基于數(shù)字連續(xù)性思想的企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)探索

文/中國神華能源股份有限公司 焦揚 李林 范海斌

2021年6月9日印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案資源建設(shè)邁出新步伐”目標，該目標是繼《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中“檔案資源多樣化”目標的進一步要求，連續(xù)被納入檔案事業(yè)發(fā)展目標，突出了“檔案資源建設(shè)”的重要性。進入21世紀，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能為代表的新一代信息技術(shù)在管理業(yè)務(wù)中得到廣泛研究與應(yīng)用，無紙化辦公、信息化管理受到各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位的重視與普及。在此情景下，檔案工作正在經(jīng)歷從手工整理到信息化操作，從接收存儲傳統(tǒng)載體檔案到接收電子文件、管理檔案數(shù)據(jù)，從建設(shè)傳統(tǒng)載體檔案資源到建設(shè)數(shù)字檔案資源的變革過程。

新的數(shù)字化轉(zhuǎn)型更加強調(diào)數(shù)據(jù)驅(qū)動。過去的數(shù)字化是聚焦在支撐業(yè)務(wù)的運營，而現(xiàn)在基于新一代信息技術(shù)的數(shù)字化更多地聚焦在IT對業(yè)務(wù)的引領(lǐng)或IT支持下的業(yè)務(wù)創(chuàng)新。不管是用戶體驗、運營流程，還是生產(chǎn)制造，每個環(huán)節(jié)和每個場景都越來越多地利用傳感進行數(shù)據(jù)的自動采集。因此，突破數(shù)字檔案信息資源交換與共享的局域性，應(yīng)通過規(guī)范組織數(shù)據(jù)、標準設(shè)計數(shù)據(jù)、高效使用數(shù)據(jù)、科學維護數(shù)據(jù)、安全保障數(shù)據(jù)等措施來標準化檔案源數(shù)據(jù)，提升檔案源數(shù)據(jù)質(zhì)量，消除“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，從而實現(xiàn)數(shù)字連續(xù)性。而數(shù)字連續(xù)性是將數(shù)字數(shù)據(jù)作為資產(chǎn)進行風險管理的能力，以確保數(shù)字化治理，數(shù)字化能力和數(shù)字化服務(wù)在支持物聯(lián)網(wǎng)和智能城市和社區(qū)的數(shù)字生態(tài)系統(tǒng)構(gòu)建中的連續(xù)性。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，實現(xiàn)數(shù)字連續(xù)性能夠滿足數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)的原始性、完整性和真實性等。

數(shù)字連續(xù)性是維護數(shù)字生成文件及數(shù)字憑證，以數(shù)字方式保存和數(shù)字方式再用的一種數(shù)字治理方式。英國的數(shù)字連續(xù)性實施框架，重點在于風險管控，分為信息資產(chǎn)、業(yè)務(wù)需求和技術(shù)環(huán)境三大風險要素，涉及規(guī)章制度、標準體系、員工培養(yǎng)、系統(tǒng)開發(fā)、需求分析等多個角度。新西蘭數(shù)字連續(xù)性行動計劃以英國的數(shù)字連續(xù)性項目作為參考，內(nèi)容更為全面和具體，從宏觀至微觀共提出六大目標：從宏觀戰(zhàn)略層面對數(shù)字連續(xù)性問題的共識度；從中觀控制層做好規(guī)范設(shè)計和監(jiān)管設(shè)計，建立良好的治理機制；從微觀實施層做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，保存高價值的數(shù)字信息，建立授權(quán)和可信的訪問機制，建立良好的治理機制等。澳大利亞數(shù)字連續(xù)性政策以信息的價值性、信息的數(shù)字化管理以及信息的可互操作性三大原則為基準，盡可能保證信息的完整性、可獲取性和可用性，并以信息可用性為最終目標。而我國僅從宏觀層面，對國家和機構(gòu)層面論述了數(shù)字連續(xù)性在國家治理過程中的重要戰(zhàn)略地位，并就影響國家治理效能的數(shù)據(jù)鏈斷裂問題提出測評機制、標準規(guī)范和項目啟動三方面建議。運用到檔案管理體制改革上，則是通過分析數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略的基本理念，提出促進“信息轉(zhuǎn)向”、增強資產(chǎn)意識、加強業(yè)務(wù)協(xié)同、強化技術(shù)建設(shè)四點應(yīng)用。

本文以數(shù)據(jù)驅(qū)動為準則，以數(shù)字連續(xù)性思想為引導，研究數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下企業(yè)數(shù)字檔案資源的建設(shè)路徑，以期在知識管理、人工智能、數(shù)字人文等視角拓展企業(yè)檔案資源的深層加工。

一、數(shù)字檔案資源的概念溯源

數(shù)字檔案資源主要通過電子文件歸檔、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)采集與獲取以及專題數(shù)字檔案信息的捕獲等渠道獲得。相較于傳統(tǒng)載體形式的檔案資源，數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)出來源多元化、形式多樣化的特點，同時數(shù)字檔案資源的生成環(huán)境差異較大，資源結(jié)構(gòu)復雜并且管理較為分散。總體而言，數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)出快速增長的趨勢。在數(shù)字檔案資源不斷生成和積累的背景下，檔案學界圍繞數(shù)字檔案資源積極探討與之相關(guān)的議題，諸如電子文件歸檔管理、檔案系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計等，并取得了一系列成果。隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用以及網(wǎng)絡(luò)可訪問性的不斷提高，數(shù)字環(huán)境下的檔案現(xiàn)象已經(jīng)成為檔案學界和實踐中的研究重點，其中以數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案資源等為代表的研究受到廣泛關(guān)注，有助于不斷擴大檔案研究的范圍，深化檔案研究的內(nèi)涵，促進檔案學科的發(fā)展與轉(zhuǎn)型。

學界關(guān)于數(shù)字檔案資源的研究多向?qū)嵺`應(yīng)用性傾斜，而較少對其概念、內(nèi)涵進行理論闡述，目前尚未形成學術(shù)界廣泛認同的、權(quán)威的數(shù)字檔案資源概念。在理論研究方面，以倪代川、戚穎、金波等人為代表，對數(shù)字檔案資源的概念與內(nèi)涵進行了較為全面的解析：廣義上的數(shù)字檔案資源是納入數(shù)字檔案館（室）建設(shè)范疇的一切信息資源，既包括各類檔案信息資源，也包含相關(guān)人員與設(shè)備；而狹義上的數(shù)字檔案資源則僅指館藏數(shù)字檔案信息資源，同時也包括通過網(wǎng)絡(luò)獲取的數(shù)字檔案信息資源。

本文聚焦于企業(yè)檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)，采用倪代川的狹義視角下對數(shù)字檔案資源下的定義，即數(shù)字檔案資源是“國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動過程中形成的具有一定價值的各類數(shù)字記錄，既包括前期直接形成的各類數(shù)字記錄，也包括后期通過傳統(tǒng)形態(tài)檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)換、網(wǎng)絡(luò)信息資源采集與捕獲等形成的各類數(shù)字記錄。”

二、數(shù)字檔案資源的建設(shè)內(nèi)涵

數(shù)字檔案資源作為一種新型的檔案資源，具有形成主體多元、來源渠道廣泛、表現(xiàn)形式多樣等鮮明特征，是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心，承載眾多社會記憶，是國家重要的數(shù)字資產(chǎn)。2010年出臺的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116號）規(guī)定，數(shù)字檔案資源建設(shè)板塊由檔案數(shù)字化、電子文件接收、資源整理以及建立數(shù)字檔案資源庫四大板塊組成。2017年下發(fā)的《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（檔辦發(fā)〔2017〕2號）將數(shù)字檔案資源建設(shè)作為企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的重點項目，主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等內(nèi)容。2020年新修訂的《檔案法》規(guī)定，檔案館應(yīng)負責傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果、電子檔案等檔案數(shù)字資源的收集、保存以及提供利用。同時，在大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的推動下，數(shù)字檔案資源呈現(xiàn)出向數(shù)據(jù)化發(fā)展的態(tài)勢，檔案數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的趨勢，勢必驅(qū)動檔案管理創(chuàng)新，檔案現(xiàn)實價值得以拓展。

因此，數(shù)字檔案資源建設(shè)是在數(shù)字檔案館建設(shè)的理論與技術(shù)的指導下，加快實施電子檔案歸檔管理，逐步推進館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，經(jīng)過數(shù)字檔案資源整理，建設(shè)體現(xiàn)企業(yè)特色、滿足用戶需求的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)企業(yè)檔案館數(shù)字檔案資源管理與服務(wù)效益最大化的過程。

三、基于數(shù)字連續(xù)性思想的企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)

（一）以數(shù)據(jù)資源為核心，豐富數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)容。當前檔案室/館存在館藏數(shù)字檔案資源門類單一的問題，需要豐富數(shù)字檔案資源結(jié)構(gòu)。首先要整合現(xiàn)有的數(shù)字檔案資源，以檔案服務(wù)為目標，建立專題目錄數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案館可根據(jù)“優(yōu)先實施存量數(shù)字化，加快推進增量電子化”的建設(shè)策略，結(jié)合各自特色，挖掘企業(yè)歷史記憶，構(gòu)建資源結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富同時具有企業(yè)發(fā)展特色的數(shù)字檔案資源體系。保障檔案數(shù)據(jù)安全首先要充分認識保密與開放的邊界，打破檔案資源“保密過度”“限制過嚴”“擔心過度”而導致的“開放不足”“利用不足”的現(xiàn)狀。誠然，當前企業(yè)檔案管理還存在以上問題，正如不敢隨意銷毀已通過銷毀鑒定的檔案，使之占據(jù)本就不足的庫房空間，檔案人員對數(shù)字檔案資源共享的謹慎心態(tài)也影響著檔案資源的利用。數(shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)利用相關(guān)的技術(shù)手段和管理方法，采取“防”“治”結(jié)合，既“?！庇帧坝谩钡拇胧?，最大限度實現(xiàn)數(shù)字檔案資源共享。檔案數(shù)字化工作覆蓋的業(yè)務(wù)內(nèi)容眾多，在下屬各分公司普遍采取購買服務(wù)實行檔案數(shù)字化工作外包的情境下，接觸檔案原件，實施數(shù)字化加工操作的人數(shù)眾多，造成質(zhì)量差錯、安全事故的風險點也較多，應(yīng)該強化督查、審核和檢查工作。一是要對數(shù)字化檔案原文質(zhì)量進行核查，避免數(shù)據(jù)遺漏、數(shù)據(jù)失真、數(shù)據(jù)錯誤現(xiàn)象發(fā)生。二是要加強對機讀目錄的核查，確保目錄完整準確，為檢索的準確性和全面性做基礎(chǔ)。三是要嚴格檢查數(shù)據(jù)掛接的準確性，保障目錄和原文直接建立準確的掛接。

（二）以集中規(guī)劃為統(tǒng)籌，規(guī)劃數(shù)字檔案資源建設(shè)布局。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該認識到不能僅依靠自身的力量與資源，孤軍奮戰(zhàn)，而是應(yīng)該抓住機遇，積極響應(yīng)上級集團信息化政策，將檔案館信息化建設(shè)與業(yè)務(wù)信息化緊密聯(lián)系在一起，推動全集團信息化工作一盤棋建設(shè)，優(yōu)化頂層設(shè)計，形成集中管理的新模式。以部門協(xié)同為合力，實現(xiàn)檔案部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門等相關(guān)部門領(lǐng)導的通力合作，加強組織領(lǐng)導，互助合作，發(fā)揮互補優(yōu)勢，共同推進數(shù)字檔案資源建設(shè)進程。同時，應(yīng)遵循國家標準、省級標準以及市級標準開展數(shù)字檔案資源建設(shè)，結(jié)合部門業(yè)務(wù)工作需要以及數(shù)字檔案資源管理的要求，制發(fā)數(shù)字檔案資源管理規(guī)范性文件，對各業(yè)務(wù)口形成的相關(guān)檔案資料的收集管理提出要求，制定數(shù)字檔案資源建設(shè)指南，作為數(shù)字檔案資源整理的依據(jù)。

（三）以組織管理為保障，提升數(shù)字檔案資源建設(shè)水平。組織機制建設(shè)是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主要著力點，可通過不斷優(yōu)化組織管理水平，提升資源建設(shè)的效率和質(zhì)量。首先，管理機制方面，應(yīng)該從制度建設(shè)上明晰組織內(nèi)部權(quán)責，完善約束機制；完善問題反饋機制，及時解決建設(shè)困難；建立激勵機制，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性，最大程度上提高檔案人員開展數(shù)字檔案資源建設(shè)工作的主動性。其次，在領(lǐng)導方面，首先要完善領(lǐng)導干部考核機制，將數(shù)字檔案資源建設(shè)納入績效考核中，建立和完善領(lǐng)導干部淘汰機制，開展領(lǐng)導干部檔案培訓班，提升其對資源建設(shè)工作的重視程度。

（四）以專業(yè)人員為抓手，形成數(shù)字檔案資源建設(shè)合力。作為一項復雜的系統(tǒng)大工程，數(shù)字檔案資源建設(shè)工作要求極高。一是需強化檔案人員意識，從意識上加強檔案管理創(chuàng)新意識、檔案工作責任意識，樹立檔案職業(yè)認同感。二是優(yōu)化檔案人員的結(jié)構(gòu)，目前企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出人員配置、專業(yè)構(gòu)成、年齡梯次不合理等問題，需要做好如下幾點：首先優(yōu)化人員配置，根據(jù)各業(yè)務(wù)實際配備一定數(shù)量的專職數(shù)字檔案資源建設(shè)人員；其次是引進“既懂檔案，又懂信息化”的人才，同時優(yōu)化年齡結(jié)構(gòu)，實行老中青三結(jié)合，投入更多精力，培養(yǎng)年輕同志，確保檔案人才的可持續(xù)性供給。三是加強檔案人員數(shù)字檔案資源建設(shè)能力。數(shù)字檔案資源建設(shè)是一項需要多重專業(yè)技術(shù)的復雜工作，需要參與其中的檔案人員具備創(chuàng)新管理能力、檔案業(yè)務(wù)能力、多任務(wù)協(xié)同能力以及一定的計算機知識和歷史人文素養(yǎng)。企業(yè)檔案工作可采取以下措施加強檔案人員數(shù)字檔案資源建設(shè)能力：通過業(yè)務(wù)技能培訓、學歷再教育和人才引進等方式，提高檔案管理人員意識和能力，保障檔案人才隊伍的穩(wěn)定性，以滿足數(shù)字檔案資源建設(shè)工作需求。

（五）以業(yè)務(wù)需求為導向，提升數(shù)字檔案資源服務(wù)水平。不斷滿足用戶檔案信息需求、持續(xù)為企業(yè)發(fā)展貢獻數(shù)字化解決方案是數(shù)字檔案資源建設(shè)的目標。當前，各檔案部門存儲著數(shù)量巨大的資源，已經(jīng)具備基本條件，可以對檔案信息進行智能化分析，主要包括對文本、圖片、音視頻等檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)特征、內(nèi)容特征進行智慧化抓取，并形成相關(guān)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)更細顆粒度的知識化抽取，為深化信息服務(wù)內(nèi)容奠定基礎(chǔ)。首先，數(shù)字檔案資源建設(shè)需要重視對檔案資源的二、三次開發(fā)，不能僅僅停留在對顯性知識的抓取分析層面，更需要對顯性知識背后所關(guān)聯(lián)的隱性知識進行進一步的挖掘，例如對檔案的來源、范圍、目的、事件、時間、人物等相關(guān)要素進行智慧化抓取和智慧化著錄，形成結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和知識圖譜，當對多份檔案進行數(shù)據(jù)化分析后，可將多個知識圖譜進行關(guān)聯(lián)，進而構(gòu)建知識地圖以滿足業(yè)務(wù)需要的跳躍性和聯(lián)想性的信息需求，并滿足用戶進行信息共享的用檔需求。其次，數(shù)字檔案資源建設(shè)應(yīng)該在提供簡單檢索服務(wù)外，提供諸如高級檢索、專業(yè)檢索等檢索方式以及操作指南，以滿足不同等級的信息用戶檢索檔案資源的需求，提高高級用戶的查全率與查準率。

（六）以數(shù)智技術(shù)為媒介，創(chuàng)新數(shù)字檔案資源建設(shè)工作。從安全保障技術(shù)、檔案數(shù)字化技術(shù)、基礎(chǔ)支撐技術(shù)三個方面出發(fā)，完善數(shù)字檔案資源建設(shè)的技術(shù)體系，特別要注意安全保障技術(shù)和檔案數(shù)字化技術(shù)的研究與應(yīng)用。在檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用方面，為了提高數(shù)字檔案資源的利用率，確保數(shù)字檔案資源的長期存取，應(yīng)將計算機技術(shù)、信息技術(shù)、人工智能技術(shù)、移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于數(shù)字檔案資源建設(shè)中。此外，OCR文字識別技術(shù)在數(shù)字檔案資源建設(shè)中的應(yīng)用，大大提高了數(shù)字檔案館的技術(shù)含量，確保了技術(shù)的先進性。在安全保障技術(shù)方面，安全是檔案工作的第一要義，可以使用身份認證技術(shù)確認用戶身份的合法性、訪問控制技術(shù)限制用戶操作權(quán)限、信息加密技術(shù)防止信息傳輸過程中的竊聽、泄露、篡改和破壞等。

四、結(jié)語

在應(yīng)對新的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)和機遇的同時，本文提出了企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的探索路徑，即以數(shù)據(jù)資源為核心，以集中規(guī)劃為統(tǒng)籌，以組織管理為保障，以專業(yè)人員為抓手，以數(shù)智技術(shù)為手段，以業(yè)務(wù)需求為導向，共同推進企業(yè)數(shù)字檔案資源建設(shè)的進程。