基層檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑探究

文/連云港市第二人民醫(yī)院 李繇

新時(shí)期，現(xiàn)代技術(shù)在社會各行業(yè)中的運(yùn)用呈現(xiàn)出廣泛性與普遍性，助推社會和諧與穩(wěn)步發(fā)展。在基層檔案管理工作中，現(xiàn)代技術(shù)的合理運(yùn)用可以將檔案管理各環(huán)節(jié)工作質(zhì)效進(jìn)一步提升，對基層檔案管理所使用的傳統(tǒng)方式進(jìn)行補(bǔ)充與創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案潛在應(yīng)用價(jià)值的挖掘與運(yùn)用，讓基層檔案管理走入現(xiàn)代化與智能化。

一、實(shí)現(xiàn)基層檔案管理現(xiàn)代化的重要意義

（一）保證檔案完整。在基層檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展前提下，基層單位可以借助信息技術(shù)與先進(jìn)理念將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案往數(shù)字檔案方向轉(zhuǎn)換，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案不能長期安全保存的不足，使得重要資料不再輕易丟失。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，數(shù)字檔案會以圖片、文字或者視頻等方式存儲，從而確保檔案信息的保存安全與完整。

（二）提升管理效率。基層檔案管理工作內(nèi)容復(fù)雜、煩瑣，傳統(tǒng)的管理方式暴露出耗時(shí)與耗力的問題，導(dǎo)致管理效果未能有效增強(qiáng)?，F(xiàn)代化管理方式與基層檔案管理工作的有效結(jié)合可以將各類檔案做到及時(shí)整合與科學(xué)分類，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率全面增強(qiáng)。

（三）滿足發(fā)展需要。在基層檔案管理中融入現(xiàn)代化管理理念，使用各種高科技元素，是對檔案管理的一種創(chuàng)新。在基層檔案管理中，檔案管理人員積極使用現(xiàn)代化管理方式去完成繁雜的檔案管理工作，即使面對超大信息量也可以從容應(yīng)用。現(xiàn)代檔案管理還融入超小使用空間相關(guān)理念，助推精細(xì)化管理，依托現(xiàn)代管理模式促使基層檔案管理工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求確?；鶎訖n案管理能夠持續(xù)健康發(fā)展。

二、基層檔案管理現(xiàn)代化管理中存在的問題

（一）檔案利用率不高。在基層檔案管理中，檔案資料涵蓋諸多重要信息，其應(yīng)用價(jià)值極高。但部分基層檔案管理工作人員未能對檔案信息所具有的潛在價(jià)值進(jìn)行充分挖掘與運(yùn)用，只是簡單地保存與查閱。部分基層檔案管理者也未能帶著開發(fā)意識對檔案資源進(jìn)行合理使用，暴露出檔案利用率不高的突出問題。

（二）查詢檢索效率低。部分基層單位在檔案管理工作開展過程中未能積極使用信息技術(shù)與配套設(shè)備，多是依賴人工方式，使得檔案查詢率降低。而且檔案資料也未能在安全的前提下共享，影響各類檔案潛在利用價(jià)值的發(fā)揮。部分單位雖已積極完成信息化建設(shè)，但過多使用檢索工具，未能將現(xiàn)代化技術(shù)合理運(yùn)用，存在檢索與查詢整體效率低的問題。

（三）管理制度不健全。由于基層檔案管理工作較為煩瑣，管理難度較大，必須在健全的制度下保證各環(huán)節(jié)管理工作的有序與高效開展。目前，部分基層檔案管理制度與時(shí)代發(fā)展需求不契合，導(dǎo)致檔案管理工作部分環(huán)節(jié)缺少制度支持。因此，基層檔案管理工作行為得不到有效規(guī)范，阻礙管理工作規(guī)范化發(fā)展，影響了現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型速度與效果。

三、基層檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)措施

（一）更新管理理念，提升管理水平。新時(shí)期，基層檔案管理人員必須從思想上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，夯實(shí)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的基礎(chǔ)。但部分基層檔案管理人員未能帶著先進(jìn)理念去創(chuàng)新與優(yōu)化檔案管理工作，使得部分檔案管理環(huán)節(jié)存在一些問題，影響到現(xiàn)代化檔案管理水平進(jìn)一步提升。為此，只有基層檔案管理人員及時(shí)轉(zhuǎn)變觀念，積極開展新時(shí)期下現(xiàn)代化管理工作改革，融入創(chuàng)新意識與科技元素，才能助推基層檔案管理工作持續(xù)發(fā)展?；鶎訖n案管理者應(yīng)從以下幾個環(huán)節(jié)入手，實(shí)現(xiàn)管理理念全面更新，確保整體管理水平邁上新高。

第一，管理人員應(yīng)結(jié)合日常管理工作開展需要，對基層檔案管理工作開展價(jià)值有全新認(rèn)識。管理人員要將基層檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展與各階段的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相結(jié)合，確保檔案管理工作在有力支持下加快現(xiàn)代化發(fā)展腳步。

第二，管理人員必須帶著前瞻性眼光與“互聯(lián)網(wǎng)+”思維，依托開放管理理念對現(xiàn)有管理模式進(jìn)行大力創(chuàng)新，積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，將技術(shù)優(yōu)勢與檔案管理工作有效結(jié)合。

第三，加大宣傳力度，使得基層檔案管理層與每位員工均能對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)與內(nèi)容有全方位了解。管理人員要從自身思想與行為開始轉(zhuǎn)變，積極了解互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與多媒體等相關(guān)知識，形成現(xiàn)代化發(fā)展意識，有意識地做好檔案信息檢索系統(tǒng)優(yōu)化，助推現(xiàn)代化管理水平持續(xù)提升。

第四，用全新理念完成檔案體系編制，劃分多個檔案類型，完成檔案內(nèi)容分類，重點(diǎn)做好表格、文字與圖像等信息的管理及人員與訪客的查閱和檢索管理。在信息技術(shù)與基層檔案管理的融合中，加強(qiáng)信息技術(shù)優(yōu)勢，降低管理成本，對管理水平全面提升有重要意義。

（二）加大制度建設(shè)，助推管理轉(zhuǎn)型?；鶎訖n案管理工作與現(xiàn)代化技術(shù)的結(jié)合需要完善與健全的規(guī)章制度，使得檔案管理工作所具有的執(zhí)行性與規(guī)范性增強(qiáng)。為此，基層檔案管理人員必須加大制度建設(shè)的整體力度，確保制度能夠?qū)芾砣藛T進(jìn)行嚴(yán)格約束，同時(shí)也會對員工行為進(jìn)行有效約束，保證制度制定與落實(shí)具有合理性與可行性。

第一，要結(jié)合基層檔案管理工作特點(diǎn)與具體管理需要，制訂與檔案部門轉(zhuǎn)型發(fā)展相符合的制度，保證制度具有極強(qiáng)實(shí)用性，保證管理人員與工作人員能夠正確理解制度內(nèi)容并嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)定完成檔案管理各環(huán)節(jié)的工作，將管理制度的規(guī)范作用與指導(dǎo)作用充分發(fā)揮。例如，根據(jù)具體需要建立規(guī)范化檔案管理制度、職工檔案借閱與登記制度、檔案材料轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出制度等。

第二，落實(shí)制度，規(guī)范檔案管理程序，特別是重視檔案交接環(huán)節(jié)的程度規(guī)定。管理人員根據(jù)規(guī)范與健全的制度做好檔案全面清理工作，保證賬務(wù)相符，確保借出檔案歸還及時(shí)。在檔案交接過程中，工作人員要結(jié)合相應(yīng)制度將未進(jìn)行整理的檔案資料分門別類并安全存放，整體完成的檔案應(yīng)匯編成案，完成排序與歸檔。在嚴(yán)格規(guī)定下完成檔案交接，運(yùn)用信息化技術(shù)與理念將龐大復(fù)雜的材料快速整合。

第三，不斷健全基層檔案管理制度，將檔案操作全過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)有效規(guī)避，積極完成安全操作規(guī)范制度優(yōu)化，確保檔案處理過程無漏洞。在具體管理中注意檔案存儲格式規(guī)范，使用統(tǒng)一的處理軟件完成檔案信息的收集與存儲。

第四，基于建章立制加快現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)速度。制度制定與落實(shí)要根據(jù)基層檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)完成，保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。在各項(xiàng)制度落實(shí)過程中，要加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度，減少以往的重復(fù)作業(yè)，讓制度不再處于輔助位置，而是推動現(xiàn)代化檔案管理實(shí)現(xiàn)更高突破。

（三）走出技術(shù)桎梏，實(shí)現(xiàn)智能操作。為了實(shí)現(xiàn)基層檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，管理人員必須從多角度入手，對現(xiàn)代技術(shù)做到合理引進(jìn)，走出傳統(tǒng)管理技術(shù)的桎梏，完成檔案管理硬件的同步更新與優(yōu)化。在該過程中，管理人員要注意分析基層檔案管理工作開展的特點(diǎn)與未來發(fā)展趨勢，完成軟件升級與系統(tǒng)優(yōu)化。具體應(yīng)明確如下方面：

第一，考慮檔案資源利用率提升，完成基層檔案分類工作優(yōu)化，運(yùn)用信息技術(shù)完成關(guān)鍵詞搜索，根據(jù)關(guān)鍵詞尋找相關(guān)檔案資料，實(shí)現(xiàn)基層檔案信息檢索等相關(guān)功能的增強(qiáng)。為將檢索工具過于煩瑣的問題有效解決，相關(guān)管理人員應(yīng)對檢索工具進(jìn)行全面統(tǒng)一，讓檢索過程簡化，提高檢索整體效率。

第二，重視技術(shù)升級與軟件更新。基層檔案信息的不斷增加，類型也呈現(xiàn)出豐富性，需要依托信息技術(shù)完成檔案的錄入與分類。在此形勢下，管理人員需要結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)，對計(jì)算機(jī)當(dāng)中的檔案編目體系及時(shí)完善，通過硬軟件設(shè)備及時(shí)更新，有效擴(kuò)大檔案存儲空間。

第三，重視部門溝通，運(yùn)用信息技術(shù)完成珍貴檔案處理。各部門需要加大信息交流力度，讓檔案資源能夠快速共享。管理人員考慮到文件意外損毀、惡意篡改與保存不當(dāng)?shù)榷喾N風(fēng)險(xiǎn)，為保證珍貴檔案處理過程的安全，積極運(yùn)用信息技術(shù)以減少工作隱患與風(fēng)險(xiǎn)。例如，完成防火墻構(gòu)建，使用電子密鑰，只有擁有訪問權(quán)限與密鑰的工作人員才有資格處理珍貴檔案。

第四，依托現(xiàn)代管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案微縮。在具體的檔案管理中，融入微縮、數(shù)碼攝影等先進(jìn)技術(shù)，不僅能保留具有年代感的紙質(zhì)檔案，也能夠以電子方式存儲檔案，節(jié)約存儲空間，讓管理操作智能化。例如，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)涵蓋檔案收集、鑒定、整理、保存、檢索、編研、利用與統(tǒng)計(jì)等部分，以流程為主要驅(qū)動，搭載組織、流程、建模和權(quán)限等多個引擎，實(shí)現(xiàn)個性化與智能化的數(shù)字檔案管理。

（四）培養(yǎng)精尖人才，打造專業(yè)團(tuán)隊(duì)?；鶎訖n案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)需求對工作人員提出新要求，不僅需要其具有突出工作能力，還應(yīng)帶著先進(jìn)理念，同時(shí)不可缺少的是職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)素質(zhì)，能夠明確自身在各項(xiàng)工作中的職責(zé)。為此，管理層需要重視對精尖檔案管理人才的培養(yǎng)，打造專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

第一，管理人員要從自身入手，借助業(yè)余時(shí)間完成知識層面拓展，閱讀相關(guān)書籍并借助線上方式掌握最先進(jìn)的管理技術(shù)，了解先進(jìn)管理理念，借鑒基層的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，尋找現(xiàn)代化元素融入傳統(tǒng)基層檔案管理工作的切入點(diǎn)。

第二，相關(guān)管理人員應(yīng)積極開展多元培訓(xùn)活動，涵蓋專業(yè)知識與理論、先進(jìn)理念、專業(yè)技術(shù)、管理技巧、技術(shù)應(yīng)用和創(chuàng)新等多個內(nèi)容；同步開展教育工作，其中包括專業(yè)素養(yǎng)和道德規(guī)范等不同內(nèi)容，提升培訓(xùn)質(zhì)量?；鶎訖n案管理人員應(yīng)積極參與培訓(xùn)與教育活動，對工作不足及時(shí)彌補(bǔ)，帶著先進(jìn)理念對工作大膽創(chuàng)新。相關(guān)管理人員還要加強(qiáng)對法律法規(guī)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)工作人員現(xiàn)代管理技能，例如，通過線上和線下方式完成培訓(xùn)，或是通過集體與個人等方式完成培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，滿足不同員工成長需要。

第三，重視獎懲機(jī)制的優(yōu)化，持續(xù)完善工作競爭機(jī)制。在科學(xué)獎懲方式下，有突出貢獻(xiàn)的基層檔案管理人員將獲得物質(zhì)與精神獎勵，激勵更多工作人員不斷進(jìn)取，傳遞愛崗敬業(yè)精神。在工作競爭機(jī)制的落實(shí)下，基層檔案管理人員會積極學(xué)習(xí)先進(jìn)理念，熟練運(yùn)用信息技術(shù)，掌握軟件操作的實(shí)際方法與流程，讓現(xiàn)代化技術(shù)與元素融入檔案管理各環(huán)節(jié)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代科技飛速發(fā)展，管理技術(shù)得到不斷優(yōu)化，助推基層檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與智能化，確保與時(shí)代發(fā)展相契合?；鶎訖n案管理者必須帶著前瞻性思維與先進(jìn)理念，積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，加大現(xiàn)代化管理制度建設(shè)，為智能與現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型夯實(shí)基礎(chǔ)。管理者應(yīng)做好技術(shù)優(yōu)化與人才培養(yǎng)，走出傳統(tǒng)技術(shù)桎梏，依托專業(yè)團(tuán)隊(duì)的支持實(shí)現(xiàn)基層檔案管理現(xiàn)代化水平的進(jìn)一步提升。