新時(shí)代背景下如何提高小型事業(yè)單位檔案管理水平

文/云南省人口和衛(wèi)生健康宣傳教育中心 王紫荃

近年來，隨著計(jì)算機(jī)及新媒體的廣泛運(yùn)用，工作效率的提高，事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)量與日俱增，檔案管理的體量、規(guī)模、內(nèi)容都在不斷增加。在新時(shí)代背景下，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各行各業(yè)興起了網(wǎng)絡(luò)化辦公的風(fēng)潮。檔案管理工作要緊跟時(shí)代步伐，積極融入數(shù)字化浪潮，提高整體質(zhì)量和效率，才能更好地為單位服務(wù)，為人民服務(wù)。筆者所在的云南省人口和衛(wèi)生健康宣傳教育中心是僅有42人的小型事業(yè)單位，現(xiàn)結(jié)合單位檔案管理工作現(xiàn)狀，就如何在當(dāng)前新媒體數(shù)字化時(shí)代背景下提高檔案管理水平，談一談自己的看法。

一、小型事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理的意義及重要性

（一）加強(qiáng)對單位歷史沿革的有效記錄。檔案是直接形成的歷史記錄，是對當(dāng)下工作、活動內(nèi)容的記載，是事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄方式，為事業(yè)單位今后的發(fā)展方向和決策提供最直接的參考資料。通過加強(qiáng)檔案管理，能對事業(yè)單位本身的發(fā)展情況及發(fā)展脈絡(luò)進(jìn)行有效記錄，能理性、生動地展現(xiàn)單位的歷史變遷和發(fā)展線索，為后續(xù)的決策提供正確依據(jù)，有效促進(jìn)單位發(fā)展，更好地為社會服務(wù)。

（二）提升檔案管理工作的科學(xué)性。檔案管理的科學(xué)性體現(xiàn)在檔案的分類、保存、利用等多個(gè)方面。在新時(shí)代背景下，在科技飛速發(fā)展、信息化建設(shè)步伐加快的新時(shí)期，新型網(wǎng)絡(luò)化辦公OA系統(tǒng)逐步替代“紙質(zhì)化辦公”模式，方便、快捷、有效的電子政務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來越廣泛，對檔案管理工作提出了新的要求。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，開展信息化檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子化信息儲存的目標(biāo)，對檔案進(jìn)行有效的編撰、整理、分析以及儲存和保護(hù)，高效率、高質(zhì)量地完成檔案保存、分類、查詢等相關(guān)工作，同時(shí)節(jié)省人力、物力和時(shí)間成本，對促進(jìn)小型事業(yè)單位檔案管理工作的開展具有深遠(yuǎn)意義。

（三）有效強(qiáng)化檔案信息傳遞的實(shí)效性。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展改革，對單位內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動提出了新的要求，很多業(yè)務(wù)工作及活動的開展需要參考檔案資料來完成，這需要檔案管理部門為各個(gè)部門提供有效的查詢服務(wù)。紙質(zhì)檔案雖具有安全性、真實(shí)性、直觀性及很強(qiáng)的憑證效力等優(yōu)點(diǎn)，但也存在工作量大、投入人力物力多、占用空間大、不易查找、損壞無法再生等問題。并且，在通常情況下，其他部門在提出查閱檔案信息時(shí)，其需求通常比較急迫，通過傳統(tǒng)方式查找檔案，存在查閱難度大、步驟繁瑣、耗時(shí)，還有可能造成檔案損壞或丟失的問題。因此，建設(shè)信息化檔案管理體系，能使檔案管理人員快速瀏覽、查閱所需的檔案信息，提升檔案信息的實(shí)效性，減少工作量，提高工作效率，減少紙質(zhì)檔案的查閱次數(shù)，更好地保護(hù)檔案資料。

（四）有效減少檔案管理成本支出。隨著單位的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案資料快速增加，在這種情況下，需要使用更多的紙質(zhì)材料和更大的存放空間，才能將檔案信息全部保存。紙質(zhì)材料的增加不僅增加購買檔案材料的資金支出、加大管理人員的工作負(fù)擔(dān)，更占用了大量的辦公空間。因此，建立信息化檔案管理體系，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用，可以將檔案保存到數(shù)據(jù)庫中，在很大程度上減少管理成本的支出。

（五）檔案材料的質(zhì)量得到有效保護(hù)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，主要通過紙質(zhì)形式對檔案信息進(jìn)行有效記載，這種形式不僅會遭受潮濕、蟲害等影響，長時(shí)間存放會出現(xiàn)紙張泛黃、字跡模糊的情況。在小型事業(yè)單位，檔案管理得不到重視，檔案存放設(shè)施不完善，存放空間得不到較好維護(hù)，上述情況更易發(fā)生。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，出現(xiàn)了越來越多的聲像、圖紙、文檔等檔案資料。筆者所在單位是一所以開展健康教育、健康科普，以及發(fā)布衛(wèi)生新聞等宣傳工作為主的公益性事業(yè)單位。近年來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，視頻、音頻資料以及網(wǎng)絡(luò)資料越來越多，過去只有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔方式，聲像資料都是通過U盤和光碟進(jìn)行歸檔，但這些形式的載體更容易損壞，滿足不了當(dāng)下需要。通過信息化檔案管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以有效地將視頻、音頻等電子類聲像檔案存入其中，對檔案信息進(jìn)行有效保護(hù)。

二、小型事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及困難

（一）無專職檔案管理人員，信息化檔案管理人才匱乏。小型事業(yè)單位不僅單位小、人員少，單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)數(shù)量也少，大多無專門的檔案管理部門，檔案管理人員往往需身兼數(shù)職，工作量大且繁雜，專業(yè)性不強(qiáng)，對檔案工作不重視，或精力不夠、責(zé)任心不強(qiáng)，致使檔案資料漏存或遺失，在查閱利用檔案的時(shí)候，面對如山的檔案資料，可能出現(xiàn)偷懶懈怠、不愿查閱或敷衍了事的情況。在新時(shí)代，檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識和專業(yè)能力對檔案管理的效果起決定性的作用，檔案管理人員不僅要有傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要有信息化時(shí)代電子檔案管理思維和意識，具備一定的數(shù)字化技術(shù)使用能力和創(chuàng)新能力。但從當(dāng)前小型事業(yè)單位的情況來看，大多數(shù)檔案管理人員素質(zhì)不高，運(yùn)用計(jì)算機(jī)水平不夠，對于電子信息化檔案的應(yīng)用和管理能力不足，信息化檔案管理人才匱乏，嚴(yán)重拖延了檔案信息化管理的進(jìn)程，導(dǎo)致存儲檔案和查閱利用檔案的效率不高。

（二）檔案管理工作得不到應(yīng)有的重視，檔案信息化的積極性難以提高，缺乏創(chuàng)新，發(fā)展緩慢。檔案是管理性、政治性、服務(wù)性的工作，不會直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富和提升業(yè)務(wù)水平，都是間接性輔助業(yè)務(wù)發(fā)展，因此在小型事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)們對檔案管理工作的意義認(rèn)識不夠，對檔案管理工作的重視程度不夠，對檔案管理的價(jià)值認(rèn)識不到位，檔案管理人員疲于應(yīng)付各項(xiàng)工作，無力對檔案工作進(jìn)行升級和更新，甚至部分單位還是沿用過去老舊的檔案管理模式。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，當(dāng)下傳統(tǒng)的檔案管理工作模式適應(yīng)不了文書檔案的大幅增加和其他音像、電子等新型檔案種類的日益增多。

（三）對檔案的價(jià)值運(yùn)用不充分，信息化管理能力不足。目前，大部分小型事業(yè)單位在檔案管理方面依舊采取庫房管理的方式，缺乏信息化管理模式建設(shè)，信息化檔案的使用程度有限，沒有形成較好的檔案資源共享，不利于對檔案資源的多維度開發(fā)和高效利用。在查詢方面，依然是傳統(tǒng)的手工查詢方式，不僅耗費(fèi)大量人力物力，還容易導(dǎo)致查詢出現(xiàn)偏差，致使檔案使用效率降低，沒有體現(xiàn)檔案管理的實(shí)際價(jià)值。以筆者所在單位為例，雖有電子化的檔案管理系統(tǒng)，但在歸檔時(shí)，系統(tǒng)里只能錄入檔案材料的標(biāo)題、時(shí)間、類型等信息，沒有存入檔案材料的具體內(nèi)容，查閱時(shí)依然比較困難，沒有實(shí)際發(fā)揮出電子檔案便利、高效、共享的作用。

（四）檔案管理的數(shù)字系統(tǒng)開發(fā)尚未完全成熟。信息化檔案管理體系建立的目的是更加方便管理和存取檔案，但現(xiàn)在沒有一個(gè)比較成熟權(quán)威的電子檔案管理系統(tǒng)適用于大多數(shù)單位和集體，相關(guān)規(guī)范和具體要求不完整，大多數(shù)單位都是獨(dú)自開發(fā)適合自己的檔案管理系統(tǒng)。對于小型事業(yè)單位來說，在不受重視和經(jīng)費(fèi)少的情況下，很難做到自己開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)。市場上售賣的檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量和設(shè)計(jì)參差不齊，價(jià)格有高有低，很難找到一款適合自身的電子檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在的《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》雖對紙質(zhì)檔案數(shù)字化提供了技術(shù)指導(dǎo)，但未對檔案數(shù)字化流程、掃描模式及分辨率等做出統(tǒng)一規(guī)定，對沒有經(jīng)驗(yàn)的小型事業(yè)單位來說，自己開展檔案數(shù)字化工作，有一定難度。

（五）難以克服信息化電子檔案本身存在的問題。由于小型事業(yè)單位缺乏電子檔案系統(tǒng)的研發(fā)能力，因此對信息化電子檔案本身存在的困難難以克服。第一，信息化檔案管理是一把雙刃劍，在享受便利性、快捷性的同時(shí)，也存在檔案信息容易泄露的風(fēng)險(xiǎn)，如果沒有對網(wǎng)絡(luò)和電子檔案嚴(yán)格管理，檔案中的保密材料很容易遭到不法分子的盜取和泄露。第二，電子檔案的長期保存較難。在當(dāng)前形勢下，信息化水平發(fā)展速度越來越快，計(jì)算機(jī)軟件等技術(shù)更新?lián)Q代快，用于管理存放電子檔案的檔案軟件系統(tǒng)一般5年后就趨于淘汰，而檔案資料的保存期限基本都是5年以上，甚至永久，超過了普通計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的保存周期。第三，電子檔案數(shù)據(jù)形態(tài)復(fù)雜。在當(dāng)前形勢下，檔案的種類越來越多，文書、照片、錄像、錄音、音頻、視頻、圖片、畫冊等各類專業(yè)電子檔案，其元數(shù)據(jù)和數(shù)字對象格式各不相同，數(shù)據(jù)形態(tài)復(fù)雜，各類檔案的重要性和保存要求也存在差異，對保存要求較高。

三、小型事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的優(yōu)化措施

（一）培養(yǎng)數(shù)字化檔案運(yùn)用高素質(zhì)人才。小型事業(yè)單位引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才的機(jī)會有限，在這種情況下，應(yīng)將重點(diǎn)放在對已有人員的培養(yǎng)上，建立健全管理長效培訓(xùn)機(jī)制，對檔案管理人員加大培訓(xùn)力度，加強(qiáng)檔案政策和法規(guī)的學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)，定期開展相關(guān)檔案知識培訓(xùn)，特別是數(shù)字化檔案知識的培訓(xùn)，加強(qiáng)理論知識的學(xué)習(xí)，提升專業(yè)技能，保障檔案管理工作人員的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)和科研經(jīng)費(fèi)。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)抱有崇高的使命感，緊跟時(shí)代所需，不斷增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)能力，不僅要掌握檔案管理的專業(yè)技能和基礎(chǔ)知識，對自己單位檔案工作本身的特點(diǎn)和要求有全面的認(rèn)知和理解，不斷豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，更要與時(shí)俱進(jìn)掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識，滿足檔案管理數(shù)字化方面的要求，培養(yǎng)創(chuàng)新思維，持續(xù)提升檔案管理水平。還要研究建立適合檔案管理人員的激勵(lì)措施和機(jī)制，為其發(fā)揮作用創(chuàng)造良好環(huán)境。

（二）建立信息化檔案和紙質(zhì)檔案雙重管理體系。對于小型事業(yè)單位來說，在投入和管理不足的情況下，相比電子檔案易損毀和建立維護(hù)成本較高而言，紙質(zhì)檔案作為原始憑證具有穩(wěn)定性。因此，建立信息化數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案并存的管理體系，對小型事業(yè)單位來說，既能最大限度減少人力、物力、財(cái)力支出，又能提高檔案管理工作效率，提高事業(yè)單位經(jīng)營和管理效率，更具實(shí)際性。檔案管理人員要提高紙質(zhì)檔案和電子檔案的關(guān)聯(lián)性，促進(jìn)兩者并存共同發(fā)展。一是在日常工作中，借助各種電子設(shè)備，如掃描儀、照相機(jī)等，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案的查閱使用效率。但為防止電子檔案出故障易丟失，需及時(shí)將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，降低檔案丟失幾率。二是健全電子檔案和紙質(zhì)檔案管理制度，對工作流程和工作責(zé)任進(jìn)行明確規(guī)定，建立電子檔案歸檔制度，明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)和轉(zhuǎn)換格式標(biāo)準(zhǔn)，將紙質(zhì)檔案與電子檔案相關(guān)聯(lián)，健全檔案歸檔、檔案查閱制度，提高檔案管理質(zhì)量。嚴(yán)格檔案審閱和管理制度，如電腦和檔案系統(tǒng)密碼設(shè)置和管理，查閱審批規(guī)定等。還要完善監(jiān)督制度，可根據(jù)單位運(yùn)行特點(diǎn)和出現(xiàn)的問題，完善檔案監(jiān)督制度，既要監(jiān)督檔案管理工作人員，形成約束作用，又要從外部對單位檔案工作進(jìn)行整體監(jiān)督，形成監(jiān)督合力，促進(jìn)規(guī)范化運(yùn)行。

（三）建立有助于自身發(fā)展的檔案管理模式。不同事業(yè)單位的實(shí)際管理情況不同，盲目學(xué)習(xí)其他優(yōu)秀單位的管理模式，而不適合自身的管理模式，可能會適得其反。以筆者所在的單位為例，因該單位的主要業(yè)務(wù)工作是宣傳健康知識和健康生活模式，所以宣傳材料（包括音頻、視頻、宣傳海報(bào)、宣傳圖冊、小折頁等各種載體）較多，盲目學(xué)習(xí)其他單位以文書檔案為主的存檔模式，是不適合自身需要和發(fā)展的。因此，要結(jié)合自身實(shí)際，在實(shí)踐中不斷探索適合自身發(fā)展的檔案管理模式，構(gòu)建開發(fā)適合自身的電子檔案管理系統(tǒng)，并在實(shí)際管理中進(jìn)行修改和完善，從而實(shí)現(xiàn)檔案助推單位發(fā)展的目的。

（四）加大投入，著力構(gòu)建信息化檔案管理平臺。小型事業(yè)單位要充分認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的必要性和緊迫性，加大人力、物力、財(cái)力的投入，積極為檔案管理部門引進(jìn)必要的軟硬件設(shè)備，大力構(gòu)建檔案管理一體化系統(tǒng)。一是對檔案信息進(jìn)行合理類型劃分和資源整合。二是開發(fā)或購買符合本單位存儲要求的檔案管理系統(tǒng)，確保檔案資料保存的完整性和安全性，以及查詢使用的便利性和快捷性。三是做好電子檔案系統(tǒng)的安全工作。首先，在系統(tǒng)搭建時(shí)，就要完備安全配置，如權(quán)限配置、安全警告系統(tǒng)等；其次，要安排專人定期對電腦進(jìn)行檢查，如防火墻、殺毒軟件的更新，填補(bǔ)程序漏洞等，確保檔案系統(tǒng)既不泄密、又不遺失檔案資料。四是加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保管設(shè)施建設(shè)。一方面，對檔案室進(jìn)行擴(kuò)建；另一方面，對檔案室進(jìn)行溫度和濕度的控制、防火防盜設(shè)施的配備和保障，保證紙質(zhì)檔案材料的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，小型事業(yè)單位的檔案管理工作雖然存在諸多問題和困難，有些甚至檔案管理工作人員自身也難以克服，但是檔案工作在單位的長遠(yuǎn)發(fā)展中占有舉足輕重的地位，需要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。新形勢下，電子技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作帶來了機(jī)遇，隨著建設(shè)智慧檔案館理念的提出，對檔案管理工作也提出了新的要求。因此，小型事業(yè)單位更需要加大對檔案工作的投入，培養(yǎng)檔案管理高素質(zhì)人才，開發(fā)適合自身發(fā)展的電子檔案管理系統(tǒng)，建立紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案統(tǒng)一且規(guī)范化的管理體系，提高檔案管理和利用效率，重新激發(fā)檔案工作的活力，助力單位發(fā)展越來越好。