如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標準化

文/山東省德州市德城區(qū)檔案館 張慧

檔案管理作為一項非常重要的工作，事業(yè)單位應該高度重視。檔案，作為一種備案，需要在運用期間加以查證，隨著事業(yè)單位相關工作任務的增加，檔案管理的工作量隨之增加。大部分事業(yè)單位沒有高度重視檔案管理工作，一旦進行調(diào)用時，才會感受到檔案管理的重要作用。因此，為了確保工作效率的提升，避免出現(xiàn)低級的問題，事業(yè)單位應該加大對檔案的管理力度，以此促進檔案管理工作規(guī)范化、標準化。

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案主要的內(nèi)容就是在社會活動中，生成多樣化的有價值的原始記錄。由于檔案具有比較悠久的歷史，以前都具有將事情經(jīng)過進行記錄的習慣，充分體現(xiàn)出原始性的特點，具有一定的證據(jù)作用，所以，加強檔案管理意義重大。檔案管理工作重要價值主要體現(xiàn)在多個方面：第一，站在事業(yè)單位角度而言，具有一定實力的事業(yè)單位成立時間較長，從單位成立開始，再到發(fā)展中期，或者某個重要的時間段，都會進行詳細記錄，為之后工作的開展提供有效依據(jù)，并在不斷積累經(jīng)驗，為促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎。第二，從單位員工角度而言，事業(yè)單位檔案除了記錄自身發(fā)展經(jīng)過外，還詳細記錄了單位所有人員的檔案，不僅為員工提供了有效參考資料，還促進單位可持續(xù)發(fā)展。第三，有利于為各個部門提供相應的檔案查詢服務，在保障單位自身經(jīng)濟權益的同時，進一步促進檔案工作的規(guī)范化、標準化。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）管理模式過于落后。現(xiàn)階段，大部分事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，一直運用傳統(tǒng)的管理方式，如紙質版檔案，將其放到指定的場所中，需要運用哪類檔案，需要自己去查找，不僅浪費時間，還浪費精力，這種工作方式無法滿足現(xiàn)階段發(fā)展需求。隨著社會的不斷發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容呈現(xiàn)出細致化，隨著檔案數(shù)量的增加，傳統(tǒng)的工作模式已經(jīng)無法帶動相關的工作開展，從根本上影響工作的效率。同時，阻礙了事業(yè)單位的發(fā)展，因此，應該加大改變的力度。

（二）缺乏檔案管理的全面認識。目前，事業(yè)單位比較注重實際的工作，對檔案管理工作缺乏一定的重視，這就導致檔案管理工作無法有效開展，大部分事業(yè)單位管理人員不重視檔案管理工作，認為這項工作不重要，所以，在分配人員的過程中，以一線工作為中心，未將能力待提升的員工分配到檔案管理工作中，由于這類員工自身能力水平過于薄弱，無法全身心將精力投入檔案管理工作中，且上級部門沒有高度重視這項工作，未將其歸納到考核體系中，進而導致工作人員在開展檔案管理工作時，工作熱情受到一定的影響。在填寫檔案過程中，沒有遵循規(guī)范性的原則，如內(nèi)容不清晰、字跡不工整等，無法將檔案自身價值充分呈現(xiàn)出來，進而阻礙了事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理水平有待提升。現(xiàn)階段，隨著社會的快速發(fā)展，信息技術廣泛得到運用，事業(yè)單位也是如此，在一定程度上保障了管理效率的提升。事業(yè)單位可以利用信息技術的優(yōu)勢，建立完善的電子檔案，如辦公信息、文檔等，只要運用電腦就可以完成相關的檔案工作，雖然電子檔案擁有非常明顯的優(yōu)勢，但如果受到病毒的影響，導致檔案信息有可能發(fā)生丟失。所以，應該高度重視檔案安全問題。

（四）檔案管理人員素質水平有待提升。事業(yè)單位要想保證檔案管理工作有序進行，應該提升檔案管理人員的綜合素質，為實現(xiàn)檔案管理工作標準化、規(guī)范化提供堅實的保障。然而，與實際情況相差較大，部分事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質普遍不高。究其原因，是事業(yè)單位自身沒有重視檔案管理工作的重要性，進而導致沒有足夠的工作熱情以及強烈的工作責任感。另外，事業(yè)單位在分配檔案工作人員過程中也出現(xiàn)了很多的問題，如工作人員的專業(yè)水平不高，自身不具備豐富的檔案管理經(jīng)驗。事業(yè)單位沒有定期開展培訓活動，提升檔案管理人員的能力水平，進而導致檔案管理人員無法滿足現(xiàn)階段的檔案管理工作要求。工作人員綜合素質偏低，對檔案管理工作有一定的影響。

（五）檔案信息化、智能化管理體系建設滯后。在信息化時代背景下，檔案管理與服務目標都出現(xiàn)了很大的變化，為了更好地為管理人員提供信息服務，需要事業(yè)單位加大信息化以及智能化管理平臺建設。目前，由于檔案進行全方位數(shù)字化，會加大資金的投入，相關部門雖然了解現(xiàn)代技術的重要性，但是存在信息服務平臺滯后的問題，給維護設備工作、維護程序工作帶來巨大的影響。同時，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理設備無法進行及時更新，平臺上面的相關服務不能進行拓展，某種意義上阻礙了檔案的規(guī)范化、標準化發(fā)展。

（六）缺乏完善的工作監(jiān)督與保障機制?，F(xiàn)階段，雖然事業(yè)單位在優(yōu)化內(nèi)控管理制度方面得到一定的優(yōu)化，但是，由于工作人員自身的創(chuàng)新意識過于薄弱，進而導致相對應的工作監(jiān)督以及保障機制不完善，在開展檔案工作過程中，經(jīng)常出現(xiàn)管理空白的現(xiàn)象。在新時代背景下，事業(yè)單位檔案管理制度內(nèi)容存在不細化的問題，導致檔案管理工作沒有任何參考依據(jù)。

三、促進檔案管理工作規(guī)范化、標準化的策略

（一）創(chuàng)新單位管理理念。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，管理理念非常重要。事業(yè)單位在管理期間，應該及時創(chuàng)新自身的管理理念，其目的是幫助檔案管理人員充分了解這項工作的重要價值，從根本上促進事業(yè)單位管理工作的規(guī)范性、標準性。首先，在開展工作的過程中，部門領導需要發(fā)揮自身的價值，在日常生活中向工作人員傳授檔案管理的知識內(nèi)容，以此來提升工作人員的重視程度。其次，事業(yè)單位需要定期組織開展宣傳教育活動，這樣不僅可以提升檔案管理人員的能力水平，還能創(chuàng)新檔案管理理念，為檔案管理工作的開展創(chuàng)造有利條件。最后，在時代發(fā)展的背景下，工作人員在開展檔案管理工作期間，需要不斷完善自身的理念，提升自身的專業(yè)技能，提高自身的綜合素養(yǎng)，在規(guī)范自身行為的同時，促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

（二）創(chuàng)新事業(yè)單位的管理手段。首先，事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，領導人員應該發(fā)揮自身的價值，及時創(chuàng)新管理手段，不斷完善自己，利用現(xiàn)代化先進設備以及技術，對檔案進行科學有效地管理，工作人員可以利用數(shù)字化信息設備把紙質版的檔案轉變成電子檔案。其次，事業(yè)單位可以利用信息技術，建立完善的管理平臺，這樣不僅可以提升檔案利用率，還能保障管理人員工作效率的提升。最后，管理人員需要以保護檔案安全性為中心，定期對計算機進行殺毒，設置好防火墻，避免檔案發(fā)生被竊取問題，從根本上促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展。

（三）建設一支高素質、高水平的管理團隊。在檔案管理過程中，管理人員自身素質水平、能力水平與檔案工作效率存在著非常密切的關聯(lián)，因此，事業(yè)單位需要高度重視管理團隊構建。首先，事業(yè)單位需要根據(jù)工作人員實際情況進行分析，開展分層次培訓工作。其次，在開展培訓活動的過程中，需要對工作人員進行計算機知識的培訓。只有這樣，才可以推進檔案管理工作不斷發(fā)展。最后，部門領導需要高度重視檔案管理工作，對表現(xiàn)優(yōu)異的人員進行物質獎勵，有效調(diào)動工作人員的工作熱情，最大程度提升工作人員綜合素質以及檔案管理技能，從根本上促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

（四）加大資金的投入。事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，應該加大檔案管理的標準化、規(guī)范化建設，這就要求事業(yè)單位投入大量的資金作為支撐。究其原因，是在開展檔案管理工作時，事業(yè)單位需要結合目前自身的經(jīng)濟條件，購買相對應的先進設備。同時，在檔案管理過程中，應該高度重視信息化平臺建設，且事業(yè)單位也需要為其提供足夠的資金，便于之后運用于維護工作中。因此，為了實現(xiàn)檔案管理工作的標準化與規(guī)范化，事業(yè)單位應該為其提供資金作為支撐，為促進事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展奠定基礎。

（五）構建長效機制。以往的檔案管理工作依然存在很多的問題，究其原因，是一直運用傳統(tǒng)的檔案管理模式，無法保證管理工作的標準性與規(guī)范性，從根本上影響了管理工作的效率。所以，事業(yè)單位應該進行全方面改革，以管理工作標準化與規(guī)范化為中心，及時處理管理工作中的問題，有針對性地進行精細化管理，建立長效的管理機制。一般來說，需要根據(jù)單位自身的檔案管理工作實際情況，以檔案的各個環(huán)節(jié)作為切入點，在一定程度上細化管理制度，保障檔案管理流程的規(guī)范性。要想讓檔案管理工作標準化、規(guī)范化開展，事業(yè)單位應該建立健全制度體系，如定期審查制度、考核制度以及評價制度。在每年年終業(yè)績評價過程中，應該對單位各個部門交接登記表加大審核力度，將各項工作落實到位，保證登記表中的內(nèi)容準確無誤，再結合登記表審查檔案資料，一旦出現(xiàn)問題，就應該對相對應的負責人進行嚴重處罰，同時要追究所在部門的責任。再比如，要想促進檔案管理工作的標準化與規(guī)范化，應該加大檢查力度，分為年度檢查、年中檢查以及季度檢查，針對季度與年終審核，應該針對性進行抽查，或者根據(jù)上年度審核中的問題進行檢查。所以，應該構建完善的人事檔案管理制度，因人事檔案影響著工作人員的自身利益，決定著黨和國家事業(yè)的蓬勃發(fā)展。這就要求制定完善的制度，因為制度建設是根本所在，可見制度的執(zhí)行是極其重要的。在落實《干部人事檔案工作條例》的基礎上，應該高度重視學習培訓工作，大力開展宣傳工作，深度解讀《條例》，根據(jù)《條例》的實際要求，構建完善的配套制度。根據(jù)實際情況，按照《條例》精神構建健全的配套制度，細化相關措施，將《條例》每一項要求落實到位；加大監(jiān)督檢查力度，如果發(fā)生問題應該及時進行糾正，定期開展專項檢查工作，有針對性地規(guī)范人事檔案各個環(huán)節(jié)，有效運用檔案信息，為事業(yè)單位提供準確的參考依據(jù)，在提升人才儲備的同時，促進了事業(yè)單位檔案工作穩(wěn)步發(fā)展。

（六）全面落實責任制度。檔案管理與其他工作具有很大的差異性，是一項長效的管理工作，這就要求檔案管理人員自身除了擁有較強的責任心之外，還要具備一定的職業(yè)道德。要想在制度層面提升檔案管理的效率，就應該將責任制落到實處，明確各個管理人員工作，構建追溯機制。檔案管理工作不會因為人員的變動而發(fā)生責任的改變，不論是檔案最開始的工作人員，還是主要的負責人，自身的責任會一直陪伴著他們。所以，一旦工作出現(xiàn)了問題，就可以直接找到負責人，并追究其責任。通過運用這個方法，能夠讓相關人員了解檔案管理的規(guī)范化與標準化，在提升自身責任意識的同時，還能根據(jù)實際要求開展檔案管理。

（七）整合資源檔案。在事業(yè)單位檔案管理期間，缺乏管理人員，工作內(nèi)容具有一定的復雜性。所以，為了進一步減輕工作人員的壓力，提升檔案管理工作效率，檔案管理人員應該以關聯(lián)原則為中心，有針對性對檔案資源進行相對應的分類，將全部檔案根據(jù)類別以及頁碼進行資源分類，如果發(fā)現(xiàn)檔案沒有頁碼，需要重新編碼分類，以此來保障工作的規(guī)范性。可見，開展整合分類工作，可以大大節(jié)約空間。同時，可以大大提高檔案查找速度，加大事業(yè)單位利用效率，從根本上促進事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展。

四、結語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位管理工作中不能缺少一部分，對單位發(fā)展起到一定的促進作用，要想將事業(yè)單位的檔案價值充分發(fā)揮出來，需要提升檔案管理質量。另外，隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案受到了一定的重視，人們也隨著提升了重視意識。事業(yè)單位需要結合檔案管理工作的實際情況，積極探究出更加完善的管理模式，并將每一項檔案管理工作落到實處，構建先進的檔案管理工作體系，促使檔案管理工作朝著規(guī)范化、標準化方向發(fā)展，為促進社會經(jīng)濟發(fā)展提供堅實的保障。