新形勢下如何做好地勘單位會計檔案信息化

文/湖南省遙感地質(zhì)調(diào)查監(jiān)測所 段穎群

我國的地勘體制在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)基本上沿用了蘇聯(lián)的計劃經(jīng)濟模式。自20世紀(jì)90年代，地勘單位開始正式改革，經(jīng)過近30年的推進，國家層面的地勘行業(yè)實施屬地化管理，事企分離，加快產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型。而地質(zhì)會計檔案作為地質(zhì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的成果結(jié)晶，反映了單位在社會變革、經(jīng)濟發(fā)展水平等方面的真實情況，是服務(wù)社會大眾的關(guān)鍵憑據(jù)。地勘單位會計檔案的信息化建設(shè)是一項相當(dāng)重要的工作，利用信息化管理檔案，將有效提升檔案的使用率。

一、地勘單位會計檔案信息化建設(shè)的重要性

會計檔案信息化建設(shè)，就是指運用科學(xué)的管理體制和方法，通過計算機、掃描儀、光盤、刻錄機、互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫等軟硬件設(shè)備，建立便捷、高效的檔案管理信息化系統(tǒng)，接收、統(tǒng)計、歸檔、檢索和借閱會計檔案資料。自2019年1月1日起，《政府會計準(zhǔn)則制度》在行政事業(yè)單位實行，新的《政府會計準(zhǔn)則制度》要求采用“雙分錄”“雙報表”形式，在對會計核算提出更高要求的同時，還可以全面反映出一個單位的財務(wù)狀況和預(yù)算執(zhí)行情況。財政部、國家檔案局于2020年3月聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證入賬歸檔的通知》，明確規(guī)定電子會計檔案可以不再用紙質(zhì)形式保管，電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等的法律效力。

目前，湖南省各地勘單位都根據(jù)本單位的實際情況，統(tǒng)籌安排財務(wù)信息化建設(shè)，在這一趨勢下，傳統(tǒng)的會計檔案管理模式顯然已無法滿足現(xiàn)階段地勘單位的業(yè)務(wù)需求。地勘單位的財務(wù)信息化建設(shè)需要在兩個方面加大完善力度：一是在制度建設(shè)方面，建立健全財務(wù)管理辦法，完善會計信息化管理制度；二是在技術(shù)手段方面，與供應(yīng)商合作，逐步加強單位的軟硬件設(shè)備，設(shè)置全面科學(xué)的核算系統(tǒng)，完善會計應(yīng)用系統(tǒng)中的總賬、報表、收付款合同、資產(chǎn)等模塊，構(gòu)建可供單位內(nèi)各部門資源共享的信息化平臺。通過統(tǒng)一的會計檔案信息化平臺，各職能部門可以查詢共享不涉密的財務(wù)數(shù)據(jù)，進一步提高會計檔案管理資源的利用效率，推動地勘單位高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，新形勢下提高地勘單位會計檔案管理水平的主要手段就是要加快會計檔案的信息化建設(shè)。

二、地勘單位會計檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢及挑戰(zhàn)

（一）地勘單位會計檔案信息化的優(yōu)勢。一是會計檔案的形成直接通過計算機的辦公軟件來完成。會計憑證、會計報表、賬簿的錄入和修改都需要利用計算機的財務(wù)軟件，在會計檔案資料形成及利用過程中，信息技術(shù)已彰顯出其特有的優(yōu)勢。電子化、信息化的應(yīng)用進一步簡化會計制單的流程，提高財務(wù)工作的精度、速度。二是會計檔案的保管和利用一定程度上依賴信息化。會計檔案資料除了紙質(zhì)檔案外，還需要將當(dāng)年所形成的財務(wù)報告、報表等，經(jīng)計算機技術(shù)存儲至移動硬盤、光盤、U盤等介質(zhì)，不僅占用的空間縮小，而且可通過計算機實現(xiàn)無限次讀取應(yīng)用。三是自2020年起，財政部發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，明確真實的電子會計憑證和紙質(zhì)會計憑證具有同等的法律效力，從法律層面保障了會計電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性。

（二）地勘單位會計檔案信息化的挑戰(zhàn)。1.會計檔案保管不夠規(guī)范。大多數(shù)地勘單位的財務(wù)部門沒有設(shè)置專職的會計檔案管理人員，多數(shù)由會計甚至出納兼任。同時，由于會計檔案的特殊性，部分地勘單位存放財務(wù)部門管理的會計檔案，沒有按照《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令〔2015〕第79號）規(guī)定及時移交給單位檔案室保管，而是放在財務(wù)部門由財務(wù)人員自己保存管理；還有部分單位可能并沒有專業(yè)的檔案管理人員，文書檔案、科技檔案和會計檔案一并存放，沒有根據(jù)檔案類型加以區(qū)分保管。除此之外，移動硬盤、U盤、光盤等電子存儲介質(zhì)在保管中也極容易因為劃痕、損壞、潮濕等因素，而導(dǎo)致電子檔案無法正常使用。2.缺少先進的設(shè)備和技術(shù)支撐。由于歷史原因，地勘單位傳統(tǒng)的檔案管理方法和技術(shù)都比較落后，信息數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容比較簡單，而地勘單位會計信息化建設(shè)又需要現(xiàn)代新興技術(shù)作為支撐，因此缺少必要的技術(shù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，導(dǎo)致地勘單位會計檔案信息化建設(shè)進程緩慢，影響檔案信息的管理和運轉(zhuǎn)。3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著地勘單位的轉(zhuǎn)型升級，對會計檔案的管理提出了全新的技術(shù)要求，不僅需要專門從事會計檔案管理和保管相關(guān)工作，還需要負責(zé)管理信息系統(tǒng)的日常維護和信息咨詢工作。因此，地勘單位的會計檔案保管人員要進一步優(yōu)化和完善自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除了需要積極滿足財會方面的基礎(chǔ)需求外，還需要擁有一定的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)?，F(xiàn)階段而言，大多數(shù)地勘單位的會計檔案管理人員綜合素質(zhì)相對較低，主要體現(xiàn)在低學(xué)歷人員、非檔案管理專業(yè)人員較多，專業(yè)檔案管理人員較少，同時具備檔案管理水平和計算機操作能力的人員更少，這一現(xiàn)實矛盾導(dǎo)致無法滿足會計檔案信息化管理的需求。

三、建設(shè)地勘單位會計檔案信息化的需求分析

（一）會計檔案信息化建設(shè)的特點分析。會計檔案信息化管理的特點不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理模式，主要包括以下幾個方面：第一，存儲介質(zhì)的多樣性。除了將傳統(tǒng)意義的會計檔案進行存檔外，還可以把會計數(shù)據(jù)儲存在移動硬盤、光盤和U盤等介質(zhì)內(nèi)，存儲介質(zhì)的范圍進一步擴大。第二，系統(tǒng)配置的科學(xué)性。電子會計文檔有別于紙質(zhì)檔案，需要通過計算機的硬件和軟件才能進行查閱和利用，因此需要完善相匹配的軟硬件環(huán)境。第三，檔案利用的效率性。對會計檔案采取信息化管理模式，有利于便捷、快速地對會計信息調(diào)用借閱，縮短查閱時間，檔案利用率大大提升。第四，檔案信息化的復(fù)雜性。會計檔案信息化管理系統(tǒng)不同于其他檔案信息化系統(tǒng)，將財務(wù)核算系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)等囊括其中，讓報銷環(huán)節(jié)、入賬環(huán)節(jié)以及查詢環(huán)節(jié)等涉及的各類檔案信息全部電子化、透明化，這也使得會計檔案信息化建設(shè)更復(fù)雜。

（二）會計檔案信息化建設(shè)的可行性分析。當(dāng)前，隨著地勘單位的合并轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)類型的增多，導(dǎo)致需要歸檔和保存的會計資料大量增加，會計檔案管理工作的難度增大。應(yīng)建立專門的會計檔案信息化系統(tǒng)，保證檔案讀取和匹配檢索的高效性；運用有效的加密技術(shù)，加強檔案用戶的權(quán)限管理，提高會計檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。這些信息技術(shù)方面的保障，對于會計檔案信息化建設(shè)的順利實施起到良好的推動作用。

四、地勘單位會計檔案管理信息化的措施

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理向信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的建設(shè)方向發(fā)展，會計檔案的收集、存儲、整理、歸檔、傳送、檢索、查閱等多個環(huán)節(jié)的工作效率大幅提高，如何采用專業(yè)有效的措施顯得尤為必要。

（一）轉(zhuǎn)變地勘單位會計檔案管理思維。長期以來，個別地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者均不重視會計檔案管理工作，認為會計檔案管理就是做好紙質(zhì)文件的保存和歸檔，技術(shù)含量不高，缺乏對檔案工作重要性的正確認識。因此，會計檔案的信息化建設(shè)首先要得到管理者的重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變舊思想、舊觀念。信息技術(shù)的應(yīng)用與現(xiàn)代化的檔案管理方式是時代發(fā)展的必然趨勢，不僅要在思想上與時代接軌，還要加大對會計檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入力度，將會計檔案信息化建設(shè)納入內(nèi)控體系信息化建設(shè)中，確保有效落實，這樣才能為地勘單位會計檔案的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，提高地勘單位財務(wù)管理水平，推動財務(wù)管理健康有序地發(fā)展。

（二）構(gòu)建會計檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。建設(shè)會計檔案信息化處理平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)管理數(shù)字化處理平臺深度聯(lián)系，對會計檔案進行全生命周期的管理，更好地滿足會計檔案從生成、采集、分類、整理、歸檔到移交、管理、鑒定、處置、保存、利用、開發(fā)、信息共享等多元化訴求，在保證會計檔案信息完整性、真實性的基礎(chǔ)之上，進一步提升會計檔案信息管理質(zhì)量。以某地勘單位的實踐為例，構(gòu)建會計檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系可以從會計檔案的特點出發(fā)，按功能、文件格式、歸檔范圍進行分類，比如分為憑證區(qū)、賬簿區(qū)、報表區(qū)、報告資料區(qū)等，根據(jù)年份和案卷號編碼，依次錄入數(shù)據(jù)庫。在一體化平臺上，設(shè)置檔案收集歸檔、借閱、查詢利用等模塊，從電子憑證錄入、紙質(zhì)檔案掃描、會計報表編制等環(huán)節(jié)開始，對接用友軟件，實現(xiàn)兼容管理，進行數(shù)據(jù)加工整理、收集存儲，再將業(yè)務(wù)形成的信息分類轉(zhuǎn)化為電子檔案。采用人工或者自動形式，發(fā)送歸檔指令，對于未處理完成的檔案反饋結(jié)果，歸集到未完成任務(wù)類。根據(jù)用戶對檔案的需求，在借閱模塊中設(shè)置借閱條件、查詢和歸還時間、檔案復(fù)印和下載所需管理員和各級負責(zé)人的審批流程。通過在單位官網(wǎng)開設(shè)會計檔案子網(wǎng)或者子欄目、完善檔案卷宗和目錄索引數(shù)據(jù)庫等形式，在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)建立會計檔案信息共享平臺，對用戶按級別設(shè)置不同的查閱權(quán)限，使擁有權(quán)限的用戶能快速檢索到檔案，實現(xiàn)相關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)部門的信息共享和反饋交流，這不僅能減輕檔案管理人員的工作負擔(dān)和任務(wù)量，還能提高部門人員之間的溝通效率。

由于會計檔案的特殊性，在辦理交接、傳遞、查詢利用時，可在信息化平臺系統(tǒng)中加裝數(shù)據(jù)加密、數(shù)字印章、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保會計檔案信息的真實性、完整性和保密性。

（三）加強會計檔案信息化的安全保障。首先，要有效協(xié)調(diào)會計人員、檔案人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等在會計檔案管理中的角色、職責(zé)、權(quán)限。在信息化環(huán)境中，會計檔案客體呈現(xiàn)出復(fù)雜化趨勢，要針對不同種類的會計檔案數(shù)據(jù)資源及其載體采取有效的安全管控措施，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、會計檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理與控制環(huán)節(jié)中，協(xié)調(diào)好相關(guān)人員的權(quán)利和職責(zé)，便于會計檔案管理工作依規(guī)展開、按章操作，提升會計檔案管理的科學(xué)性、有效性和安全性。其次，安全性是會計檔案信息化建設(shè)的重中之重。會計檔案的安全管理是保障檔案信息化建設(shè)得以順利實施的前提基礎(chǔ)，包括信息安全、數(shù)據(jù)安全、管理安全等多個方面。信息安全要求利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好對檔案內(nèi)容的保密，防止丟失、泄密現(xiàn)象發(fā)生；數(shù)據(jù)安全需要防止會計檔案數(shù)據(jù)被破壞、篡改、非法復(fù)制下載、病毒攻擊、硬件毀損等；管理安全則要做好交接全過程監(jiān)控、出入庫登記、定期查驗等。為此，應(yīng)對檔案信息化安全管理，可采取設(shè)置局域網(wǎng)限制訪問權(quán)限，定期病毒查殺防止被黑客攻擊，異地異質(zhì)數(shù)據(jù)交叉?zhèn)浞?、防磁等措施來保證檔案的安全；與專業(yè)技術(shù)單位、企業(yè)合作，由專業(yè)機構(gòu)對涉密會計資料加強安全保密管理，根據(jù)保密程度設(shè)置密級，并根據(jù)密級進行分層次管理，設(shè)置訪問調(diào)閱權(quán)限。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊伍。由于地勘單位的會計信息處理軟件、檔案存儲介質(zhì)、數(shù)據(jù)庫保密系統(tǒng)等愈加先進，對高素質(zhì)“復(fù)合型”人才的需求增大，因此，地勘單位應(yīng)加強對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，重視對檔案管理人員的培育工作，重點加強數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)教育，采取崗前培訓(xùn)、外送培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等多種方式，幫助檔案管理人員不斷提高專業(yè)知識水平，熟練掌握相關(guān)技能技術(shù)，不僅具備豐富的現(xiàn)代檔案管理知識，還能透徹了解相關(guān)的計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及通信技術(shù)。只有這樣，才能真正實現(xiàn)檔案管理人員從傳統(tǒng)保管員到信息綜合員的轉(zhuǎn)變，建設(shè)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精的“復(fù)合型”人才隊伍，從而勝任新時期地勘單位的檔案管理工作。

五、結(jié)語

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，地勘單位加快會計檔案信息化建設(shè)已刻不容緩。但這是一項長期的工程，需要得到人力、財力、物力、技術(shù)等多方面的支持。結(jié)合地勘單位會計檔案管理工作，依據(jù)信息時代的實際需求，基于會計檔案信息化的發(fā)展趨勢和特點，以信息技術(shù)為支撐，以人才培育為根基，以風(fēng)險防控為保障，建立符合地勘單位實際情況的會計檔案信息化管理模式，為推進地勘單位會計檔案管理工作有序、高效地發(fā)展起到積極作用。