新時(shí)期民生檔案工作的策略探究

文/祥云縣檔案館 楊含芳；山東師范大學(xué) 楊丹青

習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的核心與靈魂是以人民為中心的理念。具有政治高度的關(guān)注民生、改善民生已經(jīng)成為中國(guó)特色社會(huì)主義現(xiàn)代化國(guó)家建設(shè)的重要內(nèi)容，想民之所想、急民之所急已經(jīng)成為新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。民生檔案記錄了人民群眾在社會(huì)生產(chǎn)、生活中的共同記憶，是維護(hù)他們合法權(quán)利的重要依據(jù)，也是政府與人民群眾之間互動(dòng)交流的橋梁。十三屆全國(guó)人大常委會(huì)第十九次會(huì)議審議通過(guò)的新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，在很大程度上對(duì)民生檔案工作提出了更高的要求。而信息化時(shí)代的到來(lái)，又給民生檔案事業(yè)帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，這使得做好新時(shí)期民生檔案工作意義重大。

一、新時(shí)期民生檔案工作概述

2007年12月，國(guó)家檔案局印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》這一首個(gè)關(guān)于民生檔案工作的指導(dǎo)性意見(jiàn)，次年又提出“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”這一民生檔案發(fā)展目標(biāo)。隨后，國(guó)家先后出臺(tái)了一系列惠民便民政策，進(jìn)一步凸顯了民生檔案工作的重要性，推動(dòng)了民生檔案工作的迅猛發(fā)展，各級(jí)政府結(jié)合地方實(shí)際，制定了推動(dòng)民生檔案工作的政策與制度，民生檔案工作日益規(guī)范，館藏資源日漸豐富，人民群眾查檔體驗(yàn)不斷優(yōu)化。

二、新時(shí)期民生檔案工作開(kāi)展中存在的問(wèn)題

新時(shí)期民生檔案工作為各級(jí)政府及管理部門高度重視，并取得了巨大的成果，民生檔案館藏資源日益豐富、資源結(jié)構(gòu)不斷改善，服務(wù)質(zhì)量不斷提高。但是隨著民生檔案在社會(huì)生活中發(fā)揮的作用不斷凸顯。社會(huì)公眾對(duì)民生檔案的個(gè)性化使用需求不斷上升，傳統(tǒng)民生檔案工作受到巨大的挑戰(zhàn)，表現(xiàn)出不少共性的問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)引起重視。

（一）資源分布相對(duì)分散，館藏結(jié)構(gòu)比較單一。隨著“放管服”改革的持續(xù)深入，人民群眾對(duì)民生檔案的需求數(shù)量不斷增加、需求要求越發(fā)多元，進(jìn)入基層檔案館的民生檔案類型與范圍不斷擴(kuò)大。但民生檔案的性質(zhì)決定了涉及面的廣度及來(lái)源的分散性，大量人民群眾需要的檔案未能入館，造成檔案保管分散，統(tǒng)一管理及應(yīng)用難度大，民生檔案資源的共享共用被制約。民生檔案分散于社保、醫(yī)療、教育與婚姻等30多項(xiàng)檔案之中，牽涉領(lǐng)域廣、涉及內(nèi)容多，具有鮮明的人本性、廣泛性及動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。由于檔案館接收檔案的范圍相對(duì)有限，基層檔案館收集、整理及保管的檔案主要來(lái)源是黨政機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案等，造成基層檔案館中涉及民生的館藏?cái)?shù)量少、結(jié)構(gòu)單一。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)未能統(tǒng)一，協(xié)調(diào)管理相對(duì)不足。民政、衛(wèi)生、教育等多部門擁有和管理特定范疇的民生檔案，但檔案管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)并未統(tǒng)一，只能根據(jù)本部門檔案管理的規(guī)范或上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門制定的行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，造成大量民生檔案的收集、整理、利用、歸檔各有各的標(biāo)準(zhǔn)，為民生檔案工作的開(kāi)展造成影響。各地民生檔案形成機(jī)構(gòu)與基層檔案館大多屬于平級(jí)關(guān)系，雙方的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對(duì)接，使民生檔案資源的系統(tǒng)整合與集成管理難度較大，民生檔案移交不及時(shí)、質(zhì)量不過(guò)硬等情況屢見(jiàn)不鮮，未能形成強(qiáng)大的工作合力。

（三）信息化建設(shè)緩慢，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)較為匱乏。新時(shí)期是信息時(shí)代、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，越來(lái)越多的政府公共服務(wù)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，但民生檔案的信息化建設(shè)相對(duì)不足，不少基層單位的信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，民生檔案信息化查閱效率不高，與“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求還有一定的差距，人民群眾的滿意度較低。不少部門的數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)完成，但存在建庫(kù)后的聯(lián)網(wǎng)共享意識(shí)不強(qiáng)，沒(méi)有以多種渠道與形式向公眾開(kāi)放資源，未能真正解決民生檔案服務(wù)的“信息孤島”問(wèn)題。

（四）服務(wù)意識(shí)有待提升，人才建設(shè)急需加快。工作人員服務(wù)意識(shí)的高低是影響民生檔案工作質(zhì)量的重要因素。但不少基層檔案工作人員的服務(wù)意識(shí)有待提升，服務(wù)人民群眾查檔調(diào)檔的主動(dòng)性與積極性不足，面對(duì)群眾急切的查檔需求未能認(rèn)真體會(huì)，影響查檔效率。有些工作人員忙于日常事務(wù)工作，未能規(guī)劃并思考民生檔案工作的前瞻性，工作的創(chuàng)新性不足。檔案管理人才隊(duì)伍中專業(yè)的檔案學(xué)人才相對(duì)較少，不少部門的檔案管理人員由兼職人員擔(dān)任。他們雖然具有較強(qiáng)的責(zé)任感與工作熱情，但受到工作內(nèi)容及部門調(diào)整等因素的影響，他們會(huì)把主要精力放在自己的主業(yè)上，檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱、管理水平相對(duì)較差，從而影響到民生檔案整體的利用水平。

三、新時(shí)期民生檔案工作的策略探究

“立黨為公、執(zhí)政為民”理念的落腳點(diǎn)是關(guān)注民生，這是建設(shè)中國(guó)特色社會(huì)主義和諧社會(huì)的基礎(chǔ)。民生檔案記載的是與社會(huì)公眾切身利益關(guān)系密切的信息，是推動(dòng)新時(shí)期以民為本、為民服務(wù)的具體體現(xiàn)。當(dāng)前我國(guó)社會(huì)發(fā)展的主要矛盾發(fā)生了根本性的變化，這為民生檔案工作的開(kāi)展提出了新的要求、注入了新的活力。著力做好新時(shí)期民生檔案工作，落實(shí)好檔案服務(wù)民生的舉措，很有必要，大有可為。

（一）推動(dòng)集中管理，著力豐富館藏。要做好民生檔案工作開(kāi)展的頂層設(shè)計(jì)，加強(qiáng)制度引領(lǐng)。民生檔案的資源建設(shè)涉及多個(gè)行業(yè)、不同部門，內(nèi)部繁雜、形式多樣。在具體工作開(kāi)展過(guò)程中，要注重整體性規(guī)劃，強(qiáng)調(diào)規(guī)劃的完整性與科學(xué)性，將民生檔案的內(nèi)涵及涉及的基本范圍、業(yè)務(wù)工作規(guī)范等納入規(guī)劃體系中，提升民生檔案管理的集中度，打造一個(gè)協(xié)同并進(jìn)的民生檔案管理體系。并根據(jù)不同民生檔案的利用頻次確定資料信息移交進(jìn)館的時(shí)間要求。比如有條件的地區(qū)可以將每年應(yīng)屆大學(xué)畢業(yè)生、二胎審批等民生檔案逐年移交至檔案館集中管理。對(duì)于無(wú)法逐年移交的，則可以建立基層機(jī)關(guān)文檔管理中心，以中心為抓手提前介入檔案管理，檔案形成的次年移交至管理中心，既防止檔案遺失、損毀情況的出現(xiàn)，又降低分散管理的成本。對(duì)于動(dòng)遷安置等暫不適合移交的檔案，則可以實(shí)行“實(shí)體檔案自行保管，數(shù)字檔案集中共享”的方式，因類施策推動(dòng)檔案的集中管理比例。要主動(dòng)豐富館藏資源，結(jié)合地方歷史文化與民族傳承等特點(diǎn)，加大各類檔案的征集力度，建立具有鮮明特色的歷史、人文、民生等檔案庫(kù)，構(gòu)建更豐富多元的檔案資源體系。同時(shí)，可以將個(gè)人家庭檔案納入民生檔案的管理體系之中，幫助人民群眾收集、整理、建立個(gè)人檔案的同時(shí)，通過(guò)無(wú)數(shù)個(gè)人檔案描述完整的社會(huì)歷史，展現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的每一個(gè)“小細(xì)胞”。

（二）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施規(guī)范管理。要盡快完善檔案相關(guān)法律法規(guī)體系，在新《檔案法》的基礎(chǔ)上，加快《檔案法實(shí)施辦法》的修訂與完善。特別是針對(duì)檔案信息化管理方面，要及時(shí)出臺(tái)相應(yīng)的細(xì)則，健全檔案信息化建設(shè)法律指引，為民生檔案信息化發(fā)展夯實(shí)法律基礎(chǔ)。同時(shí)，利用“國(guó)際檔案日”等契機(jī)，定期舉辦民生檔案相關(guān)的宣傳、展覽、培訓(xùn)等活動(dòng)，通過(guò)視頻、圖片、宣傳冊(cè)等形式，提升人民群眾對(duì)教育、社會(huì)保障及住房等特別關(guān)注領(lǐng)域的認(rèn)知程度，讓人民群眾充分了解自己在民生檔案工作中依法享有的權(quán)利及應(yīng)盡的義務(wù)，彰顯民生檔案工作的意義與價(jià)值，為檔案規(guī)范化管理獲得堅(jiān)定的社會(huì)與群眾基礎(chǔ)。要強(qiáng)化檔案管理的規(guī)范性，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)章制度，以嚴(yán)格執(zhí)法、技術(shù)支持、業(yè)務(wù)幫扶等策略保障各相關(guān)部門民生檔案管理水平的提升。2019年機(jī)構(gòu)改革以來(lái)，各地檔案局由黨委辦公室掛牌的基礎(chǔ)上，設(shè)置了專門的檔案管理職能科室，負(fù)責(zé)制定檔案工作規(guī)章制度，督促指導(dǎo)各行政單位檔案管理工作，有效提高了檔案行政管理的權(quán)威與力量。要加強(qiáng)檔案管理的監(jiān)管力度，將各部門應(yīng)盡的檔案管理職能落到實(shí)處，嚴(yán)防檔案管理不規(guī)范問(wèn)題的出現(xiàn)。當(dāng)然，涉及民生檔案的各行政部門及組織，要負(fù)責(zé)為檔案管理部門提供必要的人力物力財(cái)力支持，負(fù)責(zé)本單位民生檔案管理體系的建設(shè)，為民生檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理夯實(shí)組織管理的基礎(chǔ)。

（三）強(qiáng)化信息化建設(shè)，創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。1.要科學(xué)打造“智慧檔案館”。《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》強(qiáng)調(diào)指出，要加快檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)，要求各省（自治區(qū)、直轄市）主動(dòng)加快云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)“智慧化”等新技術(shù)的應(yīng)用，將區(qū)域內(nèi)各種民生檔案資源有效整合起來(lái)，建立統(tǒng)一的信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以“智慧檔案館”這一高級(jí)形態(tài)實(shí)現(xiàn)民生檔案信息的共享共用，打破“信息壁壘”，消除“信息孤島”，提升使用的便捷性。蘇州的“蘇周到”、安徽的“皖事通”以及上海的“隨身辦”等眾多民生檔案便民服務(wù)平臺(tái)的涌現(xiàn)，為智慧民生檔案館的建設(shè)提供了新思路。2.要推動(dòng)信息共享服務(wù)向基層的推廣與延伸。檔案管理部門要加快相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的研究，借助5G技術(shù)的優(yōu)勢(shì)推動(dòng)民生檔案信息查詢服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)的基層化，實(shí)現(xiàn)查詢網(wǎng)點(diǎn)的全覆蓋。2019年，浙江省在部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)等設(shè)立了查檔代辦試點(diǎn)，通過(guò)浙江省檔案服務(wù)崗為基層群眾提供查檔代辦服務(wù)，有效消除橫亙?cè)诨鶎拥摹皵?shù)字鴻溝”。3.要?jiǎng)?chuàng)新多渠道的服務(wù)。新時(shí)期民生檔案工作開(kāi)展的重要內(nèi)容之一是加快跨館服務(wù)和異地查檔，以政務(wù)內(nèi)外網(wǎng)為基礎(chǔ)，以檔案信息化管理為抓手，在嚴(yán)格遵守《檔案法》及《保密法》等法律法規(guī)要求的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新民生檔案查詢方式，推動(dòng)“電話預(yù)約+實(shí)地查檔”相結(jié)合的預(yù)約服務(wù)，減少等待時(shí)間、提高查詢效率。實(shí)施“首問(wèn)負(fù)責(zé)+檢索打印”相結(jié)合的貼心服務(wù)，首個(gè)接待人員完成身份信息核實(shí)及登記工作，并提供必要的復(fù)印、打印等服務(wù)。開(kāi)展“跨館查檔+異地服務(wù)”相結(jié)合的突破服務(wù)，對(duì)未入館的民生檔案，與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，建立網(wǎng)絡(luò)傳輸共享體系。目前長(zhǎng)三角地區(qū)已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了民生檔案的“異地查檔”便民服務(wù)，并形成了“長(zhǎng)三角”經(jīng)驗(yàn)。另外，針對(duì)行動(dòng)不便或有特殊需求的人民群眾，可開(kāi)拓相應(yīng)的綠色通道，或提供上門服務(wù)，搭建民生服務(wù)與人民群眾之間無(wú)縫對(duì)接的橋梁。要加強(qiáng)館際之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)與多元合作，聯(lián)合開(kāi)發(fā)民生檔案服務(wù)平臺(tái)，擴(kuò)大檔案資源的適用范圍?？赏晟茩n案微信公眾號(hào)、微博頭條、手機(jī)APP等融媒體服務(wù)渠道，將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案庫(kù)及館藏變成多維立體的信息庫(kù)，提升服務(wù)的質(zhì)量。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)以提升服務(wù)質(zhì)量。1.要堅(jiān)持服務(wù)至上?！耙悦駷楸尽薄盀槊穹?wù)”是民生檔案工作必須遵循的原則之一。對(duì)于基層檔案部門而言，堅(jiān)持“服務(wù)至上”理念的關(guān)鍵就是主動(dòng)出擊去了解用戶查檔用檔的需求，從而提供針對(duì)性強(qiáng)的精準(zhǔn)服務(wù)。例如，改變民生檔案出證方式，遠(yuǎn)程出證不再使用傳統(tǒng)快遞寄送復(fù)印件，增加網(wǎng)絡(luò)獲取電子證明等方式，提高出證效率。2.要提升工作能力。加強(qiáng)對(duì)基層工作人員的教育培訓(xùn)，圍繞民生檔案各項(xiàng)工作開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流、遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)等，豐富工作人員的業(yè)務(wù)能力、服務(wù)水平。加強(qiáng)對(duì)基層工作人員的考核，開(kāi)展定期的能力測(cè)試、績(jī)效考核，倒逼他們主動(dòng)學(xué)習(xí)提升自己。開(kāi)展內(nèi)部輪崗交流，在工作實(shí)踐中拓展眼界、鍛煉人才。3.要優(yōu)化隊(duì)伍專業(yè)結(jié)構(gòu)。既要引進(jìn)檔案專業(yè)人才，也要引進(jìn)信息、法律等專業(yè)人才，補(bǔ)齊民生檔案管理的專業(yè)短板，構(gòu)建檔案管理、信息化及法律等相輔相成的專業(yè)結(jié)構(gòu)。4.要優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)。平衡人才隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)，逐步引進(jìn)更多年輕化人才，增強(qiáng)檔案管理的生機(jī)與活力。

四、結(jié)語(yǔ)

民是國(guó)之源、民為國(guó)之本。黨和國(guó)家將保障、改善民生視為最重要的工作。民生檔案涉及人民群眾的日常生活，是人民群眾最為關(guān)注的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題之一。扎實(shí)開(kāi)展民生檔案管理，做好民生檔案服務(wù)工作，會(huì)有效提升群眾的滿意度。目前，民生檔案的信息化發(fā)展、數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的成績(jī)，各地民生檔案庫(kù)及電子目錄建設(shè)已步入正軌，為民生檔案的利用夯實(shí)了基礎(chǔ)。但新時(shí)期民生檔案的管理仍存在不少問(wèn)題，有待進(jìn)一步解決。各級(jí)檔案管理工作者要充分把握時(shí)代賦予民生檔案管理的機(jī)遇，轉(zhuǎn)變工作理念、優(yōu)化工程思路、創(chuàng)新工作舉措，強(qiáng)化民生檔案管理，使民生檔案更貼近人民群眾，為保障和改善民生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。