高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略探索

文/上海電力大學(xué) 付婧嬌

檔案發(fā)展的歷史悠久，從原始社會開始，人們以原始記事方法形成記錄，如結(jié)繩、刻契、編貝等。到奴隸社會出現(xiàn)了石刻、泥板、草紙、羊皮紙、木簡等載體形式的檔案。到了封建社會，隨著造紙術(shù)的發(fā)明，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案。紙張的出現(xiàn)使得檔案的數(shù)量急劇增加，對檔案工作、檔案機構(gòu)、檔案人員和檔案學(xué)理論都產(chǎn)生了極大的影響和推動。

到20世紀(jì)，隨著時代的發(fā)展進(jìn)步，科技元素的應(yīng)用，檔案載體發(fā)生了第二次變革，新的檔案載體開始出現(xiàn)，大量電子文件和音視頻文件產(chǎn)生，檔案工作和現(xiàn)代科技的結(jié)合，推動了檔案載體的二次變革，也推動著檔案工作逐步“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”。

“大學(xué)是國家最進(jìn)步力量的先驅(qū)”（R·V·加西亞）；大學(xué)是“人類社會有史以來最能促進(jìn)社會變革的機構(gòu)”（西奧多）。高等學(xué)校應(yīng)該代表著一個國家科技發(fā)展的前沿，高校檔案管理應(yīng)當(dāng)適應(yīng)時代發(fā)展的浪潮，可如今國內(nèi)普通高校檔案信息化建設(shè)滯后的現(xiàn)象普遍存在，加快推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)成為高校檔案工作的重點。

一、高校檔案信息化建設(shè)的背景

（一）科技引領(lǐng)發(fā)展，利用需求增長。首先，隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，人們辦公和生活的方式都發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變。辦公方式從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)化，業(yè)務(wù)工作從“線下”向“線上”遷移，各種類型的電子文件大量產(chǎn)生，電子文件歸檔和電子檔案管理、利用成為檔案工作中的重要內(nèi)容。其次，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展使得人們的需求被了解，各種事務(wù)可以通過手機端便捷地辦理，人們也需要獲得更加便捷、主動和豐富的檔案利用服務(wù)。

（二）法制保駕護(hù)航，促進(jìn)檔案信息化發(fā)展。《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）于2020年6月20日修訂通過并自2021年1月1日起施行。新《檔案法》增設(shè)檔案信息化建設(shè)專章，主要有3方面的內(nèi)容：一是明確了檔案信息化的責(zé)任，規(guī)定“各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全?！倍敲鞔_電子檔案法律效力，規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用。電子檔案管理辦法由國家檔案主管部門會同有關(guān)部門制定?！比菍n案信息化內(nèi)容做了具體規(guī)定。這是國家第一次從法律高度對檔案信息化建設(shè)作出全面系統(tǒng)的規(guī)定，第一次明確電子檔案的法律效力和憑證作用，為進(jìn)一步推動以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型、加快檔案治理體系現(xiàn)代化進(jìn)程提供了法治力量?！渡虾Ｊ袡n案條例》于2021年10月28日修訂通過，自2021年12月1日起施行。該條例“第六章檔案信息化建設(shè)”共7條，第46條明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力?！北臼泄补芾砗头?wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對電子檔案互信互認(rèn)。對納入本市“一網(wǎng)通辦”平臺的事項，有關(guān)公共管理和服務(wù)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)對履行職責(zé)過程中形成的電子文件進(jìn)行規(guī)范管理，按照電子檔案管理要求及時以電子形式歸檔、備份、移交。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以傳統(tǒng)載體形式歸檔和移交。本市推動機關(guān)、人民團(tuán)體、國有企業(yè)事業(yè)單位按照電子檔案管理要求，對職務(wù)活動中形成的電子文件單獨以電子形式歸檔并移交。這一系列法律法規(guī)的出臺，為檔案信息化建設(shè)指明了發(fā)展方向，提出了發(fā)展要求，提供了法制保障。積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不僅是檔案工作發(fā)展的需要，更是高校提升整體信息化水平，實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型的需要。

二、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題

（一）平臺功能不夠完善，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范。一套功能完善的檔案信息管理系統(tǒng)是檔案信息化建設(shè)的有力支撐。筆者通過對上海十二所市屬高校檔案信息系統(tǒng)使用情況進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)對所使用的檔案管理系統(tǒng)滿意度普遍不高，主要體現(xiàn)在兩方面：第一，檔案信息化應(yīng)用平臺搭建技術(shù)不完善，存在與OA自動化辦公系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的通信問題、兼容性問題等；在網(wǎng)絡(luò)訪問人次數(shù)過多時，會出現(xiàn)延遲甚至過載的情況；只有限定終端才登錄系統(tǒng)，無法多終端登錄問題等，導(dǎo)致系統(tǒng)使用體驗不佳。第二，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范落實不到位。高校各個職能部門之間信息規(guī)范不同，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。各個部門之間的數(shù)據(jù)通用性較低，存在著信息壁壘，軟件兼容性不強。從高校的宏觀角度來看，限制了檔案信息的利用率，“死”檔案無法有效轉(zhuǎn)化為活信息，不能很好地幫助規(guī)范檔案收、管、存、用各個環(huán)節(jié)，難以落實檔案工作中的各項規(guī)章制度。

（二）檔案工作不受重視，資金投入不夠充足。高校往往更加重視教學(xué)、科研、學(xué)科、學(xué)生等處于聚光燈下的中心工作，檔案工作則往往不被重視。部分高校受舊觀念的影響，認(rèn)為檔案工作是一項收尾性的工作，檔案管理就是妥善地保存檔案，檔案工作做得好不好對學(xué)校建設(shè)影響不大，因此高校資源往往優(yōu)先分配給學(xué)科建設(shè)、教學(xué)工作、學(xué)生工作等中心工作，導(dǎo)致建設(shè)資源分配不均衡，這也是導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)相對滯后的直接原因。

（三）信息安全風(fēng)險意識有待提高。檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)工作的底線和生命線，檔案工作人員要時刻繃緊信息安全這根弦。在實際工作中主要存在以下三個方面的風(fēng)險：第一，人員操作失誤導(dǎo)致的檔案信息損失。在檔案工作中，可能會因為不專業(yè)的操作導(dǎo)致檔案的誤刪或者安全意識的不足，導(dǎo)致計算機通過U盤感染木馬。第二，檔案系統(tǒng)設(shè)備老化、故障以及洪水、火災(zāi)等不可抗力都可能造成檔案數(shù)據(jù)的丟失。第三，易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。信息化建設(shè)的目的是拓寬服務(wù)的形式與功能，這意味信息化建設(shè)發(fā)展的過程中要不斷開放檔案利用的權(quán)限，同時提高了檔案信息安全的風(fēng)險系數(shù)。近年來，高校網(wǎng)絡(luò)安全事件頻頻發(fā)生，如2022年4月西北工業(yè)大學(xué)郵件系統(tǒng)遭到境外的網(wǎng)絡(luò)攻擊，多份重要電子文件被盜。檔案信息化中的安全問題對于高校、社會、國家具有重要意義，不容忽視。

（四）人才隊伍不夠健全，獎懲機制不夠完善。目前，高校檔案工作人員文科專業(yè)居多，既懂信息技術(shù)又懂檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才相對缺乏。由于檔案人員對檔案信息化建設(shè)的理解不夠深刻、全面，檔案人員知識體系的更新趕不上時代發(fā)展和技術(shù)更迭的步伐，因此不能很好地推動檔案信息化建設(shè)，從而導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)滯后。個別高校缺少健全的人才激勵機制，導(dǎo)致檔案工作人員存在消極、懈怠的工作狀態(tài)。

三、提升高校檔案信息化建設(shè)水平的探索

基于上述對目前高校信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和存在問題的分析，如何解決日益增長的檔案信息和有限的保管條件之間的矛盾，如何解決日益迫切的信息共享需求和檔案信息安全之間的矛盾，適應(yīng)社會發(fā)展和智慧校園建設(shè)的要求，實現(xiàn)檔案資源共享，增強檔案信息資源保管和服務(wù)學(xué)校、社會的能力，筆者認(rèn)為可從以下幾個方向開展工作。

（一）利用科技賦能，建設(shè)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息管理平臺。做好檔案信息化建設(shè)的第一要務(wù)是做好檔案信息的規(guī)范化。從目前的檔案信息化建設(shè)規(guī)范來看，可參照的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)有《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）、《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)〔2014〕7號）、《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）、《電子文件歸檔與電子文件管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等，這些規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)為檔案信息化建設(shè)提供了重要的依據(jù)。各高校應(yīng)該根據(jù)自身情況，制訂完善的符合校情的檔案管理規(guī)章制度，并將其固化到管理平臺中，以規(guī)范檔案收管存用的各個環(huán)節(jié)。檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)與學(xué)校信息化建設(shè)整體推進(jìn)、協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案信息管理平臺要與OA自動化辦公管理系統(tǒng)以及其他各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，實現(xiàn)一鍵歸檔，檔案信息資源便捷共享，更好地發(fā)揮檔案價值。

（二）強化思想意識，加大資金投入。想加快高校檔案信息化建設(shè)的速度，首要任務(wù)是讓校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員從思想上重視高校檔案信息化建設(shè)工作。高校管理者需要深刻認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)是學(xué)校信息化建設(shè)的核心組成部分，而非可有可無的部分。要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展對學(xué)校事業(yè)發(fā)展的影響力和推動力，在學(xué)校能力范圍內(nèi)給予檔案工作充足的資金和政策支持?！坝袨椴庞形弧?，高校檔案部門要改變末位思想，數(shù)立“先行思維”，挖掘檔案資源的價值，主動作為，主動服務(wù)學(xué)校中心工作，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看到檔案工作的價值，讓廣大師生切身感受到檔案資源的價值，提高檔案工作在高校工作中的價值和地位。

（三）提高安全意識，增強安全防護(hù)。檔案安全是檔案工作的生命線，檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)的重點工作。保證檔案安全可從如下幾個方面入手：第一，立足政治和業(yè)務(wù)，提高人員素質(zhì)。檔案管理人員對于檔案安全負(fù)有重要責(zé)任。檔案工作人員不僅要提高業(yè)務(wù)工作能力，降低工作失誤，更要堅定政治信念，恪守檔案保密法律法規(guī)。第二，嚴(yán)格設(shè)置管理人員的操作權(quán)限，并做好數(shù)據(jù)備份，避免因操作失誤導(dǎo)致信息流失。有條件的高?？梢栽诋惖亟n案數(shù)據(jù)備份中心，防止當(dāng)?shù)匕l(fā)生不可抗力而導(dǎo)致檔案損毀。第三，構(gòu)建安全可靠的檔案信息化網(wǎng)絡(luò)體系。堅持涉密信息不上網(wǎng)、上網(wǎng)信息不涉密的原則，積極搭建防火墻等安全防護(hù)系統(tǒng)，對檔案利用權(quán)限實行分級管理，建全檔案信息安全管理規(guī)章制度。

（四）重視人才培養(yǎng)，健全激勵機制。人才是工作的第一推動力，高校檔案部門要優(yōu)化人員隊伍結(jié)構(gòu)。從知識體系上，既要有檔案專業(yè)、文史專業(yè)的人員，又要有懂信息技術(shù)、計算機技術(shù)的人員；從年齡層次上，盡量要考慮到老中青結(jié)構(gòu)層次，為檔案信息化建設(shè)提供持續(xù)動力。高校要建立完善相關(guān)工作的獎懲機制，要對檔案工作進(jìn)行考核，對工作成果優(yōu)異的人員或部門進(jìn)行褒獎鼓勵，工作懈怠的進(jìn)行懲戒警示，充分調(diào)動檔案工作者的積極性與創(chuàng)造性，為高校檔案信息化建設(shè)提供助力。

四、結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是新時代大勢所趨，是機遇，也是挑戰(zhàn)。高校應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)工作與學(xué)校整體工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，加大資金投入和政策支持，建立健全檔案工作機制體制，注重檔案業(yè)務(wù)人才隊伍建設(shè)，有效利用科技賦能，通過檔案信息化建設(shè)提高學(xué)校檔案管理水平，發(fā)揮檔案在高校發(fā)展中的價值，更好地服務(wù)廣大師生、校友和社會。