緊密結(jié)合科研生產(chǎn) 提升科研檔案管理水平

文/中國電子科技集團公司第三十八研究所 夏紅

2020年9月11日，國家檔案局、科技部發(fā)布第15號令，公布《科學技術研究檔案管理規(guī)定》。從制定單位可以看出，科研檔案的管理不是檔案機構(gòu)一個部門的業(yè)務，而是與整個科研項目研制全過程密切相關。搞好科研檔案工作不能游離于科研項目研制實際，只從檔案業(yè)務本身的角度進行管控?？蒲许椖块_展的同時，不能忽視項目檔案管理的存在，不能只注重研發(fā)不注重文檔資料的管控與開發(fā)利用。科研檔案管理是科研工作不可分割的重要組成部分。

科研檔案不同于文書檔案，大多產(chǎn)生于企業(yè)或研究院所。企業(yè)或研究院所的管理模式與政府機關差別很大，《科學技術研究檔案管理規(guī)定》為企業(yè)或研究院所的科研檔案管理提供了一套統(tǒng)一標準，是科研項目檔案管理的指南。下文將從“科研檔案工作是科研管理的重要組成部分”角度入手，分析當下企業(yè)或研究院所在科研檔案管理方面存在的問題，以及破解這些問題的思路和方法。

一、科研檔案的特性

科研檔案是在科學研究過程中，從項目立項階段開始，包括項目的實施、過程管理、結(jié)題驗收以及成果管理各階段形成的各類與項目相關且有保存價值的文件材料（包括各種載體）或?qū)嵨?。從科研檔案的定義可以看出科研檔案特性包含以下三個方面：

（一）科研檔案的形成具有階段性。一個科研項目的實施一般包括“立項論證階段”“項目實施階段”“試驗或驗證階段”“結(jié)題驗收階段”和“成果管理階段”。各階段科研工作的側(cè)重點不同，形成的文件材料也不同。各階段形成的文件材料既具有相對的獨立性，又相互關聯(lián)，相互印證，是環(huán)環(huán)相扣不可分割的整體。

（二）科研檔案來源的多樣性。一個科研項目的開展與實施會涉及科研工作的方方面面，如立項的機關、單位所在地的地方政府、第三方檢測機構(gòu)、開展試驗的合作單位以及開展科研項目單位內(nèi)部各部門?？蒲许椖块_展過程中所涉及的這些單位或部門之間一般都依靠文件來開展相關工作，這些文件材料是科研檔案的重要組成部分。

（三）科研檔案形式的多樣性?？蒲袡n案由于是在科學研究過程中產(chǎn)生的，具有各種形式，其載體也是多種多樣，如文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等等。載體形式包括紙質(zhì)、磁盤、光盤，有些科研項目還會產(chǎn)生實物檔案。不同形式和不同載體的檔案的管理方式也不盡相同。

二、企事業(yè)單位科研檔案管理中存在的問題

在科研檔案管理方面，雖然國家出臺了很多相關的管理制度，由于各種原因，企事業(yè)單位并沒有按照相關制度和標準執(zhí)行科研檔案的管理規(guī)范，導致科研檔案管理上存在許多方面的問題，總結(jié)起來有以下四個方面。

（一）未能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理各類檔案。不能集中統(tǒng)一管理檔案是很多企事業(yè)單位在科研檔案管理方面存在的主要問題。無論什么類型的檔案都應集中統(tǒng)一管理，是檔案管理工作的基本原則。未能集中統(tǒng)一管理科研檔案存在以下幾種情況：一是科研檔案存留在各個相關部門之中，按照部門職責，科研項目實施過程中產(chǎn)生的文件資料在各自的部門相對集中管控，但未移交單位的檔案管理部門集中管理；二是指相關業(yè)務部門向檔案部門移交了主要的科研檔案相關資料如合同、實施方案、驗收結(jié)題報告等，但與之相關的如質(zhì)量試驗數(shù)據(jù)、外協(xié)采購相關文件材料仍然存留在產(chǎn)生這些文檔的部門，未向檔案部門移交；三是科研檔案仍然存留在撰寫者手中，或出于檔案意識淡薄，或出于“知識產(chǎn)權(quán)”的顧慮，并沒有向本部門和檔案部門移交，處于一種散存和失控狀態(tài)。

（二）缺乏行之有效的檔案制度和切實可行的歸檔流程。一方面，缺乏有效的檔案制度作為歸檔工作的指引。很多企事業(yè)單位雖然編制了整套的檔案制度，但這些制度都是照搬、照抄國家和行業(yè)的標準，沒有結(jié)合本企業(yè)的實際編制切實可行的規(guī)章制度，導致雖有制度但無法執(zhí)行；另一方面，沒有在制度上明確各部門的歸檔職責，且歸檔流程不符合本企業(yè)的業(yè)務流程，導致無法及時收集相關文件資料；有些單位制定的歸檔范圍表不明確，未把相關部門列入歸檔單位，導致很多文件散存在產(chǎn)生這些文檔的部門。

（三）檔案部門未能深入?yún)⑴c科研項目的實施與開展。在實際的工作中，我們發(fā)現(xiàn)檔案部門真正能參與到科研項目實施與開展的情況少之又少。雖然科研檔案的管理制度對科研檔案管理有“四同步”和“三參加”的要求，很多企事業(yè)單位并沒有把這項要求落到實處。由于檔案意識不強，科研項目開展過程中的重大節(jié)點，科研項目組并沒有邀請檔案部門的人員參加，檔案部門的人員對項目的開展情況并不了解，這就導致在收集科研檔案過程中檔案人員不能完全把握科研項目的具體情況，收集過來的文件材料在完整性和準確性方面就會出現(xiàn)問題。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員。缺乏專業(yè)的檔案管理人員是一個普遍的現(xiàn)象。很多企事業(yè)單位并沒有設置獨立的檔案機構(gòu)，只是將某個部門某一塊職責設置為檔案管理崗位。在人員方面也沒有設置專職的檔案管理人員，管理檔案的人員往往身兼數(shù)職。檔案管理人員的變動情況也很突出，這就導致在科研檔案管理方面沒有一個穩(wěn)定且專業(yè)的人員進行全程跟蹤管理。同時，雖然有些單位設置了檔案機構(gòu)和檔案專業(yè)人員，但由于缺少必要的培訓，檔案人員對于科研檔案的專業(yè)知識匱乏，不能完全地理解和把握整個科研檔案的形成過程，在整理方面會出現(xiàn)偏差，從而影響科研檔案歸檔的系統(tǒng)性。

三、緊密結(jié)合科研生產(chǎn)，著力提升科研檔案管理水平

科研檔案是在科研項目的推進中產(chǎn)生的各種文件材料、圖片等且具有保存價值的數(shù)據(jù)，是科研項目實施的原始記錄，也是科研項目管理過程的忠實記錄。搞好科研項目檔案的管理不能離開科研項目管理本身，要把科研檔案的管理放到科研管理中去考量、去權(quán)衡?？蒲袡n案管理是科研管理的一部分，只有緊密結(jié)合科研生產(chǎn)，才能有效提升科研檔案的管理水平。

（一）提升檔案管理機構(gòu)的行政執(zhí)法職能。1.設置獨立檔案管理機構(gòu)，提升科研檔案管理權(quán)責。從企事業(yè)單位長遠發(fā)展的角度來看，應該設立獨立的檔案管理機構(gòu)或者具有相應檔案管理職能的部門。因為集中統(tǒng)一管理各類檔案是檔案工作的基本原則之一，有獨立行政權(quán)的檔案管理機構(gòu)或職能部門才能利用部門職責有效管理本單位全部的檔案，并對本單位各部門歸檔情況進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。現(xiàn)在企事業(yè)單位的檔案專項檢查都把是否設立獨立的檔案機構(gòu)或相應的職能部門作為考核該單位檔案管理情況和項目檔案管理情況的考核點。企事業(yè)單位獨立的檔案管理機構(gòu)或職能部門應具有以下職責：一是管控本單位、本企業(yè)十大類檔案（一般人事檔案單獨歸人力部門管理），杜絕由于分散保管或是部門調(diào)整、人員變動所造成的資料失控情況；二是獨立的檔案機構(gòu)可以招聘專職檔案人員，從專業(yè)的角度對本單位的檔案進行專業(yè)化的管理，并監(jiān)督指導本單位各部門檔案歸檔工作；三是獨立的檔案機構(gòu)對上可以與檔案行政管理機關或本單位的業(yè)務主管機關進行溝通，傳達上級機關的各類指示精神和業(yè)務標準；向下可以指導本單位各部門或所屬子公司檔案管理情況，把上級機關的要求轉(zhuǎn)化為本單位的檔案管理制度，對本單位或所屬子公司的檔案管理情況進行規(guī)范化的管理。2.提升檔案機構(gòu)行政考核的力度。一方面，企事業(yè)單位的檔案管理機構(gòu)是保障單位各業(yè)務部門對于檔案信息利用服務的需求；另一方面，是對各部門檔案歸檔工作進行行政檢查和考核。各業(yè)務部門所產(chǎn)生的文件資料就是各業(yè)務部門在履行本部門職責時所形成的真實的原始記錄。對這些原始記錄的歸檔情況的檢查和考核也是科研項目管理的重要內(nèi)容之一，是從文檔控制的角度來檢查業(yè)務部門科研計劃完成情況的重要手段。所以開展檔案管理機構(gòu)對科研項目業(yè)務部門歸檔情況的檢查，就是通過核查歸檔資料的完整性、準確性、規(guī)范性、系統(tǒng)性來反向促進科研項目的實施與開展。3.制定明確的檔案制度，讓各部門歸檔工作“有法可依”。企事業(yè)單位的檔案管理機構(gòu)應制定明確的檔案制度，讓各業(yè)務部門的歸檔工作有法可依。一方面，企事業(yè)單位的檔案部門作為專業(yè)的檔案機構(gòu)，應該認真解讀國家和行業(yè)的各類制度、標準，并把這些制度標準與本單位的相關管理要求相結(jié)合，再轉(zhuǎn)化為本單位的檔案管理制度和操作細則，并用簡單明了的語言表達出來，讓各業(yè)務部門的非檔案專業(yè)人員可以根據(jù)這些簡明的條款和操作細則來執(zhí)行國家和行業(yè)的標準；另一方面，這些制度應該系統(tǒng)化，相互印證，覆蓋本單位各項業(yè)務，并及時更新。同時還要把本單位專業(yè)領域的相關要求和檔案管理制度相結(jié)合，充分體現(xiàn)本單位的業(yè)務特色，真正起到為科研項目服務的作用。

（二）建立項目檔案員制度，全程管控項目檔案。1.科研檔案管理是科研管理的重要組成部分，項目檔案員也是科研項目組的核心成員之一?？蒲许椖康牧㈨?、實施、驗收、結(jié)題以及成果申報每個環(huán)節(jié)的開展最終都是以某種數(shù)據(jù)的形式呈現(xiàn)的，或是紙質(zhì)簽署文件，或是經(jīng)流程審簽的電子文件。例如，轉(zhuǎn)階段的方案評審為紙質(zhì)簽署文件，各種試驗數(shù)據(jù)為電子文件。對于這些文件或數(shù)據(jù)的管理本身就是科研項目管理的重要組成部分。同樣對于這些文件、數(shù)據(jù)管理的人員也應該是科研項目組的核心成員之一?？蒲许椖吭诹㈨棔r應單獨設立項目檔案員來全權(quán)負責該項目從立項到結(jié)題和成果申報各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的全部文檔資料。一方面，項目的檔案員作為專職檔案管理者，有項目檔案管理的知識背景，可以按照項目檔案的要求對科研項目實施過程中產(chǎn)生的文件按照檔案的要求進行管理；另一方面，設置專職的檔案員可以讓科研技術人員不在資料管理上分散精力，專心投入科研技術的開發(fā)與研究上。2.項目檔案員應具備檔案和科研項目的雙重知識。作為項目檔案員要具備項目檔案管理的基礎知識。檔案管理的知識一般是由兩個渠道獲得的，一是在學校學習，二是在工作經(jīng)驗中積累?，F(xiàn)代企事業(yè)單位在人才招聘方面都注重招收專業(yè)型人才，如果本企業(yè)招聘了檔案專業(yè)的人才，稍加培訓即可上崗。但現(xiàn)在很多企業(yè)并沒有設置專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，這就需要對作為項目檔案員的“項目組成員”進行必要的檔案知識培訓，持證上崗。企業(yè)的檔案工作是一項操作性很強的業(yè)務，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況，結(jié)合本企業(yè)的業(yè)務流程對檔案業(yè)務理論進行變通。這就需要項目檔案員認真了解本企業(yè)的工作流程，在檔案理論和本企業(yè)的實際工作流程中找到平衡點和切入點，把檔案理論的要求融入本企業(yè)的工作流程中。作為項目檔案員，同時還要具備科研項目的基本知識。對于項目要充分了解，一是可以進行科學的檔案分類；二是可以根據(jù)該項目的特點制定收集和歸檔計劃。在充分了解科研項目的基礎上，把檔案理論與科研項目的實際相結(jié)合，配合好科研項目工作的開展，而不是以檔案理論機械地去要求項目組。項目檔案員應站在項目組的角度，用檔案知識服務項目組，推動科研項目的開展和建設。

（三）科研檔案管理與科研計劃管理相結(jié)合，反向推動科研計劃的實施與完成。1.項目檔案員與科研計劃管理者共同制定本項目的歸檔范圍和簽署規(guī)定。科技文件簽署規(guī)定和歸檔范圍是科研項目研制過程中的一份重要文件。它規(guī)定了科研項目研制全過程應歸檔的必要文件和每份文件的簽署流程，是科研項目檔案完整性與準確性的標尺，項目檔案員應積極參與到科技文件簽署規(guī)定和歸檔范圍的編制中。一個科研項目的實施是眾多科研人員共同參與、協(xié)同配合的過程?？蒲腥藛T雖然對本專業(yè)、本領域歸檔的文件材料十分熟悉，但缺乏從檔案的角度對整個科研項目歸檔完整性的把握，以及對于科技文件歸檔應走什么樣的簽署流程并不十分明確。這就需要項目檔案員直接參與到科技文件簽署規(guī)定和歸檔范圍的制定中，從整個項目歸檔文件的完整性、準確性、規(guī)范性的角度對各個領域應歸檔的文件材料包括科研類文件、管理類文件、實驗類文件、成果類文件進行統(tǒng)籌的規(guī)劃和細分，并根據(jù)每份文件的特質(zhì)，結(jié)合本單位科研流程制定每份文件的簽署規(guī)定，讓利用者一目了然，方便各方面操作。2.項目檔案員加強對科研項目實施的過程管控。項目檔案員對于科研檔案的管理不能等到科研項目結(jié)題后，才對科研項目的文件材料進行收集、整理。而應主動全程參與科研項目整個研制過程。在每一個重要節(jié)點，項目檔案員應依據(jù)科技文件歸檔范圍和簽署規(guī)定要求，對前一階段應歸檔的文件進行檢查。項目檔案員參與科研項目研制全過程可以把握科研項目的進度，及時根據(jù)科技文件歸檔范圍和簽署規(guī)定要求檢查項目檔案歸檔的完整性和齊套性，避免科研項目結(jié)題后才發(fā)現(xiàn)某份文件沒有歸檔而無法彌補的情況。同時，項目組應賦予項目檔案員一定的權(quán)利。項目檔案員參與科研項目每個階段的評審，檢查每個階段評審時所必需歸檔的文件材料，對于文件材料不齊全的，可以不在轉(zhuǎn)階段評審文件上簽字，沒有轉(zhuǎn)階段的評審文件科研項目就無法轉(zhuǎn)入下一個研制階段，這樣可以有效地控制每個階段科研項目歸檔文件的完整性，真正把科研檔案管理融入科研項目管理之中，通過對科研項目文件材料完整性的檢查，反向推動科研項目計劃的開展與實施。

項目檔案員不但要檢查歸檔文件的完整性，還要檢查每份歸檔文件的簽署是否符合規(guī)定。項目檔案員對照科技文件簽署規(guī)定和歸檔范圍的要求，仔細檢查每份文件的簽署流程是否合規(guī)，對于簽署不完整、沒有簽署日期或者簽署角色不符合要求的不予歸檔，并下達歸檔文件整改通知書，責令限期整改，從源頭上確保歸檔的每份文件的有效性。