測(cè)繪檔案信息管理建設(shè)措施芻議

文/城鄉(xiāng)院（廣州）有限公司 陳芷婷

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，測(cè)繪檔案的管理工作正在逐步向前推進(jìn)當(dāng)中，建設(shè)數(shù)字化的測(cè)繪檔案資料館成為新時(shí)期發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。數(shù)字檔案館的特征在于所有的檔案都具有模擬性以及數(shù)字化這兩種儲(chǔ)存形式，從檔案的形成到最后的數(shù)字化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)全過程的計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的查詢以及多媒體的服務(wù)。概括來說，包括檔案原件的全數(shù)字化檔案管理以及檔案管理信息化兩個(gè)方面的內(nèi)容，具體內(nèi)容為館藏檔案資料的規(guī)范化整理，數(shù)據(jù)的錄入，對(duì)于破損的圖片進(jìn)行修復(fù)以及研究檔案信息化管理的新模式等，同時(shí)還需要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，全面展開資料的數(shù)字化處理。一般來說，測(cè)繪檔案資料按照一級(jí)分類主要包含TD1綜合類、tTD2大地測(cè)量類、TD3攝影測(cè)量類等共14個(gè)類型的檔案資料。測(cè)繪檔案的載體介質(zhì)種類非常多，而且形態(tài)也比較多，無論是從古代還是到現(xiàn)代，包含著各個(gè)歷史時(shí)期的測(cè)繪成果以及相關(guān)的圖紙，豐富的檔案資料在未來會(huì)成為國家發(fā)展過程當(dāng)中的寶貴財(cái)富，因此加強(qiáng)測(cè)繪檔案的資料管理，充分挖掘現(xiàn)代化管理在檔案當(dāng)中的作用，能夠?yàn)樯鐣?huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)提供更多的幫助?？茖W(xué)且有效地?fù)尵炔⑶覍⑦@些圖檔資料進(jìn)行保存，能夠方便使用。

一、測(cè)繪檔案的管理概述

測(cè)繪檔案的管理主要包含著對(duì)于測(cè)繪產(chǎn)品、測(cè)繪技術(shù)和手段及測(cè)繪儀器等相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行管理，最終結(jié)果是完成測(cè)繪檔案信息的提供利用工作，能夠?yàn)槲磥淼目茖W(xué)研究以及規(guī)劃包括領(lǐng)導(dǎo)決策等提供服務(wù)。如今，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)以及各種科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理的過程當(dāng)中，一般單位都會(huì)選擇利用紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套系統(tǒng)來進(jìn)行管理，就目前來說，基本能夠滿足于整體的測(cè)繪檔案管理需求。但是隨著電子檔案的不斷增加以及頻繁使用電子檔案，目前的檔案管理系統(tǒng)在對(duì)于電子檔案進(jìn)行利用方面仍然存在著不夠理想的現(xiàn)象，尤其是對(duì)于測(cè)區(qū)范圍當(dāng)中的綜合信息，在查找的時(shí)候仍然有一定的困難。當(dāng)我們對(duì)于某一個(gè)空間位置進(jìn)行可視化綜合信息分析的時(shí)候，可以較好地反映出當(dāng)?shù)氐牡乩硇畔⑾到y(tǒng)，但是因?yàn)閷儆趯?shí)時(shí)更新，所以說在對(duì)于檔案信息進(jìn)行管理的時(shí)候，很難真正體現(xiàn)出時(shí)間的延續(xù)性的變化，所以必須要使用現(xiàn)代化的技術(shù)來對(duì)其進(jìn)行革新。

GIS以及MIS之間存在著聯(lián)系，但是也有一定的區(qū)別，這二者之間主要的聯(lián)系在于無論是地理信息系統(tǒng)還是信息管理系統(tǒng)，都是對(duì)于信息的管理，包括其對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理。主要的區(qū)別在于GIS能夠?qū)τ趫D形數(shù)據(jù)庫和屬性數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共同的管理以及應(yīng)用，但是GIS的軟件設(shè)備非常復(fù)雜，所以整體的系統(tǒng)功能會(huì)更強(qiáng)一些，而MIS則只能夠?qū)τ趯傩詳?shù)據(jù)庫進(jìn)行相關(guān)的管理，即便是對(duì)于形式進(jìn)行存儲(chǔ)，也只能以文件的形式進(jìn)行管理，無法查詢圖形要素。

而檔案學(xué)屬于一門應(yīng)用學(xué)科，特點(diǎn)在于對(duì)象、目的包括方法都是基于社會(huì)的某一個(gè)領(lǐng)域所產(chǎn)生的。測(cè)繪工作的展開為測(cè)繪檔案信息管理提出了新的要求，為了滿足更加全方位且多角度的信息查找的需求，必須建立地理信息系統(tǒng)平臺(tái)，以此作為基礎(chǔ)，對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)。

二、測(cè)繪檔案信息化管理的意義

地理信息測(cè)繪一直以來都是非常復(fù)雜的工作，所有測(cè)繪檔案資料都是廣大工作者辛勤勞作的成果，和國家的未來規(guī)劃以及相關(guān)的建設(shè)有著非常密切的聯(lián)系。同時(shí)，也是完成現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要資源，是國家檔案非常重要的一個(gè)構(gòu)成部分，屬于國家的寶貴財(cái)富。

現(xiàn)如今測(cè)繪行業(yè)發(fā)展非常迅猛，因此檔案的種類以及數(shù)量都在與日俱增，例如各種數(shù)字化產(chǎn)品的不斷出現(xiàn)，有效豐富了測(cè)繪檔案的內(nèi)容，但與此同時(shí)，社會(huì)各界對(duì)于測(cè)繪檔案的需求變得越來越大。如果只是靠卡片或者賬簿這種傳統(tǒng)管理手段，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于檔案工作的需求，會(huì)嚴(yán)重制約測(cè)繪檔案應(yīng)有的作用。

國家基礎(chǔ)地理信息中心作為國家級(jí)測(cè)繪檔案的資料館，主要的任務(wù)是對(duì)于全國的測(cè)繪資料進(jìn)行收集以及管理，并且為社會(huì)提供服務(wù)。目前信息中心館藏的內(nèi)容非常豐富，而且種類繁多，主要分為大地測(cè)量、航攝航測(cè)以及地圖制圖等一系列內(nèi)容，為了使這些測(cè)繪檔案真正滿足于社會(huì)各界的需求，必須采取更加科學(xué)合理的辦法來對(duì)其進(jìn)行管理，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，使測(cè)繪檔案資料的信息化管理成為可能。

三、測(cè)繪檔案信息的特點(diǎn)

就信息來說，檔案信息主要包含著兩個(gè)方面的內(nèi)容，分別是紙質(zhì)信息和電子信息，紙質(zhì)信息相對(duì)來說比較直觀，而電子信息則需要借助計(jì)算機(jī)來對(duì)其進(jìn)行分析?，F(xiàn)如今，隨著計(jì)算機(jī)的不斷的普及以及各種網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)的出現(xiàn)，電子信息的遞增量正處在高速發(fā)展當(dāng)中，所以這導(dǎo)致檔案的信息管理方式受到一定的挑戰(zhàn)。自從進(jìn)入了21世紀(jì)之后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及遙感技術(shù)（包括全球定位技術(shù)等）信息開始相互融合，相互滲透，形成了測(cè)繪檔案信息的多載體、多格式、多模式、多樣化的一系列特點(diǎn)。

（一）多載體性。測(cè)繪產(chǎn)品在形成之后，一般來說都是以圖紙或者是航空攝影以及電子文件等載體出現(xiàn)的，經(jīng)常會(huì)在同樣的一個(gè)項(xiàng)目當(dāng)中形成不同的載體，信息從原來單一的紙質(zhì)檔案開始面向多載體進(jìn)行不斷轉(zhuǎn)變。

（二）多格式性。隨著測(cè)繪技術(shù)的不斷提升，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的電子文件在存儲(chǔ)方面一般是依靠采集數(shù)據(jù)的屬性特點(diǎn)，然后形成不同的屬性文件，例如文本文件和CAD圖文件等等。

（三）多模式性。隨著各種新技術(shù)的出現(xiàn)，導(dǎo)致測(cè)繪儀器的更新?lián)Q代目前非常迅速，所以我們?cè)谶M(jìn)行測(cè)繪的過程當(dāng)中，所采取的技術(shù)手段非常多，所生成的測(cè)繪檔案信息模式存在明顯的不同，不同的測(cè)區(qū)所采用的不同處理模式都會(huì)導(dǎo)致成果信息出現(xiàn)區(qū)別。

（四）多樣化性。經(jīng)過時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的測(cè)繪呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，傳統(tǒng)的單一測(cè)繪方式和現(xiàn)代化的多種測(cè)繪進(jìn)行有機(jī)融合，結(jié)合目前的環(huán)境以及時(shí)空的變化，并且不同用戶多樣化的需求，也使測(cè)繪手段不斷變化，從而使測(cè)繪的產(chǎn)品呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢(shì)。

四、測(cè)繪檔案信息管理建設(shè)的實(shí)例探析

（一）項(xiàng)目概述。廣州市增城區(qū)新農(nóng)村規(guī)劃建設(shè)辦公室主要負(fù)責(zé)城市的總規(guī)、控規(guī)以及村規(guī)等編制以及審核，并且對(duì)于民政名村以及美麗鄉(xiāng)村和特色小鎮(zhèn)等建設(shè)工作進(jìn)行相關(guān)指導(dǎo)以及監(jiān)督，在日常工作的過程當(dāng)中，必然會(huì)形成具有極大保存價(jià)值的文字以及電子文件，包括圖紙等相關(guān)資料。這些具有價(jià)值的歷史資料，能夠?yàn)槲覀內(nèi)粘９ぷ鞯臎Q策帶來更加全面且有效的參考以及借鑒。新農(nóng)辦需要對(duì)于成立至今的所有歷史檔案進(jìn)行相關(guān)梳理以及分類，并且對(duì)于這些檔案進(jìn)行掃描入庫，同時(shí)建立一個(gè)完整的檔案管理制度。所以，為了能夠有效地解決這些問題，新農(nóng)辦決定實(shí)施廣州市增城區(qū)新農(nóng)村規(guī)劃建設(shè)辦公室檔案庫建設(shè)項(xiàng)目。2019年7月，廣州市增城區(qū)新農(nóng)村規(guī)劃建設(shè)辦公室通過網(wǎng)上中介服務(wù)公開進(jìn)行選取，最終廣州市增城區(qū)城鄉(xiāng)規(guī)劃與測(cè)繪地理信息研究院成為本項(xiàng)目主體負(fù)責(zé)部門。

（二）項(xiàng)目的具體內(nèi)容。1.建立檔案管理制度。根據(jù)《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》以及《歸檔文件整理規(guī)劃》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)的規(guī)定，然后結(jié)合了廣州市增城區(qū)的具體情況，制定了檔案管理制度以及綜合檔案管理分類方案。2.檔案的收集整理以及查漏補(bǔ)缺。首先對(duì)檔案展開收集工作，然后為后續(xù)的檔案整理，包括數(shù)字化的處理等提供更多的保障。在工作過程當(dāng)中，2006～2016年完成的檔案已經(jīng)歸檔，所以需要進(jìn)行部分檔案的拆卷，再按照管理制度以及分類要求對(duì)其進(jìn)行重新歸檔操作。而2017～2018年沒有移交的圖文資料暫未歸檔管理，而且資料的整體存放位置非常散，在資料收集完畢之后，需要根據(jù)管理規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行歸檔操作。所有歸檔操作完畢之后，還需要重新進(jìn)行材料方面的查漏補(bǔ)缺，這樣有利于確保最終檔案的完整性。3.數(shù)字化處理。在紙質(zhì)檔案全部整理完畢之后，還需要對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化處理工作，做到紙質(zhì)存儲(chǔ)與數(shù)字化存儲(chǔ)共同發(fā)展。4.檔案的入庫與上架。通過檔案管理軟件把所有的檔案資料全部錄入系統(tǒng)中，有效實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理，并且能夠?yàn)槿粘５牟樵儼ㄋ阉魈峁└嗟谋憷?/p>

（三）測(cè)繪檔案信息管理線上線下操作流程。1.線上一體化平臺(tái)的歸檔操作。首先，點(diǎn)擊年度經(jīng)營計(jì)劃模塊，然后找到需要?dú)w檔的具體項(xiàng)目，然后點(diǎn)擊項(xiàng)目歸檔菜單欄，根據(jù)歸檔的具體特性選擇相應(yīng)的歸檔類型，并且根據(jù)項(xiàng)目產(chǎn)生的實(shí)際資料將電子文件直接上傳，在將表格打印完畢之后，查看立項(xiàng)人、項(xiàng)目經(jīng)理，包括接收人以及時(shí)間等需要簽字的位置。需要注意的一點(diǎn)是，所有簽字都必須手動(dòng)簽名。項(xiàng)目的歸檔流程主要包含五步，分別是經(jīng)辦人、項(xiàng)目經(jīng)理、立項(xiàng)人、歸檔接收人以及結(jié)束。在所有的工作完畢之后，需要打印項(xiàng)目歸檔資料移交表，并且攜帶所有的資料移交到行政中心檔案管理組，至此完成所有的線上檔案歸檔工作。2.線下項(xiàng)目資料的歸檔操作。經(jīng)辦人需要根據(jù)項(xiàng)目歸檔資料移交表的具體內(nèi)容，對(duì)于項(xiàng)目當(dāng)中非常重要的紙質(zhì)資料，包括全部資料的電子文件進(jìn)行整理，將其移交到檔案管理組進(jìn)行歸檔處理。其中歸檔項(xiàng)目重要紙質(zhì)資料指的是蓋有公章或者業(yè)務(wù)章的文件，其次是由工作人員手動(dòng)簽字的文件，最后是裝訂成冊(cè)的項(xiàng)目成果文本。例如項(xiàng)目的計(jì)劃書和技術(shù)總結(jié)報(bào)告、三審表以及檢查報(bào)告等屬于非常重要的項(xiàng)目紙質(zhì)文件。在歸檔過程當(dāng)中，電子文件指的是項(xiàng)目在管理中所產(chǎn)生的全部資料具體的存儲(chǔ)方式。首先，我們需要建立一個(gè)文件夾，將其進(jìn)行命名，一般的命名方式是項(xiàng)目的名稱加上項(xiàng)目的編號(hào)。緊接著，在新建的文件夾中，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程中的資料情況，按照項(xiàng)目的六個(gè)類型分別建設(shè)好文件夾，把資料放到對(duì)應(yīng)的文件夾中。每一個(gè)類型的文件夾都需要按照項(xiàng)目歸檔資料移交表中的具體歸檔內(nèi)容的順序?qū)ζ溥M(jìn)行排列。對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)行歸檔時(shí)，電子文件格式是有相應(yīng)的要求的，一般來說，會(huì)選擇使用PDF或者是JPG，除了比較個(gè)別的數(shù)據(jù)庫等方面的資料以外，其他的成果都可以按照原格式對(duì)其進(jìn)行存儲(chǔ)。需要注意的是，經(jīng)辦人所移交的紙質(zhì)資料以及電子文件必須是項(xiàng)目完結(jié)的最終版本，檔案管理組的檔案員對(duì)于全部資料核實(shí)完畢之后，需要在項(xiàng)目歸檔資料移交表位置簽名確認(rèn)，并且在一體化平臺(tái)上完成檔案的接收工作。

五、加強(qiáng)測(cè)繪檔案信息管理建設(shè)措施的策略

（一）加強(qiáng)對(duì)于硬件的投入，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)。在統(tǒng)籌規(guī)劃的前提條件下，想要更好地加強(qiáng)測(cè)繪檔案信息化建設(shè)，必須從基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及標(biāo)準(zhǔn)化體系的建設(shè)入手，對(duì)于各類數(shù)據(jù)資料進(jìn)行模擬整編，完成人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，需要對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更換，使用更加先進(jìn)的技術(shù)，確保檔案成果的安全性；另一方面，需要不斷完善標(biāo)準(zhǔn)化體系，制訂相關(guān)的技術(shù)管理規(guī)則，為測(cè)繪資料管理的信息化以及健康發(fā)展提供更多的制度保障。同時(shí)，為了解決數(shù)據(jù)實(shí)體的科學(xué)分類以及合理存儲(chǔ)相關(guān)的問題，需要對(duì)于紙質(zhì)版以及電子版的資料進(jìn)行整合以及分析。廣州市增城區(qū)利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》以及《歸檔文件整理規(guī)則》等相關(guān)要求完成文書檔案8841件、業(yè)務(wù)檔案3228卷的歸納以及整理，最終將檔案數(shù)據(jù)掛接到泰坦檔案系統(tǒng)當(dāng)中，所有的成果經(jīng)過自檢和第三方的質(zhì)量檢評(píng)，最終結(jié)果為成果質(zhì)量合格。

（二）重視人才隊(duì)伍建設(shè)，建立更加高標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)。為了更好地完成人才隊(duì)伍建設(shè)，我們可以選擇通過測(cè)繪平臺(tái)積極和上級(jí)主管部門進(jìn)行聯(lián)系，組織相關(guān)的測(cè)繪專業(yè)培訓(xùn)，支持專業(yè)的測(cè)繪工作人員參加省級(jí)以及市級(jí)論文發(fā)表和專業(yè)的技術(shù)交流，通過函授以及在職教育，包括職稱考試等多種方法，為測(cè)繪從業(yè)人員提供更多的深造機(jī)會(huì)，積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，有效促進(jìn)人才隊(duì)伍的整合，鼓勵(lì)測(cè)繪單位通過兼并重組來增強(qiáng)企業(yè)的規(guī)模。引導(dǎo)測(cè)繪單位向著信息化技術(shù)體系發(fā)展，加強(qiáng)野外測(cè)繪現(xiàn)代化裝備建設(shè)，著力打造一個(gè)具有綜合競爭能力的新型測(cè)繪單位。

六、結(jié)語

本文對(duì)廣州市增城區(qū)的測(cè)繪檔案信息管理進(jìn)行了探討。項(xiàng)目組成員經(jīng)過努力之后，克服種種困難，完成本項(xiàng)目歷史資料的整合，為廣州市增城區(qū)新農(nóng)村的規(guī)劃建設(shè)辦公室日后的工作提供了全面且快捷的決策數(shù)據(jù)。