干部人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)及解決措施

文/中共麗水市委組織部 梅景慧

近年來(lái)，隨著從嚴(yán)管理監(jiān)督干部與選人用人標(biāo)準(zhǔn)的不斷提高，干部人事檔案的管理難度越來(lái)越大。而基于科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展、數(shù)字變革的背景，干部人事檔案朝著數(shù)字化、智能化方向發(fā)展已成為一種既定趨勢(shì)，是創(chuàng)新干部人事檔案管理模式、提高管檔工作效率和防范檔案涂改造假的重要舉措。2006年，中共中央組織部發(fā)布了《全國(guó)組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》，對(duì)干部人事檔案數(shù)字化工作進(jìn)行了安排；2010年，提出“干部檔案數(shù)字化”的要求，按照嚴(yán)格管理，安全保密，方便利用的原則，開(kāi)始在全國(guó)統(tǒng)一實(shí)施干部人事檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)；2017年7月，頒布GB/T 33870—2017《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》。目前，我國(guó)大多檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)始通過(guò)專(zhuān)門(mén)企業(yè)購(gòu)買(mǎi)外包服務(wù)完成干部人事檔案數(shù)字化管理工作。

一、干部人事檔案數(shù)字化外包是大勢(shì)所趨

（一）有利于提高工作效率。大批量干部人事檔案采取數(shù)字化外包之后，能夠有效分散本單位內(nèi)部人員的工作壓力，促使人員集中精力于日常管理與服務(wù)工作中。通過(guò)與外包企業(yè)合作，能夠更好節(jié)省檔案部門(mén)的人力和物力，助力部門(mén)高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)。

（二）有利于人員的學(xué)習(xí)培養(yǎng)。在檔案管理中，檔案員信息化水平參差不齊，數(shù)字化外包不僅為檔案管理人員學(xué)習(xí)和掌握檔案數(shù)字化管理的理論知識(shí)與實(shí)踐技能提供了現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)平臺(tái)，還有效節(jié)約了人員外出學(xué)習(xí)及培訓(xùn)所產(chǎn)生的費(fèi)用成本，進(jìn)而為本單位內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)。

（三）有利于解決檔案部門(mén)的數(shù)字化問(wèn)題。數(shù)字化外包全過(guò)程中所使用的技術(shù)和管理由外包公司承擔(dān)，例如，圖像制作、數(shù)據(jù)掛接、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)、數(shù)據(jù)管理與儲(chǔ)存等技術(shù)。檔案部門(mén)不需要另行開(kāi)發(fā)系統(tǒng)和相關(guān)設(shè)備，僅需負(fù)責(zé)檔案的出庫(kù)、入庫(kù)、核查等工作，可以較好地解決檔案管理部門(mén)數(shù)字化技術(shù)匱乏的問(wèn)題。

二、干部人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型及成因

（一）項(xiàng)目主觀風(fēng)險(xiǎn)。干部人事檔案數(shù)字化外包是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，對(duì)于外包企業(yè)的工作資歷、技術(shù)條件、涉密資質(zhì)、技術(shù)人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和工作能力具有較高要求。由于上述因素直接關(guān)系著干部人事檔案的數(shù)字化進(jìn)程、工作質(zhì)量與檔案信息安全，如果不能夠進(jìn)行深入調(diào)查，僅僅落實(shí)預(yù)算經(jīng)費(fèi)外包這一項(xiàng)工作，放任外包企業(yè)工作人員自行安排，將會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行監(jiān)管制度無(wú)法落實(shí)，驗(yàn)收查收不夠細(xì)致，進(jìn)而為干部人事檔案管理埋下安全隱患。

（二）實(shí)體檔案風(fēng)險(xiǎn)。干部人事檔案數(shù)字化外包的加工流程較為復(fù)雜，需要經(jīng)手多個(gè)工作人員，并且工作處理任務(wù)量較大，加工工期較長(zhǎng)，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)紕漏都會(huì)影響干部人事檔案的整體信息安全。例如，干部人事檔案在出庫(kù)與入庫(kù)過(guò)程中手續(xù)不全、交接不清晰，就容易導(dǎo)致檔案丟失的安全隱患。在檔案整理環(huán)節(jié)中，如果存在隨意翻折、任意抽換、錯(cuò)誤裝訂等行為，會(huì)造成干部人事檔案的損害。另外，干部人事檔案管理有回避制度，如果對(duì)外包人員身份審查不清，一旦被某些別有用心人員利用，就可能會(huì)出現(xiàn)檔案內(nèi)容泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因此，在干部人事檔案數(shù)字化外包進(jìn)程中，不僅需要關(guān)注數(shù)字化加工處理過(guò)程，還應(yīng)該充分重視實(shí)體檔案的安全性，嚴(yán)禁隨意翻折、損害丟棄等行為，減少實(shí)體檔案的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。干部人事檔案數(shù)字化外包，就是將實(shí)體檔案內(nèi)容不斷轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息的過(guò)程。在這項(xiàng)工作中，如果對(duì)干部人事檔案整理規(guī)范細(xì)則掌握不到位，將會(huì)導(dǎo)致部分檔案分類(lèi)、排序出現(xiàn)錯(cuò)誤，數(shù)字化目錄與實(shí)體檔案不對(duì)應(yīng)的問(wèn)題。此外，外包公司多以紙質(zhì)檔案整理、掃描錄入、數(shù)字化驗(yàn)收等多個(gè)專(zhuān)項(xiàng)小組流水作業(yè)的形式開(kāi)展工作，一旦銜接不暢，將出現(xiàn)掃描不當(dāng)、材料排序錯(cuò)誤、數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案不對(duì)應(yīng)等問(wèn)題。而在對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工處理過(guò)程中，對(duì)掃描后的檔案進(jìn)行裁剪、糾偏、去污提亮、色調(diào)處理等不當(dāng)，將會(huì)導(dǎo)致檔案圖像不完整、色差偏差、位置不居中，進(jìn)而影響干部人事數(shù)字化檔案的整體質(zhì)量與后續(xù)使用效果。

（四）信息技術(shù)安全風(fēng)險(xiǎn)。在干部人事檔案數(shù)字化外包進(jìn)程中，存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性、穩(wěn)定性、耐用性直接關(guān)乎著數(shù)字檔案的信息安全。一旦儲(chǔ)存服務(wù)器、計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等出現(xiàn)媒介受損，將會(huì)容易造成數(shù)據(jù)檔案丟失。此外，干部人事檔案數(shù)字化信息具有可存儲(chǔ)性和可復(fù)制性的特點(diǎn)，這也為不法分子隨意更改、復(fù)制、遷移檔案數(shù)據(jù)信息提供了渠道。當(dāng)前，隨著我國(guó)信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展與高度普及，網(wǎng)絡(luò)黑客、系統(tǒng)病毒等風(fēng)險(xiǎn)較高，這也在一定程度上增加了干部人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)，容易造成數(shù)據(jù)信息泄露、丟失等安全事故。

三、干部人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)的解決措施

（一）深化落實(shí)管理責(zé)任，加強(qiáng)溝通。具體如下：

第一，在干部人事檔案數(shù)字化外包進(jìn)程中，檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，成立專(zhuān)門(mén)的檔案外包管理領(lǐng)導(dǎo)小組，管理人員可由檔案管理部門(mén)、技術(shù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等組成，其中檔案管理部門(mén)責(zé)任人為小組組長(zhǎng)。完善領(lǐng)導(dǎo)小組相關(guān)工作內(nèi)容與職責(zé)劃分，促使小組人員各司其職，做好本職工作。在數(shù)字化外包項(xiàng)目實(shí)施前要同外包企業(yè)進(jìn)行深入交流溝通，確定檔案交接工作及相關(guān)工作流程和人員進(jìn)駐情況，明確外包服務(wù)范圍和安全管理規(guī)定等。此外，檔案主管部門(mén)要認(rèn)真落實(shí)檔案安全管理主體責(zé)任，堅(jiān)決防止“一包了之”、放任不管。要嚴(yán)格落實(shí)檔案工作重大事項(xiàng)報(bào)告制度，檔案服務(wù)外包過(guò)程中可能導(dǎo)致檔案損毀、丟失或信息泄露等重大違法事件的，要及時(shí)報(bào)告上級(jí)部門(mén)。

第二，檔案管理部門(mén)還應(yīng)該嚴(yán)格秉持“貨比三家”的原則，擇優(yōu)選擇外包企業(yè)，并細(xì)化外包方案。檔案部門(mén)應(yīng)該盡可能選擇涉密資質(zhì)較深、無(wú)外資背景、經(jīng)過(guò)工商注冊(cè)的外包企業(yè)進(jìn)行合作。根據(jù)本單位的實(shí)際資金情況與外包需求擬定完備的干部人事檔案數(shù)字化外包細(xì)則，并與外包企業(yè)簽訂數(shù)字化加工合同與保密協(xié)議。其中應(yīng)該將工作任務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、驗(yàn)收方式進(jìn)行細(xì)化，并明確雙方主體責(zé)任與義務(wù)。這樣才能利用法律法規(guī)規(guī)范外包企業(yè)的工作行為，提高工作質(zhì)量，保障干部人事檔案信息安全。

第三，檔案部門(mén)還應(yīng)該建立明確的項(xiàng)目參與人員檔案，詳細(xì)記錄項(xiàng)目人員的基本信息、所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容、到崗及離崗時(shí)間等。項(xiàng)目人員在參與干部人事檔案數(shù)字化外包工作中，應(yīng)該向檔案部門(mén)提供身份證明、個(gè)人簡(jiǎn)歷、社會(huì)關(guān)系證明的資料，在檔案部門(mén)進(jìn)行信息核查之后，到崗參與工作。

第四，檔案部門(mén)還應(yīng)該對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行全程追蹤監(jiān)管，定期到工作現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行巡查。其中包括排查網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全問(wèn)題、做好安保記錄檢查、規(guī)范項(xiàng)目參與人員工作行為等，以確保各項(xiàng)操作流程符合規(guī)定。要定期按比例抽查數(shù)字檔案質(zhì)量，對(duì)不符合要求的提出整改措施，通過(guò)嚴(yán)格監(jiān)管和定期抽查有效提高干部人事檔案數(shù)字化外包質(zhì)量與安全性，促使外包企業(yè)與檔案部門(mén)共同努力將項(xiàng)目做好做精。

（二）完善管理機(jī)制，規(guī)范操作流程。具體如下：

第一，在干部人事檔案數(shù)字化外包工作開(kāi)展中，檔案部門(mén)應(yīng)盡可能給外包企業(yè)提供獨(dú)立場(chǎng)所開(kāi)展辦公，加工場(chǎng)地最好與庫(kù)房毗鄰，且盡可能封閉，滿(mǎn)足干部人事檔案管理的安全防護(hù)要求，對(duì)出入場(chǎng)所的所有人員進(jìn)行登記管理。嚴(yán)格按照《檔案數(shù)字化外包安全管理準(zhǔn)則》的相關(guān)要求，在檔案出庫(kù)時(shí)必須要做好清點(diǎn)工作，并辦理好簽字手續(xù)，禁止出現(xiàn)項(xiàng)目參與人員自行調(diào)取檔案或者將檔案帶離現(xiàn)場(chǎng)的行為。

第二，檔案部門(mén)與外包企業(yè)應(yīng)該通力合作，增強(qiáng)項(xiàng)目參與人員的檔案管理意識(shí)和主體責(zé)任意識(shí)，促使其充分認(rèn)識(shí)到干部人事檔案的價(jià)值與重要性，進(jìn)而在數(shù)字化外包加工中自覺(jué)愛(ài)護(hù)檔案。此外，針對(duì)實(shí)體檔案中易損壞的檔案盡量采用平板掃描儀進(jìn)行掃描，并對(duì)破損的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)，避免管理部門(mén)與外包企業(yè)出現(xiàn)糾紛。此外，在實(shí)體檔案訂裝環(huán)節(jié)中，還需要確保分類(lèi)準(zhǔn)確、檔案編碼無(wú)誤、圖像清晰等。項(xiàng)目參與人員還應(yīng)該對(duì)原有檔案目錄與數(shù)字化檔案進(jìn)行核對(duì)，避免漏掃、誤掃等問(wèn)題，在確保實(shí)體檔案數(shù)量完成后，將其擺放在正確位置。

第三，在干部人事檔案數(shù)字化外包工作中，項(xiàng)目參與人員在進(jìn)入檔案庫(kù)和工作場(chǎng)地時(shí)，應(yīng)該進(jìn)行安全檢查，個(gè)人手機(jī)、背包、水杯、打火機(jī)等都必須上交。并且嚴(yán)令禁止在工位上喝水、吃飯。這樣就能夠最大限度地避免實(shí)體檔案受到污染。此外，還應(yīng)建立數(shù)字化流程單，明確好項(xiàng)目參與人員的工作內(nèi)容、處理時(shí)間、經(jīng)手人員等，并將其與數(shù)字化檔案成果一同交給檔案部門(mén)。這樣既能夠保障操作流程的規(guī)范性，又能在后續(xù)出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)進(jìn)行責(zé)任追溯。

（三）提升技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格驗(yàn)收查收。具體如下：

第一，檔案部門(mén)開(kāi)展干部人事檔案數(shù)字化外包工作之前，應(yīng)該對(duì)檔案的涉密性、完整性、有序性等進(jìn)行逐一核查。其中針對(duì)受損無(wú)法修補(bǔ)、資料缺失的檔案，應(yīng)該盡可能進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)目錄不符合的檔案進(jìn)行調(diào)整。明確分類(lèi)，并保障各檔案之間存在內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，確保編碼無(wú)誤之后，轉(zhuǎn)交給外包企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化加工。同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)日常監(jiān)管與隨機(jī)抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，避免出現(xiàn)大批量數(shù)字檔案返工。

第二，數(shù)字化外包企業(yè)應(yīng)該嚴(yán)格按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的相關(guān)要求，開(kāi)展圖像掃描作業(yè)，針對(duì)圖像應(yīng)該進(jìn)行去污、提亮、去白邊等處理，防止圖像不清晰影響后續(xù)使用。此外，在驗(yàn)收過(guò)程中，外包企業(yè)必須將公司自帶的移動(dòng)硬盤(pán)、儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行清除或者交由檔案部門(mén)銷(xiāo)毀。檔案部門(mén)則應(yīng)該由干部人事檔案管理、信息技術(shù)管理等專(zhuān)業(yè)人員對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目進(jìn)行核查，確保干部人事檔案的信息安全。

四、干部人事檔案數(shù)字化外包經(jīng)驗(yàn)體會(huì)

（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算。一是經(jīng)費(fèi)預(yù)算是否合理在一定程度上影響著干部人事檔案數(shù)字化外包工作能否順利開(kāi)展。筆者認(rèn)為，人工費(fèi)用預(yù)算應(yīng)該要高于當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)格。近年來(lái)，伴隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們的收入水平不斷提高，人工費(fèi)用也不斷上漲。因此，預(yù)算的外包加工費(fèi)用應(yīng)該高于檔期的市場(chǎng)價(jià)格一定比例。這樣才能夠更好地應(yīng)對(duì)勞動(dòng)成本上漲所帶來(lái)的資金需求。二是對(duì)于軟件及硬件的預(yù)算可以具體參考官方網(wǎng)站價(jià)格。投標(biāo)公司參與項(xiàng)目投標(biāo)的重要影響因素就是經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)。因此，預(yù)算應(yīng)在官方網(wǎng)站價(jià)格基礎(chǔ)上適當(dāng)上調(diào)預(yù)算比例，以最大限度地保障投標(biāo)公司參與度。

（二）軟件及硬件建設(shè)。干部人事檔案數(shù)字化外包還需要依托相應(yīng)的軟件及硬件設(shè)備。而對(duì)于設(shè)備的要求不僅需要其具備較高的保密性，符合干部人事檔案管理規(guī)范要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還應(yīng)該合理拓寬數(shù)據(jù)信息采集的范圍。系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)該嚴(yán)格秉持“以人為本”“最大限度滿(mǎn)足人力資源管理部門(mén)的日常工作需求”的原則。此外，系統(tǒng)還應(yīng)該具備用戶(hù)操作簡(jiǎn)單性、實(shí)用性以及檢索功能，進(jìn)而搭建起一個(gè)安全保密、簡(jiǎn)單便利的管理平臺(tái)。

（三）制度建設(shè)。在干部人事檔案數(shù)字化外包過(guò)程中，從檔案外界、整理、錄入、操作再到重新入庫(kù)整個(gè)過(guò)程中都存在泄密風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，應(yīng)該明確好外包人員的工作職責(zé)、任務(wù)、質(zhì)量、保密要求等，并使用合同、規(guī)章制度等對(duì)其進(jìn)行約束。

五、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案數(shù)字化外包已是大勢(shì)所趨，能夠有效提高干部人事檔案管理水平與工作質(zhì)量，也能夠?yàn)楸締挝粌?nèi)部人員充實(shí)工作精力，更好地提高檔案部門(mén)服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，干部人事檔案數(shù)字化外包中存在諸多風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，檔案部門(mén)應(yīng)該給予高度重視，并積極采取有效措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范與解決，進(jìn)而提高干部人事檔案數(shù)字化管理質(zhì)量。