世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作的實踐與探索

桐鄉(xiāng)市檔案館

世界互聯(lián)網(wǎng)大會是中國舉辦的規(guī)模最大、層次最高的互聯(lián)網(wǎng)大會，也是世界互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域盛況空前的高峰會議。征收好、保管好大會的檔案資料意義重大，這是新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史中濃墨重彩的一章；開放好、利用好大會的檔案資料功在當下，利在千秋，是更好地服務(wù)黨和國家工作大局、服務(wù)人民群眾的生動體現(xiàn)，亦是不斷推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化的積極探索。作為大會檔案的責任單位，桐鄉(xiāng)市檔案館履職盡責、大膽探索、積極作為，8次世界互聯(lián)網(wǎng)大會所涉及的檔案均已按期接收進館，涵蓋文書12703件，照片7102張，實物444件，光盤24張，音視頻1833GB。大會檔案門類齊全，內(nèi)容豐富，其中不乏重量級的檔案，例如國信辦、省委網(wǎng)信辦、省經(jīng)信委（廳）等部門的發(fā)文；還有一些有紀念意義的實物檔案，譬如2014年世界互聯(lián)網(wǎng)大會期間收錄的24張植樹留念銘牌等。

1 實踐探索

世界互聯(lián)網(wǎng)大會是桐鄉(xiāng)市檔案館有史以來遇到過規(guī)格最高的重大活動，其檔案接收管理難度之大，任務(wù)之重可想而知。

1.1 下好“先手棋”，明確集中收管要求。舉一綱而萬目張，解決好“收什么、怎么收”這一關(guān)鍵問題才能理順檔案接收管理流程。為此，2014年10月初，桐鄉(xiāng)市檔案局（館）制訂出臺《桐鄉(xiāng)市世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作整體預(yù)案》，明確了大會檔案工作的整體目標、工作內(nèi)容和職責，成立了以檔案局局長為組長的世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。10月下旬，再次出臺《首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案材料收集范圍和收集要求》，進一步明確了檔案材料收集內(nèi)容、各類檔案載體的收集要求和檔案移交入館的時間。為細化管理，有效推動工作，2015年，《桐鄉(xiāng)市世界互聯(lián)網(wǎng)大會承辦工作委員會檔案管理辦法》問世，對檔案分類方案、檔案管理規(guī)章制度、檔案材料歸檔范圍和保管期限等做了詳細說明。此后，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合歷次大會檔案工作實際，不斷優(yōu)化檔案接收管理制度，確保檔案接收管理更加規(guī)范化、標準化、精細化。

1.2 打好“主動仗”，建立專職收管隊伍。培養(yǎng)塑造一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍是推動大會檔案收管工作健康發(fā)展的長久之計。為確保從源頭提高檔案質(zhì)量，順利完成大會檔案的接收管理工作，市檔案館參照普通檔案分層收集管理的模式，以大會籌備組設(shè)置的各個工作小組為支點，建立起涵蓋各領(lǐng)域的大會檔案收集管理隊伍。同時，明確要求每個工作小組及涉事部門（單位）指定一名同志負責本組檔案收集和報送，實現(xiàn)了檔案收集管理的有序化。千錘百煉方能玉汝于成，為使大會檔案收管隊伍更加高效運作，市檔案館還在世界互聯(lián)網(wǎng)大會召開前夕，充分利用多種媒介手段，積極為各條線聯(lián)絡(luò)員提供全方位培訓(xùn)，使每一位聯(lián)絡(luò)員對大會檔案的具體要求和規(guī)范了然于胸。

1.3 爭當“排頭兵”，發(fā)揮數(shù)字收管優(yōu)勢。隨著“數(shù)字中國”“數(shù)字浙江”建設(shè)的深入推進，各領(lǐng)域都開展了大刀闊斧的數(shù)字化改革，檔案的數(shù)字化也隨之應(yīng)運而生，這為世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的數(shù)字化收管打下了堅實的基礎(chǔ)。早在2014年舉辦世界互聯(lián)網(wǎng)大會時，桐鄉(xiāng)市檔案局（館）已成功搭建FTP平臺，實現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔。為確保大量珍貴實物檔案的有效管理、科學存放，2016年，桐鄉(xiāng)市檔案局（館）成功引入庫房RFID電子標簽檔案管理系統(tǒng)，通過為實物檔案標注“電子標簽”，實現(xiàn)實體檔案“物聯(lián)網(wǎng)”管理模式。2017年5月，全市室藏檔案綜合管理系統(tǒng)正式上線運行，覆蓋全市機關(guān)、企事業(yè)單位檔案，依托該系統(tǒng)，開啟了大會檔案電子數(shù)據(jù)的在線接收工作。2021年，在原有的室藏檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行改造升級，正式啟用館室一體化檔案管理系統(tǒng)6.0版本，同時升級完善了館藏管理系統(tǒng)，大大提高了對世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的接收管理水平。

2 經(jīng)驗體會

時光不語，鐫刻不凡。從毫無頭緒到得心應(yīng)手，回顧辦會9年的檔案接收管理過程，面對多重疊加的困難挑戰(zhàn)，桐鄉(xiāng)市檔案館頂住壓力、逆勢勇進，解決了收管標準模糊不清、專業(yè)隊伍欠缺、聯(lián)系協(xié)調(diào)困難、工作啟動滯后、整理難度較大等問題，交出了一份難中求成、殊為不易的亮麗答卷。

2.1 堅持強化領(lǐng)導(dǎo)，凝聚思想謀共識。桐鄉(xiāng)市檔案局（館）始終將檔案接收管理工作擺在突出位置，時刻緊繃高質(zhì)量收管這根弦，堅持逢會必講，逢事必講，在全系統(tǒng)營造濃厚的檔案接收管理學習氛圍。館領(lǐng)導(dǎo)班子帶頭嚴格落實重大活動檔案接收管理制度，定期召開世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案接收管理工作例會，聽取涉事單位（部門）的工作匯報，及時解決工作推進過程中遇到的困難?！耙话咽帧庇H自主持制定世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案接收管理隱患排查清單，確保隱患治理親力親為、一抓到底。注重對檔案人才的培養(yǎng)，通過開展上門指導(dǎo)、檔案法知識競賽、檔案業(yè)務(wù)技能競賽等方式，為世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的收集管理積蓄力量。

2.2 堅持通力合作，道正聲遠聚合力?！皢螛屍ヱR”抵不上“團隊作戰(zhàn)”，如何高效推動檔案接收工作，獲得“第一手資料”，離不開多方合作聯(lián)動。在桐鄉(xiāng)市檔案局（館）的長期堅持下，在桐鄉(xiāng)世界互聯(lián)網(wǎng)大會承辦委員會等部門（單位）協(xié)調(diào)溝通下，大會檔案完整性得到進一步提升，自第四次世界互聯(lián)網(wǎng)大會起，省級及以上大會檔案資料“就地歸檔”明顯增多。重大活動中，照片、音頻、視屏等特殊載體檔案往往是最難保存、最容易丟失的部分。為實現(xiàn)生動紀錄大會全過程，市局（館）工作人員多方奔走，順利與大會攝影師團隊對接，并建立起共享機制，實現(xiàn)了2014年、2015年大會特殊載體檔案資料的隨時收集、及時歸檔。自2016年世界互聯(lián)網(wǎng)大會起，為再次提升特殊載體檔案收集水平，強化與市互承委合作，抽調(diào)市攝影家協(xié)會成員組成拍攝小分隊，前往各個重要場所拍攝。

2.3 堅持指導(dǎo)檢查，聚焦主業(yè)促提升。為進一步提高檔案的收集質(zhì)量，每年在大會召開前夕，市檔案館均會派人上門指導(dǎo)，為各工作小組及涉事部門（單位）聯(lián)絡(luò)員答疑解惑。2014年和2015大會召開期間，市檔案館曾選派一名檔案工作業(yè)務(wù)骨干直接進駐大會籌備組，參與大會全過程。秉持“隨辦隨歸”的工作要求，老檔案工作者積極發(fā)揮“傳幫帶”作用，在紙質(zhì)檔案、特殊載體檔案整理及數(shù)字化處理方面給予年輕人更多指導(dǎo)，幫助他們快速成長成才，高質(zhì)量完成了世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的收集工作。每年大會閉幕后，由市檔案局牽頭，運用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”模式，開展“雙隨機”執(zhí)法檢查，系統(tǒng)做好大會檔案的歸檔整理和查漏補缺，確保所有進館檔案的質(zhì)量。

3 今后打算

資政育人，責重若山，行勝于言，實干為要。為黨委政府和普通大眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是檔案“三個走向”題中應(yīng)有之義。接下來，桐鄉(xiāng)市檔案館將立足實際，狠抓落實，在開放利用上持續(xù)發(fā)力，不斷增強世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的吸引力和影響力。

3.1 致力于講好“蘭臺編研”的品牌故事。加強與高校合作，開展世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案專題研究，通過提供線上線下查檔服務(wù)，為高質(zhì)量學術(shù)論文、學術(shù)著作的誕生厚植沃土。繼續(xù)鼓勵市互承委做好內(nèi)刊編研，推出《桐鄉(xiāng)互聯(lián)網(wǎng)大會·烏鎮(zhèn)峰會 桐鄉(xiāng)這十年》，系統(tǒng)回顧十年辦會經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。抓住世界互聯(lián)網(wǎng)大會特殊載體檔案的優(yōu)勢，充分利用其直觀性、生動性等特點，提高世界互聯(lián)網(wǎng)大會照片檔案的曝光率。不到十年的時間，已累計整理相關(guān)照片檔案近百冊，含照片8000余張，資料之豐富，為編印創(chuàng)作奠定了扎實基礎(chǔ)。下階段，市檔案館將精心篩選部分照片，謀劃出版互聯(lián)網(wǎng)大會檔案圖片集。

3.2 致力于打造“重要窗口”的宣傳陣地。依托桐鄉(xiāng)市檔案館豐富的大會檔案資料和展覽展陳場地，在原有的愛國主義教育基地基礎(chǔ)上探索建立“互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)學研”教育基地，為青少年提供更多關(guān)于世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案學習實踐的機會。充分發(fā)揮“桐鄉(xiāng)檔案”微信公眾號的推廣作用，嘗試開設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)大會檔案展覽展示”專欄，通過定期推送相關(guān)宣傳信息，不斷提升大眾的參與率、知曉率、滿意率，同時也使其成為常態(tài)化對外推介桐鄉(xiāng)的重要媒介。強化與各級融媒體的交流合作，圍繞世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的深度利用，開展多種形式的創(chuàng)作，例如拍攝微視頻、舉辦演講比賽、開展網(wǎng)絡(luò)評選、撰寫經(jīng)驗文章等等。

3.3 致力于擦亮“風雅桐鄉(xiāng)”的亮麗名片。世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的開放利用既需要立說立行立竿見影的近效，也需要綿綿發(fā)力久久為功的遠效。自2015年桐鄉(xiāng)市檔案局牽頭出臺的《桐鄉(xiāng)市世界互聯(lián)網(wǎng)大會承辦工作委員會檔案管理辦法》成為全省乃至全國重大活動檔案管理的模板以來，多個省市檔案館慕名前來學習取經(jīng)，為“風雅桐鄉(xiāng)”注入了新的生機活力。為抓住這一有利局面，承接好世界互聯(lián)網(wǎng)大會紅利，市檔案館讓大會檔案“開口說話”，用真實案例生動述說重大活動檔案管理的好辦法好舉措，同時通過交流互動，也讓桐鄉(xiāng)成為更多新思想、新理論的誕生地和集聚地。今年，是“八八戰(zhàn)略”20周年、桐鄉(xiāng)撤縣設(shè)市30周年，市檔案館將繼續(xù)服務(wù)大局、服務(wù)中心，聚焦重大關(guān)鍵節(jié)點，舉辦“‘峰會10年看變化’世界互聯(lián)網(wǎng)大會珍貴檔案展”，為大眾系統(tǒng)展示世界互聯(lián)網(wǎng)大會的發(fā)展歷程和精彩瞬間，持續(xù)提高“風雅桐鄉(xiāng)”的能見度。

十年磨劍，方知其艱，方顯其能，方明其心。路漫漫初心不改，更好地保存好、記錄好世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案，讓檔案發(fā)揮存史、資政、育人的長久功效是桐鄉(xiāng)檔案人的堅守和追求。接下來，市檔案館將繼續(xù)守好“責任田”，創(chuàng)新運用新理論新技術(shù)，扎實做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的接收管理工作，慎思篤行，深耕細作出精品、樹品牌，在“走出去”與“引進來”的良性互動中，為世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的開放利用構(gòu)筑更開闊的舞臺。