大智移云時代煙草企業(yè)財務共享中心建設分析

郭瑞欣 寧夏煙草專賣局(公司)

所謂財務共享，主要是指在互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡與計算機平臺助力下構(gòu)建起來的，管理手段多樣化、工作行為規(guī)范化、財務數(shù)據(jù)信息共享化的基礎性、同質(zhì)性企業(yè)工作處理信息化平臺。由此可見，財務共享中心是基于大智移云時代背景下的產(chǎn)物，是一種現(xiàn)代化企業(yè)財務管理手段。由財務共享中心進行指導和管理。而財務共享中心作為企業(yè)財務管理工作的重要組成部分，主要目的就是通過有效的運行方式，解決企業(yè)財務智能建設中重復投入、工作效率低下等問題。財務共享中心的建設可以幫助企業(yè)減少運行成本、提高管理質(zhì)量，因此，財務共享中心本質(zhì)就是傳統(tǒng)企業(yè)財務管理理念和模式的升級轉(zhuǎn)型下的新型產(chǎn)物。隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，我們迎來了大智移云時代。這一新時代背景下，財務共享中心得以應運而生。目前各個行業(yè)都應用財務共享模式，通過信息技術促進了財務轉(zhuǎn)型、強化了財務管理效率，對于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有積極意義[1]。近幾年來，云南煙草、湖南煙草等企業(yè)都構(gòu)建了符合自身特點的財務共享中心，促進了財務管理的轉(zhuǎn)型與升級，寧夏煙草智能財務共享中心的建立與實施也為行業(yè)財務共享的應用提供了數(shù)據(jù)參考。

一、現(xiàn)階段我國煙草企業(yè)財務共享中心建設情況分析

煙草企業(yè)制定了口徑統(tǒng)一的會計核算標準、搭建支撐系統(tǒng)，將人工智能與信息技術結(jié)合起來構(gòu)建了財務共享平臺、業(yè)財平臺和戰(zhàn)略財務平臺，顛覆了傳統(tǒng)財務的管理模式，有效減輕了財務人員的工作任務量與工作壓力，有效促進了業(yè)財深度融合。比如，寧夏煙草企業(yè)，通過同臺共庫、人機協(xié)作的稽核模式有效實現(xiàn)了業(yè)務與憑證的自動對接，不僅包含了數(shù)據(jù)信息精準度，同時還提高了工作效率。但是由于煙草企業(yè)的財務共享中心建設較為復雜，涉及內(nèi)容及部門較多，因此當前建設中仍然存在很多問題及不足之處：

第一，信息孤島。所謂信息孤島，主要是指企業(yè)內(nèi)部各部門僅關注自己的業(yè)務范疇與工作指標，導致企業(yè)內(nèi)部信息出現(xiàn)分化、分流現(xiàn)象。各部門的信息系統(tǒng)也無法實現(xiàn)有效對接，進而制約了財務共享中心發(fā)揮最大效用。

第二，流程設計不完善。財務共享中心在業(yè)務處理、信息共享上存在著嚴格的流程化，能夠最大限度上保障各項工作內(nèi)容、工作行為的合法合理。但是當前煙草企業(yè)所設計的財務共享中心，流程過于復雜、審批環(huán)節(jié)較多，進而影響共享中心的工作效率。

第三，缺乏管理人才。財務共享中心作為一項在互聯(lián)網(wǎng)和計算機平臺上發(fā)展起來的新型財務管理系統(tǒng)，在實際應用過程中涉及到很多技術問題，這就對煙草企業(yè)財務人員的信息素養(yǎng)和專業(yè)技能提出了較高的要求。但是現(xiàn)階段煙草企業(yè)財務人員由于長時間從事固有化工作，缺乏崗位鍛煉的機會，管理人員的缺失導致財務共享中心中的問題無法得到有效的解決，也影響著財務管理的轉(zhuǎn)型升級與發(fā)展。

第四，職能定位不清楚。有些煙草企業(yè)無法明確財務共享中心的職能定位，只是把財務共享中心作為集中報賬的工具，無法根據(jù)財務轉(zhuǎn)型升級的角度來推動財務共享中心的建設，因此財務共享中心的智能化發(fā)展和專業(yè)化水平無法滿足要求。

第五，信息化水平較差。煙草企業(yè)在建設財務共享中心的時候無法開展系統(tǒng)的規(guī)劃，共享信息功能還有很多的不足，只是在原有財務信息系統(tǒng)的基礎上增加了電子報銷、資金支付等功能，缺乏財務報表、大數(shù)據(jù)分析等。

第六，內(nèi)部建設不夠完善。煙草企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心的時候，存在著重硬件、輕軟件的問題，也就是無法根據(jù)實際情況對預算、資金等管理制度進行完善，同時也未能構(gòu)建適用于財務共享中心的績效評估體系。財務共享中心構(gòu)建完成后，未能確定財務管理的權(quán)限，企業(yè)與政府之間也無法開展有效的溝通。

二、煙草企業(yè)財務共享中心的建設思路

(一)實施流程

煙草企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心過程中建設項目耗時較長，業(yè)務覆蓋面較廣：組織規(guī)劃、流程建設與完善、制度調(diào)整等。此外，由于每一個煙草企業(yè)的實際發(fā)展情況、階段性發(fā)展目標、發(fā)展要求以及人才建設需求都有很大的不同，在實施階段需要結(jié)合企業(yè)的特點開展整體規(guī)劃，構(gòu)建有效、規(guī)范的共享模式。首先，煙草企業(yè)應該著眼于整個市場行業(yè)的發(fā)展趨勢進行財務共享中心設計規(guī)劃，構(gòu)建科學合理的組織框架以及業(yè)財融合目標，促進制度體系的完善、構(gòu)建財務共享平臺。其次，煙草企業(yè)還應該結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實際情況，加強財務、業(yè)務、其他信息系統(tǒng)之間的融合度。最后，煙草企業(yè)要想切實解決好企業(yè)內(nèi)部信息孤島問題，還應該積極利用起現(xiàn)代化信息技術構(gòu)建和完善財務共享中心。

具體操作步驟表現(xiàn)為：

第一，合理優(yōu)化好企業(yè)內(nèi)部組織框架，積極發(fā)揮好人力資源管理的最大化效用，合理調(diào)整企業(yè)內(nèi)部人員崗位及工作安排，尤其是業(yè)務部門與財務部門之間的人員配置，優(yōu)化組織架構(gòu)來促進財務人員朝著管理型轉(zhuǎn)變。

第二，促進管理流程的優(yōu)化，通過對現(xiàn)有的流程、各項財務報表、附屬文件等內(nèi)容進行可行性分析與對比。其中應該重點關注煙草企業(yè)的各項費用報銷比例、資金審批流程、投資業(yè)務等，并對其進行不斷優(yōu)化管理。對標準表單的附件進行整理，形成科學、有效的業(yè)務流程。

第三，優(yōu)化制度體系，根據(jù)財務共享中心的需求，構(gòu)建匹配的會計制度與共享運行制度來保證財務共享中心的工作質(zhì)量。

第四，加強對系統(tǒng)模塊的優(yōu)化，通過梳理現(xiàn)有的財務系統(tǒng)功能，采用IT 技術來構(gòu)建財務、業(yè)務和外部系統(tǒng)平臺，促進財務共享中心的建設。

(二)整體架構(gòu)

煙草企業(yè)的財務共享中心建設應該始終圍繞著審批、資金收支、會計核算等在線管理以及平臺共享、人員共享、標準共享和信息共享來構(gòu)建整體架構(gòu)，其中具體包含了財務數(shù)據(jù)信息共享平臺、業(yè)財融合平臺、戰(zhàn)略性財務管理平臺等。

第一，財務共享平臺。主要是煙草企業(yè)通過制定統(tǒng)一口徑及標準化管理流程，將企業(yè)預算管理、會計核算、成本控制、報銷審批等各項業(yè)務中出現(xiàn)的重復性處理工作集中到財務共享中心上進行統(tǒng)一化處理，從而實現(xiàn)系統(tǒng)的自動化匹配[2]。

第二，業(yè)務共享平臺。主要是指基于業(yè)財融合背景下將煙草企業(yè)的固定資產(chǎn)、資金等財務系統(tǒng)與營銷、物流等業(yè)務結(jié)合起來，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通，推動業(yè)務財務動態(tài)化管理。

第三，戰(zhàn)略性財務管理平臺。主要是指，以大數(shù)據(jù)技術為基礎對煙草企業(yè)各項工作進行實時監(jiān)測，如稅利預測分析、發(fā)展規(guī)劃分析、對標管理等功能設置，最大限度實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理動態(tài)化。此外，煙草企業(yè)還應該完善好全面預算管理、固定資產(chǎn)管理、流動資金管理、銷售服務管理、運輸物流管理、財務績效管理等多個方面，進而為企業(yè)決策奠定信息支持。

(三)預期成效

煙草企業(yè)建設財務共享中心不僅是順應我國市場經(jīng)濟體制改革的必然需求，同時也是企業(yè)在激烈的市場競爭中謀求可持續(xù)發(fā)展的重要舉措。通過財務共享中心的建設能夠滿足以下目標：

第一，打破信息孤島。近幾年來，大智移云時代不斷發(fā)展，信息化技術被廣泛應用于各行各業(yè)的生產(chǎn)與運營活動中。對此，企業(yè)應該充分利用起信息化技術的優(yōu)勢與價值，深度開發(fā)和研制企業(yè)內(nèi)部信息交流客戶端。同時，還應該將企業(yè)內(nèi)部的全面預算管理、固定資產(chǎn)管理、流動資金管理、運輸物流管理、成本控制管理、銷售服務管理等業(yè)務都納入到信息交流客戶端之中。這樣就能夠構(gòu)建完善的財務共享中心，形成一個智能且有效的共享中心，能夠?qū)?shù)據(jù)價值挖掘出來，打破信息孤島的問題。

第二，促進人員的轉(zhuǎn)型?，F(xiàn)代化信息技術的應用推動了業(yè)財系統(tǒng)的有機整合和深度融合。當前財務共享中心已經(jīng)能夠自主形成完備的自動化費用生成系統(tǒng)、員工工資核算系統(tǒng)，并能夠做好自動形成記錄。這樣就能夠?qū)⑵髽I(yè)財務人員從刻板、枯燥工作中解放出來，從而將更多的精力投入到財務管理中去。而在建設和完善財務共享中心過程中，煙草企業(yè)財務人員能夠不斷在實踐工作中進行能力提升，不僅掌握信息技術，也了解數(shù)據(jù)分析，財務人員轉(zhuǎn)變?yōu)閺秃闲腿瞬拧?/p>

第三，提高了管理水平。通過科學、有效的管理對企業(yè)業(yè)務工作與財務工作進行再次處理與深度加工，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，縮短了審批的時間，解決了溝通不暢的問題。而煙草企業(yè)所構(gòu)建的智能化財務分析板塊，能夠為企業(yè)管理層開展決策工作和企業(yè)發(fā)展規(guī)劃工作提供數(shù)據(jù)支撐與參考，進而有效提高管理效果[3]。

第四，有效降低了煙草企業(yè)財務風險的發(fā)生概率。財務共享中心依據(jù)智能化技術、計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)平臺等對企業(yè)各項涉及財務信息的工作內(nèi)容進行核查。同時還能夠利用大數(shù)據(jù)技術對企業(yè)前端業(yè)務中蘊含的潛在風險問題進行前期預警、中期控制以及后期反饋等操作，減輕了工作人員的負擔。通過逐一環(huán)節(jié)進行精細化排查能夠便于煙草企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患問題，進而積極采取有效措施加強內(nèi)部控制管理，降低企業(yè)財務風險發(fā)生的概率。這樣對于推進煙草企業(yè)可持續(xù)發(fā)展具有積極意義。

第五，推動業(yè)財融合發(fā)展。通過構(gòu)建系統(tǒng)間信息傳遞體系，將資金流為主線與企業(yè)各部門聯(lián)系起來，構(gòu)建數(shù)據(jù)聯(lián)動機制促進財務、物流、營銷、服務、企業(yè)內(nèi)部管理、銀行財務管理等信息化信息之間的有機融合。

三、煙草企業(yè)構(gòu)建財務共享中心的有效策略

(一)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念

觀念是行動指南。煙草企業(yè)要想基于大智移云時代背景下謀求長遠發(fā)展，當務之急就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，推動現(xiàn)階段所使用的財務共享中心朝著組織與管理方向變革，是順應企業(yè)發(fā)展進程和改革目標的必要舉措，前期需要做好充分的調(diào)研、討論與論證，還要投入一定的人力、物力與財力。通過對我國財務共享中心建設的經(jīng)驗分析，企業(yè)領導層對其重視程度直接決定了財務共享中心的建設效果，因此煙草企業(yè)必須注重轉(zhuǎn)變思維觀念，獲得領導層的支持。在項目籌備中，企業(yè)財務管理部門負責人還應該向自身所負責的工作人員進行財務共享模式的分享與推廣，促使工作人員提高對財務共享模式的認識與重視度，進而積極參與到煙草企業(yè)財務共享中心建設進程中來。此外，企業(yè)管理者還應該充分認識到構(gòu)建財務共享中心能夠切實提高企業(yè)的財務管理水平與工作質(zhì)量、解決業(yè)財融合不到位等問題。這樣有利于提高企業(yè)資源的有效利用率與配置合理性，進而促進業(yè)財融合發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供智能化決策。企業(yè)領導對財務共享中心建設的重視能夠為財務共享的開展提供有力支持，保證財務共享中心建設項目有序開展。

(二)組織設計、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)開展

煙草企業(yè)在構(gòu)建財務共享中心過程中，應該結(jié)合本企業(yè)的實際情況、階段性發(fā)展戰(zhàn)略目標進行合理統(tǒng)籌與組織設計。其中可以適當開展流程優(yōu)化、系統(tǒng)重組、要素重構(gòu)等內(nèi)容。在這一過程中，企業(yè)應該完善好預算管理、成本控制、內(nèi)部審計等各項工作，并將其與企業(yè)后勤、信息技術、銷售服務等業(yè)務工作進行有機結(jié)合。進一步強化統(tǒng)一化、精細化、縱深化改革，助力煙草企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

第一，到兄弟單位進行調(diào)研，通過集體討論掌握實際情況，進而為后續(xù)各項工作規(guī)劃與實施指導奠定良好基礎。

第二，到企業(yè)不同部門進行調(diào)研，收集各部門員工對于建設財務共享中心的意見，通過歸納總結(jié)制定合理的規(guī)劃方案。

第三，煙草企業(yè)應該定期組織開展項目研討會議，與各部門共同深度分析當前項目實施中存在的問題，并制定詳細解決方案，進而為后續(xù)項目優(yōu)化管理提供行動指南。第四，制定項目實施方案，保證項目科學有效的開展，堅持以人為本、權(quán)責分明的工作原則[4]。

(三)構(gòu)建團隊，促進團隊人員合作

就現(xiàn)階段煙草企業(yè)而言，建設財務共享中心是一項難度極大并且“工期較長”的工作任務。涉及內(nèi)容廣、建設過程環(huán)環(huán)相扣，需要各部門通力合作。構(gòu)建人才團隊，各部門要群策群力、集思廣益。

第一，構(gòu)建財務共享中心項目組，由財務部門領導擔任組長，財務部門負責人為副組長，財務部門的骨干為小組成員。組長的職責為宏觀調(diào)控財務共享中心建設進程，主要負責統(tǒng)籌部署，組織召開小組動員大會，合理劃分各小組成員的工作內(nèi)容、職責等，鼓勵員工團結(jié)開展工作。小組副組長則應該負責項目的整體規(guī)劃與落實監(jiān)管，明確好項目實際目標、方向、思路等，同時在這一基礎上將想法落實，保證財務共享中心的建設進度。小組內(nèi)部的成員就可以嚴格按照項目提前劃分好的工作內(nèi)容、規(guī)劃等完成各自的工作和任務。

(四)加強對人才的培訓

對于現(xiàn)階段的煙草企業(yè)而言，建設財務共享中心是一項全面的工作任務，建設成果通過系統(tǒng)平臺實施情況來體現(xiàn)，因此要針對性地組織人員開展培訓。

第一，開展企業(yè)全員培訓，在財務共享中心推廣階段，要針對財務核算流程、系統(tǒng)操作流程等進行培訓。在這一過程中，煙草企業(yè)應該制定并完善好財務共享中心系統(tǒng)操作指南、管理制度等并將其深化落實到各部門、各崗位中，讓所有員工對財務共享中心有一定的了解。

第二，定期開展專業(yè)活動，能夠保障好財務共享中心在建設初期正常平穩(wěn)運行。對此，煙草企業(yè)應該對財務人員開展信息保障、發(fā)票管理等內(nèi)容培訓，及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題[5]。

第三，財務共享中心穩(wěn)定運行階段，可組織成員每季度梳理業(yè)務流程，加強企業(yè)的內(nèi)部培訓。

第四，煙草企業(yè)還應該積極開展專業(yè)化培訓活動，不斷強化現(xiàn)有財務人員的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)，進而增強企業(yè)業(yè)財隊伍建設，加強對制度和準則的學習，有利于提高企業(yè)財務人員的綜合素質(zhì)。

(五)構(gòu)建績效評估體系

財務共享中心建設完成后則對財務人員的專業(yè)能力也提出了極高的要求，要組織財務人員參與專業(yè)化培訓，尤其要加強內(nèi)部控制、風險管理能力的培訓。通過構(gòu)建績效評估體系，有利于在企業(yè)內(nèi)部形成良性競爭，調(diào)動財務人才團隊的工作積極性，充分發(fā)揮管理會計的作用。

四、結(jié)語

在大智移云的時代背景下，中小型企業(yè)逐步發(fā)展壯大起來。而財務共享中心建設又是一項內(nèi)容復雜化、流程繁瑣化的長期系統(tǒng)性工程。企業(yè)在建設財務共享中心時，不僅面臨著“外患”，同時也存在著“內(nèi)憂”。如信息孤島、缺乏管理人才、設計流程欠缺等問題，阻礙了系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享，極大程度上影響著企業(yè)財務管理工作的效率與質(zhì)量。通過構(gòu)建財務平臺、業(yè)財平臺和戰(zhàn)略財務平臺，為企業(yè)管理決策提供了支持，解決了財務共享中心中存在的問題?；诖?，煙草企業(yè)要想在大智移云時代背景下謀求長遠發(fā)展，就必須加強財務共享中心建設，并積極轉(zhuǎn)變自身的管理思維、做好組織設計、構(gòu)建專業(yè)的團隊、加強人才的培訓，幫助煙草企業(yè)構(gòu)建順應時代發(fā)展的財務共享中心，從而促進煙草企業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展。■