新時期高職院校教學(xué)秘書崗位能力及職業(yè)素養(yǎng)探討

文/徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院信息工程學(xué)院 張巖 徐聽

高職院校的教育在國家的發(fā)展和教育結(jié)構(gòu)中發(fā)揮著不可或缺的作用。隨著我國進入新的發(fā)展時期，教學(xué)管理人才缺口巨大，高職院校教育對高素質(zhì)管理型人才需求迫切。教學(xué)工作是高職院校的核心，高職院校的教學(xué)管理水平將對學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，同時還會影響學(xué)校的聲譽及今后的發(fā)展。在教學(xué)管理者中，教學(xué)秘書是連接教務(wù)處與二級學(xué)院的橋梁紐帶、是各項教學(xué)制度的執(zhí)行者、是師生溝通的服務(wù)者。作為教學(xué)一線基層工作者，教學(xué)秘書工作內(nèi)容煩瑣復(fù)雜，實施的環(huán)節(jié)盤根交錯，加之新時期各大高校均已成立相應(yīng)的二級學(xué)院，很多原屬于教務(wù)處的工作都下發(fā)到院系獨立完成，這對教學(xué)秘書本就繁重的工作提出了新的挑戰(zhàn)。新時期如何使教學(xué)秘書這一崗位發(fā)揮出重要作用，更好地為高職院校教學(xué)服務(wù)？學(xué)校管理體制的重視和培養(yǎng)是基礎(chǔ)，教學(xué)秘書自身的崗位能力、過硬的職業(yè)素養(yǎng)是關(guān)鍵。

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

（一）是基層教學(xué)工作的實施者。教學(xué)秘書作為教學(xué)一線管理人員，能夠有效保證教學(xué)各個環(huán)節(jié)有序開展。它處于二級學(xué)院教學(xué)工作的核心位置，對教學(xué)質(zhì)量的改善有著不可或缺的作用。教學(xué)秘書是教學(xué)院長任務(wù)安排的直接實施者與得力助手，教學(xué)院長不僅負責(zé)本學(xué)院的教學(xué)管理工作的安排，還從事學(xué)院課程教學(xué)、教師科研、教學(xué)文件制定等工作，因此，需要教學(xué)秘書負責(zé)大量日常教學(xué)事務(wù)性工作。比如：1.擬定相關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、修訂學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的相關(guān)文件。2.學(xué)期期初補考、學(xué)生重修課程的安排。3.審核各個專業(yè)提交的人才培養(yǎng)方案，并在教務(wù)系統(tǒng)中完成課程入庫。4.征訂教材，簽訂教師教學(xué)任務(wù)，在系統(tǒng)中完成排課。5.完成全國各類大型考試的考務(wù)工作，如英語三級、四六級、計算機等級考試等。6.學(xué)生學(xué)籍變動、畢業(yè)結(jié)業(yè)資格審核、畢業(yè)證書發(fā)放。7.落實并參與學(xué)院教師教學(xué)質(zhì)量評定與檢查。8.做好教師教學(xué)材料的收集、整理、歸檔。

（二）是教學(xué)管理工作的參與者。教師秘書是教學(xué)管理中必要的參與者，需要協(xié)助教學(xué)院長制訂具體的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)安排等，并提供相關(guān)的建議和有效的措施并時刻擺正自己的位置，做到“參與不干預(yù)，出謀不決策”。在教育教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書需及時給教學(xué)院長事務(wù)性工作可供選擇的方案和解決方法，并及時總結(jié)傳達教學(xué)會議要求，撰寫各個教學(xué)會議紀(jì)要，傳達給各專業(yè)帶頭人、學(xué)院教師等，幫助教學(xué)工作有序展開，更利于教學(xué)計劃的執(zhí)行和完成。

（三）是一線教學(xué)工作的協(xié)調(diào)者。教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中的協(xié)調(diào)者，是教務(wù)處和二級學(xué)院溝通的橋梁紐帶，也是學(xué)院和教師、學(xué)生之間溝通的橋梁紐帶，起著信息反饋作用。教務(wù)處對二級學(xué)院下達的任務(wù)都是通過教學(xué)秘書反饋給學(xué)院的教學(xué)院長以及本學(xué)院的教師和學(xué)生。教學(xué)秘書直接和教師、學(xué)生取得聯(lián)系，并將師生反饋的相關(guān)問題如實反饋給教學(xué)院長及教務(wù)處，完成上傳下達，有效溝通。

二、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的現(xiàn)狀

（一）工作任務(wù)重，時效性強。隨著教育改革的深化，辦學(xué)水平的提升，高職院校設(shè)置的專業(yè)方向拓寬，招生規(guī)模越來越大，這就對教學(xué)秘書工作崗位能力和職業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。在校院兩級管理體制下，教學(xué)秘書不僅要承擔(dān)來自上級部門下發(fā)的各項工作，還要實時在線完成二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作，更要管理好、服務(wù)好本學(xué)院的教師和學(xué)生。繁雜的工作和長期禁錮在本崗位的壓迫感，容易導(dǎo)致教學(xué)秘書根本沒有多余的時間和精力去學(xué)習(xí)和研究，對待工作只求完成，不求質(zhì)量，無法實現(xiàn)高效的管理和服務(wù)，更談不上教學(xué)的管理和創(chuàng)新。

（二）晉升空間小，職業(yè)認同感差。教學(xué)秘書的職務(wù)晉升和職稱評定較為困難。與教學(xué)和科研為主的專業(yè)教師相比，教學(xué)秘書屬于教輔人員，勞動成果難以量化，加之缺少教學(xué)科研的時間和精力，無法在職稱評審時拿出像樣的成果，政治前途低，職稱評審難，在崗位上十年如一日，工作積極性低，處于一種疲于應(yīng)付的狀態(tài)。年輕的教學(xué)秘書都希望通過轉(zhuǎn)崗來實現(xiàn)職業(yè)瓶頸的突破，但是很多學(xué)校目前對教學(xué)秘書的重視程度遠低于專任教師，導(dǎo)致教學(xué)秘書的職業(yè)認同感普遍較差。

三、教學(xué)秘書應(yīng)具備的崗位能力

（一）統(tǒng)籌安排能力。面對高職院校復(fù)雜的教學(xué)管理工作，教學(xué)秘書要有統(tǒng)籌全盤的工作能力，能將復(fù)雜、煩瑣、零碎的工作梳理清楚，并分清主次、分清輕重緩急、妥善安排。對于日常工作要有合理化流程，并且要做好階段性的反思與工作梳理，這樣才能高效率地完成本職工作。

（二）溝通協(xié)調(diào)能力。新時代的教學(xué)管理工作離不開溝通和協(xié)調(diào)。教學(xué)秘書服務(wù)于教務(wù)處和二級學(xué)院，在日常教學(xué)管理工作中，要面對本校教師、外聘教師、不同年級的學(xué)生、校企合作單位等各個不同的服務(wù)對象。因此，具備較強的溝通協(xié)調(diào)能力，是教學(xué)秘書必備的基本素質(zhì)。有效的溝通協(xié)調(diào)能明確任務(wù)目標(biāo)，讓教學(xué)秘書厘清思路，從而達到對自己工作環(huán)境以及工作目標(biāo)了解更深刻，促進教學(xué)管理的良性運轉(zhuǎn)，提高教學(xué)管理工作的效率。與此同時，教學(xué)秘書不僅要合理安排正常的教學(xué)工作，還要和各個二級學(xué)院保持密切的溝通，及時了解各個并行學(xué)院教學(xué)運轉(zhuǎn)出現(xiàn)的問題以及可供學(xué)習(xí)的教學(xué)方案等，并傳達給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，取長補短，擇善而從，為本學(xué)院教學(xué)管理工作提供教學(xué)參考價值。

（三）自主學(xué)習(xí)能力。高職院校的專業(yè)設(shè)置和課程安排要基于社會和行業(yè)需求，需要專業(yè)驗證，其中企業(yè)調(diào)研是開設(shè)高職院校專業(yè)的前提條件，是高職院校今后培養(yǎng)人才的方向。高職教育是一個與時代發(fā)展、與經(jīng)濟發(fā)展密切依存的教育形態(tài)。因此，教學(xué)秘書在工作中需要了解每個專業(yè)的基本情況、課程設(shè)置以及專業(yè)發(fā)展，要積極培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)的意識與能力，學(xué)習(xí)教育學(xué)理論、努力拓寬知識面、提高自身知識儲備，更新理念、學(xué)習(xí)最前沿知識，并掌握最新技能技術(shù)，全面提高自身綜合素質(zhì)，增強崗位能力。

（四）信息處理能力。教學(xué)秘書復(fù)雜、煩瑣、零碎的工作內(nèi)容，需要面對大量的文件、電話、會議資料等等。教學(xué)秘書要分清主次、厘清輕重緩急、妥善安排把握，這就要求教學(xué)秘書要有迅速、準(zhǔn)確地處理信息的能力。如學(xué)生考試不及格，學(xué)院對學(xué)生進行學(xué)業(yè)警告處理問題是否做到位，是否第一時間告知學(xué)生補考、重修工作相關(guān)安排。此外，教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出學(xué)生成績后，需要及時進行核對檢查，是否存在成績不合格同學(xué)，及時聯(lián)合輔導(dǎo)員或者班主任老師將成績下發(fā)到各個班級，做好不合格學(xué)生后續(xù)補考、重修工作通知以及獲得相應(yīng)課程學(xué)分的提醒工作。

（五）管理創(chuàng)新能力。開拓創(chuàng)新是新時代高職院校的新要求。作為一線教學(xué)管理工作者，教學(xué)秘書要具備創(chuàng)新能力，要與時俱進，發(fā)揮工作的主動性、積極性和創(chuàng)造性。要發(fā)揮主動性，做好流程梳理，養(yǎng)成例行會議記錄的好習(xí)慣。在處理突發(fā)教學(xué)事故時要有快速應(yīng)變能力，知輕重，分緩急。對于教學(xué)系統(tǒng)中各項功能，應(yīng)每天抽出時間進行研究，避免過度依賴傳統(tǒng)模式，機械埋頭于各種重復(fù)性工作，缺乏獨立思考的能力。在大數(shù)據(jù)信息化的時代，要學(xué)會利用新技能新方法，提高自己數(shù)據(jù)分析總結(jié)、高效統(tǒng)計的能力，實現(xiàn)從事務(wù)性教學(xué)秘書向研究型教學(xué)秘書過渡的突破。

四、教學(xué)秘書應(yīng)具備的素質(zhì)要求

（一）崇高的政治素養(yǎng)。政治素養(yǎng)是衡量一個人的政治態(tài)度、政治品質(zhì)和思想作風(fēng)的標(biāo)桿。對于教學(xué)管理者，要有積極樂觀的心態(tài)，正確的人生觀、價值觀。教學(xué)秘書既是高職院校的管理者，又是執(zhí)行者，應(yīng)具備崇高的思想政治素質(zhì)，本心赤忱服務(wù)、全身心投入工作。要認真學(xué)習(xí)政治理論，有堅定的政治立場，貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策，樹立社會主義榮辱觀以及正確的“三觀”，更要有飽滿的熱情，敬業(yè)樂業(yè)，在工作中嚴(yán)格要求自己，精益求精。要了解相關(guān)教育教學(xué)政策，用科學(xué)的方式方法去指導(dǎo)自己完成教學(xué)管理工作，使教學(xué)工作有條不紊地進行，高效率地完成學(xué)校、學(xué)院的教學(xué)工作。

（二）熟練的業(yè)務(wù)能力。教學(xué)秘書作為教學(xué)崗位重要的職位，應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)能力。要全面了解學(xué)校的各種規(guī)章制度以及辦事流程。了解本學(xué)院的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)特點及教學(xué)規(guī)律，尤其關(guān)注教學(xué)計劃內(nèi)容、課程設(shè)置原則、專業(yè)建設(shè)相關(guān)的課程內(nèi)容等。此外，要具備信息資料處理能力與組織管理能力。教學(xué)秘書每天需要閱讀大量的文件及會議資料，應(yīng)熟練使用各種辦公軟件，掌握各種辦公技巧。教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中，需時常整理數(shù)據(jù)表格文件，熟練掌握計算機應(yīng)用軟件能夠為教學(xué)工作起到事半功倍的效果。此外，作為高職院校的教學(xué)秘書，不僅要掌握教學(xué)管理中基本的規(guī)律，還要清晰地了解二級學(xué)院的整體特色及相關(guān)課程的背景及特點。職業(yè)學(xué)院學(xué)生重在技能訓(xùn)練，對于產(chǎn)教融合、工學(xué)交替、頂崗實習(xí)實踐類課程環(huán)節(jié)，也要更好地發(fā)揮教學(xué)管理的監(jiān)督與服務(wù)作用。

（三）過硬的心理素質(zhì)。教學(xué)秘書所接觸的事務(wù)繁而雜，如處理基本崗位任務(wù)、輔助教學(xué)院長處理相關(guān)事務(wù)、完成教務(wù)處下達的任務(wù)、溝通教師與教師以及教師和學(xué)生之間的各種問題等。因此應(yīng)具備超高的心理素質(zhì)，應(yīng)當(dāng)保持冷靜、平和的心態(tài)和清晰的頭腦，不可急躁，不可倦怠，要有任勞任怨的心理準(zhǔn)備，受到委屈需要及時調(diào)整心態(tài)，自我吸收排解。遇到突發(fā)教學(xué)事故時，要迅速找到解決問題的方法并第一時間向上層反饋?？偨Y(jié)來說，教學(xué)秘書要有過硬的心理素質(zhì)，良好的自我調(diào)節(jié)情緒能力，處于上有機關(guān)、下有師生的中間地帶，能夠處事不驚，維穩(wěn)不亂，方可高效工作。

五、結(jié)語

高職院校是培養(yǎng)復(fù)合型、工匠型、創(chuàng)新型人才的地方，在高職院校發(fā)展過程中，學(xué)校應(yīng)高度重視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中不可或缺的作用。目前，眾多高職院校對教學(xué)秘書的招聘已從不限專業(yè)到專業(yè)對口、從本科學(xué)歷到研究生學(xué)歷的轉(zhuǎn)變，非常有利于對教學(xué)秘書這支隊伍高水平、專業(yè)化的培養(yǎng)，加之日常有針對性地開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極要求他們赴外參加培訓(xùn)，開展學(xué)習(xí)交流，從頂層設(shè)計上重視教學(xué)秘書崗位，健全教學(xué)秘書的晉升途徑，擴大教學(xué)秘書隊伍細致量化工作，讓他們安心在崗、有效工作，促使教學(xué)管理水平向著高效化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化發(fā)展。

對于教學(xué)秘書自身來說，應(yīng)在做好本職工作的基礎(chǔ)上，不斷探索教學(xué)管理中的新方法、新思路、新手段。勤于學(xué)習(xí)，大膽實踐，不斷創(chuàng)新，時刻牢記崗位職責(zé)，積極參與科研，更新崗位能力、提升職業(yè)素養(yǎng)，轉(zhuǎn)事務(wù)型為研究型，助力高職院校的進一步發(fā)展。