對提升新時代檔案科學(xué)管理工作的思考

■ 代興仙

檔案安全是檔案管護(hù)中的紅線和底線，采取人防、物防、技防措施確保館藏檔案資源的安全，是檔案管護(hù)的首要職責(zé)和使命，是踐行習(xí)近平總書記“要把蘊含黨的初心使命的紅色檔案保管好，把新時代黨帶領(lǐng)人民推進(jìn)實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史留存好”重要批示精神的具體體現(xiàn)。檔案法律法規(guī)對檔案安全管理有明確規(guī)定。在信息化快速發(fā)展的今天，為了加強(qiáng)和改進(jìn)檔案的安全管護(hù)工作，要補短板、堵漏洞、除隱患，不斷提升科學(xué)管護(hù)的制度化、精細(xì)化、智能化水平，確保檔案絕對安全。

一、檔案進(jìn)行科學(xué)管護(hù)的必要性

檔案是人類社會活動的真實記錄，是不可再生的寶貴資源。檔案資料記載了一個時代政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技等方面的活動和發(fā)展歷程，具有憑證、參考和史料等價值。檔案管理資料形式多樣，不僅有紙質(zhì)檔案，還有圖像化、音頻化、視頻化等檔案資料。這類檔案依靠信息技術(shù)進(jìn)行儲存，儲存形式多樣化的檔案給維護(hù)工作帶來了更大挑戰(zhàn)?；跈n案儲存手段的進(jìn)步，現(xiàn)階段檔案管理工作更要做好“十防”工作。在科技進(jìn)步日新月異的今天，如果不加強(qiáng)檔案管理，妥善保管好檔案，就會失去其利用價值，甚至造成無法彌補的損失。因此，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管護(hù)對檔案事業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

（一）有助于促進(jìn)社會發(fā)展

隨著人類物質(zhì)文明和精神文明的持續(xù)進(jìn)步，社會中的一切事物都要經(jīng)過一個持續(xù)發(fā)展的過程。檔案是真實反映客觀事物發(fā)展規(guī)律的重要資料，如果檔案原件遭到破壞，將會對歷史發(fā)展造成不可挽回的損失。為了保證社會的發(fā)展，必須要提高檔案管理的科學(xué)化。

（二）有助于有效利用檔案

隨著科技發(fā)展，我國對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行了更新升級，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的大量存儲和便捷式檢索?；诖髷?shù)據(jù)發(fā)展的檔案管理體系，提高了檔案的利用率，檔案的價值得到更充分發(fā)揮。在新時代背景下，加強(qiáng)對檔案的科學(xué)化管理，既符合現(xiàn)代社會發(fā)展對檔案管理工作的要求，也可以確保數(shù)字當(dāng)安資源得到有效利用，從而為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更多更完善的信息支持。

二、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

隨著我國檔案信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理工作的對象、內(nèi)容、方式等都發(fā)生了新的變化。檔案保管工作須要根據(jù)新形勢，不斷調(diào)整和完善管理方式、手段。新的檔案管理設(shè)備以及管理手段讓現(xiàn)代檔案管理更具科學(xué)性、便捷性的同時，也存在一些較以往更具有技術(shù)性、挑戰(zhàn)性的問題。

（一）檔案管理設(shè)備維護(hù)難度大

為了實現(xiàn)溫濕度恒溫系統(tǒng)管控以及檔案文件的自動查詢，現(xiàn)代檔案管理體系必須借助大量的現(xiàn)代化科技工具，包括計算機(jī)設(shè)備、自動化調(diào)控設(shè)備、新型滅火裝置等。在降低管理難度的同時，由于設(shè)備價格昂貴以及操作技術(shù)難度高、專業(yè)性強(qiáng)等，維護(hù)難度進(jìn)一步增大。

（二）檔案管理專業(yè)隊伍建設(shè)未完善

檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的開展。在新的形勢下，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的先進(jìn)理論，更要掌握現(xiàn)代科技方法，并能在工作中靈活應(yīng)用。而現(xiàn)實狀況則是，基層檔案工作者素質(zhì)水平和技術(shù)能力參差不齊，運用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的能力較薄弱，在一些地方和部門，檔案保管工作僅限于進(jìn)行最基本的資料收集和信息傳輸。

（三）檔案管理監(jiān)督實施體系不健全

目前，檔案科學(xué)管理和防控的體系不斷完善，然而在實踐過程中，由于沒有健全的監(jiān)督體制，容易發(fā)生檢查疏忽、設(shè)備維護(hù)不及時等差錯。隨著社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，民眾對于檔案資料的使用需求增長，高頻率的使用容易造成檔案查詢以及再儲存過程的混亂。計算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為檔案管理工作提供了很多先進(jìn)的技術(shù)與方式，但現(xiàn)階段，系統(tǒng)操作及其他一些工作仍舊需要人力完成，需要設(shè)置健全的監(jiān)督制度，以降低人為因素產(chǎn)生的失誤。

三、完善檔案管理體系的措施

先進(jìn)檔案管理技術(shù)的使用，解決了朝廷管理方式存儲困難、查閱速度慢等問題，但同時又出現(xiàn)一些具有挑戰(zhàn)性的問題。要進(jìn)一步完善科學(xué)、安全的檔案管理體系，需要檔案工作者抓住問題關(guān)鍵，提出行之有效的解決措施。

（一）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量和效益。做好檔案的科學(xué)管護(hù)，首先要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍。為提升檔案管理人員的素質(zhì)和水平，可以定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，業(yè)務(wù)培訓(xùn)要突出對檔案法及相關(guān)規(guī)章制度的熟悉和掌握程度。業(yè)務(wù)考核要突出實踐操作、制度執(zhí)行情況，既要注重結(jié)果考核，更要注重過程考評。本著對人民負(fù)責(zé)、對黨的事業(yè)負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，對于安全意識差、責(zé)任心不強(qiáng)、制度執(zhí)行不到位的工作者要嚴(yán)肅處理。

（二）完善檔案安全管護(hù)體系

檔案安全管護(hù)體系的建立和完善，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平，確保檔案保管工作有序開展。

第一，把好檔案入庫消毒關(guān)。檔案入庫前的消毒除蟲是確保檔案安全和延長檔案物理壽命的一項重要工作。目前，部分檔案館尚存在消毒殺蟲設(shè)備缺失、設(shè)備老化陳舊、設(shè)備閑置，甚至有檔案不經(jīng)消毒除蟲處理直接進(jìn)庫保管等安全隱患。各檔案館要結(jié)合本館實際，健全完善和嚴(yán)格執(zhí)行新進(jìn)館進(jìn)庫檔案消毒除蟲制度，做到責(zé)任明確、任務(wù)具體、臺賬完整。要建立消毒除蟲工作臺賬，完整記錄工作情況，并將年度消毒除蟲工作實情納入館藏檔案管護(hù)情況年度分析報告中進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，明確改進(jìn)措施。

第二，推動智能化溫濕度管控。目前，一些檔案館尚存在控溫控濕設(shè)備缺失、設(shè)備老化、設(shè)備功率偏低、觀測記錄缺失或記錄簡單等情況，庫內(nèi)溫濕度偏高或偏低、溫濕度波動激烈或頻繁等現(xiàn)象較多，個別檔案館甚至存在發(fā)生檔案霉變生蟲、紙張粘連脆化、字跡褪變、磁性載體材料承載信息消失等高風(fēng)險的可能性，必須高度警惕和防范。檔案館要創(chuàng)新探索，積極運用高新技術(shù)，不斷提高安全科學(xué)管護(hù)效能和智能化管理水平。

第三，優(yōu)化升級進(jìn)出庫房管理措施。檔案庫房是檔案館建筑的核心區(qū)域，是安全監(jiān)控的關(guān)鍵部位。目前，一些檔案館仍存在庫房門鎖簡陋、進(jìn)出庫房隨意、進(jìn)出庫房記錄缺失等管理粗放的情況，安全隱患突出。檔案館要切實提高制度性約束，升級庫房安全監(jiān)管性能，提升庫房安全管理水平。

第四，筑牢檔案保密的紅線。保密是檔案工作的生命線，保密意識也是檔案工作者必須具備的基本素質(zhì)之一。在檔案保管工作中，一定要嚴(yán)格遵守國家的保密規(guī)定和制度。

結(jié)束語

在信息化時代，檔案要以一種積極的心態(tài)和高度的熱情來看待檔案的管護(hù)工作，要用寵信思維提升檔案服務(wù)水平。要做好檔案科學(xué)管理工作，保證檔案安全，檔案部門提高認(rèn)識，以高度的責(zé)任感和歷史使命感做好檔案管理工作。