科研單位辦公室業(yè)務(wù)科學(xué)化管理探析

文/國家管網(wǎng)集團(tuán)科學(xué)技術(shù)研究總院分公司 胡森 湯怡；國家管網(wǎng)集團(tuán)北方管道公司 史皓宇

科研單位辦公室服務(wù)與管理工作是確保單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要組成部分，承擔(dān)著上下溝通、內(nèi)外聯(lián)系、左右協(xié)調(diào)的樞紐作用。近年來，隨著科研任務(wù)不斷加大，科研單位面臨的內(nèi)外部環(huán)境都發(fā)生了重大變化，辦公室業(yè)務(wù)管理和綜合保障工作也面臨較多挑戰(zhàn)。如何發(fā)揮辦公室職能，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步提升辦公室業(yè)務(wù)科學(xué)化、精細(xì)化管理，確?？蒲泄ぷ饔行蜻M(jìn)行，是當(dāng)前科研單位面臨的重要挑戰(zhàn)。

一、科研單位辦公室的重要性分析

行政管理和保障服務(wù)是辦公室最基本的職能。當(dāng)前，辦公室管理業(yè)務(wù)呈現(xiàn)復(fù)雜化和多樣性，面臨著工作任務(wù)繁重、人員配置較少等問題。科研單位辦公室工作涉及單位的各個方面，既有政務(wù)工作、文書工作、調(diào)研工作，也有走訪調(diào)研、車輛管理、食堂管理、會議安排、領(lǐng)導(dǎo)活動安排、公文機(jī)要流轉(zhuǎn)、證照印信管理等。工作中服務(wù)質(zhì)量和效率直接影響到單位內(nèi)部的工作效率以及職工權(quán)益，影響整個科研項目的進(jìn)展和成果?？蒲袉挝晦k公室的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提供辦公服務(wù)。辦公室為單位內(nèi)部提供各種服務(wù)，如文件管理、信息處理、資料存檔、設(shè)備維護(hù)、后勤保障等?？蒲袉挝晦k公室需要協(xié)調(diào)各部門之間的工作，制訂協(xié)作計劃，協(xié)助各部門間的信息共享，保障各項工作有序推進(jìn)。這些工作的協(xié)調(diào)和管理能力直接關(guān)系到科研項目的進(jìn)展和完成質(zhì)量。

（二）維護(hù)單位的日常管理?？蒲袉挝晦k公室需要管理單位的日常工作，維護(hù)各項管理制度，對領(lǐng)導(dǎo)安排的工作進(jìn)行督辦管理，確保問題及時整改；負(fù)責(zé)單位后勤保障、物業(yè)服務(wù)、食堂管理等，涉及員工切身利益。該工作的管理質(zhì)量直接關(guān)系到單位內(nèi)部的秩序和效率。

（三）科研單位辦公室需要保護(hù)科研機(jī)密和信息安全。科研單位辦公室需要建立健全的信息管理制度，持續(xù)開展保密培訓(xùn)，保障信息安全，在科研項目的立項、開題、中期驗收、結(jié)題和技術(shù)推廣等階段做好保密工作，防止信息泄露，保證科研項目的順利進(jìn)行。科研單位辦公室管理對科研單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展至關(guān)重要，直接關(guān)系到單位內(nèi)部的工作效率、工作成果、內(nèi)部秩序和科研項目的順利進(jìn)行。辦公室的管理人員要積極了解掌握、調(diào)查分析員工動態(tài)、內(nèi)部情況，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，為單位高質(zhì)量發(fā)展提供保障。

二、科研單位辦公室業(yè)務(wù)的特點(diǎn)

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和管理模式的變化，科研單位辦公室業(yè)務(wù)也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)和要求。以國家管網(wǎng)集團(tuán)研究總院為例，實(shí)行“總院—專業(yè)研究中心”兩級管理模式，專業(yè)研究中心未成立辦公室等業(yè)務(wù)承接部門，這導(dǎo)致辦公室業(yè)務(wù)任務(wù)重，要求更高，想在現(xiàn)有人員配置下圓滿完成各項工作任務(wù)，就必須進(jìn)一步提升管理效能和服務(wù)水平。面對新形勢，辦公室人員一定要履職盡責(zé)、嚴(yán)格要求、精心服務(wù)，緊跟時代發(fā)展步伐，以與時俱進(jìn)的開拓精神，主動適應(yīng)工作的需要和發(fā)展的需要。

（一）專業(yè)知識要求更高?？蒲袉挝晦k公室管理人員不同于一般企業(yè)辦公室人員，在掌握辦公室業(yè)務(wù)知識的同時，還需要了解本單位科研業(yè)務(wù)知識，這樣才能更好地為科研工作服務(wù)。聚焦主責(zé)主業(yè)，不斷創(chuàng)新思維、拓展思路、深入?yún)⑴c科研業(yè)務(wù)，在推動科研單位科學(xué)化管理、戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃、重大科研攻關(guān)項目中發(fā)揮辦公室作用。

（二）服務(wù)要求更加精細(xì)化。辦公室業(yè)務(wù)更加關(guān)注細(xì)節(jié)，“細(xì)節(jié)決定成敗”。辦公室業(yè)務(wù)上對集團(tuán)辦公室，下對各業(yè)務(wù)研究單元，外對政府機(jī)關(guān)部門，無論是信息上報、制度草擬，還是小到打電話，都要以快捷、嚴(yán)格、細(xì)致、準(zhǔn)確、扎實(shí)的作風(fēng)，講究效率，干脆利索地完成。辦公室的服務(wù)質(zhì)量會影響全局工作。所以辦公室服務(wù)要進(jìn)一步注重質(zhì)量的提升，做好每一件小事，在細(xì)節(jié)上追求精益求精。

（三）業(yè)務(wù)能力要求高。一是在業(yè)務(wù)人員定崗定編的情況下，面臨業(yè)務(wù)多人員少的情況，這就要求辦公室業(yè)務(wù)管理人員一專多能，具有較高的管理能力和水平。二是辦公室需要與各個部門緊密合作，需要了解各部門的工作內(nèi)容，以進(jìn)一步提高協(xié)作效率和工作質(zhì)量。三是隨著國際化合作的日益加強(qiáng)，辦公室管理人員需要具備一定的國際化視野和管理能力。凡事只有考慮在前，才能將辦公室工作做好。隨著數(shù)字化時代的到來，對辦公室人員的信息化水平、文字水平要求越來越高，辦公室人員要不斷提升自我要求，學(xué)習(xí)各項知識，牢牢將主動權(quán)把握在手里，才能做好各項業(yè)務(wù)。

三、當(dāng)前存在的主要問題

目前，科研單位辦公室面臨的主要問題包括以下幾個方面：一是仍然采用傳統(tǒng)管理模式，缺乏科學(xué)化管理的理念和手段，導(dǎo)致管理效率不高，績效管理不足。二是缺乏有效的績效考核和激勵機(jī)制，導(dǎo)致員工工作積極性不高，管理執(zhí)行者的能力水平不足，影響了工作的質(zhì)量和效率。三是信息管理不夠規(guī)范，存在信息泄露和管理混亂的情況，影響單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。四是缺乏專業(yè)人才。由于科研單位任務(wù)多，人員少，辦公室人員的綜合管理素質(zhì)需進(jìn)一步提升。五是職能不明晰?？蒲袉挝灰钥蒲袠I(yè)務(wù)為主，做好科研攻關(guān)涉及方方面面，許多任務(wù)無牽頭部門，往往落到辦公室頭上，辦公室人員無條件地提供服務(wù)和保障，在日常事務(wù)管理工作中做著雜亂無章的事情，導(dǎo)致辦公室人員身心疲憊，無法獲得成就感，職業(yè)發(fā)展途徑不明晰。

四、如何科學(xué)化管理辦公室業(yè)務(wù)

要想做好科研單位辦公室科學(xué)化、專業(yè)化管理，不僅要改變思維方式，提升服務(wù)意識，更要堅持做到“兩個維護(hù)”，提升思想意識和管理水平，規(guī)范管理模式，讓辦事流程化、制度化，才能讓辦公室管理發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

（一）加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)。堅持以習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想為指導(dǎo)，深入學(xué)習(xí)黨的二十大精神，凝心聚力，以“第一議題”“三會一課”等形式，學(xué)習(xí)貫徹黨中央最新決策部署和最新工作安排，以“學(xué)、思、踐、悟、驗”五步法為抓手，切實(shí)增強(qiáng)“四個意識”、堅定“四個自信”、堅決做到“兩個維護(hù)”，不斷提高政治判斷力、政治領(lǐng)悟力、政治執(zhí)行力，始終在思想上、政治上、行動上同以習(xí)近平同志為核心的黨中央保持高度一致。將政治思想學(xué)習(xí)成果應(yīng)用到辦公室日常工作中，通過讀原文、悟思想、談感想、找差距、補(bǔ)短板提升辦公室全員政治理論素養(yǎng)，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量，為更好地發(fā)揮承上啟下的參謀部作用提供理論支撐。

（二）突出重點(diǎn)，強(qiáng)化服務(wù)保障職能。服務(wù)大局是辦公室的主要職責(zé)，應(yīng)牢固樹立“讓每一次服務(wù)都帶來驚喜”的理念，不斷提升辦公室人員綜合素養(yǎng)和服務(wù)水平。緊密圍繞科研攻關(guān)、實(shí)驗室管理、國際交流等，樹立“全局一盤棋”觀念，持續(xù)提升會議服務(wù)水平、后勤保障能力，做好科研后勤兵，為科技創(chuàng)新保駕護(hù)航。以重大任務(wù)督辦為紐帶，服務(wù)基層，圍繞“我為群眾辦實(shí)事”，定期或不定期調(diào)研基層業(yè)務(wù)單元、普通科研工作者的需求，及時反饋，切實(shí)起到橋梁和紐帶作用，當(dāng)好參謀和助手。關(guān)注員工辦公環(huán)境，為辦公室更新辦公家具、配備綠植，開展辦公場所維修，優(yōu)化食堂運(yùn)行方式，提升員工用餐滿意度；為專家和技術(shù)人才配備“公務(wù)專車”，設(shè)置單身公寓，為科研工作者提供優(yōu)質(zhì)科研環(huán)境。

（三）建立科學(xué)化的管理體系。單位的科學(xué)管理，既要管好人，提升人員素質(zhì)能力，也要有科學(xué)的管理制度和流程，明確各項業(yè)務(wù)的工作流程和責(zé)任人，提高工作效率和質(zhì)量。辦公室工作任務(wù)多，涉及對政府部門、上級領(lǐng)導(dǎo)等，如出現(xiàn)不當(dāng)，將造成惡劣影響。辦公室要建立制度和業(yè)務(wù)流程并進(jìn)行有機(jī)融合，尋找管理制度與流程文件融合的“最優(yōu)解”，實(shí)現(xiàn)工作制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立績效考核和激勵機(jī)制，對員工進(jìn)行績效評估，激發(fā)員工工作積極性，提高工作效率和質(zhì)量。建立規(guī)范的信息安全管理體系，確?？蒲袡C(jī)密和信息安全，避免信息泄露和管理混亂的情況。

（四）建立健全長效機(jī)制。不斷結(jié)合新時期辦公室工作的特點(diǎn)，秉承著“圍繞中心，立足現(xiàn)實(shí)，著眼長遠(yuǎn)，解決急需”的原則，結(jié)合辦公室工作實(shí)際，多形式開展員工培訓(xùn)，加強(qiáng)共建、合作交流等，開拓辦公室人員的眼界，增強(qiáng)業(yè)務(wù)能力。要不斷加強(qiáng)心理素質(zhì)的培訓(xùn)，提高他們在面對繁重工作時的抗壓能力，使其更好地完成繁重的工作任務(wù)。

五、辦公室工作心得體會

2022年以來，國家管網(wǎng)集團(tuán)研究總院辦公室發(fā)揮承上啟下的作用，“管”“服”結(jié)合，持續(xù)提升科研保障能力。發(fā)揮“以文輔政”的作用，全面完成公文系統(tǒng)上線使用。根據(jù)研究總院組織調(diào)整情況，梳理優(yōu)化公文文頭、配置收發(fā)文流程，高質(zhì)量完成集團(tuán)公司和總部部門請示報告、年度工作報告、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議紀(jì)要等重要文稿近百篇，發(fā)揮了文稿的決策參謀作用。充分發(fā)揮辦公室督辦作用，完成年初工作報告重點(diǎn)任務(wù)分解督辦和30次工作例會任務(wù)分解督辦，確保各項科研項目順利開展。聚焦體制機(jī)制創(chuàng)新，狠抓項目過程實(shí)施，不斷完善科研管理體系，發(fā)揮辦公室職能，主動服務(wù)，保障科研生產(chǎn)正常開展。廣泛征集員工在衣食住行方面的意見和建議，形成“急難愁盼”問題大表，并掛圖督辦。改善辦公、居住、就餐環(huán)境，營造“崇尚知識、尊重人才”的理念，打造舒適的科研環(huán)境，并取得了一定的成效。

結(jié)合科研單位辦公室近年來的工作經(jīng)驗，可總結(jié)提出辦公室的業(yè)務(wù)圍繞辦文（文字材料）、辦事（參謀、服務(wù)）、辦會（組織各類會議）和后勤保障等，應(yīng)做好如下方面：一是要學(xué)深學(xué)透當(dāng)前的大政方針，切實(shí)增強(qiáng)學(xué)習(xí)的主動性、積極性，不斷強(qiáng)化創(chuàng)新理論武裝，更新觀念，全面提高參謀輔政的政策理論水平；要不斷提高政治站位，提升思想意識的高度和深度，嘗試以領(lǐng)導(dǎo)的思維，設(shè)身處地思考問題，不斷提升分析、解決困難的能力，爭取為領(lǐng)導(dǎo)的工作獻(xiàn)言獻(xiàn)策，當(dāng)好“參謀長”的角色，靠前考慮，提前思考，做到遇事有辦法，不慌張。二是要嚴(yán)把材料、公文關(guān)，做到格式、內(nèi)容等合法合規(guī)，全面提升公文運(yùn)轉(zhuǎn)速度。三是要事無巨細(xì)，辦好各項會議，制訂全年會議計劃大表，加強(qiáng)統(tǒng)籌管理，精心準(zhǔn)備會務(wù)，避免參會人員、職務(wù)出現(xiàn)差錯。做好應(yīng)急預(yù)案，確保會議過程無差錯。會后做好復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗，持續(xù)提升辦會能力和水平。四是要沉下心來學(xué)業(yè)務(wù)，吃透法律法規(guī)要求及集團(tuán)公司各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程和管理要求，不斷提升自身專業(yè)素養(yǎng)，避免辦事出現(xiàn)不懂、不合規(guī)等問題，并提出更好的建議，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。要學(xué)會溝通的本領(lǐng)，上下銜接，謙虛謹(jǐn)慎，多與上級主管部門、內(nèi)部各職能部門、兄弟單位溝通，努力提高思想認(rèn)識境界，不斷拓寬思路和方法途徑，切實(shí)提升解決復(fù)雜問題和處理困難局面的水平。五是建立部門例會、溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，各專業(yè)線負(fù)責(zé)人需對上階段工作進(jìn)行階段總結(jié)，提出存在的問題和解決方案，并對下一階段工作進(jìn)行安排，激發(fā)員工的主觀能動性。六是要守規(guī)矩、守初心，認(rèn)真學(xué)思踐悟，講忠誠、守紀(jì)律，自覺接受監(jiān)督，切實(shí)維護(hù)辦公室系統(tǒng)良好形象，自覺推進(jìn)“不敢腐、不能腐、不想腐”機(jī)制建設(shè)。

六、結(jié)語

新時代，科研單位辦公室要始終緊緊圍繞中心工作，全面履行協(xié)調(diào)、服務(wù)、管理職能，以科學(xué)化管理模式，爭創(chuàng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)型部門，爭做講政治、有信仰、作風(fēng)優(yōu)良的排頭兵，堅持承上啟下，發(fā)揮橋梁紐帶作用，抓落實(shí)、強(qiáng)根固魂、發(fā)揮以文輔政和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用，廣泛開展基層調(diào)研，持續(xù)強(qiáng)化督辦工作，推動各項決策部署落地見效，為科研工作提供服務(wù)保障。