地震系統(tǒng)單位數(shù)字檔案室建設(shè)路徑探討

文/陜西省地震局 吳格 李娟

地震檔案是國家檔案資源的重要組成部分，是防震減災(zāi)事業(yè)最真實的原始記錄和直接反映，也是地震系統(tǒng)單位提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。隨著防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)，地震系統(tǒng)檔案工作面臨著機(jī)關(guān)辦公自動化應(yīng)用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)資源增加、數(shù)字檔案信息資源共享利用、用戶需求多樣化的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，建設(shè)地震數(shù)字檔案室的需求越來越迫切。

一、地震數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

（一）有利于發(fā)揮地震檔案資源作用，為地震科學(xué)研究和地震業(yè)務(wù)工作服務(wù)。地震數(shù)字檔案室能實現(xiàn)地震檔案資源的遠(yuǎn)程利用，提高檔案檢索速度，加快利用時效從而提高檔案利用效率，有利于進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源，為地震業(yè)務(wù)工作和地震科學(xué)研究提供真實可靠的檔案數(shù)據(jù)資源和便捷高效的檔案服務(wù)，更好地發(fā)揮檔案資源的參考價值。還能實現(xiàn)與政務(wù)辦公系統(tǒng)以及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，各項業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以實時歸檔和保存，有利于提高單位行政辦公效率以及管理水平。

（二）有利于創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。傳統(tǒng)檔案室的檔案服務(wù)以被動服務(wù)為主，主要是檔案工作人員根據(jù)查檔人員的需求提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。而數(shù)字檔案室的建設(shè)實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案資源向數(shù)字檔案資源的轉(zhuǎn)變，檔案工作人員可以對數(shù)字檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)挖掘和專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，根據(jù)對檔案利用需求的預(yù)估主動提供針對性、專業(yè)性的檔案資源，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。

（三）有利于節(jié)約檔案管理成本，提高紙質(zhì)檔案的安全性。目前，多數(shù)地震系統(tǒng)單位已經(jīng)使用電子辦公平臺開展政務(wù)辦公處理電子文件，但是沒有相應(yīng)的數(shù)字檔案室歸檔接收電子文件，導(dǎo)致文書檔案歸檔需要將原生的電子文件打印出來加蓋歸檔章進(jìn)行存檔，再掃描為數(shù)字化副本存儲為數(shù)字化檔案，既浪費人力也浪費紙張和耗材。如果建設(shè)數(shù)字檔案室，電子文件可以直接在線歸檔存儲為電子檔案，實現(xiàn)檔案增量電子化，可以有效節(jié)約檔案管理成本。利用時直接調(diào)用電子檔案也能緩解對檔案原件的頻繁使用帶來的磨損，增加紙質(zhì)檔案的安全性。

（四）有利于實現(xiàn)地震檔案信息資源的共享利用，提高檔案利用率。地震檔案由省局檔案室的檔案和地震臺站檔案兩部分構(gòu)成。目前，雙方利用檔案都非常不便利。建設(shè)數(shù)字檔案室可以實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)程共享利用，大大節(jié)省時間、路程成本，有利于提高地震檔案利用率，更大地發(fā)揮地震檔案信息資源的價值。

二、地震數(shù)字檔案室建設(shè)面臨的問題

（一）重視程度不高。一是單位整體現(xiàn)代化建設(shè)規(guī)劃沒有考慮數(shù)字檔案室建設(shè)。近年來，地震系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)的方案、規(guī)劃、頂層設(shè)計及信息化重點項目中都沒有涉及數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容。二是單位認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室費時費力費錢，看不到直接產(chǎn)出和效益，導(dǎo)致數(shù)字檔案室建設(shè)被一再擱置。

（二）保障體系建設(shè)不到位。一是經(jīng)費保障不到位。近年來，經(jīng)費多被用于主責(zé)主業(yè)的重點項目中，數(shù)字檔案室很難籌措到開展工作的經(jīng)費，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和數(shù)字檔案資源建設(shè)工作都難以推進(jìn)。二是人才組織體系建設(shè)不到位。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字檔案室對檔案業(yè)務(wù)人員的綜合素質(zhì)要求越來越高，建設(shè)好數(shù)字檔案室需要檔案人員既要懂現(xiàn)代信息技術(shù)，又要了解檔案管理業(yè)務(wù)，還要實時深入研究更新的電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。而基層檔案管理部門大多面臨著檔案業(yè)務(wù)人員知識和結(jié)構(gòu)落后等問題，缺乏學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機(jī)會，對電子文件的特性、大數(shù)據(jù)分析和應(yīng)用技術(shù)知之甚少，從而嚴(yán)重影響到數(shù)字檔案室建設(shè)工作的開展。三是制度建設(shè)不到位。目前，多數(shù)單位的檔案管理規(guī)章制度主要以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理為主，缺少適用于電子文件和檔案管理的制度，或者是由于缺乏對電子文件管理的充分認(rèn)識致使制定的電子文件規(guī)范制度不具有可操作性，難以有效解決電子文件在收集、整理、歸檔及利用中出現(xiàn)的問題。

（三）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)不健全。地震系統(tǒng)檔案管理工作大多處于信息化轉(zhuǎn)型升級階段，檔案管理對象由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，管理內(nèi)容由實體管理向內(nèi)容管理轉(zhuǎn)變，利用方式從檔案室查閱向網(wǎng)上查詢利用轉(zhuǎn)變。檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的必要內(nèi)容，也是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理基本條件。但是目前地震系統(tǒng)部分單位仍使用單機(jī)版檔案管理軟件，功能模塊簡單，不能實現(xiàn)全文檢索，難以發(fā)揮檔案數(shù)字化成果的作用。實現(xiàn)增量電子化是數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容，單機(jī)版的檔案管理系統(tǒng)不能與辦公OA系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接，不具備實現(xiàn)增量電子化硬性條件。所以數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)迫在眉睫。

（四）檔案信息資源無法共享。近年來，隨著防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)，地震系統(tǒng)單位新建設(shè)了地震數(shù)據(jù)資源平臺、地震應(yīng)急響應(yīng)系統(tǒng)、課題系統(tǒng)、預(yù)警系統(tǒng)、地震災(zāi)害風(fēng)險防治業(yè)務(wù)系統(tǒng)、統(tǒng)一政務(wù)平臺、辦公OA、財務(wù)系統(tǒng)等多個現(xiàn)代化防震減災(zāi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公軟件，但是各系統(tǒng)之間缺少連接和溝通，導(dǎo)致各部門產(chǎn)生的信息處于分裂狀態(tài)，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)分別存儲在各自系統(tǒng)和服務(wù)器上，形成了一個個“信息孤島”，查詢利用信息需要在多個系統(tǒng)上反復(fù)操作，難以實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一歸檔，進(jìn)而影響業(yè)務(wù)信息資源的共享利用。

（五）存在信息安全隱患。數(shù)字檔案室建設(shè)的信息安全隱患主要存在于數(shù)字檔案的共享利用和數(shù)據(jù)存儲方面。一方面，是數(shù)字化掃描的數(shù)字檔案資源。近年來，地震系統(tǒng)逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，多數(shù)單位的數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)實現(xiàn)了檔案存量數(shù)字化，但是考慮檔案信息公開范圍以及缺少水印、權(quán)限設(shè)置等功能技術(shù)，數(shù)字化的檔案成果還沒有在日常工作中大范圍應(yīng)用；另一方面，是原生電子檔案。檔案管理部門缺少有效的技術(shù)和手段對現(xiàn)在辦公OA以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)新生成的電子文件和電子數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、真實性及可用性進(jìn)行監(jiān)管，也無法保證電子數(shù)據(jù)不受人為因素篡改和損毀。在數(shù)據(jù)存儲方面，檔案數(shù)字化過程會生成很多版本，從剛掃描生成的原始圖幅數(shù)據(jù)，到優(yōu)化圖幅，到轉(zhuǎn)化的雙層PDF數(shù)據(jù)。原生電子檔案的生成過程會產(chǎn)生很多過程數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)等。為確保數(shù)據(jù)生成過程中保留痕跡，上述所有數(shù)據(jù)都需要同步備份以防丟失。這就需要大量的移動存儲介質(zhì)，并且存儲介質(zhì)端口會不斷地在不同主機(jī)之間轉(zhuǎn)移和切換，這就導(dǎo)致了數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。此外，在新系統(tǒng)建設(shè)或者存儲擴(kuò)容時需要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，也有數(shù)據(jù)丟失或者損毀的風(fēng)險，將會產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。

三、地震數(shù)字檔案室建設(shè)路徑的思考

（一）加大宣傳力度，提高重視程度。地震系統(tǒng)檔案工作者應(yīng)當(dāng)加大對數(shù)字檔案室建設(shè)的宣傳力度。一是要切實提高單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，讓其認(rèn)識到建設(shè)數(shù)字檔案室的重要性，從而加強(qiáng)對數(shù)字檔案室建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，把數(shù)字檔案室建設(shè)納入防震減災(zāi)事業(yè)信息化建設(shè)的總體規(guī)劃之中并進(jìn)行整體規(guī)劃和統(tǒng)籌設(shè)計。二是要切實提高行政管理部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門的檔案意識。數(shù)字檔案室建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要各部門配合共同實施，如果僅靠檔案管理部門單打獨斗，數(shù)字檔案室建設(shè)將很難開展。因此，需要提高各方對數(shù)字檔案室的重視程度，得到多方支持，數(shù)字檔案室建設(shè)才能有序開展。

（二）建立健全保障體系，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)、運行和維護(hù)是一項長期的系統(tǒng)工程，需建立經(jīng)費、制度和人才等各方面的保障。針對目前地震系統(tǒng)數(shù)字檔案室保障體系不健全的問題，需要做到以下三個方面：一是爭取經(jīng)費保障。繼續(xù)提高領(lǐng)導(dǎo)對數(shù)字檔案室的重視，將數(shù)字檔案室建設(shè)納入重點工作任務(wù)中，爭取單位的檔案專項經(jīng)費。另外，檔案部門工作人員要積極通過各種渠道申請項目，爭取項目經(jīng)費推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)。二是建立健全各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。根據(jù)地震數(shù)字檔案室建設(shè)工作需要，參考相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，研究制定全面系統(tǒng)、具有地震部門特色的數(shù)字檔案室制度，如各門類電子文件歸檔管理制度、數(shù)字檔案資源備份管理制度、數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)運維和安全管理制度、電子檔案檢測制度、各門類電子檔案元數(shù)據(jù)方案及歸檔范圍等規(guī)章制度等，形成地震系統(tǒng)基于數(shù)字檔案室的電子檔案收、管、存、用等方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。三是提升檔案人員專業(yè)能力。檔案管理人員要與時俱進(jìn)，積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)大數(shù)據(jù)思維，利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)管理數(shù)字檔案室的各種信息資源。

建設(shè)相對獨立且穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數(shù)字檔案資源管理和機(jī)關(guān)共享利用需求的數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施，是確保數(shù)字檔案資源安全管理和有效利用的重要內(nèi)容。單位應(yīng)遵循利舊的基本原則，依托現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺，升級和完善數(shù)字檔案室建設(shè)所需的硬件設(shè)施設(shè)備，配備專業(yè)服務(wù)器、存儲、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學(xué)字符識別（OCR）等基礎(chǔ)軟件及用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名、移動存儲介質(zhì)管理軟件等安全保障設(shè)施。

（三）引入項目管理，推進(jìn)數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)。數(shù)字檔案室建設(shè)項目的步驟應(yīng)該包括項目規(guī)劃、項目立項、項目實施、項目驗收和項目運維。一是項目規(guī)劃階段的核心內(nèi)容的制定。針對地震系統(tǒng)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀和行業(yè)特點，到系統(tǒng)內(nèi)外已經(jīng)建成數(shù)字檔案室的單位進(jìn)行調(diào)研學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)成功做法以探索地震系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字檔案室的思路，在此基礎(chǔ)上制訂本單位的數(shù)字檔案室建設(shè)方案，聘請檔案及信息化方面的專家進(jìn)行評審，提出切實可行的意見建議，同時還要成立多部門合作的項目組織。二是數(shù)字檔案系統(tǒng)招標(biāo)采購。三是以數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)為主的系統(tǒng)實施階段。結(jié)合地震系統(tǒng)工作職能和業(yè)務(wù)，系統(tǒng)承包商和項目組一起梳理、細(xì)化和明確單位相關(guān)部門檔案業(yè)務(wù)需求，形成數(shù)字檔案系統(tǒng)需求說明書，完成需求設(shè)計。四是從地震系統(tǒng)單位實際的需求設(shè)計出發(fā)，參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》和元數(shù)據(jù)管理方案、電子文件格式封裝標(biāo)準(zhǔn)、版式電子文件長期保存等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，進(jìn)行定制化軟件開發(fā)或者是在軟件基礎(chǔ)上選配符合自身需求設(shè)計的軟件模塊，完成系統(tǒng)實施。五是根據(jù)國家檔案局《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》和《數(shù)字檔案室建設(shè)評價》辦法，結(jié)合項目實施進(jìn)度情況開展項目驗收和項目運維。

（四）搭建檔案集中管理平臺，實現(xiàn)信息資源共享。根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，數(shù)字檔案包括原生電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本。目前，多數(shù)地震系統(tǒng)單位已經(jīng)完成了檔案存量數(shù)字化工作，因此地震系統(tǒng)單位推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要目標(biāo)之一是實現(xiàn)檔案增量電子化。增量檔案數(shù)據(jù)主要來源于地震系統(tǒng)單位運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)，不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口應(yīng)該保持暢通。為解決單位多個辦公軟件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為政的現(xiàn)狀，匯集所有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，部分單位正在推進(jìn)防震減災(zāi)統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺建設(shè)項目。數(shù)字檔案室建設(shè)可以在統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺建設(shè)前提出檔案管理需求，向各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供電子檔案移交、利用等接口以及接口使用說明，明確接口調(diào)用方式、接口名稱、接口參數(shù)，對統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺的電子文件從生成到歸檔全流程進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，規(guī)范電子文件管理和電子檔案管理的業(yè)務(wù)流程。

通過搭建檔案集中管理平臺，構(gòu)建統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺與檔案管理系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)地震系統(tǒng)單位所有數(shù)字業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔于數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)會根據(jù)檔案工作人員設(shè)置的需求自動捕獲需要的元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)文檔一體化管理，在保證電子檔案系統(tǒng)完整、安全準(zhǔn)確的同時逐步實現(xiàn)文書檔案、會計檔案、科研檔案、項目檔案等檔案增量電子化工作。

在建設(shè)數(shù)字檔案室過程中，還可以嘗試運用系統(tǒng)集成、大數(shù)據(jù)技術(shù)，對統(tǒng)一業(yè)務(wù)平臺的數(shù)字資源進(jìn)行整合開發(fā)，建立跨平臺信息管理檢索系統(tǒng)，對不同數(shù)據(jù)源的信息進(jìn)行綜合處理，用戶可以通過該系統(tǒng)快速獲取不同的數(shù)據(jù)源信息?？缙脚_信息檢索系統(tǒng)建設(shè)能提高信息資源的查全率和查準(zhǔn)率，有利于提高防震減災(zāi)業(yè)務(wù)、科研、項目工作的效率。

（五）構(gòu)建安全保障體系，確保檔案信息安全。數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)結(jié)合實際，完成信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)測評，從多層面為數(shù)字檔案室系統(tǒng)建立安全保障體系。一是在制度層面建立“三員”管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員職責(zé)，并設(shè)計、實施完善的用戶權(quán)限配置和管理功能，為數(shù)字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。二是做好歷史數(shù)據(jù)遷移，將原單機(jī)版或網(wǎng)絡(luò)版檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)字檔案室系統(tǒng)中，通過歷史數(shù)據(jù)遷移，實現(xiàn)已有歷史數(shù)據(jù)的遷移導(dǎo)入及數(shù)據(jù)清洗，確保歷史數(shù)據(jù)信息的完整準(zhǔn)確和安全。三是完善電子簽章系統(tǒng)。電子簽章系統(tǒng)可以包括電子簽名和電子簽章兩部分，電子簽名為地震工作人員簽名，電子簽章為單位的電子公章。在電子文件流轉(zhuǎn)的過程中使用電子簽章系統(tǒng)可以確保簽署為簽名者本人，具有較好的防偽造和防篡改的作用，確保電子文件的真實性。四是在共享利用方面要做到確定檔案公開范圍以及系統(tǒng)使用權(quán)限設(shè)置，根據(jù)不同的用戶設(shè)定不同的使用權(quán)限，并使用數(shù)字水印技術(shù)，將水印以文字、二維碼等形式嵌入檔案集中管理平臺中所要標(biāo)的數(shù)據(jù)中。在保護(hù)檔案數(shù)據(jù)的同時保障數(shù)據(jù)的正常傳播和拷貝并可以防止非法侵權(quán)。五是在數(shù)據(jù)存儲方面，采用在線備份和離線備份相結(jié)合的方式，對各門類電子檔案及檔案數(shù)字化副本、元數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、日志文件等檔案資源進(jìn)行備份。在數(shù)字檔案室系統(tǒng)中開發(fā)數(shù)據(jù)庫備份與恢復(fù)功能，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的自動備份和恢復(fù)。離線備份應(yīng)實現(xiàn)多套數(shù)據(jù)同步備份，不重復(fù)使用移動存儲介質(zhì)，并實行數(shù)據(jù)異地備份，盡可能做到萬無一失，有效保障電子檔案的安全存儲和有效利用。

四、結(jié)語

推進(jìn)防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化，實現(xiàn)防震減災(zāi)事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的重要組成部分。在推動地震監(jiān)測預(yù)報預(yù)警、探查區(qū)劃評估和公共服務(wù)、地震科技創(chuàng)新等防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化進(jìn)程中，會形成大量的專業(yè)數(shù)據(jù)信息。因此，建設(shè)地震數(shù)字檔案室，搭建地震檔案信息共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)與主責(zé)主業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)在線歸檔，徹底實現(xiàn)地震檔案存量“數(shù)字化”，增量“電子化”以及利用“網(wǎng)絡(luò)化”，完成地震系統(tǒng)檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級，能為防震減災(zāi)事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供更好的檔案服務(wù)。