完善高校內(nèi)部控制體系的思考
——借鑒檔案管理工作思路

志偉（北京工業(yè)大學(xué)檔案館 北京 100124）

一、引言

2012年11月29日，財(cái)政部頒布了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》，將內(nèi)部控制定義為“單位為實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)，通過制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控”。同時(shí)要求全國(guó)范圍內(nèi)所有行政事業(yè)單位自2014 年1 月1 日起實(shí)施該《規(guī)范》，這意味著行政事業(yè)單位內(nèi)部控制體系建設(shè)工作的全面正式啟動(dòng)。2014 年10 月23 日，黨的十八屆四中全會(huì)通過的《中共中央關(guān)于全面推進(jìn)依法治國(guó)若干重大問題的決定》強(qiáng)調(diào)，“對(duì)財(cái)政資金分配使用、國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)管、政府投資、政府采購、公共資源轉(zhuǎn)讓、公共工程建設(shè)等權(quán)力集中的部門和崗位實(shí)行分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級(jí)授權(quán)，定期輪崗，強(qiáng)化內(nèi)部流程控制，防止權(quán)力濫用?！备菍?nèi)部控制工作提升到一個(gè)前所未有的戰(zhàn)略新高度，標(biāo)志著行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作已進(jìn)入到法治保障、制度配套、科學(xué)規(guī)范的新發(fā)展階段。

對(duì)于高校來講，內(nèi)部控制體系建設(shè)更是有著十分重要的實(shí)踐意義，從其核心功能進(jìn)行分析，既能完善高校自身治理結(jié)構(gòu)、提高治理能力、規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，真正實(shí)現(xiàn)“制度優(yōu)先”“依法依規(guī)治?！保挥帜芡怀龉ぷ髦攸c(diǎn)環(huán)節(jié)和關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，明晰機(jī)構(gòu)、人員責(zé)任和各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程要求，并預(yù)防各類風(fēng)險(xiǎn)；還能促進(jìn)人、財(cái)、物、信息等各項(xiàng)資源有機(jī)整合，不斷提升管理效能。因此，內(nèi)部控制體系建設(shè)是高校各項(xiàng)工作開展所必需的生命線。

二、高校內(nèi)部控制體系的現(xiàn)存問題

經(jīng)過多年的發(fā)展，我國(guó)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)已經(jīng)取得了長(zhǎng)足進(jìn)步，高校內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)逐步完善、運(yùn)行機(jī)制日趨規(guī)范、制度體系不斷健全、工作方法日益豐富，但面對(duì)復(fù)雜多變的內(nèi)外部客觀環(huán)境，高校內(nèi)部控制體系仍存在以下急需改進(jìn)的問題。

（一）內(nèi)部控制體系的覆蓋面有限。目前高校主要的內(nèi)部控制活動(dòng)仍集中在預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目管理、合同管理六大傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)領(lǐng)域，并未涵蓋同樣作為高校工作重點(diǎn)的招生管理、教學(xué)管理、后勤保障、國(guó)際交流等業(yè)務(wù)范疇，存在一定的局限性。雖然有些高校也在著手探索將內(nèi)部控制體系實(shí)施范圍逐步擴(kuò)大，但由于缺少有效的工作抓手和充足的成功經(jīng)驗(yàn)，加之高校內(nèi)部控制建設(shè)牽頭部門多是審計(jì)或財(cái)務(wù)部門，其對(duì)于其他相關(guān)職能部門的業(yè)務(wù)運(yùn)行規(guī)律缺乏深入了解，致使實(shí)際工作效果并不明顯。

（二）內(nèi)部控制體系的整體性不足。第一，內(nèi)部控制體系存在條塊分割的問題。雖然《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》將內(nèi)部控制劃分為單位和業(yè)務(wù)兩個(gè)層面，并從崗位設(shè)置、工作程序等維度提出了較為詳盡的實(shí)施要求，但在工作實(shí)務(wù)中，不少高校的內(nèi)部控制工作往往更加關(guān)注具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，缺少校級(jí)層面的統(tǒng)一規(guī)劃和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，且存在部門權(quán)責(zé)接口不清晰的問題。第二，內(nèi)部控制工作體系存在重結(jié)果、輕過程的整體布局缺陷。自2016 年6 月財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)工作的通知》以來，不少高校已將基礎(chǔ)評(píng)價(jià)作為自身內(nèi)部控制體系建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，每年僅圍繞內(nèi)部控制評(píng)價(jià)報(bào)告的編制開展相關(guān)工作，而對(duì)內(nèi)部控制日常建設(shè)工作關(guān)注不足，例如，編寫的內(nèi)部控制手冊(cè)中雖然控制目標(biāo)、控制措施、控制證據(jù)等要素一應(yīng)俱全，但過于強(qiáng)調(diào)形式上的流程列舉，忽視執(zhí)行頻率、執(zhí)行效果評(píng)估等具體細(xì)節(jié)要求，實(shí)際工作指導(dǎo)意義不強(qiáng)；開展的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估活動(dòng)很多流于表面，提煉出的風(fēng)險(xiǎn)問題過于宏觀、抽象，缺少科學(xué)的定性和定量分析，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)有效性自然無法發(fā)揮；欠缺深入的體系評(píng)審和問題挖掘，未明確內(nèi)部控制體系整體優(yōu)化方向等。第三，內(nèi)部控制工作配套資源有限，與業(yè)務(wù)工作之間的界限劃分不甚清晰。以資產(chǎn)采購管理為例，由于高校崗位設(shè)置受編制數(shù)量限制，除高校國(guó)有資產(chǎn)管理部門外，其他各二級(jí)機(jī)構(gòu)往往只有一名資產(chǎn)管理員，按照崗位職責(zé)要求，需要承接本部門采購申請(qǐng)、采購開展、資產(chǎn)驗(yàn)收、資產(chǎn)保管等全流程工作，與內(nèi)部控制不相容崗位設(shè)置的工作原則不符，但在高?，F(xiàn)實(shí)工作中，當(dāng)業(yè)務(wù)要求與內(nèi)部控制要求不一致時(shí)，囿于客觀條件限制，首要考量因素往往是業(yè)務(wù)要求能否實(shí)現(xiàn)，內(nèi)部控制體系的整體性和效益性自然無法充分體現(xiàn)，這也對(duì)內(nèi)部控制相關(guān)崗位工作人員正確履行職責(zé)、選擇職業(yè)生涯發(fā)展路徑和提升綜合能力等方面產(chǎn)生了一定影響。

（三）內(nèi)部控制文檔體系建設(shè)方面存在短板。在目前的高校內(nèi)部控制體系中，文檔體系建設(shè)工作長(zhǎng)期不受重視，文檔的價(jià)值不能充分發(fā)揮，主要表現(xiàn)在：第一，在內(nèi)部控制文檔形成方面，缺少科學(xué)的體系策劃，尚無統(tǒng)一的制度規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，也欠缺有效的歸集渠道和管理程序。第二，在內(nèi)部控制文檔應(yīng)用方面，不同年度、不同類型的文檔之間欠缺足夠的聯(lián)系和呼應(yīng)，文檔深入挖掘和相互之間借鑒的工作力度明顯不足。

（四）內(nèi)部控制工作的信息化水平不高。目前，不少高校尚未開發(fā)出集中、統(tǒng)一的內(nèi)部控制核心數(shù)據(jù)庫及綜合管理信息系統(tǒng)。各層次、各類別的內(nèi)部控制信息廣泛分布在資產(chǎn)、采購、合同、基建、財(cái)務(wù)、人事等各分項(xiàng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)中，并按照不同的規(guī)律要求運(yùn)行；此外，由于現(xiàn)有的各分項(xiàng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)在建設(shè)之初，缺少全盤統(tǒng)籌設(shè)計(jì)和規(guī)劃，是由不同的服務(wù)商進(jìn)行開發(fā)，遵循的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)并不一致，致使各系統(tǒng)相互之間的接口十分復(fù)雜，不兼容現(xiàn)象較多，無法充分實(shí)現(xiàn)各類工作信息的自動(dòng)流轉(zhuǎn)和有效匯集，同時(shí)也缺少電子簽章等自動(dòng)授權(quán)、審批工具，給后續(xù)的內(nèi)部控制工作信息充分利用帶來了不小的難題。

三、高校內(nèi)部控制與檔案管理

針對(duì)上述問題，迫切需要進(jìn)行科學(xué)分析以找到合理的解決方法。本文認(rèn)為，在眾多的客觀因素中，理論支持體系相對(duì)缺失，對(duì)高校內(nèi)部控制體系建設(shè)產(chǎn)生的負(fù)面影響不容忽視。

目前，《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》是高校開展內(nèi)部控制體系建設(shè)的主要依據(jù)，其在制定時(shí)主要參考了COSO 委員會(huì)于1992 年發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制——整合框架》中關(guān)于控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、信息與溝通、控制活動(dòng)、監(jiān)督活動(dòng)等相關(guān)思路，從風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制方法、單位層面內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制、評(píng)價(jià)與監(jiān)督等維度對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制工作進(jìn)行要求。然而，COSO 報(bào)告主體內(nèi)容植根于企業(yè)，且更適合已具備一定內(nèi)控工作基礎(chǔ)（如經(jīng)營(yíng)規(guī)模、組織架構(gòu)、報(bào)告程序、資源管理等）的企業(yè)，而高校與企業(yè)在功能定位、目標(biāo)規(guī)劃、服務(wù)對(duì)象、資源運(yùn)作方式等方面存在明顯差異，導(dǎo)致高校內(nèi)控工作指導(dǎo)依據(jù)與現(xiàn)實(shí)工作需求之間匹配度不高。從本質(zhì)上講，肩負(fù)著人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承與創(chuàng)新、國(guó)際交流合作五大重要職能的高校更需要構(gòu)建一個(gè)包含多重學(xué)科知識(shí)在內(nèi)的、符合自身實(shí)際的綜合性內(nèi)部控制理論支持體系，在這其中，哲學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)學(xué)等傳統(tǒng)重點(diǎn)學(xué)科必不可少，而檔案管理學(xué)的作用同樣值得深入探討。

檔案管理是指對(duì)各類檔案實(shí)體、檔案信息進(jìn)行有效管理的活動(dòng)，一般包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作環(huán)節(jié)。從定義上分析，檔案管理似乎與內(nèi)部控制相關(guān)性不大，但相關(guān)研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理與內(nèi)部控制之間存在著緊密聯(lián)系。如覃兆劌、羅琴（2012）發(fā)現(xiàn)，企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)憑證信息的合目的控制及其“知識(shí)監(jiān)控體系”的特征，與企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)調(diào)對(duì)象運(yùn)動(dòng)過程“可溯性”和“可驗(yàn)證性”的功能訴求相關(guān)聯(lián)，決定了企業(yè)檔案工作與企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)必然相互作用、相互影響。張倩、徐擁軍（2014）研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制具有監(jiān)督控制、證明備查、記錄參考等作用；企業(yè)內(nèi)部控制影響檔案管理，使其重新發(fā)現(xiàn)價(jià)值、轉(zhuǎn)變管理模式、提升管理水平。徐擁軍、張馨藝（2018）發(fā)現(xiàn)，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系密切，強(qiáng)化檔案管理能夠在一定程度上推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，二者是相互促進(jìn)、良性互動(dòng)的關(guān)系。

由此可見，適度借鑒檔案管理的工作思路和方法，將其有效應(yīng)用到內(nèi)部控制體系建設(shè)中，可促進(jìn)高校內(nèi)控體系的發(fā)展，同時(shí)也為完善高校內(nèi)部控制體系提供了新的研究方向。

四、借鑒檔案管理工作思路，完善高校內(nèi)部控制體系

（一）以檔案管理的歸檔工作為起點(diǎn)，不斷擴(kuò)大內(nèi)部控制工作實(shí)施范圍。《高等學(xué)校檔案管理辦法》（中華人民共和國(guó)教育部令第27號(hào)）明確規(guī)定了各類文件材料的歸檔范圍及劃分類別，提出了十一大類應(yīng)歸檔的文件材料。同時(shí)，各高校又結(jié)合工作實(shí)際對(duì)上述文件實(shí)施要求進(jìn)行了細(xì)化，形成了具有自身特色的歸檔體系和保管期限，基本上覆蓋了黨政管理、教育教學(xué)、招生就業(yè)、科學(xué)研究、對(duì)外交往、社會(huì)服務(wù)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)等各個(gè)方面，記錄了高校發(fā)展的各類重要信息，這也為高校內(nèi)部控制體系建設(shè)工作向更為寬廣的范圍拓展奠定了堅(jiān)實(shí)的支撐基礎(chǔ)。

一方面，高校應(yīng)在準(zhǔn)確掌握科學(xué)工作規(guī)律的基礎(chǔ)上，合理借助現(xiàn)有檔案管理歸檔要求和歸檔渠道，將預(yù)算、收支、政府采購、資產(chǎn)管理、建設(shè)項(xiàng)目、合同管理六大傳統(tǒng)內(nèi)控活動(dòng)以外的各項(xiàng)關(guān)鍵職能業(yè)務(wù)工作的開展運(yùn)行材料收集全、整理細(xì)；另一方面，高校應(yīng)適時(shí)將后端文件材料收集整理工作引申過渡到前端各項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)部控制點(diǎn)和關(guān)鍵內(nèi)部控制活動(dòng)挖掘上來，從各類關(guān)鍵職能業(yè)務(wù)材料中深入梳理、分析其中蘊(yùn)含的內(nèi)部控制要素和管理要求，探索不同業(yè)務(wù)在內(nèi)部控制方面的運(yùn)行規(guī)律，借此凝練、開拓新的內(nèi)部控制工作方向，真正做到以點(diǎn)到面，由淺入深，從后至前，將內(nèi)部控制工作向傳統(tǒng)六大業(yè)務(wù)領(lǐng)域之外持續(xù)拓展，逐步實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制體系在高校內(nèi)部的業(yè)務(wù)全覆蓋。

（二）領(lǐng)悟檔案管理的“三納入、四同步”工作要求內(nèi)涵，不斷提高內(nèi)部控制體系的整體性?！叭{入”“四同步”是目前高校檔案管理工作的整體指導(dǎo)性原則，為高校檔案工作的平穩(wěn)有序發(fā)展提供了有力的支撐?！叭{入”是指需要將本單位的檔案工作納入單位工作的計(jì)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍?！八耐健笔侵副締挝辉诓贾谩z查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的過程中，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作?！叭{入”“四同步”的核心內(nèi)涵在于要將對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)上升到單位整體戰(zhàn)略高度，給予充足的配套資源；要對(duì)檔案工作實(shí)施全生命周期管理、全過程管理和全方位管理，特別是開展單位整體層面的規(guī)劃統(tǒng)籌，并使檔案工作開展與其他業(yè)務(wù)工作實(shí)施緊密結(jié)合。這對(duì)高校內(nèi)部控制體系整體性的提升同樣有著重要的啟示性作用。

第一，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部控制體系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，高校應(yīng)將內(nèi)部控制工作納入單位整體發(fā)展規(guī)劃、年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，予以足夠的資源保障，避免出現(xiàn)因資源不足導(dǎo)致內(nèi)部控制要求無法落實(shí)的情況；另一方面，可通過成立校級(jí)層面的內(nèi)部控制工作統(tǒng)籌管理機(jī)構(gòu)以及各相關(guān)部門的日常溝通協(xié)調(diào)機(jī)制和爭(zhēng)議問題處理機(jī)制，為高校內(nèi)部控制的有序?qū)嵤┨峁┙M織保障。此外，不應(yīng)僅局限于制定某些關(guān)鍵崗位的工作職責(zé)，還要開展科學(xué)的工作分析，明確每一位與內(nèi)部控制相關(guān)人員的勝任力要求、工作細(xì)節(jié)、所需的工作培訓(xùn)、績(jī)效指標(biāo)以及薪酬標(biāo)準(zhǔn)等，為其營(yíng)造良好的職業(yè)生涯發(fā)展路徑。第二，做好內(nèi)部控制體系的整體布局。高校要對(duì)包含內(nèi)部控制體系策劃、體系工作運(yùn)行實(shí)施、實(shí)施效果的監(jiān)控、總結(jié)和評(píng)價(jià)等各個(gè)層面的內(nèi)容，進(jìn)行全過程、全方位的配比設(shè)計(jì)，避免出現(xiàn)只重體系結(jié)果評(píng)價(jià)、忽視體系過程建設(shè)的情況。第三，保證內(nèi)部控制工作與其他業(yè)務(wù)工作之間的緊密聯(lián)系。一方面，高校在內(nèi)部控制體系建設(shè)時(shí)，要做好橫、縱兩個(gè)維度的工作聚合。橫向維度建設(shè)工作指的是內(nèi)部控制不同類型的活動(dòng)以及內(nèi)部控制工作不同參與部門之間，即橫向水平開展的內(nèi)部控制體系建設(shè)；縱向維度建設(shè)工作指的是高校內(nèi)部不同管理層面，即縱向垂直開展的內(nèi)部控制體系建設(shè)。而在橫、縱兩個(gè)工作維度中，均應(yīng)強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制工作與其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作的緊密聯(lián)系。高校授權(quán)的特定內(nèi)部控制崗位工作人員，也要積極參與各項(xiàng)關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作的日常重要管理過程，特別是業(yè)務(wù)部門“三重一大”等重要議事決策工作，前置內(nèi)部控制工作要求，從源頭防范內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，高校也要在不斷拓展內(nèi)部控制體系實(shí)施范圍的同時(shí)，合理劃分內(nèi)部控制工作與其他業(yè)務(wù)工作之間的邊界，做好邊界內(nèi)外業(yè)務(wù)流程、崗位職責(zé)之間的接口管理；同時(shí)，要著眼于每一個(gè)具體工作過程，聚焦于每一份工作表單，適時(shí)研究建立內(nèi)部控制工作標(biāo)記制度，以清晰、有效地記錄單位內(nèi)部控制工作軌跡和實(shí)施效果。通過實(shí)施上述舉措，努力做到內(nèi)部控制工作與其他業(yè)務(wù)工作在各個(gè)層面的有效融合。

（三）借鑒檔案管理的特色工作思路，不斷提高內(nèi)部控制文檔管理水平。檔案管理工作具有強(qiáng)調(diào)檔案形成的規(guī)范性、可利用性和可編研性等特點(diǎn)，這也為提高高校內(nèi)部控制文檔管理水平提供了借鑒。

第一，高?？稍趨⒖冀梃b《高等教育檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等文件相關(guān)工作要求的基礎(chǔ)上，建立內(nèi)部控制文檔綜合管理體系。一方面，高校需要不斷強(qiáng)化技術(shù)規(guī)范和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的有效應(yīng)用，做好內(nèi)部控制工作文檔的形成質(zhì)量把關(guān)和標(biāo)準(zhǔn)格式擬定；另一方面，高校應(yīng)制定并完善內(nèi)部控制文檔的日常保管、使用、分發(fā)、保密、處置銷毀等管控程序。第二，高?？蓞⒖冀梃b專題檔案的特色工作思路，定期匯聚校內(nèi)各單位、各層面的內(nèi)部控制關(guān)鍵工作信息，建立內(nèi)部控制工作專題文檔，以有效地幫助高校相關(guān)主管部門全面了解校內(nèi)內(nèi)部控制體系運(yùn)行的真實(shí)狀況，并建立科學(xué)的文檔目錄、索引、指南等查詢工具，切實(shí)提升內(nèi)部控制工作文檔的利用效率。第三，高校可參考借鑒檔案編研的特色工作思路，不斷創(chuàng)新內(nèi)部控制文檔的利用形式，不斷拓展內(nèi)部控制文檔的利用深度。特別是在高校內(nèi)部控制建設(shè)整體發(fā)展趨勢(shì)、不同年度的內(nèi)部控制建設(shè)情況綜合或分類比較、不同時(shí)間點(diǎn)的內(nèi)部控制建設(shè)問題分布等重點(diǎn)領(lǐng)域，需要著重加強(qiáng)對(duì)歷史內(nèi)部控制文檔內(nèi)容之間的綜合匹配比較和深層次研究分析，以充分挖掘、探尋高校內(nèi)部控制工作發(fā)展規(guī)律。

（四）借鑒檔案管理中數(shù)字檔案館建設(shè)特有理念，不斷提升內(nèi)部控制信息化工作水平。2015年12月，財(cái)政部發(fā)布的《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》明確提出了“內(nèi)部控制建設(shè)需要以信息系統(tǒng)作為支撐”的工作要求；在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)指標(biāo)評(píng)分表》中也將“內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)功能覆蓋情況”作為單位層面內(nèi)部控制體系建設(shè)評(píng)價(jià)的一項(xiàng)重要指標(biāo)，但內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)體系架構(gòu)如何構(gòu)建，如何更好地協(xié)調(diào)內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)工作之間的關(guān)系，如何有序整合各類相關(guān)工作信息，尚缺少成熟有效的方法。近年來，關(guān)于數(shù)字檔案室建設(shè)的理論研究與工作實(shí)踐已成為全國(guó)各地檔案部門開展的重頭工作之一，而數(shù)字檔案室的一項(xiàng)重要功能就是優(yōu)化健全單位檔案工作的整體架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與核心檔案系統(tǒng)的互聯(lián)互通，真正做到電子文件信息的自動(dòng)流轉(zhuǎn)和電子檔案的自動(dòng)歸檔以及各類檔案信息的協(xié)調(diào)整合。這對(duì)提升高校內(nèi)部控制工作的信息化水平同樣有著十分重要的啟示作用。

第一，高?？蓞⒖冀梃b國(guó)家檔案局發(fā)布的《數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)辦法》等相關(guān)文件中“將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)納入本單位電子政務(wù)（或信息化）建設(shè)發(fā)展規(guī)劃”的工作要求，努力將內(nèi)部控制信息系統(tǒng)建設(shè)納入單位信息化工作發(fā)展規(guī)劃和重點(diǎn)實(shí)施工作范圍，做到“有據(jù)可依、資源保障”。第二，高?？蓞⒖肌按媪繑?shù)字化、增量電子化”的數(shù)字檔案室建設(shè)原則，通過采取歷史工作文檔數(shù)字化、電子文件元數(shù)據(jù)建設(shè)等方法，做好內(nèi)部控制信息資源體系的構(gòu)建工作。第三，在合理制定各類相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范，完善電子簽章等必備工作要素的基礎(chǔ)上，高?？蓞⒖紨?shù)字檔案室的實(shí)施要求，適時(shí)開發(fā)形成內(nèi)部控制核心數(shù)據(jù)庫及管理信息系統(tǒng)，同時(shí)進(jìn)行必要的接口開發(fā)，確保其與分項(xiàng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)之間保持兼容，能夠做到相互掛接，電子信息自動(dòng)流轉(zhuǎn)和實(shí)時(shí)獲取，及時(shí)、保質(zhì)形成內(nèi)部控制工作電子文檔，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制工作成果的便捷利用和資源共享工作。