綠色經(jīng)濟(jì)理念下企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量提升研究

姜 鑫

（作者單位：華北地質(zhì)勘查局第四地質(zhì)大隊(duì)）

綠色經(jīng)濟(jì)是一種環(huán)保、生態(tài)的經(jīng)濟(jì)。發(fā)展綠色經(jīng)濟(jì)既有利于保護(hù)社會(huì)環(huán)境，也有利于人類自身健康。近年來，我國(guó)大力倡導(dǎo)綠色經(jīng)濟(jì)理念，對(duì)于各行各業(yè)來說都有積極的影響。在國(guó)家大力推行綠色經(jīng)濟(jì)的背景下，企業(yè)在進(jìn)行辦公室綜合管理時(shí)也應(yīng)秉持綠色經(jīng)濟(jì)理念，注重自身發(fā)展與社會(huì)環(huán)境之間的協(xié)調(diào)[1]。

一、綠色經(jīng)濟(jì)理念對(duì)企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的影響

辦公室綜合管理主要是指辦公室在實(shí)際工作中涉及的一系列工作，包括辦公物資的管理、辦公環(huán)境的管理、會(huì)議組織、會(huì)議紀(jì)要的書寫和文檔管理等，是辦公室工作的重要組成部分。辦公室綜合管理水平的高低直接決定了企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中能否脫穎而出[2]。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視辦公室綜合管理工作，在綠色經(jīng)濟(jì)理念的引領(lǐng)下有效推進(jìn)管理質(zhì)量提升，推動(dòng)數(shù)字化辦公，實(shí)現(xiàn)精益化管理，優(yōu)化企業(yè)文化，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（一）有利于資源合理利用，實(shí)現(xiàn)綠色發(fā)展

在綠色經(jīng)濟(jì)理念下，社會(huì)發(fā)展的目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)人與自然、人與社會(huì)的和諧發(fā)展[3]。企業(yè)辦公室在進(jìn)行綜合管理時(shí)秉持綠色經(jīng)濟(jì)理念，在滿足部門辦公需求的同時(shí)兼顧節(jié)能減排，可以減少辦公資源的浪費(fèi)和人力資本的消耗，做好內(nèi)部成本管控，進(jìn)而提高資源合理利用率和辦公管理效率。

（二）有利于促進(jìn)人與自然的和諧發(fā)展

在綠色經(jīng)濟(jì)理念下，人們不僅要追求經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，更要注重社會(huì)發(fā)展過程中生態(tài)環(huán)境的保護(hù)。因此，企業(yè)在進(jìn)行辦公室綜合管理時(shí)秉持綠色經(jīng)濟(jì)理念，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，能夠促進(jìn)人與自然和諧發(fā)展。同時(shí)，在綠色經(jīng)濟(jì)理念下，人們對(duì)自身生活環(huán)境的關(guān)注程度也越來越高。企業(yè)在進(jìn)行辦公室綜合管理時(shí)需要充分考慮辦公人員的健康和安全問題，有效采取安全措施，改善辦公環(huán)境，為工作人員的健康提供保障。

二、我國(guó)企業(yè)辦公室綜合管理中存在的問題

（一）辦公室管理制度體制不健全

在各個(gè)行業(yè)企業(yè)中，辦公室的地位和作用不言而喻，其管理體制更是決定了辦公室工作質(zhì)量。然而，從我國(guó)企業(yè)的實(shí)際情況來看，大部分企業(yè)對(duì)辦公室管理體制缺乏足夠的重視，普遍存在管理制度不健全、不完善等問題。第一，部分企業(yè)的辦公室工作人員沒有明確的職責(zé)范圍和權(quán)限，難以正常開展工作[4]。第二，某些企業(yè)缺乏辦公室管理的相關(guān)制度規(guī)范，導(dǎo)致一些部門出現(xiàn)崗位人員配置不合理、相互協(xié)調(diào)不夠等問題。第三，部分企業(yè)內(nèi)部缺乏對(duì)辦公室工作人員的考核激勵(lì)制度，導(dǎo)致辦公人員積極性、能動(dòng)性不強(qiáng)，工作開展效率不高。

（二）辦公室工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

在我國(guó)企業(yè)辦公室綜合管理中，工作人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)是最普遍的問題。企業(yè)在日常管理中缺少對(duì)辦公室工作人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)和提高，使得辦公室的綜合管理水平難以有效提升。其一，部分企業(yè)在管理工作過程中并未有針對(duì)性地培訓(xùn)辦公室工作人員，使部分工作人員對(duì)專業(yè)知識(shí)和技能的掌握不牢固，實(shí)際開展業(yè)務(wù)時(shí)缺乏靈活性、創(chuàng)造性。其二，部分企業(yè)在日常管理工作過程中未能制定科學(xué)合理的辦公室綜合管理制度，導(dǎo)致部分工作人員在開展工作時(shí)沒有明確的管理思路，且服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。其三，部分企業(yè)在實(shí)際管理工作過程中未引入信息化技術(shù)，使得辦公室綜合管理信息化建設(shè)不足，綜合管理質(zhì)量不高。

（三）辦公室管理工作模式相對(duì)落后

精益化管理、數(shù)字化管理等是當(dāng)前企業(yè)在發(fā)展過程中的重要目標(biāo)。辦公室管理工作必須盡快推進(jìn)數(shù)字化、智能化、精益化管理，以充分滿足當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展需求[5]。但在實(shí)際工作中，很多企業(yè)并沒有做好精益化、數(shù)字化管理等工作。辦公室綜合管理內(nèi)容涉及面廣且雜，一般會(huì)涉及企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃、文件處理、各類會(huì)議組織安排、培訓(xùn)組織安排、招待接待、公務(wù)車派用及維修、公務(wù)差旅規(guī)劃、物資采購(gòu)及領(lǐng)用、網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備維護(hù)等方面，需要做好統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，合理安排規(guī)劃工作。然而，很多企業(yè)的辦公室未能充分發(fā)揮自身的職能，難以滿足當(dāng)前企業(yè)追求低碳高效、優(yōu)質(zhì)、綠色發(fā)展的需求。

從整體來看，當(dāng)前很多企業(yè)在辦公室綜合管理方面依然使用傳統(tǒng)管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，辦公室綜合管理工作人員沒有及時(shí)轉(zhuǎn)變自身的思維模式，在工作中缺少精細(xì)化管理、規(guī)范化管理的理念，難以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。第二，辦公室的服務(wù)管理缺少創(chuàng)新，服務(wù)成效不高。例如，辦公室綜合管理一般會(huì)涉及接待、會(huì)議、辦公設(shè)備使用、文檔資料管理等多個(gè)方面，其中，接待服務(wù)是重要組成部分之一，能夠展現(xiàn)企業(yè)的整體形象。但在實(shí)際工作中，接待工作大多只是普通的人員接待，沒有利用接待契機(jī)適時(shí)做好企業(yè)宣傳、樹立企業(yè)的良好形象。第三，辦公室綜合管理人員在工作中缺乏主動(dòng)將數(shù)字化、智能化融入日常管理的理念。部分人員在處理日常工作時(shí)仍然習(xí)慣使用紙質(zhì)文件和線下簽批等傳統(tǒng)方式辦公，對(duì)辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、企業(yè)微信等信息化辦公手段的應(yīng)用不夠深入，無紙化辦公推進(jìn)緩慢，辦公效率和質(zhì)量得不到有效提升。

三、綠色經(jīng)濟(jì)理念下提高企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的路徑

（一）創(chuàng)新綜合管理模式，培養(yǎng)高素質(zhì)的工作人員

工作人員在企業(yè)辦公室綜合管理中處于核心地位，因此，創(chuàng)新辦公室綜合管理模式、提升工作人員綜合素質(zhì)是保證企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量的首要任務(wù)[6]。

首先，全面考查辦公室工作人員的能力，結(jié)合實(shí)際情況，制訂與業(yè)務(wù)內(nèi)容適配的培訓(xùn)計(jì)劃，通過定期開展培訓(xùn)，全面提升辦公室人員的職業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新思維能力、信息處理技能等。其次，制定人才引進(jìn)辦法，在人才引進(jìn)中使用勝任力模型考查人員素養(yǎng)，引進(jìn)一些環(huán)保意識(shí)強(qiáng)、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、有責(zé)任心、有奉獻(xiàn)精神的人才，讓他們?cè)诠ぷ髦谐浞职l(fā)揮優(yōu)勢(shì)。最后，要注重辦公室工作人員的監(jiān)督和考核，建立完善的績(jī)效考核制度，創(chuàng)新考核理念。例如，定期開展考核活動(dòng)，采用個(gè)性化考核、知識(shí)化考核等方式，對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行科學(xué)、合理的考核評(píng)價(jià)，充分激發(fā)工作人員自我提高的動(dòng)力，進(jìn)而提升辦公室綜合管理質(zhì)量。

（二）積極推進(jìn)綠色辦公，建立健全管理制度

在辦公室綜合管理過程中，企業(yè)應(yīng)該建立健全管理制度，強(qiáng)化制度的約束規(guī)范和保障作用，加大執(zhí)行力度，積極推進(jìn)綠色辦公，確保辦公室綜合管理工作順利開展。

首先，應(yīng)該注重做好宣傳工作，引導(dǎo)全體工作人員樹立綠色環(huán)保理念，讓綠色辦公成為一種習(xí)慣和常態(tài)。比如，在公務(wù)用車出行中，要充分考慮出行人數(shù)，優(yōu)化出行路線，確保公車運(yùn)行低碳、人員辦公高效。其次，要建立健全各項(xiàng)制度，結(jié)合實(shí)際情況制定符合實(shí)際的辦公室綜合管理制度。比如，制定綠色采購(gòu)、綠色差旅、綠色接待等有助于降本增效的制度，用制度規(guī)范行為，用制度保障實(shí)施，確保綠色辦公有效推行。最后，要跟蹤管理辦公室資源的消耗情況，定期維修、維護(hù)和更新消耗較大的設(shè)施，從生態(tài)戰(zhàn)略角度思考未來發(fā)展，通過增加前期的綠色投入促進(jìn)后期的可持續(xù)發(fā)展。總之，要持續(xù)完善管理體制，不斷強(qiáng)化制度意識(shí)，圍繞高效低耗的綠色管理章程開展辦公室綜合管理工作，為企業(yè)發(fā)展作出積極貢獻(xiàn)。

（三）引進(jìn)數(shù)字化辦公理念，提高資源共享能力

在綠色經(jīng)濟(jì)理念下，辦公室工作人員要加強(qiáng)對(duì)辦公軟件的合理利用。借助信息化技術(shù)辦公，不僅能夠有效推動(dòng)無紙化辦公，還有利于進(jìn)一步提高辦公室工作效率和綜合管理質(zhì)量，為綠色經(jīng)濟(jì)理念的貫徹落實(shí)提供有力保障。具體來說，需要借助數(shù)字化辦公做好日常的綜合管理工作，實(shí)現(xiàn)管理效能的提升。例如，在辦公室的檔案資料查找借閱方面，加強(qiáng)數(shù)字化管理可以減少紙質(zhì)查閱消耗的時(shí)間，利用數(shù)字化技術(shù)促進(jìn)資源合理配置，實(shí)現(xiàn)信息共享。

在日常管理工作中，工作人員需要定期維護(hù)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，以便更好地實(shí)現(xiàn)信息資源共享。建立綠色辦公系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享，而且能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人力、物力等資源的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，從而充分發(fā)揮各種資源的效用。例如，在辦公室內(nèi)部辦公系統(tǒng)中嵌入綠色辦公管理系統(tǒng)，對(duì)日常辦公過程中所涉及的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類或整合管理，能夠大大提高資源共享能力和水平。

（四）創(chuàng)新服務(wù)理念，提升信息化建設(shè)水平

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種辦公平臺(tái)和軟件層出不窮，在為人們提供更多便利的同時(shí)對(duì)辦公室綜合管理工作提出了新的要求。從發(fā)展來看，辦公室工作人員要不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，在工作中秉持以客戶為核心的服務(wù)態(tài)度，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。同時(shí)，抓住服務(wù)契機(jī)適時(shí)做好企業(yè)形象的宣傳和推廣。另外，在信息化時(shí)代，人們對(duì)網(wǎng)絡(luò)的依賴程度不斷提高，信息化辦公、無紙化辦公已成為企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。辦公室綜合管理工作人員要合理利用信息技術(shù)，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)可靠、快速響應(yīng)的柔性服務(wù)。

在綠色經(jīng)濟(jì)理念下，辦公室要結(jié)合自身工作實(shí)際和時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)提高信息化建設(shè)水平，合理利用信息資源。一要不斷加強(qiáng)相關(guān)信息管理平臺(tái)的建設(shè)，進(jìn)一步提高平臺(tái)的實(shí)用性和高效性，從而為職工提供更多便利，也為企業(yè)打造更加高效便捷的服務(wù)模式[7]。二要不斷深挖信息化辦公手段，合理利用OA 系統(tǒng)、企業(yè)微信、多媒體視頻會(huì)議軟件等現(xiàn)代化辦公工具，促進(jìn)信息技術(shù)與辦公室綜合管理內(nèi)容深度融合，通過低耗高效提升辦公室的綜合管理質(zhì)量。例如，在OA 系統(tǒng)中拓寬系統(tǒng)涵蓋面，簡(jiǎn)化操作流程，實(shí)現(xiàn)請(qǐng)假審批線上執(zhí)行，減少用紙消耗，提高審批效率。

（五）持續(xù)完善內(nèi)部采購(gòu)制度，落實(shí)節(jié)能環(huán)保措施

為有效貫徹落實(shí)綠色經(jīng)濟(jì)理念，應(yīng)不斷完善內(nèi)部采購(gòu)制度，通過規(guī)范、透明的采購(gòu)流程引導(dǎo)相關(guān)部門購(gòu)買節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品。

首先，積極建立健全節(jié)能環(huán)保采購(gòu)工作制度，嚴(yán)格規(guī)定采購(gòu)過程中的各種標(biāo)準(zhǔn)，確保綠色采購(gòu)規(guī)范化、透明化，保障相關(guān)部門在使用節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品時(shí)擁有公平公正的綠色環(huán)境。其次，積極推進(jìn)節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品的宣傳推廣。召開綠色采購(gòu)工作會(huì)議、開展綠色采購(gòu)培訓(xùn)等，讓企業(yè)員工樹立綠色消費(fèi)意識(shí)和環(huán)保消費(fèi)理念。最后，倡導(dǎo)使用節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品，將綠色產(chǎn)品納入企業(yè)采購(gòu)目錄，明確購(gòu)買節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品的目標(biāo)與范圍。另外，還要定期檢查、適時(shí)更新各類辦公設(shè)備，鼓勵(lì)使用新技術(shù)、新材料、新能源設(shè)備等，如使用LED 燈代替普通燈具、使用可重復(fù)利用產(chǎn)品代替一次性消耗品、使用節(jié)水型衛(wèi)生潔具和節(jié)水龍頭等。

總之，綠色經(jīng)濟(jì)理念在辦公室綜合管理中的合理運(yùn)用，不僅可以有效解決傳統(tǒng)辦公模式下的能源資源浪費(fèi)、環(huán)境污染等問題，還能使員工更好地履行自身職能，提高工作效率。因此，企業(yè)應(yīng)高度重視綠色經(jīng)濟(jì)理念在辦公室綜合管理中的應(yīng)用，完善綠色采購(gòu)制度，不斷強(qiáng)化節(jié)能環(huán)保意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備的科學(xué)管理，真正做到低碳、高效。

四、結(jié)語

綠色經(jīng)濟(jì)理念的提出對(duì)我國(guó)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展都起到了推動(dòng)作用，能夠促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展。在此背景下，企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)辦公模式，提升管理水平，提高工作效率。為此，本文針對(duì)綠色經(jīng)濟(jì)理念下企業(yè)辦公室綜合管理質(zhì)量提升問題展開了研究，首先分析了綠色經(jīng)濟(jì)理念對(duì)辦公室綜合管理質(zhì)量的影響，其次指出了我國(guó)辦公室綜合管理中存在的問題，最后提出了相應(yīng)的解決路徑。相信隨著各個(gè)行業(yè)對(duì)綠色經(jīng)濟(jì)理念的不斷重視，我國(guó)的辦公室綜合管理質(zhì)量能夠得到進(jìn)一步提升。