做好新形勢下學(xué)校辦公室管理工作的幾點思考

田靜

學(xué)校辦公室是學(xué)校重要的職能部門，發(fā)揮著溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教職工、學(xué)生聯(lián)系的橋梁，是推動校內(nèi)和校外工作良性運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐，是學(xué)校管理工作中統(tǒng)籌全局、協(xié)調(diào)各方的指揮部，同時也是為廣大師生提供服務(wù)的部門。因此，學(xué)校辦公室管理工作必須堅持“一切為了師生”的原則，以高效率、高質(zhì)量的服務(wù)，為促進(jìn)學(xué)校教育的高質(zhì)量發(fā)展做出表率。

針對學(xué)校辦公室管理工作存在的不足，學(xué)校管理者應(yīng)當(dāng)及時發(fā)現(xiàn)問題，正視不足，主動尋求解決辦法，才能在新形勢下實現(xiàn)學(xué)校辦公室管理工作的提升。

一、新形勢下學(xué)校辦公室管理工作存在的主要問題

（一）對學(xué)校辦公室的職能和管理目標(biāo)認(rèn)知不足

在現(xiàn)代教育發(fā)展中，學(xué)校辦公室新增了較多信息化和大數(shù)據(jù)報表工作，如果管理人員一直因循守舊，故步自封，僅用舊的知識和方法來面對不斷發(fā)展、更新的教育工作，那么學(xué)校辦公室的管理工作就會變得低效甚至停滯不前。就目前實際情況來看，學(xué)校辦公室的服務(wù)和協(xié)調(diào)工作自然也要與信息化和大數(shù)據(jù)緊密結(jié)合，然而在管理人員對新形勢下學(xué)校辦公室的職能和管理目標(biāo)了解不夠深入的情況下，學(xué)校辦公室的管理工作效率和質(zhì)量是難以保障的。

（二）學(xué)校辦公室缺乏科學(xué)有效的管理體制

學(xué)校辦公室管理工作的內(nèi)容是復(fù)雜多樣的，倘若不能找到科學(xué)并且行之有效的管理方式，就不能形成一套系統(tǒng)的、相對穩(wěn)定和完備的管理體制，學(xué)校辦公室管理工作就會經(jīng)歷不斷摸索和試錯的動蕩過程，學(xué)校教育也就不能穩(wěn)定發(fā)展。例如，現(xiàn)階段學(xué)校辦公室對于緊急性和突發(fā)性業(yè)務(wù)的預(yù)見性需要進(jìn)一步加強(qiáng)，與此對應(yīng)的學(xué)校辦公室內(nèi)部常規(guī)例會的頻率也需要提高，固定頻率的會議有利于群策群力，提前預(yù)設(shè)緊急性和突發(fā)性業(yè)務(wù)的發(fā)生以及及時總結(jié)本階段學(xué)校辦公室各塊工作情況，做到查缺補(bǔ)漏。第二個需要改進(jìn)的管理體制是學(xué)校辦公室內(nèi)部缺乏成文且可操作的獎懲機(jī)制。學(xué)校辦公室工作人員的素質(zhì)參差不齊，擅長的領(lǐng)域也各有不同，年齡結(jié)構(gòu)差異比較大，學(xué)校辦公室管理人員要根據(jù)工作人員實際情況制定公平且可操作的獎懲方案，實行末位淘汰制和聘任制，有能者居之，激發(fā)工作人員的工作內(nèi)驅(qū)力。第三方面是存在越級上報問題，學(xué)校各個職能部門的工作人員直接向校長或書記匯報工作會導(dǎo)致校長和書記的工作量加大，正確的做法應(yīng)該是工作人員向部門主任匯報，再由部門主任向分管副校長匯總上報。第四個較為突出的問題是學(xué)校各個職能部門權(quán)責(zé)不明晰，有時將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)移給學(xué)校辦公室，導(dǎo)致學(xué)校辦公室人手緊張，無法高質(zhì)量、高效率完成相關(guān)工作。

（三）學(xué)校辦公室的工作手段具有滯后性

傳統(tǒng)的辦公手段使得學(xué)校辦公室管理工作效率逐漸降低，單一、陳舊的管理方式已經(jīng)不能滿足社會對學(xué)校教育的要求。因此，學(xué)校辦公室工作人員的管理思想要順應(yīng)時代、社會、教育的發(fā)展趨勢，優(yōu)化、更新學(xué)校辦公室管理工作方法，這樣才能提升管理效率、促進(jìn)學(xué)校教育發(fā)展。同時，學(xué)校辦公室管理工作應(yīng)當(dāng)充分利用發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息技術(shù)，使學(xué)校辦公室管理工作能夠更高效地落實。

（四）學(xué)校辦公室的安保和分類工作還需精細(xì)化

學(xué)校辦公室保存著許多上級部門下發(fā)的重要文件，文件數(shù)量多，重要性不一。目前學(xué)校辦公室對于所需文件經(jīng)常出現(xiàn)檢索失敗的情況，這要求文件的整理和分類需要進(jìn)一步精細(xì)化，做好清理和加密工作。學(xué)校辦公室工作人員在收取重要紙質(zhì)文件的同時要進(jìn)行電子備份，加強(qiáng)安保功能，嚴(yán)格保護(hù)好文件和學(xué)校財產(chǎn)的安全。

二、改進(jìn)和完善學(xué)校辦公室管理工作的對策

（一）服務(wù)意識領(lǐng)先化

在學(xué)校辦公室的常規(guī)工作中，服務(wù)師生是工作的核心內(nèi)容。學(xué)校辦公室面臨的工作時常是內(nèi)外兼顧的，且具有突發(fā)性和緊急性，隱性的工作占比大，這要求學(xué)校辦公室管理人員和工作人員擁有搶先一步思考和協(xié)調(diào)的能力，要會預(yù)設(shè)突發(fā)事件的過程和后果，做到服務(wù)意識的領(lǐng)先化。學(xué)校辦公室管理人員要善于培養(yǎng)工作人員的基本工作素養(yǎng)，善于將經(jīng)驗教授給工作人員，著重培養(yǎng)臨場應(yīng)變能力和領(lǐng)先一步思考和預(yù)設(shè)的服務(wù)意識，率先垂范，親身示范，最后兩方做到默契合作，服務(wù)好學(xué)校廣大師生，為學(xué)校樹立良好的口碑。

（二）管理理念創(chuàng)新化

1.愉快的工作氛圍可以提高工作的效率和積極性。學(xué)校辦公室主任的性格往往很大程度影響了學(xué)校辦公室內(nèi)部的氛圍。學(xué)校辦公室主任性格開朗陽光、平易近人，往往會在學(xué)校辦公室內(nèi)部營造出愉快和輕松的工作氛圍，工作人員的工作積極性和辦事效率也會隨之提高。

2.提升管理工作的能力，朝專業(yè)化方向發(fā)展。學(xué)校辦公室是學(xué)校管理綜合性事物的職能部門，對于服務(wù)好學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、溝通協(xié)調(diào)各部門之間的業(yè)務(wù)和關(guān)系具有不可替代的作用。學(xué)校辦公室管理人員和工作人員需要廣泛掌握教育學(xué)、心理學(xué)、社會學(xué)以及信息技術(shù)等相關(guān)方面的知識，不斷朝專業(yè)化的方向發(fā)展。辦公室工作人員要想師生所想、急師生所急，不斷提升管理工作的能力。

3.熱情服務(wù)師生，從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。學(xué)校辦公室工作人員首先要將師德師風(fēng)擺在第一位，以“四有”好老師的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己，將教師奉獻(xiàn)的精神貫穿到為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)的方方面面。學(xué)校辦公室工作人員要從管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，不斷反思自身的服務(wù)意識和工作態(tài)度。在教師的考勤管理、職稱申報等方面都要做到服務(wù)第一、公平公正，耐心聽取教職工的意見和心聲，關(guān)心愛護(hù)每一位教職工，捍衛(wèi)學(xué)校教職工的利益，體現(xiàn)服務(wù)至上的原則。

4.提高團(tuán)隊意識，分工不分家。學(xué)校辦公室管理人員在對工作任務(wù)進(jìn)行分配的時候要強(qiáng)調(diào)相互合作。學(xué)校辦公室是一個大家庭，要形成團(tuán)結(jié)、真誠、友愛和互助的辦公室文化，努力將辦公室打造成全校師生滿意、領(lǐng)導(dǎo)放心的“窗口”部門。

（三）管理過程網(wǎng)絡(luò)化

要想提高學(xué)校辦公室管理工作的效率，就必須實現(xiàn)學(xué)校管理的網(wǎng)絡(luò)化，以便于更快適應(yīng)當(dāng)下交互的大環(huán)境，減少學(xué)校辦公室管理工作中的片面性和灰色地帶，幫助學(xué)校減少管理工作中的消耗，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置，減少傳統(tǒng)管理模式帶來的弊端。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，確保管理手段的先進(jìn)性，使學(xué)校辦公室管理工作能夠更高效地落實。

（四）管理體制專業(yè)化

專業(yè)化的管理體制是科學(xué)辦公和高效辦公必不可少的條件，可以避免管理工作的動蕩，助推學(xué)校教育穩(wěn)步發(fā)展。在管理體制方面，學(xué)校要牢牢堅持黨組織領(lǐng)導(dǎo)的校長負(fù)責(zé)制，要細(xì)化學(xué)校辦公室的部門職能，凸顯服務(wù)職能，提高辦公室常規(guī)例會的頻率，做好突發(fā)性事件預(yù)設(shè)和階段性工作的查缺補(bǔ)漏。要建立健全獎懲機(jī)制，對工作人員進(jìn)行賦分考核，進(jìn)行年度評議，依據(jù)能力進(jìn)行聘任。要貫徹落實學(xué)校的規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行逐層上報，減少學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)荷。學(xué)校辦公室同學(xué)校其他職能部門要權(quán)責(zé)分明，不推諉業(yè)務(wù)，主張相互合作。加強(qiáng)學(xué)校辦公室的安保和文件分類工作，采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代手段相結(jié)合的方式，能夠及時檢索所需文件。