國有企業(yè)辦公室現(xiàn)狀及提質(zhì)增效策略探討

文/貴州鐵路發(fā)展基金管理有限公司 郭宇翔

一、國有企業(yè)辦公室現(xiàn)狀

對(duì)國有企業(yè)來說，辦公室是至關(guān)重要的，是上傳下達(dá)的“神經(jīng)”，是協(xié)調(diào)左右的“樞紐”。其工作具有鮮明的政治性、示范性、綜合性和服務(wù)性。當(dāng)前，國有企業(yè)辦公室存在一些問題。包括定位模糊、制度懸空、統(tǒng)籌混亂、流程倒置以及擔(dān)當(dāng)意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)不足等。

（一）定位模糊。國有企業(yè)辦公室缺乏正確的思想認(rèn)識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到自身作為中樞機(jī)構(gòu)的重要性以及在企業(yè)有序運(yùn)轉(zhuǎn)中的管理職能，沒有意識(shí)到辦公室除了辦理事務(wù)性工作以外，更是調(diào)控企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要“樞紐”，滿足于“領(lǐng)導(dǎo)安排一件辦一件”的情況尤為突出。

（二）制度懸空。照抄照搬履行出資人職責(zé)單位或行業(yè)主管單位制度的現(xiàn)象尤為嚴(yán)重，未結(jié)合自身實(shí)際，僅將制度中各治理主體的權(quán)責(zé)調(diào)整為對(duì)應(yīng)治理主體和對(duì)應(yīng)部門的具體工作要求，但在實(shí)際工作中存在無法落地與落實(shí)的情況。

（三）統(tǒng)籌混亂。人為將一項(xiàng)閉環(huán)工作流程拆分給多個(gè)工作人員辦理，不合理性致使工作推諉扯皮現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致相應(yīng)人員互有想法，影響整體工作進(jìn)度的推進(jìn)。

（四）流程倒置。工作緊迫感、危機(jī)感不強(qiáng)，工作拖沓，缺乏前瞻性與預(yù)見性，精神面貌不夠振奮，鉆勁不足。工作流程倒置致使治理主體的決策資料長期修訂，無法固定，不能體現(xiàn)真實(shí)有效的決策過程，若遇檢查，將會(huì)出現(xiàn)突擊補(bǔ)資料的情況，不確定風(fēng)險(xiǎn)極大，如先知或后覺的情況時(shí)有發(fā)生，出現(xiàn)這些問題的原因是對(duì)工作閉環(huán)性思考不夠。如對(duì)需上報(bào)公文，無預(yù)留文號(hào)意識(shí)，此種情況與辦公室“公文專家”的定位不符，同時(shí)也會(huì)導(dǎo)致成文時(shí)間與文號(hào)錯(cuò)號(hào)、重號(hào)等情況。規(guī)范管理意識(shí)不足，未落實(shí)檔案管理規(guī)定，未按年度制作規(guī)范性文件匯編及文書檔案，缺乏日常工作檔案的歸檔管理意識(shí)，若臨時(shí)迎檢，即需要補(bǔ)充檔案，存在補(bǔ)充檔案的版本與實(shí)際工作不一致的情況。

（五）擔(dān)當(dāng)意識(shí)不足。工作責(zé)任心不強(qiáng)，溝通成本極高，過度保護(hù)“羽翼”，對(duì)“協(xié)作中的分工與分工中的協(xié)作”沒有正確的認(rèn)識(shí)，工作中抱著“不求有功、但求無過”的心態(tài)，認(rèn)為“多做多錯(cuò)、少做少錯(cuò)、不做無錯(cuò)”，很多工作僅求“應(yīng)有而有”，僅解決不被檢查“挑刺”的治標(biāo)層面，擔(dān)當(dāng)作為意識(shí)較差，進(jìn)而影響工作效率。

（六）創(chuàng)新意識(shí)不足。絕大多數(shù)國有企業(yè)辦公室，不同程度地遵照?qǐng)?zhí)行既定的制度、機(jī)制和工作措施，沒有根據(jù)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、機(jī)構(gòu)、工作要求和社會(huì)形勢等客觀環(huán)境的變化而完善相關(guān)制度、機(jī)制和工作措施，更沒有結(jié)合實(shí)際提出符合企業(yè)發(fā)展需要的創(chuàng)新舉措來提高工作效率。

二、國有企業(yè)辦公室提質(zhì)增效策略

新時(shí)代，辦公室工作將面對(duì)新挑戰(zhàn)、新機(jī)遇，做好國有企業(yè)辦公室工作必須學(xué)會(huì)適應(yīng)新形勢，與時(shí)俱進(jìn)，迎接挑戰(zhàn)，迎難而上。同時(shí)，也要時(shí)刻把握機(jī)遇，順勢而為，不斷提升辦公室駕馭復(fù)雜局面、處理復(fù)雜問題的本領(lǐng)，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

（一）提升政治站位，練就過硬作風(fēng)。辦公室工作從屬于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于大局，必須做到講政治、守規(guī)矩、敢擔(dān)當(dāng)。一是要頭腦清醒，明辨是非，保持定力。辦公室人員一定要有正確和堅(jiān)定的政治思維，頭腦清醒，是非清楚，要常修“三個(gè)定力”：把學(xué)習(xí)政治理論作為提高政治素養(yǎng)和辨別是非能力的根本途徑，堅(jiān)定理想信念，始終堅(jiān)守對(duì)黨絕對(duì)忠誠的定力；把樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀作為黨性修養(yǎng)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，始終保持不為名利所動(dòng)、不為錢色所誘的定力；把培養(yǎng)服務(wù)理念、奉獻(xiàn)精神作為作風(fēng)建設(shè)的重要內(nèi)容，顧全大局，不怕吃苦，保持緊盯目標(biāo)任務(wù)、扎實(shí)工作的定力。二是立足本職，規(guī)范程序，恪守規(guī)矩。對(duì)辦公室而言，程序就是規(guī)矩，規(guī)矩就是政治。辦事講程序、做事守規(guī)矩是最基本的政治要求。每份文件、每次會(huì)議、每件事項(xiàng)都要清楚向哪位領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、怎么給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)工作要求應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)和環(huán)節(jié)、把握哪些重點(diǎn)，不能方向不明、顧頭不顧尾，使工作處于被動(dòng)局面。要做好對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)和對(duì)外聯(lián)系，既要堅(jiān)持真誠和熱情，又要堅(jiān)守紀(jì)律紅線和規(guī)矩底線。三是精準(zhǔn)定位，正身清心，求實(shí)肯干。辦公室工作的性質(zhì)更傾向于“幕后策動(dòng)”，做好辦公室工作必須有“幕后有我，臺(tái)前無我”的心態(tài)，工作中做到辦事不攬權(quán)、補(bǔ)位不缺位，努力達(dá)到“我將無我，不負(fù)國企”的精神境界，甘當(dāng)“幕后英雄”。同時(shí)，辦公室工作節(jié)奏快，工作壓力大，要有正確的心態(tài)，增強(qiáng)做好辦公室工作的責(zé)任感和使命感，正確看待名利、得失和苦樂，擺正心態(tài)，把艱苦付出當(dāng)作成就事業(yè)的必要條件和鍛煉成長的難得機(jī)遇。要勇于做“鐵匠”，不能當(dāng)“泥匠”。始終把督查落實(shí)作為辦公室的一項(xiàng)重要工作，積極創(chuàng)新機(jī)制，加大工作力度，堅(jiān)持實(shí)事實(shí)督、實(shí)查實(shí)報(bào)，進(jìn)一步改進(jìn)督查方式，有效保證各項(xiàng)決策部署的全面落實(shí)。

（二）增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，不斷提升履職水平。樹立和強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，提升日常辦公效能。對(duì)工作中遇到的難題或容易出現(xiàn)的問題，要經(jīng)常轉(zhuǎn)換角度探索新路徑，善于抓住主要矛盾和矛盾的主要方面尋規(guī)律、找對(duì)策。堅(jiān)持用制度創(chuàng)新推進(jìn)發(fā)展，打破舊的思維模式，不斷建立健全符合企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)、符合自身實(shí)際和可操作性強(qiáng)的工作制度。勤于“修正校正”，所謂“修正”，就是要定期回顧現(xiàn)行工作制度的有效性，及時(shí)撤廢空轉(zhuǎn)制度，盡快修訂低效制度；所謂“校正”，就是要定期對(duì)制度執(zhí)行情況進(jìn)行綜合分析研判，找出制度“漏洞”，防止出現(xiàn)“制度真空”的情況，盡快對(duì)制度進(jìn)行“補(bǔ)漏”，形成邏輯嚴(yán)密、銜接緊密、機(jī)制有效的制度機(jī)制體系，確保每項(xiàng)工作有據(jù)可依、有據(jù)可查，杜絕工作的隨意性。著力對(duì)公文管理制度、安全生產(chǎn)制度、公務(wù)接待制度、公車管理制度等制度辦法進(jìn)行全面梳理、完善，擬訂可操作性強(qiáng)的《制度匯編》和《流程手冊》，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。通過健全制度，加強(qiáng)管理，實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹形象、提效率的目標(biāo)。

（三）大力發(fā)揚(yáng)“工匠精神”，確保辦文辦會(huì)辦事優(yōu)質(zhì)高效?！稗k文、辦會(huì)、辦事”是辦公室三大職責(zé)，要始終堅(jiān)持敬業(yè)守責(zé)、盡心盡力，以工匠精神做好辦文、辦會(huì)、辦事各項(xiàng)工作，提高工作效率，增強(qiáng)“四感”。一是要有目標(biāo)感。對(duì)照標(biāo)桿找差距，把工作干得更好、干得更快、干得更巧。要敢同強(qiáng)的比、向高的攀、與勇的爭、跟快的賽，把不足變成潛力，最后變成實(shí)力，努力做出成績、發(fā)出聲音、創(chuàng)出品牌。二是要有責(zé)任感，大力發(fā)揚(yáng)“工匠精神”。把嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致貫穿于工作始終，以嚴(yán)格的規(guī)范和極高的標(biāo)準(zhǔn)，把各項(xiàng)工作做到止于至善。不管任務(wù)多重、事情多忙，都要抓好每一個(gè)細(xì)節(jié)，做到周密、周全、周到。站好每個(gè)崗位，嚴(yán)把每個(gè)關(guān)口，守住每道防線。三是要有時(shí)間感。辦公室工作對(duì)時(shí)限要求很高，任務(wù)落實(shí)、情況報(bào)告、應(yīng)急處置均講時(shí)效，如果拖拖拉拉、空轉(zhuǎn)不作業(yè)，很可能耽誤工作。當(dāng)前，各項(xiàng)工作節(jié)奏很快，必須進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、效率意識(shí)，練就辦事快、處理快、反饋快的能力，力求做到案無積卷、事不過夜。四是要有榮譽(yù)感。辦公室人員都要守好自己的崗位，把好自己環(huán)節(jié)的關(guān)口，防止因?yàn)橐粋€(gè)人的行為，給整個(gè)辦公室的形象抹黑，有萬分之一的風(fēng)險(xiǎn)就要有萬分的警惕。

（四）解決管理和被管理的矛盾。辦公室的服務(wù)性職能決定了其工作的被管理性，但要做好辦公室工作，必須發(fā)揮管理職能，要善于在被管理中實(shí)現(xiàn)向上和向下的管理職能。對(duì)一些事務(wù)性、秩序性、級(jí)次性等確定性工作，不能消極待命，要主動(dòng)管理，提前謀劃，增強(qiáng)工作預(yù)見性，做到“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，樹立“超前服務(wù)”理念，把工作做到前頭。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)交辦的任務(wù)和突發(fā)事件等非確定性工作，要有靈活的應(yīng)變能力，做到臨危不亂，有條不紊。

（五）解決研究決策和日常事務(wù)的矛盾。研究決策和日常事務(wù)是國有企業(yè)辦公室工作的“兩架馬車”。研究決策工作主要包括“三重一大”前置研究、經(jīng)營層具體落實(shí)等工作；日常事務(wù)一般是指除研究決策以外的其他各項(xiàng)工作，主要是文件辦理、后勤保障等工作，諸如資產(chǎn)管理、車輛管理、會(huì)議及接待和后勤保障等。正所謂“基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖”，所以日常事務(wù)性工作是做好研究決策的先決條件，不能只把研究決策看作大事，把日常事務(wù)看作可有可無的事，更不能把研究決策看作高層次的事，把日常事務(wù)看作低層次的事。

（六）謀定而后動(dòng)，充分發(fā)揮謀士作用。多謀才能善斷?！爸\”作為辦公室的立身之本，要善于站在企業(yè)全局的高度，把注意力集中在那些牽一發(fā)而動(dòng)全身、涉及企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的長遠(yuǎn)戰(zhàn)略大事上，放在影響公司主營業(yè)務(wù)發(fā)展的主要矛盾和矛盾的主要方面上，既要了解企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，又要了解短期的重點(diǎn)工作任務(wù)；既要理解履行出資人職責(zé)單位的工作意圖和要求，還要了解行業(yè)主管部門和本單位的實(shí)際情況及干部員工的意見和建議。要立足內(nèi)外部市場發(fā)展變化的新情況，在充分調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，多想辦法、出主意，提出可行性建議和預(yù)案，不斷提高多謀善斷的能力。要增強(qiáng)工作上的預(yù)見性和處置上的果斷性，準(zhǔn)確把握每份文件、每次會(huì)務(wù)、每項(xiàng)事務(wù)工作中關(guān)系企業(yè)發(fā)展的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，做到早研究、早安排、早落實(shí)。

三、結(jié)語

國有企業(yè)辦公室作為上傳下達(dá)的中樞機(jī)構(gòu)和外聯(lián)內(nèi)建的紐帶，其工作人員必須帶頭深入學(xué)習(xí)貫徹最新政治理論，用新思想武裝頭腦、鍛煉自己，切實(shí)做到強(qiáng)基固本打牢基礎(chǔ)，創(chuàng)新實(shí)干敢于擔(dān)當(dāng)，提綱挈領(lǐng)統(tǒng)領(lǐng)工作，善于協(xié)調(diào)靈活應(yīng)變，不斷適應(yīng)新形勢、新任務(wù)，大力提升能力素質(zhì)。只有這樣才能保證辦公室工作的條理化、效率化、科學(xué)化，使辦公室更好地服務(wù)于國有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。