高校聲像檔案管理與利用現(xiàn)狀及發(fā)展策略

文/上海電力大學(xué) 付婧嬌

聲像檔案也稱為音像檔案，是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在從事政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科技、文化、宗教等社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，有保存價(jià)值的，以感光和磁性材料為載體，以聲音、影像為反映方式，并輔以文字說(shuō)明的歷史記錄。高校聲像檔案直觀、生動(dòng)地記錄了高校建設(shè)發(fā)展的歷程，為學(xué)校的教學(xué)、科研和管理工作提供了形象生動(dòng)的依據(jù)和參考，是高校的珍貴文化財(cái)富，具有很高的人文、社會(huì)和歷史價(jià)值。因此，了解國(guó)內(nèi)高校聲像檔案管理與利用的現(xiàn)狀，分析研究其中存在的問題及原因，對(duì)不斷豐富和完善高校聲像檔案資源體系，強(qiáng)化科學(xué)管理、有效開發(fā)利用、發(fā)揮其獨(dú)特的價(jià)值具有重要意義。

一、高校聲像檔案管理與利用現(xiàn)狀

筆者對(duì)上海12所市屬高校檔案館（室）的館藏情況及人員配備情況進(jìn)行了調(diào)研，發(fā)現(xiàn)其中7家單位為檔案館，5家為檔案室。12家單位均未設(shè)置專門的聲像檔案管理崗位。

12家單位中有4家已經(jīng)開始接收文書電子檔案，但是電子檔案（含數(shù)碼聲像檔案）的數(shù)量并不大，最多的一家為2948.09GB；有10家單位已經(jīng)開展了館藏檔案的數(shù)字化工作，數(shù)字化率最高的檔案館達(dá)到了70%，還有一家為60.9%，其余為2%～12%不等。

12家單位中有8家數(shù)碼聲像檔案和傳統(tǒng)載體聲像檔案并存，3家僅有紙質(zhì)照片檔案，1家沒有任何載體形式的聲像檔案。數(shù)碼聲像館藏量達(dá)到TB單位級(jí)的有6家，最多的有11.9TB，其余均處于1～3.5TB之間，其中數(shù)碼照片的收集量都不大，均為GB單位。紙質(zhì)照片檔案館藏量上萬(wàn)張的僅有3家。

在檔案的安全保管方面，被調(diào)研的12家高校館（室）中有7家具備恒溫恒濕保管條件，2家采用了本地備份和異地容災(zāi)備份相結(jié)合的安全舉措。

在聲像檔案管理和利用方式方面，被調(diào)研的高校檔案館中僅2家有專門的聲像檔案管理系統(tǒng)，其余高校檔案管理系統(tǒng)因功能不完善基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)聲像檔案的信息化管理和在線利用。

二、高校聲像檔案在管理與利用方面存在的問題和面臨的挑戰(zhàn)

（一）管理制度不健全，法制觀念淡薄。高校檔案管理施行立檔單位預(yù)立卷的檔案管理制度。高校立檔單位數(shù)量多，各立檔單位安排1～2名兼職檔案員負(fù)責(zé)本單位文件材料的收集、立卷、歸檔工作。這樣的管理方式存在很多的問題。以上海某高校為例，立檔單位多達(dá)53個(gè)，兼職檔案員隊(duì)伍人員流動(dòng)大，導(dǎo)致業(yè)務(wù)培訓(xùn)的工作量加大，從而影響立卷歸檔的質(zhì)量。由于檔案工作未納入部門考核范圍，部門領(lǐng)導(dǎo)多不重視檔案工作，各部門歸檔積極性不高，缺乏約束。另外，有的部門（比如教務(wù)處、學(xué)生處、研究生院）歸檔工作量大，兼職檔案員本職工作任務(wù)較重，加之部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)歸檔工作不重視，導(dǎo)致任務(wù)分配不均，影響歸檔工作按時(shí)按質(zhì)完成。從館藏案卷數(shù)量和聲像檔案數(shù)量來(lái)看，高校檔案收集過(guò)程中“重文書、輕聲像”的現(xiàn)象普遍存在。很多高校仍然更重視對(duì)傳統(tǒng)載體檔案、文書檔案的收集和歸檔，對(duì)聲像檔案的歸檔意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)督管理措施不到位，導(dǎo)致聲像檔案歸檔率不高、館藏占比較少。被調(diào)研的高校館藏檔案中絕大部分是文書檔案，而聲像檔案相對(duì)很少，且分散在各立檔單位，沒有作為學(xué)校檔案工作的重要門類進(jìn)行單獨(dú)的收集整理和集中統(tǒng)一管理，久而久之，許多珍貴聲像資源流失，給學(xué)校造成損失。

（二）聲像檔案迅猛增長(zhǎng)，專業(yè)管理缺失。如今，隨著數(shù)碼相機(jī)、智能手機(jī)的出現(xiàn)，照片、視頻、音頻材料隨手便可生成，對(duì)于拍攝人員的專業(yè)技術(shù)要求也較以前降低了許多。因此，在一些大型活動(dòng)或事件中，負(fù)責(zé)拍攝照片和視頻的人員可能由組織和承辦活動(dòng)的單位臨時(shí)安排，臨時(shí)兼職拍攝人員可能因?yàn)樵O(shè)備或技術(shù)不夠?qū)I(yè)，導(dǎo)致聲像資料拍攝質(zhì)量不佳，信息模糊，有的照片不能反映活動(dòng)背景；由于未具備足夠的歸檔意識(shí)，拍攝結(jié)束后往往沒有及時(shí)進(jìn)行細(xì)致的整理說(shuō)明，隨著時(shí)間的流逝，無(wú)法準(zhǔn)確還原聲像資料所記錄的事件，使得聲像資料的價(jià)值大打折扣；活動(dòng)形成的聲像材料保存于個(gè)人手中，隨著人員變動(dòng)或設(shè)備更換很容易丟失。另外，數(shù)碼照片、錄像等數(shù)字聲像材料很容易被編輯、篡改和刪除，與傳統(tǒng)載體的聲像材料相比更難保證其原始性、真實(shí)性和有效性。因數(shù)碼聲像檔案的形成便利，來(lái)源經(jīng)常被擴(kuò)展，內(nèi)容容易被篡改、刪除等特性，導(dǎo)致聲像檔案收集和管理的難度增大。

（三）聲像載體多樣化，安全保管面臨挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的聲像檔案由于載體特殊，隨著保存時(shí)間越來(lái)越久遠(yuǎn)，容易出現(xiàn)檔案本體發(fā)霉、脆化、變色、畫面模糊、信息失真、丟失乃至毀壞等不良后果。隨著時(shí)間的推移，照片容易出現(xiàn)褪色、折損、污濁等情況；磁盤容易生霉、變形、退磁或磁化；磁帶、錄音錄像帶會(huì)出現(xiàn)磁帶變形、斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象，造成錄像帶上記錄的信息受損，聲音、影像失真、變形甚至無(wú)法播放。此外，磁帶、錄音錄像帶需要專門的播放設(shè)備，這些古老的播放設(shè)備如果工作狀態(tài)不佳，將影響聲像檔案的利用，甚至損壞聲像檔案本體。因此，傳統(tǒng)的聲像檔案及相應(yīng)的播放設(shè)備對(duì)保存環(huán)境的要求較高，如果保管條件不善，將會(huì)加快聲像檔案的損耗，造成傳統(tǒng)聲像檔案實(shí)體的損壞。同時(shí)，數(shù)字音像資源海量增長(zhǎng)，對(duì)聲像檔案材料的整理、存儲(chǔ)和元數(shù)據(jù)封裝等方面都提出了更高的要求。為確保數(shù)字聲像檔案材料的可用性、真實(shí)性和完整性，不僅要保障聲像檔案載體的安全，還要維護(hù)元數(shù)據(jù)的信息安全，確保信息不被篡改和刪除，確保檔案管理系統(tǒng)或讀取軟件與數(shù)據(jù)文件的兼容性，確保數(shù)據(jù)可讀取。

（四）重保管輕利用，主動(dòng)服務(wù)能力待提升。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和社會(huì)文化的進(jìn)步，人們對(duì)聲像檔案的利用需求日益增長(zhǎng)。目前，高校使用的檔案管理系統(tǒng)側(cè)重于文書檔案的管理，被調(diào)研的高校館（室）大多使用的是簡(jiǎn)單管理軟件，檔案在線利用和深度檢索功能都尚未開發(fā)完善。由于檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配置和資金投入的影響，被調(diào)研的高校檔案館都沒有開展聲像檔案的編研利用業(yè)務(wù)，聲像檔案管理以聲像實(shí)體檔案的長(zhǎng)期保存為主要工作內(nèi)容，以聲像檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)錄為建設(shè)要點(diǎn)，僅對(duì)部分用于學(xué)校宣傳和大型慶典活動(dòng)的聲像資源進(jìn)行開放，在利用服務(wù)的主動(dòng)性和能力方面都有待提升。

三、高校聲像檔案管理與利用提升策略

（一）完善機(jī)制體制建設(shè)，狠抓貫徹落實(shí)。2021年1月1日頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)檔案法》再次明確地將聲像檔案納入檔案管理范圍，并且新增“檔案信息化建設(shè)”專章，明確提出要“將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”，為做好聲像檔案管理和信息化建設(shè)工作指明了方向。從目前聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范上看，可參照?qǐng)?zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有DA/T 62—2018《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》、GB/T 11821—2002《照片檔案管理規(guī)范》、DA/T 50—2014《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》、DA/T 78—2019《錄音錄像檔案管理規(guī)范》、DA/T 54—2014《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 63—2017《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》、DA/T 18—2022《檔案著錄規(guī)則》、GB/T 15418—2009《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、GB/T 18894—2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等。這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為聲像檔案資源科學(xué)組織管理提供了重要依據(jù)。高校檔案館（室）應(yīng)該在國(guó)家行業(yè)規(guī)范基礎(chǔ)上，理順歸檔關(guān)系，標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程，制定和完善適應(yīng)本校校情的聲像檔案管理制度體系，明確聲像檔案管理的基本要求及執(zhí)行措施，建立相應(yīng)的激勵(lì)、考核制度，以便為聲像檔案收集、保管和利用工作科學(xué)、規(guī)范、有序地開展提供具體的執(zhí)行依據(jù)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)將檔案工作（含聲像檔案）納入各立檔單位的年終考核，可以在年終的時(shí)候開展立卷歸檔工作的考核評(píng)比，以提高立檔單位歸檔的積極性、主動(dòng)性，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。

（二）先行介入前端控制，重視全過(guò)程管理。高校檔案館（室）應(yīng)當(dāng)對(duì)進(jìn)館前的聲像檔案進(jìn)行“上游”工作的管理，主動(dòng)進(jìn)行“前端控制”，把加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)作為抓手，注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案館應(yīng)當(dāng)在聲像檔案的收集范圍、載體形式、數(shù)據(jù)格式、著錄標(biāo)準(zhǔn)等方面與立檔單位檔案管理員進(jìn)行充分溝通，最大限度地避免各單位移交的聲光載體自身存在質(zhì)量缺陷及文件格式不兼容、著錄不清晰等問題的發(fā)生。改變高校檔案館在歸檔后才接管檔案的工作模式，從源頭上規(guī)避部分問題，保證聲像檔案的歸檔質(zhì)量。

（三）利用科技賦能，確保檔案安全保管。高校檔案館（室）應(yīng)當(dāng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，不斷加大資金投入；保管聲像檔案的庫(kù)房應(yīng)符合規(guī)范要求，配備必需的空調(diào)、除濕機(jī)、防磁柜、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化檔案設(shè)施設(shè)備，建立起能達(dá)到“九防”要求的檔案室、庫(kù)。要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移備份，對(duì)于光盤檔案，應(yīng)提高光盤轉(zhuǎn)錄意識(shí)，盡可能每4～5年對(duì)歸檔光盤進(jìn)行一次數(shù)據(jù)遷移。要加強(qiáng)傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化工作，對(duì)于瀕危的聲像檔案要及時(shí)開展搶救、修復(fù)工作，對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化備份、轉(zhuǎn)錄；對(duì)已完成數(shù)字化的聲像檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全存儲(chǔ)，采用服務(wù)器存儲(chǔ)和異地備份的雙重保護(hù)渠道，確保聲像檔案信息資源安全。

（四）豐富完善檔案資源，推進(jìn)編研與共享利用。“巧婦難為無(wú)米之炊”，豐富的、可利用的聲像檔案資源是開展聲像檔案編研與利用服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。高校檔案部門要處理好聲像檔案資源的數(shù)量與質(zhì)量問題。高校檔案館（室）可以適當(dāng)拓展聲像檔案的歸檔范圍，堅(jiān)持應(yīng)收盡收原則。另外，檔案館可以通過(guò)聲像檔案征集，對(duì)那些散落在其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人手中的珍貴聲像檔案資源進(jìn)行征集，以彌補(bǔ)現(xiàn)有聲像檔案資源的不足。高校檔案館（室）要改變“重保管輕利用”的思想，將聲像檔案的編研、利用提到檔案業(yè)務(wù)的重要位置，利用現(xiàn)代科技手段挖掘和推廣聲像檔案資源背后的文化價(jià)值。要樹立聲像檔案“公開為常態(tài)，不公開為例外”的思想，加快推進(jìn)聲像檔案的開放利用。檔案館可細(xì)化、具體化聲像檔案的開放標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)國(guó)際檔案日、校慶等重大紀(jì)念活動(dòng)、重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)，利用聲像檔案生動(dòng)傳神的特性發(fā)揮檔案價(jià)值，達(dá)到檔案宣傳普及的目的。同時(shí)，加強(qiáng)聲像檔案與師生、大眾的互動(dòng)，變被動(dòng)為主動(dòng)。通過(guò)線上宣傳和線下展覽陳列相結(jié)合的方式，挖掘聲像檔案背后的文化價(jià)值，重塑檔案的社會(huì)記憶屬性。有條件的檔案館還可以通過(guò)開發(fā)聲像檔案文化產(chǎn)品來(lái)滿足公眾的需求，提升聲像檔案的利用價(jià)值。如華東理工大學(xué)檔案館出版的《前賢畫傳——華東理工大學(xué)歷史人物連環(huán)畫》就通過(guò)一些珍貴的史料，以栩栩如生的形式，盤活了聲像檔案，再現(xiàn)了校園精彩記憶，獻(xiàn)禮華理70周年校慶。

四、結(jié)語(yǔ)

中央檔案館原館長(zhǎng)、國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)楊冬權(quán)曾指出，檔案工作者應(yīng)該具備五種新的思維，即人民思維、先行思維、創(chuàng)新思維、網(wǎng)絡(luò)思維、合作思維。為此，高校檔案工作者要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，變“被動(dòng)服務(wù)”為“主動(dòng)服務(wù)”，更加全面、深入地開發(fā)、挖掘高校聲像檔案中的“寶藏”，盤活聲像檔案，提升高校檔案工作的影響力。