新時(shí)期優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作要點(diǎn)分析

□ 寧夏石嘴山 李 佳

辦公室行政工作是連接企業(yè)內(nèi)部所有部門的中樞，其承擔(dān)著文字處理、落實(shí)政策、信息傳遞、文件資料存檔等重要職責(zé)，是承擔(dān)企業(yè)上下內(nèi)外溝通的重要部門，是維持企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要紐帶。這一工作雖然涉及面廣，且繁瑣不易出成績(jī)，但作為辦公室行政人員仍需要保證細(xì)致、專業(yè)工作態(tài)度，并且不斷對(duì)現(xiàn)有工作進(jìn)行優(yōu)化，達(dá)成企業(yè)內(nèi)部高效運(yùn)轉(zhuǎn)。本文通過(guò)結(jié)合筆者在辦公室的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作中遇到到問(wèn)題進(jìn)行分析，通過(guò)不斷提高人員素質(zhì)、健全規(guī)章制度等內(nèi)容，從而有效提高員工工作積極性，使企業(yè)內(nèi)部形成了有序、良好的工作環(huán)境。

一、引言

優(yōu)化辦公室管理工作，能夠降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、管理成本，對(duì)于國(guó)企而言更是尤為重要。新時(shí)期背景下，社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，要求企業(yè)提高自身的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，因此辦公室管理工作面臨工作內(nèi)容更加繁雜。同時(shí)，辦公室行政工作人員需要清晰掌握各個(gè)部門的職責(zé)與工作內(nèi)容，促使企業(yè)內(nèi)部各部門之間通力合作，提高工作效率，為新時(shí)期背景下的企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力。

二、辦公室行政管理職能

1.協(xié)調(diào)功能。辦公室行政管理工作需要將企業(yè)制定的管理政策進(jìn)行下發(fā)，在日常工作過(guò)程中監(jiān)督各部門落實(shí)要求，確保各個(gè)部門的工作按照規(guī)定開(kāi)展，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部各部門工作更加規(guī)范，提高各部門工作的執(zhí)行效率，達(dá)到部門之間的協(xié)調(diào)作用。在會(huì)議協(xié)調(diào)過(guò)程中，對(duì)會(huì)議進(jìn)行全流程、全要素升級(jí)管理，在保證會(huì)議內(nèi)容的前提下，對(duì)會(huì)議進(jìn)行整合、精簡(jiǎn)，提高會(huì)議效率，加強(qiáng)對(duì)會(huì)議材料把關(guān)，重點(diǎn)以圖表、數(shù)字反映匯報(bào)內(nèi)容，盡量減少文字內(nèi)容，提高匯報(bào)精準(zhǔn)度和匯報(bào)質(zhì)量；優(yōu)化會(huì)議硬件設(shè)置，謀劃智能無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)，以線上會(huì)議的方式彌補(bǔ)線下會(huì)議存在的局限性，保證會(huì)議組織的及時(shí)性，提高決策效率。

2.中樞功能。辦公室行政管理工作對(duì)規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的工作流程、提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各部門工作效率與質(zhì)量的了解、保障政策的上行下效及企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行起著重要的調(diào)節(jié)作用，這就要求辦公室行政管理工作人員要經(jīng)常深入工作一線，了解基本工作情況并聽(tīng)取廣大員工的意見(jiàn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提出改革建議，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建設(shè)性參考意見(jiàn)，作好參謀與協(xié)調(diào)工作。

3.督辦功能。辦公室行政管理工作在政策下發(fā)的過(guò)程中觀察政策執(zhí)行效果，了解企業(yè)員工對(duì)政策內(nèi)容的意見(jiàn)，挑選合理意見(jiàn)促進(jìn)管理制度改善，提高企業(yè)決策制定的合理性與民主化，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的督辦記錄功能；辦公室行政管理部門對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)單位的部署，結(jié)合本單位領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，貫徹執(zhí)行并組織實(shí)施和檢查落實(shí)執(zhí)行結(jié)果，對(duì)加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理維護(hù)正常工作秩序保證工作質(zhì)量起到組織執(zhí)行的重要作用。

4.保障功能。辦公室行政管理工作的保障功能在于既要保證上級(jí)主管部門以及本單位分派和布置的各項(xiàng)具體事務(wù)工作及時(shí)有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問(wèn)題，又要同單位內(nèi)其他部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)，充分調(diào)動(dòng)企業(yè)整體員工的工作積極性，齊心協(xié)力完成各項(xiàng)任務(wù)。辦公室行政管理部門還需要整理企業(yè)內(nèi)部各個(gè)會(huì)議的開(kāi)會(huì)內(nèi)容，會(huì)議結(jié)束后利用會(huì)議紀(jì)要監(jiān)督各個(gè)部門在職權(quán)范圍內(nèi)的分工組織實(shí)施，針對(duì)全局性或者沒(méi)有分工的工作，明確各個(gè)部門的工作職責(zé)，確保會(huì)議決策的盡快實(shí)施，并將執(zhí)行情況實(shí)時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)人員報(bào)告，保障企業(yè)各個(gè)部門的運(yùn)行效率。

三、新時(shí)期背景下企業(yè)辦公室行政管理工作存在的問(wèn)題

辦公室行政管理工作瑣碎并且細(xì)致，需要行政人員有能力透過(guò)現(xiàn)象看本質(zhì)觀察影響各部門溝通效果的原因，既需要保障企業(yè)管理制度的人性合理，還需要保障政策內(nèi)容符合現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展方向，行政人員需要與各部門保持良好的溝通關(guān)系，提高各部門對(duì)行政管理工作的配合度。

1.行政人員素質(zhì)能力不足。辦公室行政管理工作通常被誤認(rèn)為內(nèi)容簡(jiǎn)單、技術(shù)含量較低，導(dǎo)致企業(yè)辦公室行政人員素質(zhì)能力參差不齊，且行政管理的思維差距較大，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到行政管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值與意義，在處理工作問(wèn)題的過(guò)程中不能提高工作質(zhì)量與效率，對(duì)企業(yè)項(xiàng)目執(zhí)行質(zhì)量造成影響。此外，行政人員的素質(zhì)與能力存在不足會(huì)影響本部門的工作內(nèi)容、工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與積累，影響部門工作的創(chuàng)新與完善，影響該部門工作效率的發(fā)展。

2.行政管理制度不完善。辦公室行政管理工作內(nèi)容繁復(fù)冗雜，內(nèi)容涉及各個(gè)部門，而企業(yè)在行政管理制度的建設(shè)中，沒(méi)有清晰規(guī)劃行政人員的工作要點(diǎn)與重點(diǎn)，導(dǎo)致行政工作效率降低，不能滿足企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)各部門工作的管理要求。制度不完善會(huì)讓部門行政人員在工作中存在畏首畏尾的現(xiàn)象，沒(méi)有任何可以依靠的制度，他們會(huì)擔(dān)心自身工作是否帶來(lái)負(fù)面影響，從而影響部門管理工作的有效開(kāi)展，不利于企業(yè)管理制度的完善，影響各個(gè)部門在工作中的溝通與協(xié)調(diào)效率。

3.信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢。新時(shí)期信息化建設(shè)不斷加快，各項(xiàng)工作的統(tǒng)計(jì)與分析通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行已成必然趨勢(shì)，但部分企業(yè)依舊存在著對(duì)行政管理工作不重視的問(wèn)題，導(dǎo)致行政部門依舊使用紙質(zhì)化的辦公方式，在各項(xiàng)信息的統(tǒng)計(jì)與分析及工作審批上效率低下，集成化程度低，最終影響企業(yè)整體工作進(jìn)展效率。

四、新時(shí)期背景下優(yōu)化企業(yè)辦公室行政管理工作的要點(diǎn)

1.提高行政部門人員素質(zhì)。為了讓辦公室行政管理工作發(fā)揮其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要提高對(duì)行政管理部門的重視，首先體現(xiàn)在人員素質(zhì)能力方面。以往辦公室行政管理人員大部分并不是出自管理專業(yè)，或管理經(jīng)驗(yàn)較欠缺，因此，應(yīng)對(duì)管理人員配置進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。在行政部門領(lǐng)導(dǎo)人的任命上選擇具備行政管理經(jīng)驗(yàn)，正確認(rèn)識(shí)行政管理工作意義的專業(yè)人員，改善行政部門內(nèi)部的工作風(fēng)氣，提高工作效率。行政部門內(nèi)劃分不同的工作小組，提高行政管理部門整體人員的素質(zhì)能力。提高行政人員對(duì)新時(shí)期背景下各崗位對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要影響與新要求的認(rèn)識(shí)，以及行政人員對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及企業(yè)如何穩(wěn)健發(fā)展的了解，提升行政人員的思想認(rèn)識(shí)層次，在工作過(guò)程中不斷思考如何完善行政工作的制度，不斷強(qiáng)化溝通協(xié)調(diào)能力，保障企業(yè)內(nèi)各部門之間的通力合作，為企業(yè)發(fā)展負(fù)責(zé)。

人力部門需要加強(qiáng)對(duì)行政人員能力的考察，與行政管理部門負(fù)責(zé)人積極溝通，為行政工作人員提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，在充分明確自身工作職責(zé)、掌握自身工作內(nèi)容、提升自身工作質(zhì)量的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的了解，從而強(qiáng)化與各部門的溝通協(xié)調(diào)能力；要求辦公室行政管理工作人員遵守工作紀(jì)律，針對(duì)會(huì)議管理工作，應(yīng)當(dāng)保密的內(nèi)容、討論的具體情況以及沒(méi)有經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)傳達(dá)和公布的決議等，不得以任何方式向外泄露，針對(duì)會(huì)議上存在的不同意見(jiàn)不可以向外擴(kuò)散，避免影響企業(yè)的工作氛圍；要求該部門工作人員保持良好的行為作風(fēng)，具備良好的工作習(xí)慣，與其他部門溝通過(guò)程中保持良好的溝通態(tài)度，切實(shí)履行自身的職責(zé)，將良好的作風(fēng)習(xí)慣、工作習(xí)慣與自己所擔(dān)負(fù)的崗位職責(zé)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，配合部門管理人員在管理好部門基本工作的同時(shí)，利用自身的工作積極性與創(chuàng)新能力，促進(jìn)部門內(nèi)部管理工作的積極向上，提升自身部門的重要性，展現(xiàn)部門存在的價(jià)值；鼓勵(lì)部門行政人員解放思想，放下思想包袱，只要找準(zhǔn)工作開(kāi)展的立足點(diǎn)，積極與部門同事探討該措施的可行性，部門領(lǐng)導(dǎo)人以及組長(zhǎng)都可以鼓勵(lì)他們大膽的開(kāi)展工作，定期開(kāi)展工作復(fù)盤(pán)會(huì)，針對(duì)這一階段取得的工作成效進(jìn)行總結(jié)，分析措施推進(jìn)過(guò)程中存在的阻力以及解決方法，分析自身的工作方式是否存在問(wèn)題，在這一過(guò)程中是否還發(fā)現(xiàn)企業(yè)流程審批方面存在不足并提出自身的解決方法，進(jìn)一步展現(xiàn)自身的工作價(jià)值與辦公室行政管理工作的價(jià)值。

2.健全行政管理規(guī)章制度。企業(yè)辦公室行政管理工作的規(guī)章制度影響著行政人員的工作質(zhì)量與效果。完善管理制度，在行政部門各小組工作的過(guò)程中，將每一項(xiàng)具體的工作落實(shí)到相關(guān)責(zé)任人身上，提高行政人員的工作責(zé)任感，保障工作質(zhì)量與效率。為了發(fā)揮行政管理工作的效果，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人積極引進(jìn)科學(xué)的管理制度，將行政部門的工作內(nèi)容與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，提高行政管理工作的科學(xué)性；完善行政人員的晉升路徑以及績(jī)效考核機(jī)制，保障對(duì)行政人員發(fā)展的科學(xué)規(guī)劃，提高行政人員的工作積極性，保障行政管理部門的人員留存，為企業(yè)健康有效的發(fā)展提供保障；要求辦公室行政管理部門在工作中要求實(shí)求真，保障自身的監(jiān)督力度，圍繞企業(yè)中心工作項(xiàng)目，持續(xù)緊抓重點(diǎn)工作督辦，利用反向倒逼的方式確保各部門工作按期完成，在督辦的過(guò)程中，根據(jù)各項(xiàng)工作項(xiàng)目的特點(diǎn)等內(nèi)容，將工作項(xiàng)目進(jìn)行層級(jí)設(shè)置，采用一級(jí)督辦、二級(jí)督辦的方式避免各個(gè)部門工作沒(méi)有條理，避免各個(gè)項(xiàng)目同步推進(jìn)帶來(lái)其他問(wèn)題。在反向倒逼的過(guò)程中，采用考核的方式提高員工的工作積極性，設(shè)置獎(jiǎng)金的層級(jí)，讓每一個(gè)部門明確自身負(fù)責(zé)工作項(xiàng)目的要求；針對(duì)各個(gè)會(huì)議中需要的各項(xiàng)文件、材料、紀(jì)要等，需要行政管理工作人員妥善保存，保障文件檔案的完整，按照企業(yè)文件檔案的管理方式進(jìn)行建檔保存；辦公室行政管理工作以推動(dòng)本部門工作人員向心力為導(dǎo)向，推動(dòng)部門建設(shè)工作新氣象，部門內(nèi)部成立部門管理委員會(huì)，部門委員共同參與部門政策的探討、制定和管理工作中，激發(fā)部門人員的工作積極性、主動(dòng)性和向心力，利用民主集中的方式集思廣益，讓本部門的決策方案更合理、更有效，讓企業(yè)行政管理部門的管理工作能夠創(chuàng)新與靈活，在與企業(yè)各個(gè)部門溝通的過(guò)程中，能夠獲得更多可參考性的意見(jiàn)；針對(duì)辦公室行政管理工作在公文效率上存在的不足進(jìn)行從緊從嚴(yán)處理，持續(xù)匯總公文管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題，定期整理、公示典型問(wèn)題，將公文寫(xiě)作和公文處理的培訓(xùn)滲透到日常工作之中，制定修編公文管理制度，進(jìn)一步明確行文、辦文相關(guān)規(guī)定和考核細(xì)則，有效提升企業(yè)總體公文辦理水平，提高行文的通過(guò)率，提升企業(yè)內(nèi)部運(yùn)行效率；根據(jù)辦公室行政工作的工作內(nèi)容，劃分部門內(nèi)部為行政、后勤、對(duì)外協(xié)調(diào)3個(gè)工作小組，分別設(shè)立小組組長(zhǎng)，不斷完善部門組織架構(gòu)，提升各個(gè)小組的工作組織能力，工作小組劃分結(jié)束并確定小組成員之后，組長(zhǎng)需要發(fā)揮自身的管理能力與帶頭作用，合理安排組內(nèi)人員的工作時(shí)間與工作內(nèi)容，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性，保障組內(nèi)工作氛圍的團(tuán)結(jié)與工作效率，能夠不斷完善與創(chuàng)新相應(yīng)的工作流程；辦公室行政管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人堅(jiān)持以自查為抓手，觀察與分析部門工作存在的不足，帶領(lǐng)小組組長(zhǎng)不斷分析各類工作中存在的問(wèn)題，積極補(bǔ)足短板、強(qiáng)化弱項(xiàng)、提升管理工作的質(zhì)量，定期開(kāi)展全面的自查工作，促進(jìn)各個(gè)小組內(nèi)部、部門內(nèi)部工作方式與流程的改進(jìn)，規(guī)范本部門工作內(nèi)容與工作制度，展現(xiàn)部門工作的價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)其他各個(gè)部門組織結(jié)構(gòu)與工作效率的優(yōu)化。

3.精細(xì)化管理理念的貫徹。精細(xì)化管理理念在于不斷完善行政管理制度內(nèi)容，提高管理制度與新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的協(xié)調(diào)性，讓行政管理工作為企業(yè)發(fā)展提供動(dòng)力源泉。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人需要提高自身的思想認(rèn)識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)新時(shí)期背景下黨的指導(dǎo)思想與社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的相關(guān)知識(shí)，提高對(duì)行政管理部門認(rèn)識(shí)與了解，重視行政管理部門的工作性質(zhì)轉(zhuǎn)變，推進(jìn)行政工作由服務(wù)性質(zhì)向服務(wù)與管理性質(zhì)高效結(jié)合轉(zhuǎn)變。行政管理部門要提高對(duì)企業(yè)內(nèi)各部門業(yè)務(wù)的了解，在行政管理過(guò)程中根據(jù)部門業(yè)務(wù)的不同，針對(duì)性制定管理制度，推進(jìn)服務(wù)職能與管理職能的靈活轉(zhuǎn)換，精細(xì)化評(píng)估考核指標(biāo)可如下表所示。

例如，針對(duì)企業(yè)后勤管理工作內(nèi)容，辦公室行政管理部門需要具備居安思危，常抓不懈，牢固樹(shù)立“安全第一”的理念，在企業(yè)食堂的管理中，緊抓防疫消殺、食品安全衛(wèi)生及食堂消防、用電安全等工作，保障企業(yè)食堂的安全衛(wèi)生，蔬菜糧食的質(zhì)量不存在問(wèn)題，部門內(nèi)制定詳細(xì)的工作排班表，每天對(duì)食堂各個(gè)區(qū)域進(jìn)行衛(wèi)生檢查，聯(lián)合安保部門每月開(kāi)展廠前區(qū)火災(zāi)隱患排查，確保不發(fā)生火災(zāi)事故，保障企業(yè)內(nèi)部的人員健康與安全。辦公室行政管理部門在精細(xì)化管理上還需要重視以人為本，服務(wù)至上的原則，不斷提高自身的后勤服務(wù)水平，例如定期組織食堂員工的調(diào)研學(xué)習(xí)，探討后廚管理經(jīng)驗(yàn)和菜品加工方法，不斷推出新菜品，提升食堂的菜品質(zhì)量；了解企業(yè)員工的生活習(xí)慣與家鄉(xiāng)菜品，定期推出“家鄉(xiāng)菜”，緩解員工的思鄉(xiāng)之情，提升員工對(duì)企業(yè)行政管理工作的滿意度；設(shè)置相應(yīng)的投訴與建議渠道，企業(yè)員工可以通過(guò)該渠道向行政管理部門提出自身對(duì)食堂的建議，部門后勤小組行政人員充分聽(tīng)取員工意見(jiàn)和建議，針對(duì)存在的共性問(wèn)題共同探討解決方法，針對(duì)存在的特性問(wèn)題加強(qiáng)與員工的溝通，保持良好的溝通態(tài)度，避免出現(xiàn)語(yǔ)言與肢體沖突，避免對(duì)其他員工的心態(tài)與企業(yè)整體工作氛圍帶來(lái)影響，構(gòu)建和諧積極的工作環(huán)境。

4.加強(qiáng)行政工作的信息化建設(shè)。信息技術(shù)的建設(shè)與使用是新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，利用信息化管理平臺(tái)能夠提高行政部門的工作效率，幫助行政人員梳理繁復(fù)冗雜的工作內(nèi)容，通過(guò)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流程的精確追蹤，減少工作失誤。企業(yè)辦公室行政管理工作信息化管理平臺(tái)的建設(shè)需要與企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目以及各部門負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián)，尤其是面臨大量數(shù)據(jù)信息處理的工作，信息化平臺(tái)為行政人員的工作提供便利條件，減少工作負(fù)擔(dān)。

表 精細(xì)化評(píng)估指標(biāo)

行政管理部門在信息化建設(shè)過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)行政人員的培訓(xùn)，保障行政人員熟練操作信息化平臺(tái)，聽(tīng)取行政人員在工作中對(duì)平臺(tái)功能的建議，不斷提高平臺(tái)的操作簡(jiǎn)便性；豐富平臺(tái)的使用功能，提高平臺(tái)安全性，限制不同人員的工作權(quán)限，同時(shí)保障企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人通過(guò)行政管理部門的平臺(tái)數(shù)據(jù)深入了解企業(yè)各部門的運(yùn)行質(zhì)量，及時(shí)分析存在的問(wèn)題，降低企業(yè)內(nèi)部資源消耗，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展；信息化建設(shè)過(guò)程中，重視以提升辦公室行政管理工作為主要目標(biāo)，提升本部門的服務(wù)質(zhì)量，確保各個(gè)小組的工作能夠與部門領(lǐng)導(dǎo)人的工作相協(xié)調(diào)，利用信息化管理平臺(tái)檢查并考評(píng)部門各個(gè)工作人員的工作質(zhì)量、創(chuàng)新意識(shí)等。