紙質(zhì)照片檔案整理歸檔與數(shù)字化加工實踐探析

文/夏津縣檔案館 劉雪雪

近年來，隨著檔案數(shù)字化工作的不斷開展，各級檔案館（尤其是基層檔案館）檔案數(shù)字化工作取得一定成效，但多限于文書檔案。照片檔案作為檔案的重要門類，是機構(gòu)、組織和個人記錄歷史的真實憑證，在檔案開發(fā)利用中發(fā)揮著重要作用。但由于其載體形式的特殊性，以及檔案部門缺乏重視，造成照片檔案無法及時歸檔并完整保存，進而造成檔案資源浪費。筆者結(jié)合自身工作實踐，通過對本單位照片檔案的系統(tǒng)整理經(jīng)驗，就紙質(zhì)照片檔案的規(guī)范整理及數(shù)字化加工備份進行簡單探析。

一、照片檔案的概述

與常規(guī)的文字記錄的檔案類型不同，照片檔案主要是以照片的形式將事物客觀且真實地記錄下來，方便觀看到生動、豐富且直觀的歷史全貌。不僅如此，照片檔案與其他動態(tài)影像檔案（如錄像、電影等）存在較大的差異，照片檔案主要是通過直觀且快速的視覺效果將需要表達的信息迅速傳遞給觀眾，讓觀眾長時間感受最具有表現(xiàn)力的畫面，進而啟發(fā)思考和探究。因此，照片檔案是其他類型的檔案無法替代的，是檔案不可或缺的一部分。因照片自身擁有的獨特表現(xiàn)力，當前已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域與各個群體中，發(fā)揮著重要的作用。當前，照片檔案的形式主要包含兩類：傳統(tǒng)的紙質(zhì)照片檔案、數(shù)碼照片檔案。

二、紙質(zhì)照片檔案管理存在的問題分析

（一）紙質(zhì)照片檔案的收集過程難度較高。按照紙質(zhì)照片檔案管理相關(guān)的各項制度與規(guī)范，當完成照片的拍攝工作后，便需要及時對其進行篩選與整理，根據(jù)照片的內(nèi)容添加相應(yīng)的文字說明，再將其交給檔案管理機構(gòu)。但是縱觀紙質(zhì)照片檔案的管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)照片檔案資源工作開展的效果不盡人意。該問題形成的原因較多，歸納起來主要有以下因素：第一，紙質(zhì)照片檔案管理制度有待完善，削弱了制度的約束力；第二，從事檔案管理工作的人員缺乏對紙質(zhì)照片檔案的重視，在工作中不能嚴格執(zhí)行相關(guān)制度，導(dǎo)致照片檔案整理不及時、不規(guī)范，上交不及時，這些均可能增加紙質(zhì)照片檔案的收集難度，影響了紙質(zhì)照片檔案的整理與保管。

（二）紙質(zhì)照片檔案管理有待規(guī)范。按照紙質(zhì)照片檔案管理相關(guān)制度規(guī)定，相關(guān)部門將紙質(zhì)照片檔案移交給相應(yīng)的機構(gòu)時，必須確保底片與照片完整，同時附上相關(guān)的說明，但是從紙質(zhì)照片檔案管理實踐可知，很多部門在移交紙質(zhì)照片檔案材料時，并未進行嚴格的篩選與整理，而相關(guān)的說明材料也不夠詳盡，部分照片甚至底片丟失，或者提供的底片跟照片無法對應(yīng)，這些均影響了紙質(zhì)照片檔案收集與保管水平。而這些問題的產(chǎn)生跟缺乏健全的紙質(zhì)照片檔案管理制度有關(guān)，未明確將管理責(zé)任落實到具體負責(zé)人身上。

（三）紙質(zhì)照片檔案保管環(huán)境有待改善。根據(jù)紙質(zhì)照片檔案管理相關(guān)規(guī)定可知，在對紙質(zhì)照片檔案進行保管時，需要將照片、底片、照片文字說明等進行分開整理與保管，目的是提高其保管與利用的效率。而電子照片檔案保管時，除了需要借助硬盤保存，還需要對電子照片數(shù)據(jù)進行硬盤備份，目的是預(yù)防數(shù)據(jù)丟失。但是部分人員在收集照片檔案時存在材料不齊全、照片與底片不符合、文字說明材料不完善等問題，這些均可能引起照片檔案在保存過程中不規(guī)范等問題。很多紙質(zhì)照片檔案在歷經(jīng)數(shù)年的時間后，照片逐漸泛黃、褪色甚至破損，從而影響了照片檔案后期的利用，之所以會出現(xiàn)這些問題，很大程度上與紙質(zhì)照片檔案保管環(huán)境有待改善有關(guān)，常見的紙質(zhì)照片檔案管理室過于潮濕，缺乏空調(diào)設(shè)備或者除濕設(shè)備等。另外環(huán)境欠佳、衛(wèi)生不到位等也會影響照片檔案的保管水平。

三、紙質(zhì)照片檔案的歸檔要求和整理規(guī)范

（一）明確收集范圍。按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821-2002）和《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）要求，首先明確照片檔案的收集范圍，即單位在社會活動中直接形成的具有保存價值的照片。主要內(nèi)容包括：反映本單位歷史沿革、主要職能活動和重要工作成果的照片；領(lǐng)導(dǎo)人、著名人物參加本單位重大公務(wù)活動的照片；記錄本單位參加重要外事活動的照片；單位記錄本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象的照片；本單位組織的重大活動（宣傳日、紀念日、主題日等）、重要會議（工作會、專題會、研討會、交流會等）的照片；反映本單位重點建設(shè)項目及科研項目的照片；本單位榮獲上級或本系統(tǒng)勞動模范、先進人物及典型活動的照片。另外，綜合檔案館還應(yīng)注重收集反映本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點工程、民間風(fēng)俗和著名人物的照片。

（二）精化整理規(guī)范。照片檔案整理步驟繁雜，檔案員首先應(yīng)對本單位近幾年或近一年的照片進行情況了解，參照規(guī)范，根據(jù)實際情況精化細則，然后進行系統(tǒng)整理。具體操作步驟如下：1.照片分類。檔案員應(yīng)對照片精挑細選，同一事件、同一人物的照片選取具有代表性、保存價值的照片進行整理歸檔。在單位全宗內(nèi)按照保管期限—年度—問題或保管期限—問題—年度進行分類。另外，對重要且繁多的專題、人物、重大事件類照片，可單獨編輯成冊。2.照片的排列。卷內(nèi)照片應(yīng)按照時間、問題及重要程度依次排列，效果一目了然。比如領(lǐng)導(dǎo)視察本單位工作的照片，同一時間、同一事由背景下，按照國家級、省市級、縣級的順序排列。3.照片的編號。對照片進行編號，可以快速準確地找到需要的照片，便于查閱利用。按照全宗號—保管期限—冊號—張?zhí)柕捻樞蚓幪?，保管期限分別用“1、2、3”或“Y、C、D”（永久、長期、短期）填寫。照片冊從“1”開始編寫，可每年一個流水號。照片張?zhí)枏摹?001”開始編寫。4.照片的入冊。照片入冊時一般選用芯頁為297mm×210mm的照片檔案冊。按照事先排列、編號的順序固定在芯頁上，組成照片冊。5.照片的說明。照片入冊后，應(yīng)對照片進行文字說明編輯。主要編輯內(nèi)容包括：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者、文字說明。題名簡明扼要，體現(xiàn)時間、地點、人物、事由即可。參見號即與本張照片聯(lián)系密切的其他載體檔案的檔號，例如文書檔案29-1-34。時間用8位阿拉伯數(shù)字表示，例如2021年2月28日，應(yīng)寫作20210228。文字說明要對照片內(nèi)容進行詳細闡述，人物應(yīng)標注具體位置，便于識別。另外需要注意的是，如果照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片來源及版權(quán)。

（三）完善格式要求。照片入冊編輯無誤后，需對芯頁、備考表、冊內(nèi)照片目錄、相冊脊背進行編號填寫。具體流程如下：1.芯頁編號。編寫頁號時使用阿拉伯數(shù)字，從“1”開始，正反面都要填寫。奇數(shù)頁碼填在右下角，偶數(shù)頁碼填在左下角，不能放置照片的空白頁碼不用編號。2.備考表。備考表在相冊的最后一頁，整理人員需填寫本冊情況說明、立冊人、立冊時間。3.照片目錄。照片目錄的著錄主要包括照片號、題名、時間、頁號、備注。同一事件的照片，照片號、題名、頁號，目錄可填寫在一欄內(nèi)。4.相冊盒脊。相冊脊背的填寫相對靈活，按照簡單易查原則即可。大致由全宗號、保管期限、起止張?zhí)?、冊號組成。另外專題類相冊脊背可標注題名，易于查找。對于照片底片的整理，與照片整理流程一致，不同的是底片應(yīng)單獨放在中性偏堿性紙的底片袋中再入冊，這里不再贅述。另外，本單位不對外公開的密級照片、底片需在其周圍空白處標注說明。

四、紙質(zhì)照片檔案的數(shù)字化加工流程與步驟

照片檔案的規(guī)范整理，為下一步數(shù)字化加工打下堅實的基礎(chǔ)。以夏津縣檔案館為例，館藏紙質(zhì)照片多數(shù)形成時間為20世紀60～90年代，且黑白照片居多。雖然精心整理保管，但限于落后的保存環(huán)境及頻繁翻閱，有些照片出現(xiàn)了氧化發(fā)黃、褪色、損壞現(xiàn)象。數(shù)字化時代背景下，傳統(tǒng)照片的保存方式利用效率低，為檔案管理工作帶來不便。一是迫于現(xiàn)實保存條件需求，二是為提供利用便捷著想，縣檔案館對館藏紙質(zhì)照片檔案進行了初步數(shù)字化加工。筆者通過此項工作的開展，總結(jié)幾點經(jīng)驗做法。

（一）照片檔案數(shù)字化設(shè)備選擇。照片檔案數(shù)字化可通過掃描儀和數(shù)字拍攝設(shè)備的方式實現(xiàn)。其中數(shù)字拍攝設(shè)備包含數(shù)碼相機和高拍儀，由于這兩種設(shè)備是在環(huán)境開放的前提下進行的，操作過程中易受光線、介質(zhì)平整度影響，不建議使用。一般采用高性能、專業(yè)的平板式掃描儀。這種掃描儀具備避光、便捷操作的特點，清晰度和對比度高，掃描效果比較穩(wěn)定。

（二）照片檔案數(shù)字化步驟。1.色彩模式及分辨率。我館采用的是Epson DS-60000掃描儀。將照片平鋪放置文稿臺內(nèi)，掃描前先進行效果預(yù)覽。預(yù)覽時掃描模式一般分為黑白二值、灰度和彩色。黑白照片選用8位灰度模式，掃描效果比較柔和，清晰度高；彩色照片選用24位全彩模式，色彩鮮明，接近原片。對于照片掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。分辨率越大，像素越小，圖像越清晰，掃描時一般建議分辨率不小于300dpi，對高精度要求照片（如展覽、出版等）建議分辨率不小于600dpi。如果分辨率太小，圖像不清晰，放大后無法使用；分辨率太大，占用空間大，造成不必要的資源浪費。2.存儲格式及命名。照片掃描后以圖像文件的格式保存在電腦上，常用的存儲格式有：TIFF、JPEG、JPEG2000等，一般使用JPEG格式。這種格式比較靈活，壓縮性比大，能夠較好地保留圖像的原始性。圖像可按全宗號—保管期限—年度—冊號—張?zhí)枮榛鶞拭?，確保圖像命名的唯一性。3.圖像處理。照片掃描完成后，應(yīng)對圖像進行處理優(yōu)化。對出現(xiàn)偏斜的圖像進行糾偏，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合瀏覽習(xí)慣。對圖像出現(xiàn)多余的白邊進行裁剪，縮小圖像文件容量，節(jié)省存儲空間。大幅照片掃描時可分幅掃描，裁剪重疊部分，然后進行拼接處理。圖像處理過程中，不得對照片檔案上的污點、破損等進行技術(shù)性修復(fù)，應(yīng)遵循照片原貌原則，最大限度還原照片的真實性。4.建立數(shù)據(jù)庫。照片檔案數(shù)據(jù)庫的建立，是照片檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)條件，也是照片檔案科學(xué)化管理的重要手段。首先，在檔案管理系統(tǒng)中建立“照片檔案”文件夾，在其文件夾下為不同門類的照片分別建立相應(yīng)的文件夾，編輯字段作為目錄。目錄內(nèi)容可包括全宗號、保管期限、年度、張?zhí)枴蕴?、標題、時間等主要信息。需要注意的是，每條目錄數(shù)據(jù)的照片號應(yīng)與其圖像文件名一致，確保數(shù)據(jù)掛接的準確性。其次，批量導(dǎo)入照片文件，建立照片檔案數(shù)據(jù)庫。

五、結(jié)語

綜上所述，照片檔案的規(guī)范整理決定檔案科學(xué)化管理水平，是數(shù)字化加工的前提條件。照片檔案的數(shù)字化加工是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，改變了傳統(tǒng)照片由點到面的傳播途徑，實現(xiàn)了檔案資源共享，打破了檔案利用的地域、時間局限性，為檔案管理人員和檔案利用者提供便捷服務(wù)，為有效保護檔案原件提供了技術(shù)支持。