創(chuàng)新驅(qū)動(dòng) 數(shù)智賦能檔案治理“蝶變”躍升

嘉善縣檔案局 嘉善縣檔案館

嘉善縣檔案工作堅(jiān)持以習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想為指導(dǎo)，深入貫徹落實(shí)習(xí)近平總書(shū)記“三個(gè)走向”重要論述和“四個(gè)好”“兩個(gè)服務(wù)”重要批示精神，自覺(jué)融入全省“四張清單一張網(wǎng)”、“最多跑一次”、政府?dāng)?shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)字化改革，主動(dòng)服務(wù)嘉善“雙示范”國(guó)家戰(zhàn)略，全面構(gòu)建區(qū)域數(shù)字檔案治理體系，創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)檔案治理與數(shù)字技術(shù)融合轉(zhuǎn)型，數(shù)字檔案發(fā)展駛?cè)肟燔?chē)道，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展和檔案治理現(xiàn)代化注入了強(qiáng)勁動(dòng)力。

1 打造一體化檔案區(qū)域平臺(tái)，構(gòu)建數(shù)字治理新格局

堅(jiān)持平臺(tái)系統(tǒng)性、整體性、協(xié)同性建設(shè)，注重集聚各類(lèi)主體、資源和要素，推動(dòng)形成區(qū)域“一網(wǎng)布局、條抓塊統(tǒng)、多跨協(xié)同”的數(shù)字檔案治理新路徑。其發(fā)展經(jīng)歷了兩個(gè)主要階段。第一階段：從實(shí)體檔案館到數(shù)字檔案館成功轉(zhuǎn)型，塑造了檔案業(yè)務(wù)與技術(shù)融合的“三網(wǎng)隔離”數(shù)字治理模式。從2012年起，重點(diǎn)實(shí)施“縣數(shù)字檔案館建設(shè)工程”（700萬(wàn)元）和“館藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工程”（800萬(wàn)元），構(gòu)建了“三網(wǎng)隔離”數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)，2018年縣數(shù)字檔案館創(chuàng)成全國(guó)示范數(shù)字檔案館（全省縣級(jí)首家）。主要建有三個(gè)系統(tǒng)，一是縣室藏檔案一體化綜合管理系統(tǒng)（2014年），實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、三級(jí)聯(lián)動(dòng)”，在一體化平臺(tái)上縣鎮(zhèn)村三級(jí)虛擬檔案室各自接收數(shù)字檔案，可實(shí)現(xiàn)資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同和上下管理指導(dǎo)；二是縣館藏系統(tǒng)（2016年），縣檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案“收、管、存、用”基本功能和輔助功能，能效明顯提高；三是縣公共數(shù)據(jù)和電子文件統(tǒng)一歸檔管理平臺(tái)（2018年），實(shí)現(xiàn)了政務(wù)服務(wù)網(wǎng)辦事項(xiàng)電子文件和協(xié)同辦公系統(tǒng)電子公文歸檔，單套制電子檔案實(shí)現(xiàn)突破。第二階段：從數(shù)字檔案館到區(qū)域數(shù)字檔案管理服務(wù)一體化平臺(tái)的迭代躍升，重塑了檔案管理、業(yè)務(wù)與技術(shù)融合的區(qū)域一體數(shù)字治理模式。近年來(lái)，以智改數(shù)轉(zhuǎn)為牽引，推動(dòng)一體化平臺(tái)對(duì)區(qū)域治理的體制機(jī)制、組織架構(gòu)、方式流程、手段工具進(jìn)行全方位、系統(tǒng)性重塑，迭代形成了區(qū)域一體數(shù)字檔案空間治理新格局。主要表現(xiàn)在：一是區(qū)域主體一體化，面向省市縣鎮(zhèn)村五級(jí)（縱向可達(dá)）、縣域各部門(mén)單位（橫向可跨）、示范區(qū)青浦、吳江與嘉善（內(nèi)外可聯(lián)）和服務(wù)對(duì)象（前后可辦），構(gòu)建了“四位一體”數(shù)字空間治理構(gòu)架，數(shù)據(jù)要素在數(shù)字空間多跨規(guī)范高效流動(dòng)；二是業(yè)務(wù)治理一體化，以數(shù)據(jù)流改造業(yè)務(wù)流、決策流、執(zhí)行流，用數(shù)據(jù)說(shuō)話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新，推動(dòng)了系統(tǒng)集成、流程重塑、數(shù)據(jù)匯集、立體交互、指標(biāo)監(jiān)管和量化閉環(huán)；三是智能監(jiān)管一體化，按照“管理指數(shù)化、業(yè)務(wù)流程化、流程數(shù)據(jù)化、數(shù)據(jù)資源化、資源指標(biāo)化”的核心理念進(jìn)行業(yè)務(wù)、監(jiān)管雙閉環(huán)運(yùn)行，建立了電子檔案全生命鏈、評(píng)價(jià)指標(biāo)庫(kù)、業(yè)務(wù)指數(shù)庫(kù)、全息畫(huà)像等系統(tǒng)，通過(guò)數(shù)據(jù)“一網(wǎng)感知”實(shí)現(xiàn)監(jiān)管“一貫到底”。

2 建設(shè)一體化檔案數(shù)據(jù)資源，發(fā)展數(shù)字普惠新形態(tài)

堅(jiān)持資源為王和服務(wù)為要相統(tǒng)一，統(tǒng)籌實(shí)體和數(shù)字檔案建設(shè)，聚力數(shù)智賦能檔案資源綜合利用。夯實(shí)資源之基。建設(shè)以電子檔案為主導(dǎo)的數(shù)字檔案資源體系，常態(tài)化考核推進(jìn)館室藏重要檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化，做大做強(qiáng)數(shù)字檔案、電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源庫(kù)。目前，館藏系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)容量15.5TB，紙質(zhì)檔案數(shù)字化率98.32%；建有婚姻、建房等專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)30種以上。室藏一體化系統(tǒng)用戶343家，檔案數(shù)據(jù)容量6.52TB；電子文件預(yù)歸檔數(shù)據(jù)包2061944個(gè)，容量976.37GB；電子公文、不動(dòng)產(chǎn)抵押登記等單套制電子檔案85937個(gè)，352.45GB。賦能服務(wù)之本。堅(jiān)持內(nèi)外并舉，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)資源作用，努力提升共建共享和便民服務(wù)水平。一方面，一體化平臺(tái)開(kāi)通“機(jī)關(guān)查檔直通車(chē)”，暢通了體制內(nèi)“多跨協(xié)同”、檔案資源共享服務(wù)。另一方面，借助國(guó)家和省市查檔服務(wù)平臺(tái)，深化窗口查檔、自助查檔、掌上查檔、異地查檔等系列便民服務(wù)；同時(shí)，落實(shí)長(zhǎng)三角地區(qū)跨省跨館民生檔案查檔服務(wù)、“長(zhǎng)三角示范區(qū)（法院）執(zhí)行在線”等遠(yuǎn)程查檔服務(wù)。2022年，縣檔案館窗口查檔5336人次，調(diào)檔5871卷、175611件，出具證明12113份；遠(yuǎn)程辦理484例，其中省平臺(tái)432例；因疫情，兩度閉館開(kāi)館，做好不見(jiàn)面查檔服務(wù)，3月至5月辦理117批次查檔、出證2301份。

3 破解一體化檔案治理難題，探索數(shù)字應(yīng)用新途徑

近年來(lái)，以數(shù)字化改革為牽引，注重?cái)?shù)字技術(shù)應(yīng)用，堅(jiān)持先行先試，摸索了一些改革破題、提質(zhì)增效的方法手段。突破單套歸檔。2021年，通過(guò)電子文件單套歸檔省級(jí)試點(diǎn)驗(yàn)收（長(zhǎng)三角地區(qū)首個(gè)），以電子公文、不動(dòng)產(chǎn)抵押登記“小切口+多領(lǐng)域”為主攻方向，探索解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、電子檔案“雙套”管理逐步轉(zhuǎn)向電子檔案“單套”管理的硬核問(wèn)題，推進(jìn)電子檔案法定化先行，取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。同時(shí)，與示范區(qū)青浦區(qū)、吳江區(qū)共享先行做法，共同制定“三年行動(dòng)方案”和4個(gè)配套制度。根植基層治理。2021年，通過(guò)檔案工作服務(wù)農(nóng)村基層社會(huì)治理整縣省級(jí)試點(diǎn)，認(rèn)真貫徹新修訂《檔案法》，大力推進(jìn)鄉(xiāng)村檔案體系化治理、規(guī)范化達(dá)標(biāo)、數(shù)字化提升，加強(qiáng)村級(jí)檔案規(guī)范化建設(shè)提標(biāo)達(dá)標(biāo)實(shí)地檢查認(rèn)定，村級(jí)均建立獨(dú)立檔案室、設(shè)施普遍標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)普遍提升，存量重要檔案（按件歸檔）數(shù)字化率達(dá)到99%，為數(shù)字鄉(xiāng)村及數(shù)字檔案建設(shè)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。破解傳統(tǒng)難題。由于多種原因，傳統(tǒng)紙質(zhì)查檔較難取締。2020年，縣檔案館服務(wù)大廳專(zhuān)設(shè)自助查檔區(qū)，進(jìn)行查檔流程再造、服務(wù)方式重塑，規(guī)范實(shí)施線上自助查檔，經(jīng)村志編纂、建黨百年等大量實(shí)踐，批量自助查檔走向成熟，做到紙質(zhì)檔案不出庫(kù)，結(jié)束了以往頻繁查閱紙質(zhì)檔案的歷史，不僅滿足了查檔單位來(lái)人會(huì)查、多人能查、大批量可查、全程留痕等綜合需求，而且最大程度保護(hù)了實(shí)體檔案安全，也為創(chuàng)新檔案庫(kù)房管理創(chuàng)造了有利條件，取得了一舉多得效果。另外，在數(shù)字賦能機(jī)房環(huán)境安全、虛擬庫(kù)房管理、檔案技術(shù)保護(hù)消毒試點(diǎn)等方面也取得明顯成效。

4 創(chuàng)設(shè)一體化檔案規(guī)則制度，塑造數(shù)字生態(tài)新方式

數(shù)字技術(shù)深刻地影響著傳統(tǒng)檔案治理方式，建設(shè)以規(guī)則為基礎(chǔ)的數(shù)字生態(tài)成為必然。我們堅(jiān)持?jǐn)?shù)字賦能應(yīng)用、應(yīng)用促進(jìn)治理，積極構(gòu)建數(shù)字檔案治理制度體系，努力提升檔案治理能力現(xiàn)代化水平。堅(jiān)持依法治理。高度重視檔案數(shù)智化過(guò)程中法規(guī)政策梳理和研究先行，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》以及有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，作為規(guī)則創(chuàng)設(shè)的基礎(chǔ)和前提；正確處理規(guī)則治理與數(shù)字技術(shù)手段工具的雙向影響與賦能，推進(jìn)檔案管理體制機(jī)制與數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的深度融合，把實(shí)踐中行之有效的治理方法固化下來(lái)，作為規(guī)則創(chuàng)新重要?jiǎng)恿υ?。著力頂層設(shè)計(jì)。堅(jiān)持?jǐn)?shù)字平臺(tái)立體構(gòu)架、各類(lèi)主體一體納入，正確處理好縱向、橫向、內(nèi)外、前后“四位一體”關(guān)系，建設(shè)數(shù)字“善治”生態(tài)環(huán)境，先后形成“檔案資源建設(shè)指數(shù)評(píng)價(jià)指標(biāo)體系”“檔案業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展指數(shù)”“檔案數(shù)據(jù)資源歸集共享”“示范區(qū)合作協(xié)作”等制度機(jī)制，保障一體化平臺(tái)多跨協(xié)同體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)。著力源頭治理。加強(qiáng)系統(tǒng)管理員、數(shù)據(jù)管理員、安全審計(jì)員“三員”監(jiān)督制衡，形成了安全管理員基本職責(zé)及軟件、硬件、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、信息安全審計(jì)等具體制度。針對(duì)檔案數(shù)字化管理，加強(qiáng)檔案服務(wù)外包和檔案中介服務(wù)工作，制訂了檔案數(shù)字化外包安全管理、館藏檔案數(shù)字化加工外包項(xiàng)目驗(yàn)收管理、紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施細(xì)則、館藏檔案數(shù)字化加工著錄規(guī)則等制度。突破電子文件單套管理，建立了電子公文、不動(dòng)產(chǎn)抵押登記等若干制度和操作規(guī)程。著力安全基礎(chǔ)。堅(jiān)持安全發(fā)展，制訂了以機(jī)房為對(duì)象的機(jī)房及其設(shè)備管理、操作和運(yùn)維等制度，以平臺(tái)系統(tǒng)為對(duì)象的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)病毒防范、系統(tǒng)賬戶管理與使用、管理系統(tǒng)安全審計(jì)、電子文件登記備份等制度，以數(shù)據(jù)為對(duì)象的數(shù)字化成果接收、檢測(cè)和整理、存儲(chǔ)、備份、管理維護(hù)等制度，以突發(fā)事件為對(duì)象的突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案、網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急預(yù)案。

檔案數(shù)字治理是檔案治理現(xiàn)代化的重要支撐，也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。我們將在數(shù)字治理的新發(fā)展階段，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，以數(shù)據(jù)要素為驅(qū)動(dòng)力，努力推動(dòng)技術(shù)創(chuàng)新與治理創(chuàng)新相互促進(jìn)、不斷完善，努力構(gòu)建開(kāi)放創(chuàng)新和協(xié)同治理的共享、共治和智治的新范式，努力建設(shè)與中國(guó)式現(xiàn)代化相適應(yīng)的縣域檔案治理現(xiàn)代化。