新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化研究

文/四川省疾病預(yù)防控制中心 譚海嶸

檔案管理作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要的工作，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常運(yùn)行過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，促進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，有助于促進(jìn)單位工作的高效開展。新時(shí)期，我國(guó)邁入信息化時(shí)代與知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位由于受到各種條件的限制，檔案管理工作的質(zhì)量與效果有待提高，檔案管理的意義尚未發(fā)揮出來(lái)，這在很大程度上限制了機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展。所以，在新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要正確認(rèn)識(shí)自身在檔案管理中存在的問題，并在管理實(shí)踐中采取切實(shí)可行的解決對(duì)策，力求實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，最終促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作有序開展。

一、檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的概念與關(guān)系

“標(biāo)準(zhǔn)”的官方解釋是對(duì)重復(fù)的概念與事物所做出的統(tǒng)一規(guī)定、界定，標(biāo)準(zhǔn)將技術(shù)、科學(xué)以及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)作為評(píng)價(jià)體系，經(jīng)過社會(huì)各主體的協(xié)商與溝通，達(dá)成一致，經(jīng)過上級(jí)主管部門與機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)，通過特定的方式官方公布，將其作為社會(huì)各界需要共同遵循的依據(jù)與準(zhǔn)則。新時(shí)期，《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案法》等官方文件的實(shí)施與公布，促使機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作邁入更加規(guī)范化、體系化的階段。這一過程涉及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，具體包含檔案管理制定標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、修正標(biāo)準(zhǔn)以及后期的補(bǔ)充標(biāo)準(zhǔn)等一系列過程。檔案管理等規(guī)范化過程需要最后落地到制度環(huán)節(jié)，其強(qiáng)調(diào)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案在管理過程中要充分體現(xiàn)出檔案管理人員工作的價(jià)值與意義，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作中所執(zhí)行的檔案管理規(guī)范等一系列文件與規(guī)章制度，最終達(dá)到檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的目的。

二、新時(shí)期做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的意義

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是我國(guó)社會(huì)事務(wù)的重要管理者與參與者，是社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)的重要力量。新時(shí)期，我國(guó)處于經(jīng)濟(jì)改革發(fā)展的新階段，檔案管理工作的重要性日益凸顯出來(lái)。檔案管理工作不僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作考察的重要方面，也是促進(jìn)機(jī)構(gòu)改革的重要抓手，是單位教育宣傳的重要素材庫(kù)。在新時(shí)期背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作考察的依據(jù)。檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)的工作任務(wù)，科學(xué)、完善的資料庫(kù)能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作考察提供素材與依據(jù)。第一，檔案管理包含著機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事發(fā)展改革歷史與建設(shè)等一系列的內(nèi)容，這是關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位歷史發(fā)展歷程的記載，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作改革創(chuàng)新的重要參考；第二，檔案資料作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物與結(jié)果，不管是事業(yè)單位員工的親筆署名、手稿還是文件批示，都可以作為檔案管理的憑證，也可以作為事業(yè)單位工作考察的重要依據(jù)；第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作具有復(fù)雜性與系統(tǒng)性的特點(diǎn)，檔案管理工作的有序、順利開展，能夠規(guī)范機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作進(jìn)展與工作成果，從而記錄單位的發(fā)展過程與現(xiàn)狀。所以，在新時(shí)代背景下，我們要做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，將檔案管理擺在重要的位置，并建立健全科學(xué)、完善的工作管理制度，進(jìn)而保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

（二）檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容。新時(shí)期，機(jī)關(guān)事業(yè)單位將深化內(nèi)控管理改革提上重要的日程，越來(lái)越強(qiáng)調(diào)內(nèi)控管理的重要性。第一，在信息化時(shí)代背景下，檔案管理的信息化建設(shè)促進(jìn)了檔案管理等信息化發(fā)展進(jìn)程，這為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的內(nèi)控管理改革創(chuàng)造了良好的外部環(huán)境；第二，做好新時(shí)期的檔案管理工作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革與發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)，單位內(nèi)控管理改革需要檔案管理的支撐；第三，檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行文化宣傳教育的重要資源，檔案直接影響著機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的有序開展與推進(jìn)，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的宣傳陣地。所以，在新時(shí)代，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要抓住信息化時(shí)代發(fā)展潮流，有序推進(jìn)檔案管理改革，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)與管理。

（三）檔案管理為文書資料管理提供了良好的條件。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中一項(xiàng)最重要的內(nèi)容便是文書資料管理工作，只有做好文書資料管理工作，才能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作穩(wěn)步推進(jìn)。第一，只有做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作，才能提升檔案資源利用的效率，不斷提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控管理的效率與質(zhì)量；第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要文字資料的佐證與支撐，并且文書檔案信息資料是機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作開展的重要依據(jù)，只有整理歸檔好文書檔案信息資源，才能保證檔案資料的準(zhǔn)確性；第三，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，能夠?yàn)闄n案資料管理工作提供準(zhǔn)確、海量的檔案信息資源，這極大優(yōu)化了檔案管理的工作氛圍。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理認(rèn)識(shí)水平有待提高。從當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作開展實(shí)踐來(lái)說，機(jī)關(guān)事業(yè)單位將檔案管理歸類為后勤保障性質(zhì)的工作，往往只將實(shí)際工作作為單位的核心任務(wù)與重點(diǎn)工作。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往在檔案管理工作過程中出現(xiàn)懈怠的情況，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作在思想上不夠重視，不能充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性是重要的原因。機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往將能力強(qiáng)的員工安排到一線工作，安排臨近退休以及工作能力較差的員工從事檔案管理工作，這些員工在工作中抱著得過且過的態(tài)度，工作效率不高，未能將全部的精力投入工作中。此外，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門進(jìn)行日?？己藭r(shí)，也不會(huì)考核檔案管理工作開展的成效，這不利于調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。同時(shí)，檔案管理人員在開展工作時(shí)，抱有敷衍、應(yīng)付了事的態(tài)度，檔案內(nèi)容的日常填寫過程不認(rèn)真，也不符合工作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，無(wú)法提升檔案管理水平，導(dǎo)致檔案資料內(nèi)容的利用程度較低，因此轉(zhuǎn)變檔案管理工作中存在的問題是非常有必要的。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式單一、落后。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理往往采用傳統(tǒng)的檔案整理辦法，沿用紙質(zhì)檔案保管方式，將紙質(zhì)檔案存放到特定位置，當(dāng)需要查詢檔案的時(shí)候，到指定位置查詢、翻閱，查詢與翻閱耗時(shí)很長(zhǎng)，有時(shí)甚至需要花費(fèi)幾天的時(shí)間，這種落后、單一的檔案管理方式在前期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，但是在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，伴隨著檔案管理工作內(nèi)容的細(xì)化與具體，檔案管理的文本數(shù)量呈快速增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。一方面，增加了檔案管理部門的工作量；另一方面，不利于提升檔案管理的效率，嚴(yán)重的甚至?xí)诱`整個(gè)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理方式不能因循守舊，需要?jiǎng)?chuàng)新管理方式，跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與信息化，利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代設(shè)備為檔案管理提供便利，適時(shí)采用便捷、高效的檔案管理手段。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)與能力直接關(guān)系著檔案管理工作開展的效率，影響著檔案管理工作的效果，不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位保密工作的開展。當(dāng)前，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)普遍不高，不僅專業(yè)知識(shí)欠缺，同時(shí)自身對(duì)于檔案管理缺乏積極性與職業(yè)責(zé)任感。這與機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作缺乏重視有關(guān)。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在招聘與任用檔案管理工作人員方面存在很大的問題。通常來(lái)講，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)人員招聘門檻較低，不僅對(duì)于學(xué)歷要求較低，對(duì)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)也無(wú)要求，這導(dǎo)致從事檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不能為檔案管理人員提供必要的培訓(xùn)與教育，使得工作人員無(wú)法掌握檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的具體要求。因此，為了促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，需要不斷提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平，具體包含檔案管理專業(yè)水平與道德素質(zhì)水平。

四、新時(shí)期推進(jìn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的路徑

（一）更新機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作理念。堅(jiān)持正確的管理理念對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要，檔案管理工作盡管不是一項(xiàng)能夠立馬產(chǎn)生收益的工作，但能夠?yàn)槠渌黜?xiàng)工作的開展提供巨大的便利條件，能夠促進(jìn)其他工作取得更好的效益。所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理工作人員都要意識(shí)到做好檔案管理工作的重要意義，為促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化提供良好的條件。第一，在日常的工作開展過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者要發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)示范作用，加強(qiáng)對(duì)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)與深度研究，不斷提升全體員工對(duì)檔案管理工作的重視程度。第二，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要定期組織員工參與檔案管理宣傳教育活動(dòng)，引導(dǎo)學(xué)生積極參與檔案管理專業(yè)技能培訓(xùn)，秉承科學(xué)的檔案管理理念，遵循規(guī)范的檔案管理工作流程。第三，要順應(yīng)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代趨勢(shì)，檔案管理工作人員在檔案管理工作中需要轉(zhuǎn)變工作理念，不斷提升自身的專業(yè)技能水平，增強(qiáng)自身的綜合素質(zhì)，讓自己的行為朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理改革，促進(jìn)檔案管理方式的多樣化。在新時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作量很大，在檔案管理、治理和檢查的過程中，需要調(diào)取之前的數(shù)據(jù)資料，例如在工作中，需要檢查單位是否進(jìn)行整頓，是否創(chuàng)新生產(chǎn)方法等，此時(shí)如果采用現(xiàn)代化的檔案管理手段，便能夠迅速查找之前單位的工作數(shù)據(jù)，不斷提升監(jiān)管工作的效率。因此，需要做好如下方面的工作：第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者在檔案管理工作過程中，要有意識(shí)地創(chuàng)新管理手段，樹立終身學(xué)習(xí)的理念，不斷學(xué)習(xí)檔案管理行業(yè)的相關(guān)理論知識(shí)，在檔案管理過程中，運(yùn)用先進(jìn)的多媒體設(shè)備與數(shù)字化技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)化管理，引導(dǎo)檔案管理工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)，從總體上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的效率。第二，鼓勵(lì)每位員工提升自身的信息化水平，搭建便捷、規(guī)范的檔案管理信息平臺(tái)，以期提升檔案利用的效率。第三，檔案管理人員要增強(qiáng)檔案管理的安全意識(shí)，保證檔案的安全性與保密性，定期對(duì)多媒體設(shè)備開展殺毒工作，設(shè)置更高級(jí)別的防護(hù)系統(tǒng)，減少檔案被惡意破壞或者竊取的概率，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

（三）構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，工作人員的專業(yè)技能、綜合素質(zhì)直接影響著檔案管理工作人員的工作效率，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位要重視檔案管理工作隊(duì)伍的構(gòu)建。第一，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)、教育，在對(duì)工作人員理論知識(shí)水平與實(shí)踐技能進(jìn)行摸排的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行分層次培訓(xùn)、教育。第二，要著重加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員信息化水平與檔案管理專業(yè)技能知識(shí)的普及，使其適應(yīng)多媒體技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景。第三，機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，采取適當(dāng)?shù)募?lì)措施提高檔案管理人員工作的積極性與主動(dòng)性，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予嘉獎(jiǎng)，對(duì)于表現(xiàn)較差的員工給予批評(píng)，督促檔案管理工作人員主動(dòng)提升自身的檔案管理專業(yè)知識(shí)與實(shí)踐技能，從而確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化建設(shè)。

五、結(jié)語(yǔ)

21世紀(jì)，我國(guó)邁入信息化時(shí)代，各類先進(jìn)的信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，以電子文件為典型代表的現(xiàn)代化檔案管理方式逐漸取代過去傳統(tǒng)落后的紙質(zhì)檔案管理方式，內(nèi)容豐富、信息海量、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度高是現(xiàn)代化檔案管理的典型特點(diǎn)。針對(duì)當(dāng)前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度是必然選擇。因此，相關(guān)部門要從思想上認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，構(gòu)建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，不斷提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。