關于加強水利工程檔案管理工作的思考

文/江蘇省水文水資源勘測局 龐海萍

水利工程周期長、投資大、涉及廣、項目雜，在整個工程建設中形成的檔案數(shù)量大、種類多、專業(yè)性強。當前，工程參建各方對于檔案管理工作越來越重視，水利工程檔案管理工作質量也有了較大的提升，但仍存在重工程建設、輕檔案管理，規(guī)章制度執(zhí)行不到位、歸檔不及時、人員配備不足等現(xiàn)象，如何更科學地開展工程檔案和有效管理項目檔案，已經(jīng)成為水利部門的一項重要的管理工作。筆者作為水利系統(tǒng)的檔案管理工作者，現(xiàn)根據(jù)自身的工作經(jīng)驗和工作中遇到的一些問題，結合當前水利工程檔案管理工作現(xiàn)狀，淺談一些想法。

一、加強水利工程檔案管理的必要性

水利工程檔案是在水利工程建設中直觀形成的具有保管價值的圖表、聲像及文字等不同形式的、對社會和國家有留存價值的各種體系的文件材料，是質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)，也是在工程建成后運行、維護過程中不可缺少的重要參考資料。水利工程檔案產(chǎn)生于整個水利工程建設全過程，是水利檔案的重要組成部分，是工程技術人員辛勤勞動的結晶，是維護水利工作檔案管理真實面貌的一項重要工作。同時，對新建工程的規(guī)劃等有著重要的價值，為水利工程提供真實詳盡的信息，成為水利運行管理工作及工程建設中不可缺少的依據(jù)和關鍵信息。

二、水利工程檔案管理工作中存在的問題

當前，工程檔案管理工作中存在的矛盾和問題如下：

（一）缺少專業(yè)的高素養(yǎng)的水利檔案管理人員。水利工程建設工作人員大多是其他部門抽調來的，多數(shù)管理水平不夠專業(yè)，檔案管理人員一般是新加入的同志居多，這些人員對檔案專業(yè)知識比較缺乏，對水利工程檔案不太熟悉，對所收集上來的材料是否齊全并不了解，只是從工程項目負責人員那里被動地接收相關材料，往往是給多少拿多少，存在材料內容不全、遺漏和隱蔽工程驗收信息記錄不準確、整理材料規(guī)范性不到位等問題，極易造成項目檔案信息收集不齊全、案卷統(tǒng)計數(shù)據(jù)質量不好、不夠標準等諸多問題，嚴重影響著工程項目信息歸檔質量。

（二）水利工程檔案管理工作在工程建設初期準備和重視不足。平常工程檔案管理往往以施工緊張為由，僅是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，不注意檔案的采集、歸檔，只要能應付過去就行了，往往到水利工程項目建設中后期，才開始入手進行工程檔案資料的收集整理工作，經(jīng)常是面臨驗收了，才抽調人員加班加點進行突擊。由于先天不足，靠后天的彌補難以達到文件材料的齊全，工程項目檔案資料嚴重缺失。

（三）文件材料形成程序不規(guī)范、收集不完整、歸檔不及時。水利工程是系統(tǒng)工程，這一要素決定了水利建設工程檔案的系統(tǒng)性、科學性和復雜性，對于資料的準確性、完整性、規(guī)范性、及時性要求都很高。一些水利工程單位從事檔案工作的同志是兼職，缺少檔案管理的實際經(jīng)驗，沒有把工程技術資料同項目的歸檔有效貫穿起來，直接影響了工程檔案的原始性、完整性和真實性。

（四）檔案管理制度及體制不夠完善。目前，各水利部門對水利工程檔案管理法規(guī)宣揚、貫徹執(zhí)行不夠，對水利檔案管理的業(yè)務指導缺少相關措施；檔案管理組織保障不健全，也沒有建立有效的檔案管理制度，使得部分工程建設技術人員由于人事變動，“人走檔案走，人走檔案沒人做”的現(xiàn)象時有發(fā)生，容易導致檔案流失或遺漏。

三、科學做好水利工程檔案管理工作的方法

對于如何進一步加強水利工程檔案管理工作，概括起來就是推進“三個建設”：一是推進規(guī)范化建設。在規(guī)范責任方面，要根據(jù)組織體系、職責、考核等相關規(guī)章制度，明確勘測設計、監(jiān)理、施工等參建單位的歸檔責任，建設項目的領導要對工程項目檔案工作給予足夠的重視，要落實領導責任制，制定工程項目檔案管理的各項制度，明確規(guī)定文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，明確分管檔案工作的領導和專兼職檔案工作人員，做到檔案管理規(guī)范統(tǒng)一、有章可循，并加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。二是推進信息化建設。檔案管理現(xiàn)代化已成為當前檔案管理的發(fā)展方向。大力推進檔案信息化建設，就是要在檔案管理工作中全面運用現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。三是推進專業(yè)化建設。水利工程檔案管理工作是檔案工作的一部分，而檔案工作專業(yè)性很強，工作人員不能局限于傳統(tǒng)或現(xiàn)有的檔案管理知識，必須與時俱進，緊跟檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，優(yōu)化知識結構，強化專業(yè)技能，發(fā)揮好主觀能動性，促進水利工程檔案發(fā)揮最大限度的服務性，服務于水利現(xiàn)代化的建設。強化檔案服務意識是檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的新要求，想做好水利工程檔案管理工作不僅要主動學習、拓寬水利專業(yè)和檔案專業(yè)的知識面，提升水利工程檔案管理業(yè)務能力，更要增強服務意識，樹立事業(yè)心和責任感，提高思想意識，增強使命感，確保水利檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全。作為檔案工作者，筆者在總結分析水利工程檔案管理實踐的基礎上，結合本職工作，針對水利工程的特點，提出如下建議與對策：

（一）增強全員檔案意識。水利工程參建單位多，從工程建設管理、設計、施工、監(jiān)理等參建單位，到省、市、縣政府、水行政主管等部門，每個項目參建的單位多達上百個。同時，工程檔案還涉及水利、交通、通信、消防、市政、電力、生態(tài)環(huán)境、建設等方方面面。在工程項目開始時，不僅要對來自四面八方的施工、監(jiān)理單位人員進行檔案法律法規(guī)的宣傳教育，同時還要對各級項目建設單位主要負責人進行宣傳，增強他們的工程檔案意識，從基礎設置上、管理制度上、人員配備上爭取各方面的配合與支持，提高做好工程建設檔案管理的自覺性和責任感，增強責任意識，使檔案管理工作真正發(fā)揮作用。

（二）建立完善工程檔案管理制度。根據(jù)《保密法》《檔案法》及《水利科學技術檔案管理規(guī)定》等有關法律法規(guī)，結合工程建設實際情況，制訂出科學、合理、適用、可操作性強的檔案管理制度，將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理，明確責任指標，嚴格考核；提高執(zhí)行力，嚴格落實檔案管理規(guī)定，實行檔案工作與工程建設“三同步”，執(zhí)行檔案人員“三參加”，落實檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。此外，應建立檔案督查制度，每半年至少組織一次檔案專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，要求整改。

（三）加強檔案人員培訓。首先，要培訓檔案業(yè)務、工程專業(yè)基礎知識，使檔案人員既對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，又懂得工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次，對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規(guī)定和要求，督促相關人員嚴格按標準執(zhí)行；最后，對項目建設單位產(chǎn)生的工程材料文件進行編制指導，使之符合歸檔要求。江蘇省南水北調、治淮、治太等重點工程檔案管理水平較高，有條件的建設單位可組織檔案人員現(xiàn)場參觀學習，增強感性認識。

（四）強化水利工程管理檔案過程控制。要想使水利工程檔案全面、系統(tǒng)、完整地反映出某個工程建設各環(huán)節(jié)的過程和結果，就要做到事前介入、事中控制、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環(huán)節(jié)中。在啟動工程時，應預先謀劃，建立健全檔案管理體系，制訂明確的目標和計劃；在工程開工準備階段統(tǒng)一標準，明確該項水利工程文件資料的收集、整理和歸檔管理要求，并將有關檔案管理制度標準和要求傳達到各參建方；在工程施工階段實時收集該工程的詳細工程建設資料，并做好同步管理，在檢查工程項目質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、收集、管理情況，重點檢查和指導各參建單位項目檔案人員立卷，檢查案卷質量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查；在工程竣工驗收階段，需先同步檢驗工程文件資料的收集整理與歸檔管理情況，重點加強未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查。

（五）建立水利工程管理檔案網(wǎng)絡。目前，計算機應用較為廣泛，有條件利用計算機進行檔案輔助管理。充分利用網(wǎng)絡平臺的優(yōu)勢，建立網(wǎng)上管理網(wǎng)絡。購買網(wǎng)絡版檔案管理軟件，迅速完成目錄輸入、修改、打印，準確、快速地進行數(shù)據(jù)審核、存儲、查詢、統(tǒng)計等操作。重要的電子資料，應形成對應的紙質文件資料說明一并歸檔，實現(xiàn)紙質檔案與電子檔案的同步管理，建立檔案目錄系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)檔案資源共享，為工程建設管理服務。

四、結語

水利工程檔案能真實反映水利工程建設管理的全過程，具有憑證和依據(jù)效用，對于工程運轉和充分發(fā)揮效益至關重要，水利檔案管理員必須要愛崗敬業(yè)、規(guī)范檔案管理行為、增強管理服務意識，使項目管理檔案資料在水利工程建設中發(fā)揮出最大利用功效。