新時(shí)代科研院所科研檔案管理提升探析

唐婧

[摘 要]隨著《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等科研檔案規(guī)章制度的頒布實(shí)施，科研檔案工作開始受到重視，也暴露出一些問題。文章以科研院所為例，提出科研檔案管理過程中存在的常見問題，分析問題產(chǎn)生的根源，提出新時(shí)代科研檔案管理提升的建議，以期科研檔案管理工作能夠科學(xué)、合理、規(guī)范地開展。

[關(guān)鍵詞]科研檔案；管理提升

中圖分類號(hào)：F273.1；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）16-0079-03

科研檔案是指在科研項(xiàng)目全生命周期過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料及實(shí)物?？蒲性核袚?dān)的科研項(xiàng)目往往涉及國(guó)家重要科研領(lǐng)域，其研究成果關(guān)系著國(guó)家科學(xué)技術(shù)的研究能力、保障著國(guó)家在關(guān)鍵領(lǐng)域的控制能力?？蒲性核目蒲袡n案是科研項(xiàng)目研究過程及其成果的真實(shí)記錄，是國(guó)家檔案資源的重要組成部分?？蒲袡n案管理工作亦是科研管理的重要組成部分和科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，理應(yīng)加以充分重視和嚴(yán)格把控。

一、科研檔案管理常見問題

科研文件歸檔的及時(shí)性是科研檔案完整可控的保障。在集中統(tǒng)一管理的前提下，科研院所現(xiàn)有的科研檔案的歸檔模式大致有三種。一是隨時(shí)形成隨時(shí)歸檔。二是按照科研項(xiàng)目的研究階段，分階段歸檔。三是項(xiàng)目結(jié)題后統(tǒng)一歸檔。但無(wú)論采取哪種方式，歸檔的發(fā)起人均為項(xiàng)目相關(guān)人員。在實(shí)際工作中，如果缺乏監(jiān)督考核機(jī)制的約束，加之相關(guān)人員對(duì)歸檔工作缺乏重視，使得歸檔工作往往存在滯后性，歸檔的不及時(shí)可能造成歸檔文件的遺失或損壞，也可能導(dǎo)致一些文件不符合質(zhì)量要求未被及時(shí)發(fā)現(xiàn)，又無(wú)法及時(shí)整改。

科研檔案的完整性是其能夠反映科研過程全貌的條件。但在實(shí)際工作中，可能由于收集工作的不及時(shí)、項(xiàng)目管理或研制過程的不規(guī)范，導(dǎo)致有的歸檔文件應(yīng)產(chǎn)生而未產(chǎn)生、雖產(chǎn)生但未歸檔的情況，特別是項(xiàng)目立項(xiàng)階段的前期文件、項(xiàng)目過程評(píng)審檢查文件、項(xiàng)目產(chǎn)生的樣機(jī)等實(shí)物及其聲像文件，以及在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件等。

科研檔案的準(zhǔn)確性是檔案可以作為真實(shí)歷史記錄的前提。在實(shí)際工作中，往往因?yàn)樵谖募纬苫蛘呤占A段的不規(guī)范操作，導(dǎo)致科研檔案的準(zhǔn)確性受到影響，如歸檔文件簽署蓋章不全、歸檔文件內(nèi)容填寫不全、歸檔沒有復(fù)制件等情況。特別是在科研院所普遍運(yùn)用信息化手段之后，部分文件會(huì)通過項(xiàng)目管理系統(tǒng)、軟件工程化系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)管理研制項(xiàng)目過程文檔，部分人員會(huì)將已簽署的紙質(zhì)原件掃描后上傳系統(tǒng)，并認(rèn)為該文件已得到妥善保管，所以將原件銷毀，導(dǎo)致最終歸檔時(shí)只有電子掃描件，不符合電子文件和電子檔案的管理要求。

科研院所的科研項(xiàng)目可能涉及國(guó)家關(guān)鍵技術(shù)，有一定的涉密性質(zhì)，所以科研檔案的開發(fā)利用工作一直較為受限，其利用的頻率往往低于文書檔案，其利用的目的也往往是為了工作查考或迎審迎檢。其實(shí)，科研檔案的價(jià)值遠(yuǎn)不止于此，對(duì)其深度挖掘和開發(fā)，有利于服務(wù)創(chuàng)新性學(xué)術(shù)研究、服務(wù)創(chuàng)造性科研工作。

二、科研檔案管理問題根源

（一）缺乏正確的認(rèn)識(shí)

科研院所的科研工作往往存在“重科研、輕管理”的現(xiàn)象，而科研檔案管理工作正是科研管理工作的重要組成部分。如果對(duì)科研檔案管理工作的定位不準(zhǔn)確，對(duì)科研檔案的歸檔要求了解不清楚，對(duì)科研檔案的重要作用理解不清晰，對(duì)科研檔案的利用價(jià)值認(rèn)識(shí)不到位，就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員產(chǎn)生“項(xiàng)目都結(jié)題了，歸檔是負(fù)擔(dān)”“我有什么就歸什么”“這個(gè)歸進(jìn)來(lái)以后不會(huì)有人用”等錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。這些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)直接決定了科研檔案管理工作的“低”地位和科研檔案在人們心目中的“低”價(jià)值，科研檔案的歸檔和利用工作就自然得不到重視，優(yōu)質(zhì)的科研檔案資源得不到保障，檔案資源的開發(fā)利用工作就更加舉步維艱。

（二）缺乏科學(xué)的機(jī)制

科研檔案的產(chǎn)生、收集、歸檔、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)涉及多個(gè)部門，如項(xiàng)目管理部門、產(chǎn)品研發(fā)部門、財(cái)務(wù)管理部門、資產(chǎn)管理部門、物資采購(gòu)部門、科研成果管理部門及檔案管理部門等。如果各相關(guān)部門各自為政，沒有建立科學(xué)有效的管理機(jī)制，均以自己的主營(yíng)業(yè)務(wù)工作為中心，不協(xié)同、不合作，沒有在統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求及明確職責(zé)的前提下開展工作，科研檔案的全過程科學(xué)有效管理就無(wú)從談起。

（三）缺乏必要的手段

一是缺少管理手段。國(guó)家檔案局及科研院所的上級(jí)管理機(jī)關(guān)，均有科研檔案管理的具體制度和要求，科研單位應(yīng)制定符合本單位實(shí)際的“本地化”制度。如果沒有制度，或制度不完善，則無(wú)法有效規(guī)范地指導(dǎo)科研檔案工作實(shí)踐。同時(shí)，制度制定固然重要，但其能夠得到有效落實(shí)、得以有效實(shí)施才是關(guān)鍵。如果沒有強(qiáng)有力的約束考核手段，制度的落實(shí)也將無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

二是缺少技術(shù)手段。在信息時(shí)代，科研院所的應(yīng)歸檔科研文件，多以電子文件的形式存在，如果沒有可靠的信息技術(shù)手段，電子文件是否真實(shí)、完整、可用和安全，是否可以僅以電子文件歸檔保存，是否符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范要求等，將無(wú)法得到有效保障。

（四）缺乏穩(wěn)定的人才

首先，科研檔案的形成和收集主體是各相關(guān)部門人員，或是該部門的兼職檔案員。如果其缺乏歸檔意識(shí)，對(duì)檔案知識(shí)和歸檔要求知之甚少，則必將導(dǎo)致對(duì)該項(xiàng)工作的不重視，例如歸檔文件不符合歸檔文件要求、文件保存不合理或文件收集不完整等，總之，不能從源頭上保證歸檔文件的質(zhì)量。

其次，科研檔案的最終歸宿是檔案管理部門，如果檔案管理員缺乏相關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)，特別是對(duì)科研檔案的新政策、新規(guī)定理解不透徹，對(duì)檔案信息化管理手段掌握不熟練，對(duì)科研檔案的特點(diǎn)把握不準(zhǔn)確等，都將造成科研檔案管理的不規(guī)范。

最后，當(dāng)產(chǎn)品研發(fā)部門、項(xiàng)目管理部門和檔案管理部門等相關(guān)人員都具備科研檔案知識(shí)、提升科研檔案意識(shí)后，人才的“穩(wěn)定”就顯得尤為重要?，F(xiàn)實(shí)工作中，常常出現(xiàn)人員變動(dòng)后文件資料交接不清楚、歸檔要求傳達(dá)不準(zhǔn)確及管理程序交待不到位等現(xiàn)象。即便不出現(xiàn)以上情況，“新手”適應(yīng)工作也需要時(shí)間，可能還會(huì)遇到阻礙和“走彎路”，不利于科研檔案管理的持續(xù)、有效進(jìn)行。

三、科研檔案管理提升的保障

2020年9月，國(guó)家檔案局、科學(xué)技術(shù)部以15號(hào)令公布了《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），作為新時(shí)代科研檔案管理準(zhǔn)則[1]。《規(guī)定》明確了管理原則、驗(yàn)收要求、管理職責(zé)、歸檔范圍、電子文件管理要求和歸檔利用要求等，具有較強(qiáng)的實(shí)操性和較高的指導(dǎo)意義，特別是明確提出在科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，要審查或驗(yàn)收科研檔案。只有將檔案的審查或驗(yàn)收作為項(xiàng)目結(jié)題的前置條件，嚴(yán)格把關(guān)，才能對(duì)規(guī)范科研項(xiàng)目檔案管理起到極大的推動(dòng)作用。

2020年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《檔案檢查工作辦法》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）?！掇k法》明確了將對(duì)中央企業(yè)進(jìn)行檔案檢查，科研院所大都為中央企業(yè)或中央企業(yè)下屬單位，所以，均接受國(guó)家檔案局或上級(jí)單位的檔案工作檢查。在《辦法》中，明確了中央企業(yè)檔案檢查評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，將從體制機(jī)制、制度規(guī)范、監(jiān)督指導(dǎo)、基礎(chǔ)設(shè)施、信息化建設(shè)和業(yè)務(wù)工作六大方面全方位檢查企業(yè)檔案工作?？蒲袡n案的管理要求其實(shí)蘊(yùn)藏在了檢查要求中，隨著檢查工作的推進(jìn)，科研檔案存在的問題也必將暴露出來(lái)，如果檢查出的“風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)”過多或項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)過高，還有可能導(dǎo)致單位檔案被評(píng)定為“不合格”。在一定程度上，檔案檢查必將引起本單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員對(duì)科研檔案工作的重視；同時(shí)，檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)問題就需落實(shí)整改措施，而有整改則必定會(huì)有所提升。

2017年11月，科學(xué)技術(shù)部印發(fā)了《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《重大專項(xiàng)規(guī)定》）。其明確了管理職責(zé)、歸檔范圍、質(zhì)量要求、過程管理與保存、檔案驗(yàn)收、利用與監(jiān)督檢查等。與《規(guī)定》同理，《重大專項(xiàng)規(guī)定》提出了“檔案驗(yàn)收是重大專項(xiàng)項(xiàng)目（課題）驗(yàn)收和重大專項(xiàng)驗(yàn)收的必要前提”，則同樣可以通過“檔案驗(yàn)收”手段達(dá)到提高科研檔案管理水平的目的。

四、科研檔案管理提升的建議

（一）宣貫到位，強(qiáng)化意識(shí)

意識(shí)決定行為，行為決定結(jié)果。為加強(qiáng)科研檔案管理工作，需要得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和人員自上而下的重視。

首先，對(duì)檔案工作要有清晰的認(rèn)識(shí)，習(xí)近平總書記對(duì)檔案工作的重要批示，將檔案工作的重要性提高到了一個(gè)新高度。只有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案給予高度重視，才能為此項(xiàng)工作提供人物、物力及財(cái)力上的保障。

其次，對(duì)科研檔案工作的要求要有充分的領(lǐng)會(huì)，不論是如《規(guī)定》等上級(jí)規(guī)章制度，還是本單位的具體要求，都應(yīng)宣貫周知到每個(gè)相關(guān)的部門和人員，只有規(guī)矩立在前頭，工作才能有序開展。

再次，對(duì)于本單位的科研檔案工作實(shí)際要有準(zhǔn)確的把握，對(duì)于本單位科研檔案管理工作的問題和痛點(diǎn)，要有清晰的認(rèn)識(shí)，并加以有效解決。

最后，對(duì)科研檔案的價(jià)值要有精準(zhǔn)的眼光，充分認(rèn)識(shí)到科研檔案包含的知識(shí)價(jià)值。檔案管理人員在加強(qiáng)檔案宣傳與編研工作的同時(shí)，要鼓勵(lì)科研人員深度挖掘科研檔案信息的價(jià)值。

（二）建立機(jī)制，落實(shí)責(zé)任

科研檔案工作不單單是檔案管理部門的事，其管理水平的提高需要建立協(xié)同管理機(jī)制，需要跨部門團(tuán)隊(duì)的共同努力，需要建立以檔案管理部門為核心、其他業(yè)務(wù)部門為基礎(chǔ)的科研檔案協(xié)同管理機(jī)制。檔案管理部門要做好前端控制和全程指導(dǎo)，在項(xiàng)目研究初期，協(xié)同項(xiàng)目管理部門明確項(xiàng)目應(yīng)歸檔范圍、制定歸檔計(jì)劃，參與科研項(xiàng)目的各個(gè)階段節(jié)點(diǎn)檢查，提出檔案相關(guān)要求并審查已形成的文件。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題要立查立改，真正地將科研檔案工作納入科研項(xiàng)目管理流程，與科研項(xiàng)目工作同部署、同實(shí)施、同檢查，保證科研檔案工作的規(guī)范化開展，保證科研檔案全生命周期的安全可控。

（三）優(yōu)化手段，加強(qiáng)管控

在管理手段方面，“不以規(guī)矩，不能成方圓”，一切管理事項(xiàng)都應(yīng)編寫到制度中，使其具有權(quán)威性和約束力。首先，科研院所應(yīng)根據(jù)本單位科研生產(chǎn)和檢查驗(yàn)收的實(shí)際情況，制定符合本單位具體實(shí)踐的科研檔案管理制度，將管理原則、工作機(jī)制、職責(zé)分工、歸檔范圍、歸檔文件質(zhì)量和整理要求、檔案保管和利用要求、檢查驗(yàn)收要求等納入其中。其次，要在單位的業(yè)績(jī)考核指標(biāo)、項(xiàng)目考核指標(biāo)中加入檔案相關(guān)內(nèi)容，使科研檔案工作有計(jì)劃、有實(shí)施、有檢查、有考核，并將考核結(jié)果與獎(jiǎng)懲掛鉤，使科研檔案工作落地落實(shí)。

在技術(shù)手段方面，要給予科研檔案工作充分的經(jīng)費(fèi)支持，除了保證傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理要求的硬件條件，還要充分考慮電子文件的歸檔需求，如，項(xiàng)目管理系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等電子文件形成的業(yè)務(wù)系統(tǒng)要具備歸檔功能，并與檔案管理系統(tǒng)有接口；服務(wù)器等硬件和檔案管理系統(tǒng)等軟件要符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求；電子檔案的存儲(chǔ)格式和備份策略要保障檔案安全可靠；要適時(shí)開展檔案數(shù)字化工作等。

（四）提升素質(zhì)，穩(wěn)定隊(duì)伍

人才是科研檔案管理提升的核心，只有高質(zhì)量且穩(wěn)定的人才隊(duì)伍，才能保證科研檔案工作按既定流程和規(guī)范有序地開展。首先，檔案管理部門要加強(qiáng)培訓(xùn)，使其他部門的相關(guān)人員熟悉科研檔案管理要求，明確各自工作環(huán)節(jié)中的科研檔案工作要點(diǎn)；其次，檔案管理人員要加強(qiáng)自我專業(yè)素養(yǎng)的提升，有針對(duì)性地參加上級(jí)或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)組織的科研檔案和檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)，緊跟新時(shí)代的新要求，并將其運(yùn)用到單位的具體管理實(shí)際中；再次，要鼓勵(lì)參與科研檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的人員善于發(fā)現(xiàn)問題、敢于提出問題、致力于解決問題，使科研檔案管理工作始終處于螺旋上升的良性循環(huán)狀態(tài)；最后，要“由內(nèi)而外”地給予相關(guān)人員長(zhǎng)期從事科研檔案工作的動(dòng)力，充分重視和肯定其工作成果，為其提供各項(xiàng)合理的保障，以打造一支高質(zhì)量且穩(wěn)定的科研檔案工作隊(duì)伍。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代、新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)、新動(dòng)力。近年來(lái)，國(guó)家對(duì)檔案工作的愈發(fā)重視，促進(jìn)了科研檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度紛紛頒布和實(shí)施，為科研檔案管理工作的開展提供了助力。檔案管理部門應(yīng)順勢(shì)而為，抓住機(jī)遇，在提高科研檔案管理水平的同時(shí)，使其更好地為科技創(chuàng)新服務(wù)，讓科研檔案被“重視”、檔案工作被“看見”。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局 中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定[Z].國(guó)家檔案局 中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部第15號(hào)令，2020.