī)院 江蘇揚(yáng)州 225000; 2 揚(yáng)州大學(xué)社會發(fā)展學(xué)院 江蘇揚(yáng)州 225000

“口述檔案”一詞,在1984年國際檔案理事編纂并出版的《檔案術(shù)語詞典》中,其定義為“為研究利用而對個人進(jìn)行有計劃采訪的結(jié)果,通常為錄音或錄音逐字記錄形式”[1]。自上世紀(jì)80年代被引入我國,口述檔案的理論與方法逐步被應(yīng)用到歷史、社會、民族、新聞等多個領(lǐng)域,并誕生了一批兼具理論基礎(chǔ)與實踐價值的優(yōu)秀成果[2]。作為一種以私人記憶為基礎(chǔ)的檔案,口述檔案在還原歷史、總結(jié)醫(yī)療經(jīng)驗、提升信息化水平和營造良好社會氛圍等方面等都具有積極意義[3]。

近年來,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室采用現(xiàn)代化信息技術(shù),在充分收集醫(yī)院口述檔案資源的基礎(chǔ)上,開展了一系列醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)工作,在取得一定成績的同時,也發(fā)現(xiàn)了一些影響醫(yī)院口述檔案信息資源高質(zhì)量建設(shè)的問題,并據(jù)此提出針對性的發(fā)展對策,以提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的質(zhì)量。

1 醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的內(nèi)涵及現(xiàn)實價值

醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)實現(xiàn)了醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域、檔案領(lǐng)域和信息技術(shù)領(lǐng)域的交叉融合。本文所稱的醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè),是指以生命周期為視角,針對醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者為主體所產(chǎn)生的口述檔案,利用現(xiàn)代信息技術(shù),結(jié)合檔案學(xué)、歷史學(xué)、社會學(xué)、新聞學(xué)和民族學(xué)等多學(xué)科領(lǐng)域方法,最終形成一套涵蓋口述檔案信息資源建設(shè)的統(tǒng)籌、規(guī)劃、創(chuàng)建、采集、整理、保存等多個環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)工程。近年來,口述檔案信息資源作為記錄醫(yī)院歷史和傳承醫(yī)院文化的原始記錄,成為醫(yī)院具有珍貴史料價值的“活歷史”“活檔案”,在醫(yī)院健康信息管理中具有不可替代的重要價值。

1.1 留存口述檔案史料,多重視角還原歷史

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室形成的口述史料資源較為豐富,為永久留存這一資源,項目組利用現(xiàn)代聲像技術(shù),對醫(yī)務(wù)工作者進(jìn)行口述史采集,并通過數(shù)字化多媒體、信息數(shù)據(jù)平臺、檔案數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代信息技術(shù),實現(xiàn)了醫(yī)院口述歷史資料的系統(tǒng)性、全面性和永久性保存。此外,醫(yī)院綜合檔案室所形成的口述檔案資源,以文字、圖像、音頻和視頻等多種資源形式存在,其中包含的個人記憶與真實情感,從一定程度上彌補(bǔ)了宏觀敘事的不足。為了傳承百年院史,更多元、形象和立體地還原醫(yī)院發(fā)展歷程,綜合檔案室選取一批親歷或見證醫(yī)院發(fā)展的老專家,以口述形式講述醫(yī)院的光輝歷程,從微觀視角書寫醫(yī)院歷史篇章,從而填補(bǔ)了醫(yī)院發(fā)展歷程中的不足與空白,豐富了院史資料[4]。

1.2 總結(jié)醫(yī)療經(jīng)驗,提升檔案利用價值

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室收集到的醫(yī)院口述檔案史料,能夠從諸多側(cè)面與視角彌補(bǔ)醫(yī)院文字、圖片、影像等檔案展示手段的不足。尤其是在新冠疫情下,新冠疫情的破壞性、擴(kuò)散性、突發(fā)性,以及初期所帶來的未知性,對社會公眾造成了一定的恐慌與焦慮心理,從而刺激公眾對于當(dāng)下疫情信息需求的多元化,包括防疫政策、復(fù)工復(fù)產(chǎn)、社會捐助、健康防護(hù)等[5]。通過口述訪談的形式及時收集了醫(yī)院參與一線救治患者的醫(yī)務(wù)工作者的應(yīng)急診療方案和救治全過程,并進(jìn)行詳細(xì)記錄和系統(tǒng)整理,這對醫(yī)院將來應(yīng)對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件具有借鑒作用。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室整理的口述資料中,便有記錄揚(yáng)州市支援武漢重癥醫(yī)療隊“醫(yī)護(hù)合作、針對不同類型患者制定個體化治療方案”“采取中西醫(yī)結(jié)合的方法”等抗疫經(jīng)驗。其中,“托珠單抗”作為我院藥物臨床試驗的新藥,使用效果較好,故第7版指南也將其列入其中。以上口述資料對醫(yī)院應(yīng)對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件也提供了有益的借鑒與參考[6]

1.3 利用信息化手段,提升檔案信息化水平

近年來,隨著蘇北人民醫(yī)院大力繼續(xù)推進(jìn)“數(shù)字檔案室”建設(shè),綜合檔案室更新了“數(shù)字檔案室”檔案管理系統(tǒng)。檔案工作人員將所有口述檔案資源導(dǎo)入至“數(shù)字檔案室”系統(tǒng),并借助“數(shù)字檔案室”系統(tǒng)所提供的數(shù)字資源創(chuàng)建、保存、檢索與查閱等功能,實現(xiàn)了醫(yī)院口述檔案資源的數(shù)字化管理。此外,綜合檔案室通過制定有效的索引目錄,優(yōu)化了醫(yī)院口述檔案的資源結(jié)構(gòu),并基于國家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》,制定了規(guī)范、系統(tǒng)的醫(yī)院口述檔案元數(shù)據(jù)方案,從而進(jìn)一步提高了口述檔案數(shù)字化管理的工作質(zhì)量。相較于以錄音帶、錄影帶或紙質(zhì)抄本等形式的靜態(tài)式管理[7],現(xiàn)代信息技術(shù)的使用打破了傳統(tǒng)的管理模式,并實現(xiàn)了以文檔、圖片、PDF和音視頻等形式的動態(tài)式管理,元數(shù)據(jù)、索引目錄、檢索數(shù)據(jù)庫的使用則更是極大地提升了檔案信息化水平[8]。

1.4 構(gòu)筑“集體記憶”,營造良好社會氛圍

口述史料的一大價值在于留存記憶與塑造集體認(rèn)同[7]。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室利用信息技術(shù),實現(xiàn)了醫(yī)院口述檔案資源的信息化建設(shè),從而實現(xiàn)了口述檔案信息資源的永久性留存,而其中所包含的醫(yī)務(wù)工作者的個體記憶,構(gòu)筑了“集體記憶”,從而提升了醫(yī)務(wù)工作者的自豪感、積極性與士氣。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室利用信息技術(shù)推出《百年濟(jì)世》電子書,其中“戰(zhàn)疫檔案”版塊利用信息化手段,以電子檔案的形式,全方位、多角度地向社會各界敘述蘇北人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)工作者抗擊疫情的真實故事,一方面向社會傳播了抗疫精神和正能量;另一方面也緩解了公眾的焦慮心態(tài),從而營造尊醫(yī)愛醫(yī)良好社會氛圍。

2 醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)實問題

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室開展醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)工作已有3年。在建設(shè)期間,項目組也發(fā)現(xiàn)了直接影響醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵性問題,并根據(jù)生命周期的階段劃分,歸納為:第一,規(guī)劃階段:建設(shè)方案的系統(tǒng)性不足;第二,生產(chǎn)階段:工作人員的綜合素質(zhì)偏低;第三,歸檔階段:軟件設(shè)施及配套建設(shè)亟須完善;第四,總結(jié)與評價階段:資源權(quán)限和開放條件尚未明確。

2.1 規(guī)劃階段:建設(shè)方案的系統(tǒng)性不足

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在正式發(fā)起醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)工作前,項目組雖然已開展了較為細(xì)致的方案設(shè)計,包括資源采集方式、資源整理方法、資源管理模式、資源應(yīng)用規(guī)則和項目計劃等的制定,但在實際操作中,實施的方案很難具備較好的實際操作性,或是兼顧程度不足,覆蓋范圍不廣,無法確保醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)工作的系統(tǒng)統(tǒng)一。例如,在實際方案中元數(shù)據(jù)的構(gòu)建程度仍不夠完善。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)時,主要依托國家檔案局發(fā)布的《口述歷史電子檔案元數(shù)據(jù)方案》,并結(jié)合其他領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),初步構(gòu)建了醫(yī)院口述檔案信息資源的元數(shù)據(jù)方案,見圖1。但在實際應(yīng)用時,發(fā)現(xiàn)該方案對醫(yī)院口述檔案信息資源的部分概念及屬性的定義尚不完善,且口述檔案電子元數(shù)據(jù)整理工作量較大,耗時長,進(jìn)而導(dǎo)致蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)加工程度不深,口述檔案信息資源庫建設(shè)程度有待提高。因此,在建設(shè)工作正式開展口述檔案信息資源建設(shè)前,應(yīng)科學(xué)、全面、系統(tǒng)地設(shè)計醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的方案,盡可能做到統(tǒng)籌兼顧與操作實用。

2.2 生產(chǎn)階段:軟件設(shè)施及配套建設(shè)亟須完善

在醫(yī)院口述檔案信息資源的生產(chǎn)階段,蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室主要根據(jù)上一階段所設(shè)計的方案,利用現(xiàn)代信息技術(shù)將采集到的口述檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè),形成口述檔案信息資源庫。該階段對于技術(shù)與工具的要求較高,既需要使用錄音筆、數(shù)碼相機(jī)、高清攝像機(jī)等硬件設(shè)施,還需要專門的口述訪談同步編目系統(tǒng)、編目工具等軟件,以此確保高效率地建設(shè)醫(yī)院口述檔案信息資源庫。當(dāng)前,綜合檔案室已購進(jìn)了一批質(zhì)量高、技術(shù)先進(jìn)的硬件設(shè)施,但較為缺乏相關(guān)的軟件及配套系統(tǒng),現(xiàn)有的“數(shù)字檔案室”系統(tǒng)功能較為單一,無法滿足口述檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)代信息技術(shù)要求。

2.3 歸檔階段:工作人員的綜合素質(zhì)偏低

在進(jìn)行醫(yī)院口述檔案信息資源的歸檔工作中,需要利用信息化手段對資源進(jìn)行發(fā)現(xiàn)、評估、入庫等深層次操作,并制定后續(xù)的長期保存計劃,從而進(jìn)一步完善醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)。這一階段對于工作人員的知識面,尤其是信息化方面的要求越來越高,要求工作人員在檔案學(xué)、歷史學(xué)、文獻(xiàn)學(xué)和現(xiàn)代信息科學(xué)等方面均具備一定的知識深度與廣度,應(yīng)基本掌握口述訪談的技巧、訪談人員的歷史背景、多媒體工具的操作技巧,以及基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)。蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室成立于2014年,目前有3名專職檔案工作人員,醫(yī)院檔案管理頭緒多,工作量大,檔案員需花大量精力處理日常檔案管理工作。醫(yī)院口述檔案工作的開展,需要通過后續(xù)招募在校大學(xué)生來協(xié)助完成,其知識面仍有待拓寬,因此,現(xiàn)階段醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)處于一個瓶頸期[9]。

表1 蘇北人民醫(yī)院口述檔案信息資源元數(shù)據(jù)方案

2.4 總結(jié)與評價階段:資源權(quán)限和開放條件尚未明確

隨著醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)逐步推進(jìn),蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室將根據(jù)規(guī)劃階段所設(shè)計的方案,評估總結(jié)整個醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)工作效果,并根據(jù)現(xiàn)有的法律法規(guī)和權(quán)限設(shè)置,實行資源開放。此外,結(jié)合歸檔階段所制定的長期保存計劃,實行醫(yī)院口述檔案信息資源后續(xù)的監(jiān)控、維護(hù)與更新。該階段最為關(guān)注的便是資源權(quán)限與開放條件問題,由于國內(nèi)關(guān)于口述檔案倫理問題尚無一個統(tǒng)一的回答,因此綜合檔案室目前開放的口述檔案信息資源僅能在局域網(wǎng)內(nèi)供醫(yī)院內(nèi)部人員訪問和使用,而外部人員需要利用醫(yī)院口述檔案信息資源,則需要通過電話或郵件咨詢等方式獲取。除此以外,醫(yī)院口述檔案信息資源中所涉及的信息隱私、敏感歷史等問題也一定程度影響了相關(guān)資源更大范圍的開放和利用[10]。

3 醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)對策與思考

針對上述蘇北人民醫(yī)院在口述檔案信息資源建設(shè)存在的問題,本文擬從建設(shè)方案設(shè)計、信息基礎(chǔ)設(shè)施、人員團(tuán)隊建設(shè)和資源權(quán)限與開放等4個方面入手,提出醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)對策建議,以此提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)質(zhì)量[11]。

3.1 明確醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)原則,設(shè)計科學(xué)、全面、系統(tǒng)的建設(shè)方案

在設(shè)計醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)方案前,應(yīng)明確建設(shè)原則,即確立整個醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)最基本準(zhǔn)則,包括規(guī)范性、可擴(kuò)展性、可持續(xù)性和開放性等。①規(guī)范性要求建設(shè)中所涉及的所有標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語和規(guī)定符合業(yè)界要求,并形成完整的規(guī)范性手冊。②可擴(kuò)展性則要求醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的每一個階段都可根據(jù)需要進(jìn)行靈活構(gòu)造與擴(kuò)展,以確保建設(shè)的順利進(jìn)行。③持續(xù)性旨在提升醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的最大價值,強(qiáng)調(diào)通過不同手段,對資源內(nèi)容進(jìn)行及時更新與維護(hù)。④開放性是整個建設(shè)的最終目的,項目組應(yīng)盡可能地開放建設(shè)的資源,從而宣傳和弘揚(yáng)疫情下醫(yī)院口述檔案信息資源所蘊(yùn)含的寶貴精神與文化內(nèi)涵。鑒于上述建設(shè)原則,在制定建設(shè)方案時,應(yīng)參照學(xué)界與業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn),提升方案的科學(xué)性。此外,建設(shè)方案中除了建設(shè)計劃、應(yīng)用綱要之外,還應(yīng)根據(jù)建設(shè)需要,撰寫配套的應(yīng)用手冊、方案指南和注意事項,從而做到方案更加科學(xué)、全面和系統(tǒng)。

3.2 制定完備的采購計劃,建成先進(jìn)、實用、高效的醫(yī)院口述檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施

建成先進(jìn)、高效的信息基礎(chǔ)設(shè)施,仍是提升信息資源建設(shè)效率的必由之路。醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的健康發(fā)展,離不開相應(yīng)的信息基礎(chǔ)設(shè)施的支持。因此,根據(jù)實際需求,在充分調(diào)研市場的前提下,制定完備的硬軟件設(shè)備采購計劃,并考慮如下因素:①價格是否合理;②購買周期是否適宜;③廠商是否正規(guī)。在制定采購計劃時,也應(yīng)廣泛聽取信息部門以及項目組成員的意見,基于信息專家和成員們意見形成的草案,不斷地進(jìn)行修改與完善,從而讓計劃更為周密、完備與詳細(xì),也更能適應(yīng)醫(yī)院的實際需求,最終建成先進(jìn)、高效與實用的醫(yī)院口述檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施,最大程度地提升工作效率。

3.3 制定合理的人員培養(yǎng)計劃,實現(xiàn)人才培養(yǎng)的前瞻性、動態(tài)性與前沿性

人才是推動醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。為滿足醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的需求,應(yīng)對人員培養(yǎng)提出了更高要求,即應(yīng)具備多元的知識面、較強(qiáng)的交叉學(xué)科素養(yǎng)、前沿的視野和優(yōu)秀的溝通協(xié)調(diào)能力。因此,在進(jìn)行人員培養(yǎng)時,應(yīng)實施“全方位、多步走”的培養(yǎng)計劃。首先,在醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)準(zhǔn)備階段,組織項目組成員前往專業(yè)的研究機(jī)構(gòu)交流學(xué)習(xí),并參加由專業(yè)研究機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班和學(xué)術(shù)論壇,以此擴(kuò)大項目組成員知識面。其次,在醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)過程中,項目組成員間要定期開展頭腦風(fēng)暴、案例分享和文獻(xiàn)閱讀會,一方面拓展思路、開闊眼界,另一方面提升彼此間的溝通協(xié)調(diào)能力[12]。最后,鼓勵項目組成員發(fā)表學(xué)術(shù)論文,參與學(xué)術(shù)會議,并對表現(xiàn)積極且優(yōu)秀的成員給予一定的精神和物質(zhì)獎勵,從而調(diào)動項目組成員積極性[13]。

3.4 關(guān)注口述檔案倫理與法律問題,最大限度地開放醫(yī)院口述檔案信息資源

當(dāng)前,隨著國內(nèi)數(shù)據(jù)法律與倫理建設(shè)的推進(jìn),信息環(huán)境下資源的安全問題受到了多方的關(guān)注。因此,醫(yī)院逐步建立口述檔案信息資源庫的同時,應(yīng)將注意力轉(zhuǎn)移至信息資源開放中的倫理與法律問題上,時刻關(guān)注學(xué)界與業(yè)界的最新動態(tài),并根據(jù)國內(nèi)相關(guān)法律修訂或倫理準(zhǔn)則修改的變動,對開放權(quán)限進(jìn)行及時調(diào)整。此外,為盡可能地確保醫(yī)院口述檔案信息資源開放的安全與規(guī)范,可咨詢法律專家,并根據(jù)專家的合理意見明確資源開放與利用中法律與倫理要求。同時,所有開放的資源都需要得到訪談?wù)吲c資源持有者雙方同意的前提下,方可進(jìn)行資源的開放,力求實現(xiàn)醫(yī)院口述檔案信息資源的最大限度開放,最終實現(xiàn)其存史、資政和育人的作用。

3.5 注意經(jīng)驗的及時總結(jié),確立醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的最佳實踐模式

在整個醫(yī)院口述檔案信息資源的建設(shè)過程中,項目組應(yīng)時刻關(guān)注建設(shè)經(jīng)驗的總結(jié),定期開展小組交流會,商討建設(shè)中所遇到的問題與挑戰(zhàn),以及一些優(yōu)秀的做法,并進(jìn)行記錄保存。此外,項目組也應(yīng)關(guān)注國內(nèi)外的醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)的實踐案例,并總結(jié)歸納其做法,將其融入整個醫(yī)院的口述檔案信息資源建設(shè)的實踐模式中。在結(jié)束實踐工作后,項目組應(yīng)針對醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)中所涉及的規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)制定、工具應(yīng)用、評估、長期保存和發(fā)布等方面進(jìn)行詳盡總結(jié),并結(jié)合國內(nèi)外其他相關(guān)案例的調(diào)研結(jié)果,發(fā)現(xiàn)與確立最佳實踐模式,從而為后續(xù)開展類似的實踐工作提供參考與借鑒[14]。同時,確立好的最佳實踐模式也可通過經(jīng)驗分享與交流,進(jìn)一步擴(kuò)大醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)工作的社會影響力[15-16]。

4 結(jié)論

蘇北人民醫(yī)院綜合檔案室基于現(xiàn)代信息技術(shù),結(jié)合歷史學(xué)、檔案學(xué)、傳播學(xué)、社會學(xué)等多學(xué)科知識,充分挖掘與利用醫(yī)院口述檔案信息資源,為社會公眾進(jìn)一步了解醫(yī)務(wù)工作者提供了更寬廣的視角[17]。醫(yī)院口述檔案信息資源建設(shè)是醫(yī)院檔案數(shù)字化和精細(xì)化管理的重要組成部分,對醫(yī)院歷史傳承、醫(yī)療經(jīng)驗傳承、醫(yī)院集體記憶塑造等均有非常重要的實踐與應(yīng)用價值[18]。