企業(yè)電算化會(huì)計(jì)信息失真及改進(jìn)措施探討

殷 建 靖江港口集團(tuán)有限公司

前言

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化得到了普及，電子商務(wù)、ERP 系統(tǒng)等的廣泛應(yīng)用，對(duì)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)方法形成了巨大沖擊。這種情況下，企業(yè)的人員配置、財(cái)務(wù)管理、物資管理以及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等全部都被納入到了一個(gè)系統(tǒng)中，為各項(xiàng)工作的實(shí)施提供了良好支撐。但是與此同時(shí)，電算化會(huì)計(jì)信息失真的問(wèn)題也隨之而來(lái)，引發(fā)了嚴(yán)重的危害。做好電算化會(huì)計(jì)信息失真的分析和改進(jìn)，是企業(yè)發(fā)展中需要重點(diǎn)研究的內(nèi)容。

一、會(huì)計(jì)信息失真概述

會(huì)計(jì)信息失真簡(jiǎn)單來(lái)講，指會(huì)計(jì)信息缺乏真實(shí)性，無(wú)法從客觀的角度將會(huì)計(jì)主體的經(jīng)營(yíng)成果、現(xiàn)金流量和財(cái)務(wù)狀況準(zhǔn)確反映出來(lái)。導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的原因有很多，如會(huì)計(jì)人員認(rèn)知不到位、內(nèi)部會(huì)計(jì)管理制度和監(jiān)督機(jī)制缺失等。會(huì)計(jì)信息失真會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重危害，如擾亂企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、損害會(huì)計(jì)行業(yè)誠(chéng)信狀況、誤導(dǎo)投資行為等。而會(huì)計(jì)信息失真的表現(xiàn)形式大致體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是對(duì)交易事實(shí)進(jìn)行虛構(gòu)。企業(yè)管理層可能會(huì)通過(guò)對(duì)信息的加工對(duì)象及過(guò)程進(jìn)行影響的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)信息的控制。部分企業(yè)會(huì)變?cè)焯摷俚臉I(yè)務(wù)往來(lái)方式，對(duì)自身真實(shí)的財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行改變，導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)告中記錄的交易數(shù)據(jù)是虛假的，影響了企業(yè)實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況與財(cái)務(wù)報(bào)告信息的一致性。二是對(duì)會(huì)計(jì)政策進(jìn)行不當(dāng)利用。當(dāng)前，我國(guó)在會(huì)計(jì)收付制和會(huì)計(jì)應(yīng)計(jì)制之間存在較為明顯的差別，也使得會(huì)計(jì)準(zhǔn)則存在較大的彈性空間，當(dāng)面對(duì)同一種交易事項(xiàng)時(shí)，就可以運(yùn)用多種會(huì)計(jì)處理方式來(lái)保障會(huì)計(jì)工作實(shí)施的效果，但是這樣也容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真的情況。企業(yè)對(duì)于會(huì)計(jì)政策的不當(dāng)利用形式有幾種：1.提前確認(rèn)收入。企業(yè)在進(jìn)行收入確認(rèn)時(shí)，必須滿足產(chǎn)品所有權(quán)轉(zhuǎn)移、企業(yè)利潤(rùn)獲取等關(guān)鍵條件，部分企業(yè)采用統(tǒng)一確認(rèn)分期收入、發(fā)出貨物后立即確認(rèn)收入的方式，對(duì)收入進(jìn)行提前確認(rèn)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息操控[1]。2.利用政策變更。個(gè)別企業(yè)會(huì)利用會(huì)計(jì)政策的變化來(lái)控制財(cái)務(wù)信息，如對(duì)壞賬計(jì)提方法進(jìn)行變更、對(duì)存貨計(jì)價(jià)方法進(jìn)行變更、延長(zhǎng)信用期限等。三是對(duì)交易實(shí)施進(jìn)行掩飾。企業(yè)可能會(huì)發(fā)布一些和實(shí)際情況不符的財(cái)務(wù)信息，又或者故意隱瞞重大交易情況，引發(fā)會(huì)計(jì)信息失真。投資方會(huì)通過(guò)企業(yè)披露的會(huì)計(jì)信息，掌握其經(jīng)營(yíng)狀況，從而決定是否進(jìn)行投資，若企業(yè)在公布的會(huì)計(jì)信息中隱瞞了重要項(xiàng)目，可能造成投資方不了解企業(yè)的真實(shí)財(cái)務(wù)狀況，制定出不合理的投資決策。

二、電算化會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題

事實(shí)上，電算化技術(shù)的應(yīng)用，在提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量方面有著非常明顯的作用，企業(yè)可以借助會(huì)計(jì)電算化技術(shù)，提升會(huì)計(jì)信息的可靠性、保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、維持會(huì)計(jì)信息的完整性，也可以確保會(huì)計(jì)的信息可驗(yàn)證性。但是與此同時(shí)，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)在實(shí)際運(yùn)行中，因?yàn)楦鞣矫嬉蛩氐挠绊?，可能出現(xiàn)會(huì)計(jì)信息輸出與真實(shí)信息不一致的情況，引發(fā)會(huì)計(jì)信息失真的問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)信息失真的原因體現(xiàn)在：

(一)軟件系統(tǒng)缺陷

在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，信息技術(shù)的普及和應(yīng)用，對(duì)于會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量產(chǎn)生了直接影響。企業(yè)在對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行收集、整理、加工、分析以及傳輸?shù)倪^(guò)程中，電算化軟件系統(tǒng)的應(yīng)用極大地提高了工作效率，減輕了工作強(qiáng)度，也推動(dòng)了工作流程的規(guī)范化，避免了手工操作可能引發(fā)的錯(cuò)誤，有著非常積極的意義。但是與此同時(shí)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的制作還需要依靠財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料和業(yè)務(wù)核算資料等，軟件系統(tǒng)只能提供相應(yīng)的信息處理結(jié)果，事項(xiàng)本身的性質(zhì)會(huì)受到會(huì)計(jì)主體主觀意識(shí)的影響。另外，我國(guó)軟件市場(chǎng)中，會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的類型眾多，質(zhì)量參差不齊，加上在技術(shù)方面存在的缺陷和漏洞，可能引發(fā)一些不良影響，例如，部分會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)在實(shí)施賬戶試算平衡時(shí)，采用的方法是將借方的總數(shù)直接轉(zhuǎn)移至貸方，這樣形成的借貸平衡顯然欠缺真實(shí)性；部分系統(tǒng)中即便是固定資產(chǎn)為負(fù)數(shù)的情況下，依然可以進(jìn)行計(jì)提折舊。這種情況下，無(wú)論企業(yè)如何弄虛作假，得到的會(huì)計(jì)核算結(jié)果卻始終正確，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)信息失真的問(wèn)題[2]。

(二)內(nèi)部控制不到位

電算化背景下，企業(yè)內(nèi)控機(jī)制被軟化，內(nèi)部控制工作的實(shí)施受到了很大影響。傳統(tǒng)手工記賬模式下，采用的是依照會(huì)計(jì)原始憑證來(lái)對(duì)總賬及明細(xì)賬進(jìn)行核算，能夠督促會(huì)計(jì)人員在工作中做好相互監(jiān)督。電算化會(huì)計(jì)中，會(huì)計(jì)人員面對(duì)的是軟件系統(tǒng)，欠缺有效的監(jiān)督機(jī)制，部分企業(yè)會(huì)采用事后監(jiān)督系統(tǒng)來(lái)查找問(wèn)題，但是在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也已經(jīng)是數(shù)日之后，存在比較嚴(yán)重的滯后性。會(huì)計(jì)人員的觀念認(rèn)識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)在沒(méi)有得到優(yōu)化，缺乏對(duì)電算化會(huì)計(jì)的有效認(rèn)知，會(huì)計(jì)人員掌握的信息更具優(yōu)勢(shì)，這也使得部分會(huì)計(jì)人員可能會(huì)利用系統(tǒng)缺陷實(shí)施舞弊行為。在電算化技術(shù)得到不斷普及的情況下，對(duì)于審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的防控提出了新的要求，傳統(tǒng)審計(jì)方法也因此暴露出許多問(wèn)題：一方面，內(nèi)部控制環(huán)節(jié)發(fā)生了變化，導(dǎo)致不少常規(guī)性的控制手段失去了應(yīng)有的意義，需要從信息系統(tǒng)預(yù)轉(zhuǎn)的角度，做好內(nèi)部控制的優(yōu)化和改進(jìn)。另一方面，企業(yè)經(jīng)營(yíng)對(duì)于信息系統(tǒng)的依賴性不斷增大，這也使其在面臨傳統(tǒng)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、控制風(fēng)險(xiǎn)以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)，也需要面臨系統(tǒng)信息風(fēng)險(xiǎn)。

(三)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，要求會(huì)計(jì)人員具備更高的專業(yè)素質(zhì)，其不單單需要掌握會(huì)計(jì)專業(yè)相關(guān)的知識(shí)，也需要了解計(jì)算機(jī)、財(cái)務(wù)軟件等操作、維護(hù)知識(shí)，管理層和審計(jì)人員則需要精通管理知識(shí)，熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息系統(tǒng)。但是從實(shí)際情況分析，很多企業(yè)會(huì)計(jì)人員都存在手工記賬經(jīng)驗(yàn)豐富但是計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏的情況，并不能很好地滿足會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)實(shí)需求，在實(shí)踐中表現(xiàn)為沒(méi)有熟練掌握財(cái)務(wù)軟件的使用方法，對(duì)會(huì)計(jì)軟件的認(rèn)知存在一定的局限性，無(wú)法處理軟件使用過(guò)程中的一些常見(jiàn)問(wèn)題，影響了系統(tǒng)在日常工作中的正常使用。在業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠全面的情況下，很難保障會(huì)計(jì)信息的完整性和有效性[3]。

三、電算化會(huì)計(jì)信息失真的改進(jìn)措施

(一)合理選擇軟件系統(tǒng)

市場(chǎng)中存在的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)類型眾多，不少企業(yè)還會(huì)自主進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)軟件的性能存在較大差距。當(dāng)前，有不少企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)存在著安全性較差的情況，也給不法分子提供了可乘之機(jī)。例如，不少會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置系統(tǒng)日志記錄功能，無(wú)法對(duì)操作人員、操作時(shí)間和操作內(nèi)容等進(jìn)行明確記錄，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)也無(wú)法進(jìn)行責(zé)任的追究；個(gè)別系統(tǒng)沒(méi)有做好數(shù)據(jù)庫(kù)的加密工作，導(dǎo)致不法分子可能從外部將數(shù)據(jù)庫(kù)打開(kāi)，對(duì)其中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改。部分商業(yè)軟件為了能夠占據(jù)更大的市場(chǎng)份額，甚至?xí)尤胭~目修改等功能，為舞弊行為的發(fā)生提供了便利。基于此，做好會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的篩選和規(guī)范十分必要。例如，可以對(duì)系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行限制，不同的賬號(hào)密碼登錄的系統(tǒng)界面不同，這樣能夠切實(shí)提升系統(tǒng)的安全性，降低舞弊行為發(fā)生的概率。同時(shí)，在數(shù)據(jù)處理方面，可以采用系統(tǒng)處理和人員處理相互結(jié)合的方式，將原本手工會(huì)計(jì)中對(duì)于人的控制進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對(duì)人對(duì)機(jī)器的雙重控制，豐富控制的內(nèi)容，如人員分工、系統(tǒng)維護(hù)、職能分離等，做好對(duì)于會(huì)計(jì)信息以及會(huì)計(jì)檔案的保存及應(yīng)用。通過(guò)對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范的方式，能夠在很大程度上杜絕做假賬的情況。

(二)加強(qiáng)內(nèi)部控制工作

電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中，應(yīng)該做好合理分工，強(qiáng)化內(nèi)部控制工作，確保工作人員在工作中可以實(shí)現(xiàn)相互監(jiān)督和相互制約，避免出現(xiàn)工作失誤或者刻意舞弊的行為。在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后，部分傳統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制方式如數(shù)據(jù)核算、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等，都會(huì)被計(jì)算機(jī)軟件所取代，例如，不管是總賬處理還是明細(xì)賬處理，都可以由軟件系統(tǒng)依照經(jīng)過(guò)審核后的會(huì)計(jì)憑證，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)登記和歸集，手工條件下的信息核對(duì)工被取消，工作效率得到了提升，但是對(duì)于記賬憑證也提出了更加嚴(yán)格的要求，需要切實(shí)做好對(duì)于憑證的審核工作。當(dāng)前，有部分企業(yè)在針對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核的過(guò)程中，不僅要求必須在系統(tǒng)內(nèi)做好簽字確認(rèn)，還要求將會(huì)計(jì)憑證打印出來(lái)，進(jìn)行蓋章確認(rèn)，通過(guò)雙重確認(rèn)的方式，顯著提升了審核工作的安全性和可靠性。需要明確的是，在對(duì)新的內(nèi)部控制手段進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，不能完全放棄傳統(tǒng)的內(nèi)控方式，需要從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)人員內(nèi)部控制相關(guān)的制度體系進(jìn)行調(diào)整，避免分工不當(dāng)引發(fā)會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題。

(三)提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)

想要從源頭上杜絕會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題，需要提高會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)。在會(huì)計(jì)電算化實(shí)施后，會(huì)計(jì)人員只需要將記賬憑證輸入到軟件系統(tǒng)中，系統(tǒng)能夠自主完成賬簿登記和報(bào)表編制，這種情況下，要求會(huì)計(jì)人員能夠熟練操作會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)。會(huì)計(jì)軟件的使用具備一定的專業(yè)性，如果操作人員的水平不高，可能會(huì)導(dǎo)致會(huì)計(jì)軟件生成的賬簿、憑證等不符合相關(guān)要求，如內(nèi)容不完整、格式不統(tǒng)一、會(huì)計(jì)信息真實(shí)性缺失等。從企業(yè)的角度，應(yīng)該切實(shí)做好會(huì)計(jì)人員的教育培訓(xùn)工作，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保會(huì)計(jì)人員能夠熟練操作會(huì)計(jì)軟件，將其所具備的功能充分發(fā)揮出來(lái)，為經(jīng)營(yíng)管理與決策提供良好服務(wù)。另外，應(yīng)該重視會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德素質(zhì)的提高，在人才選拔環(huán)節(jié)做到任人唯賢，確保會(huì)計(jì)人員能夠做到德才兼?zhèn)?，同時(shí)也應(yīng)該定期落實(shí)好思想教育和警示教育，使得會(huì)計(jì)人員在對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行操作的過(guò)程中，能夠做到依法辦事、愛(ài)崗敬業(yè)、客觀公正等，將保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性作為道德準(zhǔn)繩[4]。

(四)保障信息系統(tǒng)安全

應(yīng)該高度重視會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性，落實(shí)好系統(tǒng)用戶權(quán)限管理及密碼管理，避免出現(xiàn)信息泄漏或者信息篡改的問(wèn)題。對(duì)于每一個(gè)人的賬套都應(yīng)該做好細(xì)致分工，避免出現(xiàn)單人單崗負(fù)責(zé)所有操作的情況。應(yīng)該確保電算化會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件版本的高度一致，如果軟件的版本不同，形成的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)檔案在結(jié)構(gòu)、格式等方面可能有所不同，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案無(wú)法被有效調(diào)閱和使用。對(duì)此，從保障會(huì)計(jì)信息安全的角度，在對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行保存時(shí)，不僅需要保存各個(gè)版本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份，也需要就對(duì)應(yīng)版本的電算化軟件系統(tǒng)進(jìn)行保存，雖然這樣會(huì)在一定程度上導(dǎo)致工作量的增大，但是卻可以最大限度地避免會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題。

(五)確立崗位責(zé)任制度

職責(zé)、權(quán)限和利益的相互結(jié)合是確保企業(yè)各項(xiàng)工作順利實(shí)施的關(guān)鍵，對(duì)于工作質(zhì)量也有著不容忽視的影響，可以依照會(huì)計(jì)工作人員的工作性質(zhì)和工作類別，確定其工作職責(zé)與基本權(quán)限，將其與員工的個(gè)人利益結(jié)合起來(lái)，確保會(huì)計(jì)工作的安全性和隱秘性，保障每一個(gè)工作環(huán)節(jié)的效率，將工作責(zé)任制落到實(shí)處，以減少會(huì)計(jì)信息失真現(xiàn)象。

(六)完善考核指標(biāo)體系

企業(yè)應(yīng)該做好對(duì)于經(jīng)營(yíng)者的考核工作，避免出現(xiàn)盲目依賴會(huì)計(jì)報(bào)表的情況。在考核企業(yè)經(jīng)營(yíng)者業(yè)績(jī)時(shí)，應(yīng)該分析其在任職期間，企業(yè)產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率、資本保值率、企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)等，這些對(duì)于企業(yè)整體的發(fā)展而言意義重大，在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)方面想要造假難度較大。在針對(duì)經(jīng)營(yíng)者進(jìn)行考核時(shí)，應(yīng)該推動(dòng)任期內(nèi)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量考核與遵紀(jì)守法情況考核的相互融合，要求企業(yè)經(jīng)營(yíng)者可以對(duì)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量負(fù)責(zé)[5]。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息化時(shí)代背景下，會(huì)計(jì)電算化呈現(xiàn)出了飛速發(fā)展的態(tài)勢(shì)，在企業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，借助電算化技術(shù)，企業(yè)會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量和效率可以得到顯著提升，與此同時(shí)也面臨著相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息失真問(wèn)題。電算化會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性對(duì)于企業(yè)乃至經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展都有著不容忽視的意義，必須得到足夠的重視，確定好電算化會(huì)計(jì)信息失真的具體原因，采取有效的改進(jìn)措施，提升會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量，為會(huì)計(jì)電算化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。