新時期退役軍人檔案管理工作改進研究

文/常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心 俞萍鴿

黨的二十大報告提出，要“加強軍人軍屬榮譽激勵和權(quán)益保障，做好退役軍人服務(wù)保障工作”。退役軍人人事檔案是退役軍人入伍期間政治思想與服役表現(xiàn)等的歷史記錄，通過人事檔案可以全面了解退役軍人的服役經(jīng)歷以及明確其各項待遇水平，其重要性不言而喻。2021年，中華人民共和國退役軍人事務(wù)部等7個部門聯(lián)合印發(fā)的《關(guān)于加強和改進退役軍人人事檔案管理利用工作的意見》（以下簡稱《意見》）中在明確退役軍人人事檔案管理工作的重要性基礎(chǔ)上，明確了該項工作的開展機制，對退役軍人檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展具有重要指導(dǎo)作用。鑒于此，筆者結(jié)合自身在常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心的相關(guān)工作經(jīng)歷，分析了目前退役軍人檔案管理工作中存在的各類問題，并針對性地提出了有效對策，以期提升新時期退役軍人檔案管理工作水平。

一、新時期改進退役軍人檔案管理工作的意義

在明確退役軍人工作的戰(zhàn)略地位基礎(chǔ)上，應(yīng)意識到退役軍人檔案管理工作的重要性，尤其是從時代發(fā)展角度促進退役軍人檔案管理工作的改進。具體而言表現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）退役軍人檔案管理工作改進有利于推進退役軍人工作高質(zhì)量發(fā)展。黨的十九大以來，黨中央高度關(guān)注退役軍人工作。退役軍人檔案管理工作作為退役軍人工作的重要內(nèi)容，更需要在新時期將其作為一項重要基礎(chǔ)工程去抓。對此，各級黨委要高度重視習(xí)近平總書記關(guān)于退役軍人工作的重要論述，以及《意見》對退役軍人檔案管理工作開展的指導(dǎo)價值。常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心曾多次召開相關(guān)會議，圍繞如何促進新時期退役軍人檔案管理工作高效開展進行研討，切實有效地推進了本單位退役軍人工作的高質(zhì)量發(fā)展。

（二）退役軍人檔案管理工作改進有利于維護退役軍人合法權(quán)益的需要。退役軍人檔案管理工作的開展直接關(guān)系著其就業(yè)安置、待遇核定等權(quán)益問題，也是指導(dǎo)本地如何為退役軍人提供適宜的服務(wù)保障與救扶援助工作的重要依據(jù)。伴隨我國對退役軍人工作關(guān)注度的不斷提升，勢必會不斷完善退役軍人的優(yōu)惠政策體系，尤其是注重退役軍人檔案管理工作同其他相關(guān)工作的“銜接”問題，從而綜合性改進，以此促進退役軍人工作整體高質(zhì)量發(fā)展。以筆者所在的常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心為例，該服務(wù)中心在為退役軍人提供服務(wù)時采取“一件事一站式”辦理服務(wù)，將退役軍人檔案管理工作直接同其黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)接、社會保險關(guān)系接續(xù)等事項集中辦理，在為退役軍人提供高效便捷服務(wù)的同時，有效保障了退役軍人的合法權(quán)益。

二、新時期退役軍人檔案管理工作的問題分析

（一）管理主體不明確。新時期，退役軍人檔案管理工作仍存在著管理主體不明確的問題。目前，雖然常州市大部分退役軍人人事檔案的接收與管理工作都由各地區(qū)退役軍人服務(wù)中心負責，但仍然有部分檔案的接收與管理工作是由民政部門、組織部門或者其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)單位負責的，由于沒有明確的規(guī)章制度確定退役軍人人事檔案的接收與管理主體，因此導(dǎo)致退役軍人人事檔案無法進行統(tǒng)一的存放與管理。另外，由于大部分退役軍人為農(nóng)村籍，在退役以后大多選擇回鄉(xiāng)務(wù)農(nóng)或是外出打工，存在長時間失聯(lián)的問題，當?shù)孛裾块T無法及時掌握退役軍人的最新信息，因此在轉(zhuǎn)交檔案時無法做到及時更新，導(dǎo)致很多相關(guān)業(yè)務(wù)的開展受限。

（二）歸檔工作不規(guī)范。目前，常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心并未設(shè)置專門的退役軍人檔案管理工作人員，而是由服務(wù)中心工作人員同時兼顧退役軍人檔案管理工作，他們并未接受過系統(tǒng)化的檔案管理培訓(xùn)，在實際管理工作中也難免出現(xiàn)不規(guī)范的問題。首先，退役軍人檔案在歸檔過程中，需要明確檔案保管期限與相關(guān)數(shù)據(jù)內(nèi)容，而一旦歸檔流程不當，可能導(dǎo)致退役軍人檔案內(nèi)容遺失或錯誤歸檔，最終影響相關(guān)工作的開展。因為退役軍人在退役后可能會轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員或自主就業(yè)等，選擇不同會導(dǎo)致檔案保管方式的差異，而且退役軍人服役的部隊、地區(qū)、軍種以及服役年限的差異，同樣會造成歸檔標準不一致，對此，傳統(tǒng)的檔案管理方式無法滿足工作開展要求，再加上沒有行之有效的退役軍人檔案管理規(guī)章制度，各項工作開展標準化缺失，文件編制缺乏系統(tǒng)性，都嚴重影響了退役軍人檔案歸檔管理工作的效率。

（三）管理手段不先進。新時期，退役軍人檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為一種新趨勢，也是提升退役軍人檔案管理工作效率、促進退役軍人工作高質(zhì)量開展的必要手段。然而，武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心在開展退役軍人檔案管理工作時，無法及時更新數(shù)字化管理手段，限制了退役軍人檔案管理工作的高效開展。一是退役軍人檔案管理工作相關(guān)管理系統(tǒng)或平臺缺失，退役軍人檔案數(shù)字化管理缺乏關(guān)鍵支撐。目前，常州市地區(qū)并未建立市級的退役軍人檔案管理工作，而服務(wù)中心在工作開展中大多依賴傳統(tǒng)手段，相關(guān)數(shù)據(jù)無法及時共享，難以達到智慧化水平。二是退役軍人檔案數(shù)字化管理需要管理人員具備豐富的專業(yè)理論知識與良好的信息素養(yǎng)。然而，因為缺乏相關(guān)培訓(xùn)，管理人員在兩項標準上均無法達到要求，從而影響了檔案數(shù)字化管理進一步發(fā)展。

三、新時期退役軍人檔案管理工作的改進對策

（一）建立健全退役軍人檔案管理制度?！兑庖姟芬笸艘圮娙藱n案管理各級部門明確責任范圍。在該文件指導(dǎo)下，常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心要在實際工作中加強檔案管理工作，進一步規(guī)范服務(wù)中心在退役軍人檔案管理中的安全管理制度、相關(guān)人員工作責任制度和退役軍人檔案借閱審批制度等，強化退役軍人檔案管理的規(guī)范性與安全性?？紤]到退役軍人群體的特殊性，其檔案會涉及一定的國家秘密，常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心在檔案管理中要組織專人進行專項管理，嚴格依據(jù)檔案管理相關(guān)制度開展各項工作，在保證檔案安全的前提下切實提高工作效率。

常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，堅持退役軍人檔案由黨管理，進一步明確退役軍人檔案管理工作的政治屬性與工作地位。常州市武進區(qū)退役軍人服務(wù)中心在檔案管理工作中始終堅持集中力量解決現(xiàn)有問題，規(guī)范退役軍人檔案管理工作的開展流程，從而推動武進區(qū)退役軍人檔案管理的科學(xué)化與制度化發(fā)展。依據(jù)階段性問題與整體發(fā)展趨勢，結(jié)合最新修訂的《中華人民共和國檔案法》與《中華人民共和國退役軍人保障法》，并根據(jù)武進區(qū)的實際情況制定相關(guān)的退役軍人檔案管理辦法，幫助轄區(qū)內(nèi)的退役軍人做好檔案管理工作。在檔案管理工作中，要依據(jù)管理制度內(nèi)容，按照一人一卷的原則進行退役軍人檔案管理，嚴格落實退役軍人檔案管理工作，為其高質(zhì)量發(fā)展提供制度保障。

（二）規(guī)范退役軍人檔案管理與歸檔工作。退役軍人檔案接收工作應(yīng)由專人進行取送，退役軍人本人不能自行攜帶與保管。由于退役軍人檔案具有一定的涉密屬性，因此服務(wù)中心在檔案管理中要按照相關(guān)規(guī)定做好檔案的移交與安置管理工作。考慮當前階段檔案管理工作中存在的歸檔問題，應(yīng)在接收檔案的過程中做好審核工作，對檔案內(nèi)容進行嚴格核對，從而確保檔案的真實性與完整性。退役軍人檔案的對接與管理工作應(yīng)由專人負責，并進行接收簽字，方便以后檔案查詢與管理使用。若發(fā)現(xiàn)檔案存在資料缺失的情況，應(yīng)及時與相關(guān)單位溝通，及時解決問題。

完成退役軍人檔案接收工作后，需要對檔案進行分類管理。服務(wù)中心在退役軍人檔案分類管理中，需要明確檔案管理職責，提高檔案管理工作的規(guī)范性。要嚴格遵循《文書檔案案卷格式》《退役軍人檔案文件材料歸檔范圍》和《退役軍人檔案卷內(nèi)文件材料組卷分類規(guī)范》等要求，積極推動退役軍人檔案歸檔工作規(guī)范化發(fā)展。同時，工作中應(yīng)做好詳細的記錄，包括轄區(qū)內(nèi)退役軍人的基本情況與安全情況、退役軍人資料的保密要求情況和檔案歸檔時間等信息。服務(wù)中心在開展退役軍人檔案管理工作時，應(yīng)以服務(wù)退役軍人為宗旨，集中力量做好歸檔問題的整改工作，切實提升歸檔工作的規(guī)范化水平，通過明確分工與科學(xué)化管理實現(xiàn)檔案的高效率歸檔，避免出現(xiàn)檔案遺漏和歸檔不及時等問題。此外，服務(wù)中心為了滿足退役軍人檔案歸檔要求，適應(yīng)退役軍人的檔案差異性，需要建設(shè)具有普遍實用性的歸檔制度，以保證歸檔工作的標準化開展，從而提升退役軍人檔案的系統(tǒng)性與規(guī)范性。

（三）以數(shù)字化信息技術(shù)賦能管理工作。新時期，常州市武進區(qū)退役軍人檔案管理工作的開展要充分發(fā)揮數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新。為提高檔案管理效率，促進傳統(tǒng)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，服務(wù)中心應(yīng)建立退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)，通過使用現(xiàn)代數(shù)字化掃描信息技術(shù)、影像管理信息技術(shù)和云存儲信息技術(shù)，促進退役軍人檔案管理的電子化和數(shù)字化發(fā)展，提高退役軍人檔案的使用效率。通過對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可滿足多元化檔案借閱要求，在退役軍人檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中，要嚴格依據(jù)《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等標準，開展目錄建庫、檔案掃描、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份和安全管理等工作，有利于提高管理質(zhì)量，有效避免由于人為操作失誤而造成的檔案文件受損問題。

同時，為提高檔案管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用效率，應(yīng)加強對數(shù)字化信息技術(shù)的宣傳與培訓(xùn)力度，提升退役軍人檔案管理人員的信息處理能力，確保信息系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施的實時更新，以滿足退役軍人檔案管理需求。一方面，退役軍人檔案管理人員應(yīng)具備一定的政治素養(yǎng)，這也是此項工作長期開展的基本導(dǎo)向，退役軍人檔案工作者應(yīng)堅定信念，在黨的領(lǐng)導(dǎo)下開展檔案管理工作，提高政治學(xué)理論知識水平，對涉及的保密文件，工作人員必須堅守職責，承擔起管理工作的重任和使命；另一方面，退役軍人檔案管理人員要通過自主學(xué)習(xí)與定期培訓(xùn)，提高對數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用能力，及時了解并掌握系統(tǒng)的新功能，并根據(jù)轄區(qū)內(nèi)退役軍人檔案管理實際情況對系統(tǒng)功能進行定期升級與優(yōu)化調(diào)整，滿足退役軍人和檔案使用單位的基本需求。

四、結(jié)語

新時期，退役軍人檔案管理工作的重要性不言而喻。然而，在目前工作實踐中，退役軍人檔案管理工作仍然存在著諸多問題，對此必須針對性改進，以提升退役軍人檔案管理工作水平。同時，還應(yīng)意識到信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，從信息技術(shù)的革新角度實現(xiàn)退役軍人檔案智慧化管理，全面提升退役軍人檔案管理水平，助力退役軍人工作高質(zhì)量發(fā)展。